Расчет подотчетных лиц как рбъект бухгалтерского учета

- иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

 Порядок оформления  командировки и расчётов с  работником происходит в соответствии  с Инструкцией № 62, согласно  которой:

- для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение;

- наряду с командировочным удостоверением может быть издан приказ о командировке;

- командировочное удостоверение может не выписываться на однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные;

- фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия;

-  днём выезда считается день отправления соответствующего транспорта из места постоянной работы до 24 часов, а днём возвращения - дата прибытия соответствующего транспорта;

-  перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением также выдаётся денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания (на оплату проезда, найма жилого помещения, суточных);

-  организации разрешается рассчитываться с командированным работником по предварительному расчёту, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае работник в составе авансового отчёта не представляет документы, подтверждающие его расходы по командировке;

-  по возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней представить руководителю организации для утверждения авансовый отчёт с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность произведённых расходов. По утверждение отчёта руководителем он передаётся в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учёте использованных сумм.

Для утверждения и списания израсходованных подотчетных сумм применяется авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1. Работник должен представить в качестве приложения к авансовому отчету служебное задание с заполненным и подписанным отчетом о его выполнении (форма № Т-10а). На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (билеты на транспорт, счета на проживание, прочие документы, подтверждающие расходы во время командировки) и суммы расходов [13].

В бухгалтерии проверяются  законность и целевое расходование средств, путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных  к ним документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально-производственных запасов, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления.

Первичные учётные документы  принимаются к учету, если они  составлены по форме, содержащейся в  альбомах унифицированных форм первичной  учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена  в этих альбомах, должны содержать  следующие обязательные реквизиты [4, п. 2 ст. 9]: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен  документ; содержание хозяйственной  операции; измерители хозяйственной  операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной  операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц.

Проверенный авансовый отчёт  утверждается руководителем организации  и принимается к учету. Как  правило, передача отчета на утверждение  осуществляется в день получения  отчета от подотчетного лица. Ознакомившись  с содержанием отчета, руководитель предприятия принимает решение  об утверждении величины произведенных  расходов.

         При оформлении финансово-хозяйственных  операций, по которым не предусмотрены  унифицированные формы, применяются  самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов, содержащие обязательные реквизиты, установленные Федеральным Законом «О бухгалтерском учете» [4, п. 2 ст. 9]: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц.

Право подписи первичных  учетных документов, правила и  порядок организации документооборота, график документооборота, технология обработки первичных учетных  документов регламентируются внутренними  организационно - распорядительными  документами организации.

Бухгалтерия действует на основании Положения о бухгалтерии, которое определяет её функции, права, обязанности и ответственность. В целях ведения бухгалтерского учета бухгалтерия осуществляет сбор, обработку и группировку  информации в виде сводных регистров  аналитического и синтетического учета, внесение записей на счета бухгалтерского учета и составление внутренней и внешней бухгалтерской и  финансовой отчетности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.  Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами.

 

1. Счет 71, его  назначения, типовая корреспонденция.

Бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами по выданным наличным денежным средствам ведётся  организацией на счёте 71 «Расчёты с  подотчётными лицами». Это предусмотрено  Планом счетов бухгалтерского учета  финансово-хозяйственной деятельности организаций [Счёт 71 "Расчеты с  подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные  и прочие расходы]. Счет 71 активно-пассивный, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы , использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Таблица 1

 Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

По дебету	По кредиту
Сальдо начальное по счету 71 – это остаток долга подотчетного лица на начало периода	Сальдо начальное —  это остаток долга подотчетному лицу на начало периода
Оборот по дебету – выдача денег подотчетному лицу	Оборот по кредиту –  списание денег с подотчетного лица
Сальдо дебетовое на конец  периода — это остаток долга  подотчетного лица на конец периода	Сальдо кредитовое на конец  периода — это остаток долга  подотчетному лицу на конец периода

          

          Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах: журнал-ордер, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме ведения бухгалтерского учета.

При отражении операций с  подотчетными суммами счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами  учета денежных средств. На израсходованные  подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется  в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты  и приобретенные ценности, или  другими счетами в зависимости  от характера произведенных расходов.

Расходование сумм, выданных под отчет, отражается по кредиту  счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. Так при приобретении подотчетными лицами за плату у других организаций  и лиц оборудовании, требующего монтажа, дебетуется счет 07 “Оборудование к  установке” и кредитуется счет 71 (4, с.72).

При оплате подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением  объектов, которые подлежат учету  в качестве основных средств, нематериальных активов и прочих внеоборотных активов, в бухгалтерском учете осуществляется запись по дебету счета 08 “Вложения  во внеоборотные активы” в корреспонденции  с кредитом счета 71. оплата подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением  материально-производственных запасов, товаров, отражается по дебету счетов 10 “Материалы” , 11”Животные на выращивании  и откорме”, 41 “Товары”.

Сумма НДС по приобретенным  материальным ценностям, оплаченным подотчетными лицами, отражается по дебету счета 19 “Налог на добавленную стоимость” в корреспонденции  с кредитом счета 71.

При использовании организацией для отражения в бухгалтерском  учете приобретения (заготовления) материальных ценностей счетов 15 и 16, при оплате подотчетными лицами приобретенных  ценностей осуществляется запись по дебету счета 15”Заготовление и приобретение материальных ценностей” в корреспонденции  с кредитом счета 71.

Оплата подотчетными лицами расходов, связанных с производством  продукции (работ, услуг), их продажей, продажей товаров и управлением  производством и организацией в  целом, отражается по дебету счетов 20”Основное  производство”, 23 “Вспомогательные производства”, 25 “Общепроизводственные расходы”, 26 “Общехозяйственные расходы”, 44 “Расходы на продажу”.

Расходы подотчетного лица, связанные с формированием организацией расходов операционного или внереализационного характера, отражаются по дебету счета 91”Прочие доходы и расходы” в  корреспонденции с кредитом счета 71 (4, с.74).

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные  сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 “Недостачи и  потери от порчи ценностей”. В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 “Недостачи и потери от порчи материальных ценностей” в дебет счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” (если они могут быть удержаны из зарплаты работника), или 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” (если они не могут  быть удержаны из оплаты труда работника).

По дебету счета 97 “Расходы будущих периодов” отражаются расходы  подотчетных лиц, относящиеся к  будущим периодам.

Аналитический учет по счету 71 “Расчеты с подотчетными лицами”  ведется в разрезе подотчетных  лиц организации по каждой авансовой  выдаче и каждому авансовому отчету.

Выдавая работнику наличные деньги из кассы организации, например на хозяйственные расходы, бухгалтер  должен сделать запись:

        Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  - Кт 50 «Касса»

Счет 71 является аналитическим, следовательно, он дебетуется по конкретной сумме.

При утверждении авансового отчета по данной подотчетной сумме  производится списание израсходованных  подотчетных сумм:

 

Корреспонденция счетов		Содержание операции
Дебет	Кредит
20 (23,25,26,10,08)	71	Списаны расходы подотчетного лица

 

Если организация является плательщиком НДС, то суммы налога, уплаченного поставщиками товаров (работ, услуг), собираются на счете 19 “Налог на добавленную стоимость по приобретенным  ценностям”. Если за приобретенное  имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС  по таким расходам отражается проводкой;

Корреспонденция счетов		Содержание операции
Дебет	Кредит
19”Налог на добавленную  стоимость по приобретенным ценностям”	71”Расчеты с подотчетными лицами”	Учтена сумма НДС по расходам подотчетного лица

 

Если подотчетное лицо не использовало всю сумму выданного  аванса, то оно должно вернуть неиспользованный остаток в кассу. Данная операция отражается так:

Корреспонденция счетов		Содержание операции
Дебет	Кредит
50 “Касса”	71 “Расчеты с подотчетными лицами”	Остаток неиспользованной суммы  возвращен в кассу организации.

 

Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении  установленного срока денежные средства в кассу организации, то остаток  невозвращенного аванса должен быть отнесен на счет 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”:

Корреспонденция счетов		Содержание операции
Дебет	Кредит
94 “Недостачи и потери  от порчи ценностей”	71 “Расчеты с подотчетными лицами”	Отражена сумма невозвращенного  аванса