Ревизия расчетов с подотчетными лицами

авансовые отчеты;

приказы о направлении работников в командировку;

заявления на выдачу денег из кассы;

документы, подтверждающие произведенные  расходы (командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц);

журнал регистрации командировок.

Для отражения расчетов с командированными лицами используются следующие регистры синтетического и аналитического учета:

Главная книга;

журнал-ордер № 7;

журнал-ордер № 1;

кассовая книга.

Ревизор проверяет правильность оформления и использования типовой формы  командировочного удостоверения: наличие  необходимых реквизитов, указание цели командировки, наличие отметок о  прибытии и выбытии, заверенных печатью  организации, в которую командирован работник. Ревизор проверяет правильность определения срока командировки и законность ее продления, правильность подсчета дней (полных суток) пребывания в командировке, правильность возмещения документально подтвержденных расходов по найму жилого помещения, проезду к месту командировки и выплаты суточных. Если в счетах за проживание указаны расходы на питание, дополнительные услуги (например, сауна, бильярд и пр.), то такие расходы должны быть санкционированы руководителем. Такие расходы в целях налогообложения на себестоимость не относятся. Проверяются также отнесение на себестоимость расходов в пределах утвержденных норм, наличие и правильность ведения журнала регистрации командировок лиц, отбывающих и прибывающих в командировки в данную организацию.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.РЕВИЗИЯ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ  РАСХОДОВ

У организации возникают расчеты  с подотчетными лицами по суммам денежных средств, выданным им для выполнения различных административно-хозяйственных  задач. При выдаче денежных средств  организация обязана:

¦ определить сумму подотчетных  средств и срок, на который она  выдается;

¦ получить от подотчетного лица отчет  о расходах в срок не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства;

¦ выдавать денежные средства работнику  под отчет при условии сдачи  им отчета по ранее выданным авансам;

¦ запретить передачу подотчетных  денежных средств от одного работника  другому.

В организации должен существовать утвержденный руководителем список работников, которым могут выдаваться под отчет наличные денежные средства на административно-хозяйственные  и операционные расходы. В него могут  включаться только постоянно работающие лица, в том числе на условиях совместительства, или работающие но договорам подряда.

Банком России установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами. Данное требование не означает, что денежные средства на приобретение, например, товарно-материальных ценностей должны выдаваться под  отчет только в указанных пределах. Ограничения на выдачу подотчетных сумм может устанавливать только руководитель организации. Однако, подотчетное лицо не может выплачивать наличными средствами в один день одному юридическому лицу сумму более установленной в качестве предельного размера расчетов между юридическими лицами.

Факт расходования подотчетных  сумм должен быть в обязательном порядке  подтвержден первичными оправдательными  документами, имеющими необходимые  реквизиты: наименование документа, дату его оформления, наименование организации-продавца, содержание хозяйственной операции, цену, количество и стоимость товара (работ, услуг), подписи ответственных  лиц, заверенные печатью организации, и т.п. Такими документами при  оформлении оплаты хозяйственных расходов могут служить квитанции к  приходному кассовому ордеру, закупочные акты, квитанции установленных форм (например, на оплату услуг связи) и т.п.

Для оформления расчетов с подотчетными лицами используются следующие первичные  документы:

авансовые отчеты;

журнал регистрации авансовых  отчетов;

список лиц, которым разрешено  получение наличных денег из кассы;

заявления на выдачу денег из кассы.

Документами, подтверждающими произведенные  расходы, являются товарные и кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок  и т.п.

В бухгалтерском учете эти операции отражаются следующим образом:

Д 71 - К 50 - получены подотчетным лицом  денежные средства из кассы под отчет (отражается на момент фактического получения денежных средств из кассы);

Д 10 - К 71 - приобретены материальные ценности;

Д 20, 26 - К 71 - осуществлены хозяйственные  расходы.

Оприходование материалов и прочих хозяйственных расходов осуществляется в момент принятия к учету авансового отчета.

Для отражения расчетов с подотчетными лицами используются те же регистры синтетического и аналитического учета, что и  для командированных лиц.

Ревизия подотчетных сумм тесно  связана с ревизией кассовых операций и проводится чаще всего одновременно. Ревизию расчетов с подотчетными лицами целесообразно начинать с  установления остатков задолженности  этих лиц на конец ревизуемого  периода. Для этого проводят инвентаризацию подотчетных сумм.

Проверяется соответствие сумм, выданных подотчетным лицам из кассы организации, путем сличения данных журналов-ордеров  № 1 и № 7 за каждый месяц, а также  соответствие сальдо но счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и данных Главной книги за каждый месяц. Сопоставляется месячный оборот по возврату подотчетных сумм в кассу в журнале-ордере № 7 с соответствующим итогом ведомости к журналу-ордеру № 1. Сопоставляются месячные обороты по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», отражающие расходы по дебету счетов 10, 26, 41 и т.п., с записями в Главной книге по дебету соответствующих счетов.

Проверяется соответствие сумм в представленных оправдательных документах и отраженных в авансовых отчетах, а также  аналитических данных журнала-ордера № 7 с авансовыми отчетами за конкретный период.

Проверяются расходы на закупку  материальных ценностей по оправдательным документам, свидетельствующим о  фактически произведенных расходах, и правильность их заполнения. При  оплате товаров, работ, услуг юридическим  лицам проверяются представленные накладные, счета, товарные и кассовые чеки, приходные и расходные кассовые ордера и т.п. При оплате товаров, работ, услуг физическим лицам проверяются акты закупки с указанием в них полных сведений о физическом лице (фамилия, имя, отчество, адрес места жительства, паспортные данные).

Ревизор обращает внимание на контроль в бухгалтерии выдачи денег подотчетным  лицам только в пределах потребности. Если такой контроль осуществляется плохо, возможны факты скрытого авансирования  в личных целях. В практике контрольно-ревизионной  работы известны случаи хищений денежных средств бухгалтером по аналитическому счету, открытому на его имя к  счету «Расчеты с подотчетными лицами». В целях создания резерва для  хищения бухгалтер составляет заведомо неправильную проводку на подотчетную  сумму, выданную работнику организации: в дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» эту сумму не относит, а записывает ее на расходы. После  представления работником авансового отчета бухгалтер отражает соответствующую  сумму по кредиту его лицевого счета, в результате чего образуется искусственная задолженность организации  этому работнику. В дальнейшем под  видом получения подотчетных  сумм на хозяйственные расходы бухгалтер  выписывает на собственное имя кассовый расходный ордер и получает по нему указанную сумму. При обработке  поступающих в бухгалтерию кассовых отчетов, в которых наряду с другими  указывается и его расходный  ордер, бухгалтер не отражает его  по собственному лицевому счету, а относит  на лицевой «чет другого работника. Поскольку расчеты с данным работником в аналитическом учете закрываются, нужно тщательно проверить обоснованность записей на счетах аналитического учета  в соответствии с оправдательными  документами и с корреспонденцией счетов, указанных в регистрах  синтетического учета.

Необходимо проверить, не числится ли задолженность по подотчетным  суммам на конец проверяемого периода  за лицами, которые на момент ревизии  уволены из организации.

В случаях приобретения из подотчетных  сумм материалов для хозяйственных  нужд, малоценного инвентаря в  небольших количествах для текущих  потребностей организации проверяют, не было ли незаконных закупок материалов и инвентаря по завышенным ценам  у частных лиц без накладных  и товарных чеков. Если указанные  ценности сразу списывались на издержки обращения, то проверяют обоснованность такого списания.

Наиболее часто встречаются  следующие нарушения:

¦ выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками организации;

¦ выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;

¦ выдача денег на хозяйственные  расходы лицам, не указанным и  утвержденном списке организации;

¦ несвоевременное представление  отчета об израсходованных подотчетных  суммах.

 

 

 

 

 

 

4.РЕВИЗИЯ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ  РАСХОДОВ

 К представительским расходам относятся расходы организации по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах с целью установления и (или) поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) или другого аналогичного органа организации. К ним относятся расходы, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и осуществления культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Руководитель организации в  приказе определяет круг лиц, имеющих  право осуществлять представительские  расходы, и утверждает форму отчета по произведенным представительским  расходам. Для проведения представительских  мероприятий разрабатывается внутренний распорядительный документ, в котором  определяются место встречи, количество приглашенных лиц, количество участников со стороны организации, период проведения, перечень обсуждаемых вопросов.

Работник, осуществляющий представительские  расходы, представляет заявление на выдачу денег из кассы. После осуществления  расходов он составляет авансовый отчет. Документами, подтверждающими произведенные  расходы, являются товарные и кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок.

В целях бухгалтерского учета данные расходы могут учитываться как  расходы, непосредственно связанные  с производством (если переговоры и  мероприятия связаны с производственной деятельностью), либо как прочие расходы.

Данные расходы отражаются в  бухгалтерском учете следующим  образом:

Д 71 - К 50 - выданы денежные средства под  отчет на представительские расходы;

Д41 - К 71 - приобретены товары для  представительских расходов;

Д 20, 26, 31 - К 41 - использованы товары в  представительских целях;

Д 20, 26, 31 - К 71 - подотчетное лицо использовало денежные средства на представительские  мероприятия.

Для целей налогообложения данные расходы включаются в состав прочих расходов в пределах норматива, который  рассчитывается в процентах от суммы  расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный период. Превышение расходов для целей налогообложения  не учитывается. К представительским  расходам в целях налогообложения  не относятся расходы на организацию  развлечений, отдыха, профилактики или  лечения заболеваний.

Так как представительские расходы  относятся в состав прочих расходов, то датой их осуществления и отражения  в бухгалтерском и налоговом  учете является дата утверждения  авансового отчета. Если организация  применяет кассовый метод учета, то представительские расходы принимаются  только после их оплаты.

Расчеты с подотчетными лицами по представительским расходам проводятся через те же регистры синтетического и аналитического учета, которые  приведены ранее.

При такой ревизии проверяется  правильность их оформления. Включение  представительских расходов в себестоимость  продукции (работ, услуг) разрешается  только при наличии первичных  учетных документов, в которых  указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение и величина расходов. Организации рекомендуется определить конкретный порядок расходования средств на представительство, их документальное оформление и контроль, включая установление круга лиц, имеющих отношение к этой деятельности.

К документам по оформлению представительских  расходов относятся программа приема с указанием состава участников, плановая смета расходов, отчет о  произведенных расходах, первичные  учетные документы, подтверждающие такие расходы.

Фактические расходы, отнесенные на себестоимость  продукции (работ, услуг) для целей  налогообложения, не должны превышать  предельных размеров, установленных  Минфином России.