Порядок проведения и документальное отражение инвентаризации основных средств

Инвентаризацию  лучше проводить в конце года, чтобы в годовой отчетности данные бухгалтерского учета были как можно  ближе к фактическим.

После принятия решения об утверждении  результатов инвентаризации начинается работа бухгалтера. Данные бухгалтерского учета необходимо привести в соответствие с фактическими. Для этого нужно оприходовать излишки или списать недостачи.

Излишки приходуются по рыночным ценам следующей  проводкой:

Дебет 41 (10, 43, 50) Кредит 91-1.

Недостачи списываются по учетным ценам  с использованием счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

Дебет 94 Кредит 41 (10, 43, 50).

Далее счет 94 должен обязательно закрываться. Есть три варианта списания (в зависимости  от того, куда будет отнесена недостача): 
1.на затраты (в пределах установленных норм естественной убыли): Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 94; 
2.на виновных лиц: Дебет 73 Кредит 94.

В дальнейшем сумма недостачи будет  удержана из выплат в пользу виновного  лица; 
3.на финансовые результаты: Дебет 91-2 Кредит 94.

Этот  способ применяется, если недостача  превышает величину естественной убыли, рассчитанную по нормам, и нельзя определить виновное лицо.

3.3 ОБОБЩЕНИЕ И ОТРАЖЕНИЕ  РЕЗУЛЬТАТОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ОСНОВНЫХ  СРЕДСТВ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

Одной из основных задач  бухгалтерского учета является формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении. На основе данных бухгалтерского учета организации составляют промежуточную и годовую бухгалтерскую отчетность. Для обеспечения достоверности данных учета и отчетности перед составлением годовой бухгалтерской отчетности все организации должны провести инвентаризацию имущества и обязательств. Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности инвентаризация должна проводиться не ранее 1 октября отчетного года (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н). Проведение инвентаризации можно считать законченным после занесения в инвентаризационные описи данных обо всем имуществе и обязательствах организации. Однако это только часть всего комплекса работ. Следующим этапом будет сверка результатов инвентаризации с данными учета, составление сличительных ведомостей и отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете.

При обнаружении расхождений  результатов инвентаризации с данными  учета составляются сличительные ведомости  по формам ИНВ-18 "Сличительная ведомость  результатов инвентаризации основных средств" и ИНВ-19 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей", которые  утверждены Постановлением Госкомстата  России от 18.08.98 N 88. Обобщенные данные результатов  всех проведенных в отчетном году инвентаризаций отражаются в Ведомости  учета результатов, выявленных инвентаризацией по форме ИНВ-26, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26.  
По общему правилу результаты инвентаризации подлежат отражению в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а при проведении годовой инвентаризации они должны быть отражены в годовом бухгалтерском отчете, т.е. выявленные излишки или недостачи должны быть отражены в бухгалтерском учете проводками за декабрь отчетного года.

 

Отражение в учете  излишков

Бывают случаи, когда при  инвентаризации выявляются излишки, т.е. превышение фактического количества имущества  над учетными данными. Такая ситуация возможна, например, при обнаружении  ранее не учтенного имущества. Выявленные излишки основных средств, материальных ценностей, денежных средств и другого подлежат оприходованию и зачислению на финансовые результаты. При выявлении излишков у организации могут возникнуть вопросы о порядке их отражения в составе доходов и об определении стоимости, по которой "излишние" ценности необходимо оприходовать. Так, в п. 29 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.01 N 119н, и в п. 34 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных Приказом Минфина России от 20.07.98 N 33н, изложено требование принимать к бухгалтерскому учету излишки материальных ценностей, обнаруженных при инвентаризации, по рыночной стоимости. Следует обратить внимание, что суммы оприходованных по результатам инвентаризации излишков материальных ценностей при исчислении налога на прибыль также подлежат зачислению в состав внереализационных доходов (п. 20 ст. 250 НК РФ). При этом п. 5 ст. 274 НК РФ предусмотрено, что внереализационные доходы, полученные в натуральной форме, при определении налоговой базы учитываются с учетом положений ст. 40 НК РФ. Таким образом, излишки, выявленные при инвентаризации, приходуются в бухгалтерском учете по рыночной стоимости по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей и кредиту счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91-1 "Прочие доходы". При оприходовании объектов основных средств, оказавшихся в излишках при инвентаризации, следует применять, по нашему мнению, счет 08 "Вложения во внеоборотные активы".  Это следует из Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н. Согласно данной Инструкции принятие к бухгалтерскому учету основных средств отражается по дебету счета 01 "Основные средства" в корреспонденции со счетом 08 "Вложения во внеоборотные активы". При этом из описания к счету 08 следует, что он предназначен для обобщения информации о затратах организации в объекты, которые впоследствии будут приняты к бухгалтерскому учету в качестве основных средств. Кроме того, в списках допустимых корреспонденций счетов, приведенных в описаниях счетов, только дебет счета 08 корреспондируется с кредитом счета 91 "Прочие доходы и расходы". Следовательно, оказавшиеся по результатам инвентаризации в излишках объекты основных средств приходуются в бухгалтерском учете следующими записями:  
1. Дебет счета 08 "Вложения во внеоборотные активы" Кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91-1 "Прочие доходы"  
     - основное средство оприходовано в оценке по рыночной стоимости.        2. Дебет счета 01 "Основные средства" Кредит счета 08 "Вложения во внеоборотные активы"  - принятое в эксплуатацию и оформленное в установленном порядке основное средство оприходовано по окончательно сформированной первоначальной стоимости.

Отражение в учете  недостач

Значительно чаще, чем излишки, при инвентаризациях выявляются недостачи. Значительно чаще, чем  излишки, при инвентаризациях выявляются недостачи. Порядок отражения недостач в бухгалтерском учете определен Законом о бухгалтерском учете № 402-ФЗ и п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Эти документы предусматривают списание недостач имущества в пределах норм естественной убыли на издержки производства или обращения, а сверх норм - за счет виновных лиц. В случаях когда виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то убытки от недостачи имущества списываются на финансовые результаты. Согласно п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации предложения о регулировании всех выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное решение о списании недостач на финансовые результаты или на счета виновных лиц принимает руководитель организации.  Как видим, отражение в учете недостач ценностей зависит от величины недостачи конкретного имущества организации, от того, имеются ли по данному виду имущества установленные нормы естественной убыли, а также установлены ли конкретные виновные лица. В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов общим для всех случаев будет первоначальное отражение выявленных недостач на счете 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". На основании сличительных ведомостей и в зависимости от того, на каком счете учитывалось недостающее имущество, в бухгалтерском учете делаются записи по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в корреспонденции со счетами их учета (например, 01 "Основные средства", 10 "Материалы", 41 "Товары", 43 "Готовая продукция" и т.п.).  Недостающие товарно-материальные ценности отражаются по фактической себестоимости, а основные средства - по остаточной.

Для выявления результатов  инвентаризации используют книгу остатков материалов, в которой отводят  специальные графы для записи остатков материалов в натуральном  измерении по данным инвентаризационных описей. Затем составляются сличительные ведомости, для чего могут использоваться также данные отчетов материально  ответственных лиц. Сличительные ведомости  подписываются всеми членами  инвентаризационной комиссии и материально  ответственными лицами. В них включаются только те материальные ценности, по которым  при инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных. По всем недостачам, потерям и излишкам материальных ценностей и денежных средств  инвентаризационной комиссией должны быть получены от материально ответственных  лиц письменные объяснения. На основании  предоставленных объяснений и материалов инвентаризации комиссия устанавливает  характер и причины выявленных недостач и излишков и в соответствии с  этим определяет порядок регулирования  разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета, а свои заключения и приложения фиксирует в протоколе. Протоколы рабочей инвентаризационной комиссии рассматриваются постоянно действующей инвентаризационной комиссией и утверждаются руководителем предприятия. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в течение 10 дней после ее окончания.

 

3.4 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ  ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРИ ПРОВЕДЕНИИ  ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

Документооборот- это движение документов в организации по информационным технологическим цепочкам (создание или получение их от других предприятия, принятие к учету, обработка, включая передачу в архив), регламентируемое графиком.

Документооборот может быть:

1.Входящим (документы поступают от других организаций);

2.Исходящим (документы предназначены для внешних пользователей);

3.Внутреннего назначения (документы предназначены для собственных нужд).

Система управления документооборотом осуществляется следующим образом:

1.Разрабатывается положение о бухгалтерской службе;

2.Составляются должностные инструкции для работников бухгалтерии и иных работников организации, имеющих отношение к учету;

3.Составляется график документооборота в организации (назначение графика – осуществление контроля за составлением и сроками прохождения первичных документов между отдельными структурными подразделениями и передачей их в бухгалтерию);

4.Создаются технологии обработки учетной информации;

5.Разрабатываются номенклатура дел и порядок текущего хранения документов;

6.Проводятся экспертиза документов с точки зрения их ценности и подготовка к длительному хранению.

Унифицированные формы учетных документов по учету основных средств и нематериальных активов:

1.Акт о приеме – передачи ОС (Форма №ОС-1);

2.Акт о списании объекта ОС (Форма №ОС-4);

3.Инвентарная карточка учета объекта ОС (Форма №ОС-6);

4.Карточка учета НМА (Форма №НМА-1)

График документооборота- важнейший организационный регламент, обеспечивающий создание стройной системы бухгалтерского учета в организации. График документооборота является средством обслуживания рабочего места, и средством повышения качества работы службы бухгалтерского учета.

Организация документооборота

Документооборот – движение документов от момента их составления или поступления от других организаций, лиц до исполнения или отправки, передачи в архив или уничтожения. К основным принципам документооборота относятся: кратчайший путь прохождения и минимальный срок обработки на каждой инстанции.

Поэтому понятие документооборота включает в себя: график прохождения  документов, контроль за правильностью оформления документов и отражением на счетах бухгалтерского учета. Документооборот позволяет установить количество необходимых документов и число работников, которые работают с данными документами.

При составлении графика  должны быть соблюдены следующие  требования:

– в документах, принимаемых  бухгалтерией, должны быть заполнены  все реквизиты;

– при приемке документов производится проверка по существу, по форме, арифметическая;

– исправления в документах должны быть произведены корректурным способом и т.д.

При составлении графика  документооборота главный бухгалтер  устанавливает круг лиц работящих  с определенными документами. До их сведения доводятся правила оформления, сроки представления в бухгалтерию  этих документов.

Организация документооборота имеет большое значение, так как  усиливает контрольные функции  учета, ускоряет сроки составления  бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В результате проведенного исследования было выявлено, что вопросы  организации и проведения инвентаризации основных средств являются многоаспектными и значимыми на современном этапе развития рыночной экономики, поскольку состояние общественного производства напрямую зависит от состояния и уровня использования основных средств.

Инвентаризация основных средств преследует цель - проверка соответствия их фактического наличия данным бухгалтерского учета. Инвентаризация основных средств проводится в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности.

Международные стандарты финансовой отчетности напрямую не устанавливают порядок проведения инвентаризации имущества предприятия, но, тем не менее ежегодно перед составлением финансовой отчетности предприятия должны проводить инвентаризацию хозяйственных средств.

В бухгалтерском  учете роль инвентаризации основных средств очень велика - с ее помощью  проверяется правильность данных текущего учета основных средств, выявляются ошибки, допущенные в учете, принимаются  на учет не учтенные хозяйственные  объекты, контролируется сохранность  основных средств, которые числятся у материально ответственных  лиц.

Инвентаризация  имеет большое значение для правильного  определения затрат на производство продукции, выполненных работ и  оказанных услуг, для сокращения потерь, предупреждения хищений имущества  и т. п. Инвентаризация содействует  укреплению предприятия, предупреждает  возможные имущественные потери. Только благодаря этому методу бухгалтерского учета можно установить соответствие между количеством и качеством  имущества, указанного в бухгалтерском  балансе и имущества в действительности находящимся на предприятии.

 

Список литературы

1. Бабаев Ю.А., Комисарова И.П. Бухгалтерский учет. – М.: Юнити-Дана, 2008 г.

2. Бородин В.А. Бухгалтерский учет. – М.: Юнити-Дана, 2008 г.