Порядок проведения и документальное отражение инвентаризации основных средств

Во время инвентаризации все операции по приему и отпуску  материальных ценностей должны быть прекращены. Ценности, фактически поступившие  после начала инвентаризации, –  оприходованы после даты инвентаризации.  

Материально ответственные  лица дают расписки, в которых указывают, что к началу инвентаризации все  расходные и приходные документы  на имущество сданы в бухгалтерию  или переданы комиссии и все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны  в  расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Если впоследствии выяснится, что часть имевшихся на начало инвентаризации документов, связанных  с движением ТМЦ, денежных средств  и иного имущества и финансовых обязательств, не была передана в бухгалтерию  и, следовательно, не учтена при расчете  по данным бухгалтерского учета остатков инвентаризуемых ценностей и  обязательств, от виновных лиц должны быть взяты письменные объяснения о  причинах допущенных нарушений, а также  тщательно проверена подлинность  представленных документов. Документы с приложенными к ним объяснительными приобщаются к материалам инвентаризации и учитываются при обосновании ее результатов на общих основаниях. Никаких специальных санкций за подобные нарушения действующим законодательством не установлено. Вместе с тем администрация может применить к виновным лицам общие меры ответственности, установленные за неисполнение или ненадлежащее исполнение ими трудовых обязанностей.  

При внезапных инвентаризациях  все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии,  в остальные случаях – заблаговременно. Они должны быть сгруппированы, рассортированы и уложены по наименованиям, сортам, размерам в определенном порядке, чтобы было удобно подсчитать их количество.

3.2 ПОРЯДОК ПРОВДЕНИЯ  ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

Все торговые компании сталкиваются с необходимостью проведения инвентаризации, а вместе с этим и с многочисленными  сложностями и хлопотами по организации  этого мероприятия. 
Инвентаризация — это довольно сложный процесс. Результаты инвентаризации могут быть признаны действительными только в том случае, если соблюдена процедура ее проведения. 
 
О том, как проводить инвентаризацию и как правильно оформить ее результаты, подробно описано в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.95 № 49. 
Следует заметить, что инвентаризация имущества проводится по месту нахождения этого имущества. 
Перед проведением инвентаризации, то есть сразу после принятия решения, создается специальная инвентаризационная комиссия, которая и будет заниматься инвентаризацией. Комиссия может создаваться для каждой инвентаризации или назначаться на определенный период, например, для проведения всех плановых инвентаризаций в течение года. Важно помнить о том, что, если при проведении инвентаризации отсутствует хотя бы один член комиссии, ее результаты будут признаны недействительными.

Процедура проведения инвентаризации делится  на несколько этапов. Этап первый —  подготовительный. Этот этап включает: 
определение даты проведения и перечня объектов инвентаризуемого имущества; 
подготовку приказа о проведении инвентаризации и вручение его членам инвентаризационной комиссии; 
получение расписок от материально ответственных лиц и пр.

На  втором этапе происходит взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и  проверка фактического наличия имущества  и обязательств, а также составление  инвентаризационных описей.

Третий  этап — это сопоставление данных инвентаризационных описей с учетными данными, подготовленными бухгалтерией на основании первичных учетных  документов. На этом этапе выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины  расхождений.

И, наконец, заключительный этап — оформление результатов инвентаризации. На этом этапе учетные данные приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, а также принимаются управленческие решения по этому поводу.

Теперь  остановимся кратко на каждом из указанных  этапов, а также расскажем о  создании инвентаризационной комиссии.

Руководитель  организации своим приказом утверждает персональный состав комиссии, в который  включаются представители администрации  организации, работники бухгалтерской  службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.).

Инвентаризационная  комиссия проводит пересчет ценностей  и денежных средств в местах хранения и производства. Совместно с бухгалтерией предприятия она может участвовать  в определении результатов инвентаризации. Она имеет право разрабатывать  предложения по зачету недостач и  излишков по пересортице, а также  по списанию недостач в пределах естественной убыли.

Кроме того, члены инвентаризационной комиссии могут вносить предложения по вопросам совершенствования процедуры  приема, хранения и отпуска ТМЦ, если это необходимо. Также они вправе поставить вопрос о реализации неиспользуемых материальных ценностей.

Это все о правах инвентаризационной комиссии, расскажем и об обязанностях. Члены инвентаризационной комиссии несут ответственность: 
за своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя предприятия; 
полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках проверяемых основных средств, ТМЦ, денежных средств и средств в расчетах; 
правильность указания в описи отличительных признаков ТМЦ (тип, сорт, марка, размер, порядковый номер по прейскуранту, артикул и т. д.), по которым определяются их цены; 
правильность и своевременность оформления данных инвентаризации в соответствии с установленным порядком.

При внесении в описи заведомо неправильных данных о фактических остатках ценностей  с целью сокрытия недостач и растрат  или излишков члены комиссии привлекаются к ответственности.

К началу инвентаризации должны быть произведены  соответствующие записи в карточках (книгах) складского учета и выведены остатки на день инвентаризации. Комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные  документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель  инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные  документы, приложенные к реестрам (отчетам), с отметкой «До инвентаризации на определенную дату». Это служит бухгалтерии  основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Во  время инвентаризации все операции по приему и отпуску материальных ценностей должны быть прекращены, так как остатки уже зафиксированы. Ценности, фактически поступившие после  начала инвентаризации, должны быть оприходованы после ее проведения.

Материально ответственные лица дают расписки. В них должно быть указано, что  к началу инвентаризации все документы  на имущество сданы в бухгалтерию  или переданы комиссии и все поступившие  ценности оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Может возникнуть ситуация, когда впоследствии выяснится, что часть имевшихся  на начало инвентаризации документов, связанных с движением товарно-материальных ценностей, денежных средств и иного  имущества и финансовых обязательств, не была передана в бухгалтерию. Следовательно, эти документы не были учтены при  расчете остатков инвентаризуемых  ценностей и обязательств. Заметим, что расписку материально ответственные лица перед началом инвентаризации дают в любом случае.

В этой ситуации у виновных лиц должны быть взяты письменные объяснения о  причинах допущенных нарушений, а также  тщательно проверена подлинность  представленных документов. Документы  с приложенными к ним объяснениями приобщаются к материалам инвентаризации и учитываются при выявлении  ее результатов на общих основаниях. Никаких специальных санкций  за подобные нарушения действующим  законодательством не установлено. Однако руководство может применить  к виновным лицам общие меры ответственности, установленные за неисполнение или  ненадлежащее исполнение ими трудовых обязанностей.

На  втором этапе члены инвентаризационной комиссии пересчитывают, взвешивают, обмеривают и описывают имущество, фактически имеющееся у организации.

Обязанность руководства — создать все  условия, необходимые для полной и точной проверки фактического наличия  имущества в установленные сроки. Для этого комиссия должна быть обеспечена рабочей силой для перемещения  и взвешивания грузов, технически исправным весовым оборудованием, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой.

При инвентаризации имущества проверка осуществляется, как правило, сплошным методом. Это значит, что пересчитываются  абсолютно все ценности. Фактическое  наличие имущества проверяется  при обязательном участии материально  ответственных лиц.

В ходе инвентаризации составляются инвентаризационные описи или акты, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88 для каждого вида ТМЦ. В них заносятся сведения о фактическом наличии имущества.

Инвентаризационные  описи и акты являются первичными учетными документами. Поэтому задача инвентаризационной комиссии на этом этапе — наиболее полно и точно  внести в описи данные о фактическом имуществе и финансовых обязательствах. Только при этом условии можно правильно и своевременно оформить результаты инвентаризации.

Описи и акты составляются в двух экземплярах. На имущество, находящееся на ответственном  хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные  описи.

Инвентаризационные  описи можно заполнять как  вручную, так и с использованием средств компьютерной техники. В  любом случае они должны быть заполнены  четко и ясно, без помарок и  подчисток.

В ходе инвентаризации материально ответственные  лица могут обнаружить ошибки в описях. В этом случае они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия должна проверить этот факт и в случае его подтверждения  исправить выявленные ошибки.

Ошибочные записи исправляются во всех экземплярах  описи в соответствии с правилами  бухгалтерского учета: неправильная запись зачеркивается, а над ней проставляется  правильная. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми  членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Незаполненные строчки следует  прочеркивать.

Наименования  имущества и отдельных объектов указываются в описях по номенклатуре, принятой в организации. Количество этих ценностей определяется в установленных  единицах измерения.

ТМЦ заносятся в описи по каждому  отдельному наименованию с указанием  вида, группы, количества и других необходимых  данных (артикул, сорт и т. д.).

Если  инвентаризационная опись или акт  составляются на нескольких страницах, то они должны быть пронумерованы  и скреплены таким образом, чтобы  исключить возможность замены одной  или нескольких из них.

В конце каждой страницы описи следует  прописью указать число порядковых номеров материальных ценностей  на странице (прописью) и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне  зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

Такая запись позволяет исключить возможность  внесения в составленный документ несанкционированных  изменений после его подписания членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

На  последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту  проверку. А затем проставляются  подписи всех членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных  лиц.

Кроме того, в конце описи материально  ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией  имущества в их присутствии. Также  в расписке делается пометка об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий.

После проведения описи имущества инвентаризационная опись передается в бухгалтерию, затем уже бухгалтерия должна тщательно проверить правильность всех приведенных подсчетов.

Для отражения результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов  и товарно-материальных ценностей, по которым выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости по формам ИНВ-18 и ИНВ-19, утвержденные постановлением Госкомстата  России от 18.08.98 № 88.

Фактические остатки материальных ценностей  следует сверять с данными  бухгалтерского учета.

Сличительная  ведомость должна быть в двух экземплярах: первый хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.

Выявленные  суммы недостач имущества в сличительных ведомостях указываются в соответствии с той стоимостью, которая указана  в первичных учетных документах на его приобретение. Излишки же будут оценены по рыночной стоимости.

По  окончании инвентаризации все материалы  по ней передаются на рассмотрение инвентаризационной комиссии, которая  анализирует результаты и выявляет причины недостач или излишков.

Заседание комиссии оформляется протоколом, в  котором: 
фиксируются выводы и решения по результатам инвентаризации; 
отражаются результаты проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материальных ценностей.

На  основании протокола заседания  инвентаризационной комиссии составляется ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией по унифицированной  форме № ИНВ-26, утвержденной постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 № 26.

Окончательное решение по вопросу урегулирования выявленных излишков и недостач принимает  руководитель предприятия и оформляет  его в виде приказа (распоряжения) об утверждении результатов инвентаризации.

Материалы работы инвентаризационной комиссии передаются в бухгалтерию, где они должны храниться не менее пяти лет (ст. 17 Закона № 129-ФЗ).