Регистры и форма бухгалтерского учета

РЕГИСТРЫ И ФОРМА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

 

5.1. Первичный учет. Классификация первичных документов

5.2. Учетный регистр. Правила исправления ошибок

5.3. Мемориально-ордерная и журнально-ордерная формы учета

 

 

5.1.Первичный учет. Классификация  первичных документов

 

Первичный учет представляет собой единый повторяющийся во времени организованный процесс сбора, изменения, регистрации, накапливания, хранения информации. Первичный учет – это начальная стадия системного восприятия и регистрации отдельных операций, характеризующих хоз. процессы и явления происходящие на предприятии.

Объектами первичного  учета являются:

- заготовление;

- приобретение;

- расходование материальных ресурсов;

- нормирование;

- выработка рабочих-сдельщиков;

- затраты на производство;

- движение полуфабрикатов;

На стадии учетной работы первоначальные сведения о хоз. процессах и явлениях отражаются в первичных документах. Первичный документ – бухгалтерский документ, который составляется в момент совершения  хоз. операций и является первым свидетельством происшедших фактов.

Первичный документ подтверждает юридическую силу произведенной хоз. операции. Он устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хоз. операции.  Большинство учетных бух. документов составляются на типовых бланках утвержденных форм, которые содержат необходимые реквизиты. На основании первичных документов делаются записи в учетных регистрах, журналах, книгах.

Учетные документы бывают внешние и внутренние. Внешние документы поступают на предприятие со стороны:

- из вышестоящих организаций;

- налоговой инспекции;

- от учредителей, поставщиков, покупателей;

- из кредитной сферы и др. источников.

Эти документы составляются по типовым формам. Например: счет – фактура поставщика и др.

Внутренние документы составляются на предприятии. Различают следующие виды:

- распорядительные;

- оправдательные (исполнительные); -

  комбинированные;

- бухгалтерского оформления.

Распорядительные – это такие документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хоз. операций. К ним относятся: распоряжение руководителя и уполномоченных им лиц на совершение хоз. операций.

Оправдательные или исполнительные документы удостоверяют факт совершения хоз. операции. К ним относятся приходные ордера, акты приемки материалов, акты приемки выбытия основных средств, документы о приемке рабочих, изготовленной продукции и т.д. Оправдательные документы подписывают лица, ответственные за выполнение хоз. операций и за правильность их оформления. Это могут быть начальники цехов, мастера, зав. складом и т.д. Оправдательные документы, поступающие в бухгалтерию, проверяются, а затем принимаются к учету.

Комбинированные – такие документы, которые одновременно являются распорядительными и исполнительными. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы, авансовые отчеты подотчетных лиц.

Документы бух. оформления составляются тогда, когда для записей хоз. операций нет других документов или при обобщении и обработки оправдательных и распорядительных документов. К ним относятся: справки, ведомости распределения материалов, амортизации и др.

Применяемые в Б.У. документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы – первичные документы, которые оформляют каждую хоз. операцию и оформляются в 1 приём.

Накопительные документы составляют в течении определенного периода времени путем постепенного накапливания однородных  хоз. операции. В конце периода в этих документах подсчитываются  итоги по соответствующим показателям.

Например: лимитно-заборные карты на отпуск материалов со склада предприятия.

Различают так же:

- первичные документы;

- сводные документы.

Первичные документы составляются на каждую операцию в момент ее совершения.

Сводные документы составляются на основании первичных документов и являются их сводкой.

Первичные документы по сути можно разделить на 2 вида:

1) документы-основания (договора, счета, счета-фактуры, заявки на обслуживание). Они регламентируют операции с контрагентами или клиентами. Эти документы создаются в системе для увязки сопроводительных документов на движении товаров, услуг и платежных документов, а поэтому не требуют разноски по счетам;

2) сопроводительные документы (накладные, акты, складские ордера, платежные поручения и т.д.). Они сопровождают движение товаров, услуг, денежных средств. К такого рода документам могут быть созданы бух. проводки, отражающие в стоимостном выражении суть операции.

Документы-основания в большинстве относятся к оперативному учету. Сопроводительные документы имеют отношение ко всем видам учета.

 

5.2. Учетный регистр. Правила исправления  ошибок

 

Записать хоз. операцию на счетах означает отразить ее содержание в учетных регистрах.

Учетные регистры – счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источнике его формирования. Учетные регистры могут быть в виде бух. книг, карточек, ведомостей. Совокупность и расположение реквизитов в регистре определяют его форму, которая зависит от особенностей учитываемых объектов назначения регистра и способа учетной регистрации.

Учетная регистрация – запись хоз. операций в учетных регистрах. В зависимости от строения учета регистры делятся на:

- хронологические;

- систематические.

В хронологических регистрах информация о хоз. операциях записывается в последовательности их свершения.

В систематических регистрах, кроме того, хозяйственные операции группируются по установленным признакам.

Синтетический учет ведется в систематических регистрах, а аналитический – в аналитических регистрах.

Записи в учетных регистрах должны быть краткими, разборчивыми. После регистрации хоз. операций в учетном регистре на первичном документе делают отметку, что он учтен в регистре. По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводят итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров сопоставляют между собой путем составления оборотных ведомостей или другим способом. После утверждения годового отчета, учетные регистры группируют, переплетают, сдают на хранение в текущий архив предприятия.

Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляют:

1) корректурным способом;

2) способом дополнительных проводок;

3) ”красное сторно”.

Корректурный способ применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспондирующих счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей. Ошибочный текст или сумма зачеркивается тонкой линией, чтобы можно было прочесть зачеркнутое. Над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Исправление ошибок оговаривается и подтверждается в документах подписями лиц, подписавших документ, а в учетных регистрах – подписью лица производящего исправление.

Способ дополнительных проводок применяется в случаях:

1. указана правильная корреспонденция счетов, но уменьшена сумма операции (это является ошибкой в учете);
2. фактическая себестоимость продукции выше учетной или нормативной (плановой). В этом случае дополнительная проводка – это не ошибка, а необходимый технический прием ведения учета.

  Для исправления допущенной ошибки  составляют дополнительную проводку  на разность между правильной  и уменьшенной суммой операций.

Пример 1. Подотчетному лицу из кассы выдано 1000 руб., вместо этого в Кассовой книге кассиром отражено 100 руб. В этом случае в качестве оправдательного документа кассир составляет справку о допущенной ошибке, и в учетных регистрах (в Кассовой книге) делается дополнительная бухгалтерская проводка:

Дт 71 Кт 50  на сумму 900 руб.

Пример 2. В течение сентября была оприходована готовая продукция по плановой себестоимости на сумму 400 000 руб. В конце месяца была подсчитана фактическая себестоимость произведенной продукции, и она составила 420 000 руб. В этом случае сумма оприходованной продукции по плановой себестоимости доводится до фактической себестоимости проводкой:

Дт 43 Кт 20 на сумму 20 000 руб.

 

Способ ”красное сторно”1

Применяется в случаях, когда:

1. указана неправильная корреспонденция счетов;
2. сумма операции больше, чем необходимо;
3. фактическая себестоимость продукции ниже учетной или нормативной (плановой).

Если указана неправильная корреспонденция счетов, то вначале (первый шаг) нужно отменить неправильную запись. Для этого ошибочную проводку повторяют в той же корреспонденция счетов, но запись производят красным цветом или обычным, но запись заключают в рамочку    (             ). При подсчете итогов в учетных регистрах суммы, записанные красным, вычитают из итога. Тем самым запись аннулируется (отменятся, или «снимается отрицательным числом»).

Вторым шагом является составление новой проводки с правильной корреспонденцией счетов, ее записывают в регистры как обычно (черными или синими чернилами).

 

Пример 1. При оформлении поступивших материалов на сумму 150 000 руб. ошибочно был указан поставщик «Магнолия»  (неправильный код аналитического учета):

Дт 10 Кт 60 «Магнолия» - 150 000 руб.

В этом случае нужно отменить эту запись:

Дт 10 Кт 60 «Магнолия» - 150 000 руб.

И сделать новую (правильную):

Дт 10 Кт 60 «Мираж» - 150 000 руб.

 

Способ ”красное сторно” применяется и в тех случаях, когда не нарушена корреспонденция счетов, но преувеличена сумма операций. Для исправления такой ошибки составляют проводку на разность между преувеличенной и правильной суммой способом ”красное сторно”.

 

Пример 2. Покупателю была продана продукция без учета скидки на сумму 118 000руб., в том числе стоимость  продукции составила 100 000 руб., НДС по реализованной продукции  составил 18000 руб. В бухгалтерском учете были сделаны записи:

Дт 62 Кт 90  -  118 000 руб. – отражена выручка от продажи без учета скидки

Дт 90 Кт 68 – 18 000  руб. – начислен НДС по реализованной продукции

После выполнения определенных условий и дополнительных соглашений покупателю была предоставлена скидка 5%, что составило 5% ∙ 118 000 = 5900 руб.,  в том числе со стоимости продукции 5000 руб. (5% от 100 000 руб.) и 900 руб.  – уменьшен НДС.

В учете делаются сторнировочные записи:

 Дт 62 Кт 90  -  5900 руб. – откорректирована выручка от продажи на сумму скидки

Дт 90 Кт 68 – 900  руб. – откорректирован НДС по реализованной продукции

 

Способ ”красное сторно” применяется и в случае, если фактическая себестоимость продукции ниже учетной или нормативной (плановой).

 

Пример 3. В течение октября была оприходована готовая продукция по плановой себестоимости на сумму 400 000 руб. В конце месяца была подсчитана фактическая себестоимость произведенной продукции, и она составила 395 000 руб. В этом случае сумма оприходованной продукции по плановой себестоимости корректируется до величины фактической себестоимости проводкой:

Дт 43 Кт 20 на сумму 5 000 руб.

 

 

 

 

 

5.3. Мемориально – ордерная и журнально-ордерная  формы учета

 

Форма Б.У. – это совокупность различных учетных регистров с установленным порядком и способом записи в них. В РФ применяют:

- мемориально-ордерную;

- журнально-ордерную;

- упрощенную форму и их автоматизированные  варианты.

Мемориально-ордерная форма применяется в нескольких вариантах, в зависимости от особенностей отрасли и типа предприятия. В ней сочетаются: книжные и  карточные, разработочные и группировочные учетные регистры. Синтетический учет ведется в книгах или ведомостях. Для аналитического используются книги, ведомости, карточки. На каждую хоз. операцию или группу операций, объединенных в сводном документе, составляется мемориальный ордер. Главное содержание этого ордера – это бух. проводка, т.е. корреспонденция счетов, дата его составления и сумма хоз. операций. Мемориальный ордер может быть составлен в виде отдельных документов, а иногда место для мемориального ордера предусмотрено в бланке документа.

Большинство операций в течение месяца группируются во вспомогательных накопительных ведомостях. Затем по этим ведомостям раз в месяц составляется мемориальный ордер. Составленные мемориальные ордера записываются в хронологическом порядке в регистрационный журнал, где им присваивается порядковые номера. Например: