Рекомендации по учету дебиторской и кредиторской задолженности в ОАО «Алтайвагон»

1.3. Проведение инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности. Порядок списания дебиторской и кредиторской задолженности по истечении срока давности

Одним из главных инструментов контроля за состоянием расчетов с дебиторами и кредиторами является инвентаризация расчетов. Инвентаризация задолженности при расчетах с покупателями, поставщиками, бюджетом, подотчетными лицами, работниками, банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. Проверке должны быть подвергнуты счета расчетов.

Например, счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» проверяется по товарам, оплаченным, но находящимся в пути, а также по расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам. По задолженности работников выявляются причины возникновения переплат. При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования. Инвентаризационной комиссией посредством документальной проверки устанавливается правильность и обоснованность:

• расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями;
• числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;
• сумм дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности[12, с. 102].

Согласно п. 1.3 Методических указаний инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения.

Таким образом, дебиторская задолженность относится к имуществу организации и подлежит обязательной инвентаризации.

Результаты инвентаризации в части расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами должны быть оформлены Актом инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме N ИНВ-17, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении Унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

По результатам проведенной инвентаризации выявляется сомнительная дебиторская задолженность и дебиторская задолженность нереальная для взыскания, просроченная дебиторская задолженность, сроки исковой давности по каждому обязательству.

Перед началом инвентаризации расчетов с дебиторами необходимо оформить акт сверки. Акт сверки оформляется по каждому дебитору и каждому кредитору в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в бухгалтерии, а второй направляется дебитору (кредитору), с которым производилась сверка.

На конец года осуществляется сверка остатков на расчетном счете в банке. Банк представляет организации акт сверки остатков денежных средств на 1 января следующего года. Акт сверки составляется в двух экземплярах. В подтверждение указанного остатка денежных средств руководитель и главный бухгалтер организации подписывают оба экземпляра акта и заверяют печатью организации. Один экземпляр акта сверки возвращается в банк, а второй подшивается с инвентаризационными документами.

Инвентаризация расчетов с кредиторами заключается в проверке данных учета, числящихся на счетах 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам" и 67 "Расчеты по долгосрочным кредитам и займам". По полученным кредитам проверяются наличие и содержание договоров банковского кредита, их целевое использование, своевременность и правильность отражения в учете получения и погашения, правильность отражения процентов за пользование заемными средствами.

При инвентаризации расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами происходит сверка данных бухгалтерского учета по счетам 68 "Расчеты по налогам и сборам" и 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" с суммами налогов, исчисленных в декларациях, а также с суммами, перечисленными в оплату налогов и сборов. Кроме того, по не уплаченным в срок налогам необходимо проверить исчисление пеней и их уплату.

Статьей 196 ГК РФ устанавливается общий срок исковой давности — три года.

По результатам инвентаризации составляются акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. № ИНВ-17) и справка к акту. В акте фиксируются сведения о задолженности, подтвержденной и не подтвержденной дебиторами и кредиторами, о задолженности с истекшим сроком исковой давности.

Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, не реальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации. Списание дебиторской задолженности до истечения установленного законодательством срока исковой давности производится организацией на основании документов, подтверждающих нереальность взыскания задолженности.

В ходе инвентаризации расчетов с персоналом по прочим операциям проверяется полнота отражения в бухгалтерском учете сумм займов, предоставленных работникам, а также выявление задолженности по оплате процентов и погашению займов. Также проверяются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работниками в результате брака, недостач и хищений денежных и материальных ценностей[14, с. 90].

Выявленные результаты инвентаризации расчетов отражаются в Акте инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма ИНВ-17).

Данная форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении Унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации". Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии.

В акте указываются:

1. наименование организации дебитора (кредитора);
2. счета бухгалтерского учета, на которых числится задолженность;
3. суммы задолженности, согласованные и не согласованные с дебиторами (кредиторами);
4. суммы задолженности, по которым истек срок исковой давности[18, с. 10].

Суммы списанной дебиторской задолженности относятся на счет средств резерва сомнительных долгов или на финансовые результаты у коммерческой организации, если в период, предшествующий отчетному, суммы этих долгов не резервировались в установленном порядке.

Списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность учитывается организацией-кредитором по дебету забалансового счета:

«Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение пяти лет с момента списания с целью наблюдения за возможностью взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

При поступлении ранее списанной дебиторской задолженности в бухгалтерском учете организации-кредитора делаются записи:

Д-т сч. 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета»

К-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие доходы» — поступление суммы ранее списанной дебиторской задолженности.

Одновременно на указанную сумму кредитуется забалансовый счет 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов»[9, с. 104].

Прежде всего отметим, что убыток от списания безнадежной дебиторской задолженности признается не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). Поэтому сам кредитор заинтересован в списании дебиторской задолженности с баланса. Для всех организаций независимо от их организационно-правовой формы списание просроченной дебиторской задолженности в случаях, которые будут описаны далее, является обязательной процедурой.

В целях недопущения искажения данных бухгалтерского баланса и обеспечения финансовой устойчивости организации дебиторская задолженность должна быть истребована. Вначале истребование дебиторской задолженности осуществляется в претензионном порядке, далее взыскание дебиторской задолженности проходит в судебном порядке.

Каждая организация должна осуществлять контроль над состоянием дебиторской задолженности, производить ее учет, а также сверку взаиморасчетов. При выявлении суммы дебиторской задолженности ее нужно предъявить должнику и истребовать ее. Если в течение срока исковой давности сумма дебиторской задолженности не взыскана или должник ликвидирован, то организация производит списание дебиторской задолженности.

В соответствии с новой редакцией пункта 70 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденной приказом Минфина России от 29.07.1998 г. № 34н (далее – Положение), в 2011 году создавать резерв по сомнительным долгам в бухгалтерском учете обязаны все организации (в том числе и малые предприятия).

В налоговом же учете организации вправе сами определять создавать резерв по сомнительным долгам или нет. [22]

Согласно п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации":

"дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности  истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся соответственно на счет средств резерва сомнительных долгов либо на финансовые результаты у коммерческой организации, если в период, предшествующий отчетному, суммы этих долгов не резервировались в порядке, предусмотренном пунктом 70 настоящего Положения, или на увеличение расходов у некоммерческой организации".

Вместе с тем при применении данной правовой нормы на практике необходимо принимать во внимание следующий вывод Федерального арбитражного суда кассационной инстанции. Действующее законодательство не содержит обязанности налогоплательщика списать дебиторскую задолженность в момент, когда истек трехгодичный срок исковой давности. Истечение срока исковой давности является не единственным условием списания дебиторской задолженности. Такая задолженность подлежит списанию также в случае признания ее нереальной для взыскания. Нереальность взыскания определяется самостоятельно хозяйствующим субъектом, который руководствуется совокупностью объективных обстоятельств, сложившихся в процессе его деятельности (Постановление Федерального арбитражного суда (далее - ФАС) Волго-Вятского округа от 9 марта 2006 г. N А43-20240/2005-30-656).

В соответствии с п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации":

"списание долга в  убыток вследствие неплатежеспособности  должника не является аннулированием  задолженности. Эта задолженность  должна отражаться за бухгалтерским балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника".

Суммы кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, являются внереализационными доходами организации согласно п. 18 ст. 250 НК РФ и подлежат отнесению на финансовые результаты. Это подтверждается и арбитражной практикой: Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 9 июня 2003 г. по делу N А43-10507/02-32-466, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 2 июля 2001 г. по делу N А44-46/01-С15.

Поэтому списание кредиторской задолженности должно производиться своевременно, поскольку несвоевременное списание кредиторской задолженности может быть расценено налоговыми органами как сокрытие или неучет внереализационных доходов организации. Хотя, как показывает судебная практика, налоговые органы должны еще доказать наличие списанной кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, что влечет занижение организацией налогооблагаемой прибыли. В противном случае налоговым органам будет отказано судом в привлечении организации к ответственности по данному факту (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 8 сентября 2004 г. по делу N А13-1120/04-21).

Списание сумм невостребованной кредиторской и депонентской задолженности, по которой истек срок исковой давности, производится в соответствии с п. 78 Положения по ведению бухгалтерского учета:

"78. Суммы кредиторской  и депонентской задолженности, по  которым срок исковой давности истек, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации".

Проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Порядок проведения инвентаризации рассмотрен в гл. 4 настоящей книги. При инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна установить правильность и обоснованность сумм кредиторской задолженности, включая суммы задолженности, по которым истек срок исковой давности. Порядок исчисления срока исковой давности рассмотрен в гл. 3 настоящей книги.

Списанные суммы кредиторской задолженности (с учетом НДС), согласно п. 8 ПБУ 9/99, включаются в состав прочих доходов. Такой прочий доход признается в том отчетном (налоговом) периоде, в котором истек срок исковой давности.