Расчет подотчетных лиц как рбъект бухгалтерского учета

Введение

Расчеты с подотчетными лицами имеют место  практически на каждом предприятии  и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого  ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты  с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими  другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с  поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей  и т.д., что обуславливает высокую  трудоемкость и актуальность учета расчетов с подотчетными лицами.

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций возникает  потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с  работниками по командировкам, выдачи им средств на  представительские  цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или  у физических лиц, для оплаты выполненных  работ, оказанных услуг, а так  же на иные хозяйственно-операционные цели, на расходы экспедиций, геолого-разведочных  партий, расходы уполномоченных предприятий  и организаций, в том числе  филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации.

Подотчетные лица – физические лица, которым выданы наличные деньги, а также другие ценности, обязанные  предоставить отчет об их использовании.

Подотчетными суммами  называются денежные авансы, выданные работникам организации из кассы  на мелкие хозяйственные расходы  и расходы по командировкам.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты  с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими  другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с  поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей  и т.д., что обуславливает высокую  трудоемкость и актуальность учета  расчетов с подотчетными лицами.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное  и достоверное отражение на  счетах бухгалтерского учета  фактических затрат на командировочные  расходы;

2. документальная обоснованность  использования подотчетных сумм  и обоснованность включения в  состав затрат;

3. контроль за экономным  и рациональным использованием  денежных средств на хозяйственно-операционные  цели.

Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Теоретические аспекты расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

 

1. Понятие, цели, задачи учёта расчётов с подотчётными лицами на предприятии.

Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет").

Подотчетными лицами считаются  работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды.

 При ведении расчётов с подотчётными лицами организация преследует следующие цели:

- установление партнёрских отношений с другими организациями в целях расширения производства, заключение выгодных контрактов, способствующих дальнейшему развитию предприятия, поиск новых рынков сбыта своей продукции, работ, услуг;

- обеспечение работоспособности организации;

- приобретение хорошей деловой репутации на отраслевом рынке.

Задачами организации  учёта расчётов подотчётными лицами являются контроль за целенаправленным использованием авансированных сумм, соблюдением правильности их документального  оформления, а также своевременного отчёта о произведённых операциях.

Организации могут выдавать работникам из кассы наличные денежные средства под отчёт на: командировочные  расходы; хозяйственно-операционные нужды; представительские расходы; расходы  экспедиций, геологоразведочных партий; расходы уполномоченных предприятий  и организаций, в том числе  филиалов, не состоящих на самостоятельном  балансе и находящихся вне района деятельности организации.

При выдаче денежных средств  организация обязана:

- определить сумму подотчётных  средств и срок, на который  она выдаётся;

-  получить от подотчётного  лица отчёт о расходах в  срок не позднее 3 рабочих дней  по истечении срока, на который  выданы средства;

-  выдавать денежные  средства под отчёт при условии  полного отчёта им по ранее  выданным авансам;

- запретить передачу подотчётных  денежных средств от одного  работника другому;

- определить перечень  лиц, которые могут заменять  кассиров и получать в банке  денежные средства под отчет.  Перечень подотчетных лиц и  правила расчетов с ними включён  в учетную политику организации,  определяющую правила бухгалтерского  учета. Только включенные в  перечень лица могут получать  деньги под отчет. Он утверждается  приказом руководителя предприятия. 

Таким образом, в приказе  нужно не только перечислять подотчетных  сотрудников, но и указать, какую  сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда  они должны сдавать авансовые  отчеты в бухгалтерию. Если же понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, то составляется отдельный приказ, где нужно указать  фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет.

Задачами бухгалтерского учета по формированию полной и достоверной  информации о деятельности организации  и ее имущественном положении  обеспечивается едиными правовыми  и методологическими основами организации  и ведения бухгалтерского учета. Именно поэтому для обеспечения  формирования бухгалтерской информации первостепенное значение имеют нормативные  правовые акты, поскольку учет тесно  связан с несколькими областями  права.

2. Нормативно-правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

Исследуя заданную тему, необходимо рассмотреть нормативно-правовое регулирование расчётов с подотчётными лицами. В таблицах № 1-4 приведены  четыре уровня нормативного регулирования, включающие основные правовые документы, регламентирующие расчеты с подотчётными лицами.

В таблице № 1 приведены  основные нормативно-правовые акты, устанавливающие  единые правовые и методологические нормы организации и ведения  расчётов с подотчётными лицами. Первый (законодательный) уровень системы  нормативного регулирования бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами составляют Федеральные законы, постановления  Правительства РФ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 1

Законодательный уровень  нормативного регулирования учёта  расчётов с подотчётными лицами

№ п/п	Название нормативного документа	Дата и номер  документа	Сфера регулирования
1.	Трудовой Кодекс РФ	Федеральный закон РФ от 11.07.2011 г. № 197-ФЗ	Установление государственных  гарантий трудовых прав граждан, защита интересов работников и работодателей.
2.	Налоговый Кодекс РФ	Федеральный закон РФ от 02.07.2013 г.  № 146-ФЗ	Устанавливает систему налогов  и сборов, общие принципы налогообложения  в РФ.
3.	Гражданский Кодекс РФ	Федеральный закон РФ от 05.04.2013 г.   № 51-ФЗ	Включает акты, содержащие нормы гражданского права; отношения, регулируемые гражданским законодательством.
4.	«О бухгалтерском учете»	Федеральный закон РФ от 07.06.2013 г. № 129-ФЗ	Содержит данные об общих  положениях бухгалтерского учёта, его  объектах и основных задачах
5.	«Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев  на производстве и профессиональных заболеваний»	Федеральный закон РФ от 07.06.2013 г. № 125-ФЗ	Устанавливает правовые, экономические  основы обязательного социального  страхования.
6.	«Об обязательном пенсионном страховании в РФ»	Федеральный закон РФ от 02.07.2013 г. № 167-ФЗ	Устанавливает правовые, финансовые основы обязательного пенсионного  страхования в РФ.
7.	«О валютном регулировании  и валютном контроле»	Федеральный закон РФ от 10.12.2003 г. № 173-ФЗ (редакция от 01.09.2013г.)	Обеспечение реализации единой государственной валютной политики.
8.	«О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»	Постановление Правительства  РФ от 26.08.2013 г. № 729	Определение размеров возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ.
9.	«Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в РФ»	Постановление Правительства РФ от 30.05.2012 г. № 490	Информация об услугах, порядок  оформления проживания в гостинице  и оплаты услуг, порядок предоставления услуг.
10.	«О гарантиях и компенсациях работникам, направляемым на работу в  представительства РФ за границей»	Постановление Правительства РФ от 23.10.2013 г. № 911	Указание гарантий работникам, направляемым на работу в представительства  Российской Федерации за границей.
11.	«О размере и порядке  выплаты суточных в иностранной  валюте и надбавок к суточным в  иностранной валюте при служебных  командировках»	Постановление Правительства  РФ от 26.12.2005 г. № 812 (редакция от 24.12.2008г.)	Определение размеров суточных в иностранной валюте, при служебных  командировках на территории иностранных  государств работников организаций, финансируемых  за счет средств федерального бюджета.

 

 

Таблица 2

Нормативный уровень регулирования  учёта расчётов с подотчётными лицами

№ п/п	Название нормативного документа	Дата и номер  документа	Сфера регулирования
1.	ПБУ 3/2000 «Учёт активов  и обязательств, стоимость которых  выражена в иностранной валюте»	Приказ Минфина РФ от 13.11.2011г. № 2н	Регулирует особенности  бухгалтерского учета имущества  и обязательств организаций, стоимость  которых выражена в иностранной  валюте.
2.	ПБУ 10/1999 «Расходы организации»	Приказ Минфина РФ от 25.03.2011 г. № 33н	Конкретизирует расходы  по обычным видам деятельности, прочие расходы, указываются критерии признания  расходов.
3.	ПБУ 6/2001 «Учет основных средств»	Приказ Минфина РФ от 03.03.2011 г. № 26н	Указываются критерии оценки основных средств, положения по их амортизации, восстановлению, выбытию.
4.	ПБУ 5/2001 «Учет материально-производственных запасов»	Приказ Минфина РФ от 17.04.2013 г. № 44н	Устанавливает правила формирования информации о МПЗ организации.
5.	ПБУ 14/2000 «Учет нематериальных активов»	Приказ Минфина РФ от 13.10.2003 г. № 91н	Указываются критерии оценки нематериальных активов, положения  по амортизации, списанию.
6.	«Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных  командировках на территории зарубежных стран»	Приказ Минфина РФ от 02.08.2004 г. № 64н	Установление размеров выплаты  суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения  при краткосрочных командировках  на территории зарубежных стран.

 

В таблице № 2 представлен  второй уровень системы нормативного регулирования бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами. Данный уровень составляют положения (стандарты) бухгалтерского учета (ПБУ), регламентирующие расчёты с подотчётными лицами. ПБУ были разработаны Министерством финансов РФ согласно государственной программе перехода России на принятую в международной практике систему учета и отчетности в соответствии с требованиями развития рыночной экономики.

 

 

 

 

Таблица 3

Методический уровень  регулирования учёта расчётов с  подотчётными лицами

1.	«Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»	Постановление Госкомстата  России от 5.01.2004 г. № 1	Утверждение унифицированных  форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.
2.	«Об утверждении унифицированной  формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет»	Постановление Госкомстата  России от 1.08.2001 г. № 55	Утверждение унифицированной  формы первичной учетной документации № АО-1
3.	«О служебных командировках  в пределах СССР»	Инструкция Минфина СССР от 7.04.1988 г. № 62	Содержит определение  служебной командировки, правила  документального оформления командировки,  формы журналов по ведению учета  работников, отбывающих в командировки.
4.	«О порядке документального  оформления служебных командировок».	Письмо Минфина РФ от 6.12.2002 г. № 16-00-16/158	Представлены перечень, формы  документов строгой отчетности, используемые гостиничными хозяйствами при расчетах с подотчётными лицами.
5.	«Об утверждении Плана  счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности организаций и Инструкции по его применению»	Приказ Минфина РФ от 26.02. 2013 г. № 94н	Правила синтетического учета  операций в бухгалтерском учете

 

Третий уровень (методический) объединяет нормативные документы  рекомендательного характера. В  таблице № 3 указаны нормативно-правовые акты, регламентирующие бухгалтерский  учёт расчётов с подотчётными лицами: инструкции, комментарии, письма Минфина  РФ и других ведомств, конкретизирующие общие методологические положения.

Четвёртый уровень нормативно-правового  регулирования включает документы  по организации и ведению бухгалтерского учёта по отдельным видам имущества, обязательствам и хозяйственным  операциям. Это рабочие документы  организации, предназначенные для  внутреннего пользования, утверждаемые руководителем организации в  рамках принятой учётной политики. Данный документ утверждён Приказом Минфина РФ от 12. 11. 2013г. № 107н.

3. Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявления  на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих  расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно  широк и разнообразен, так как  расчеты с подотчетными лицами связаны  со многими другими разделами  учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить  авансовые отчеты с документами  по другим разделам учета.

Основными документами, которые  необходимо подвергнуть изучению при  проверке расчетов с подотчетными лицами, являются: авансовый отчет; приказы  о направлении сотрудников в  командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками  о пересечении границы;

список лиц, которым разрешено  получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских  расходов; документы, подтверждающие произведенные  расходы (товарные, кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок, командировочные  удостоверения, проездные билеты, счета  гостиниц).

Операции по расчетам с  подотчетными лицами находят свое отражение  в регистрах синтетического учета  и отчетности:

-  баланс предприятия (форма № 1);

- отчет о движении денежных средств (форма № 4);

- журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета);

- главная книга;