Система бухгалтерского учета денежных средств и методики аудита денежных средств на примере ООО «Гостиный двор»

•    отсутствуют росписи получателей денежных средств.

Все поступления и выдачи наличных денег в ООО «Гостиный двор» учитываются в кассовой книге. Книга пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью. Количество листов в кассовой книге заверены подписями руководителя и главного бухгалтера.

Возможны ошибки при заполнении кассовой книги:

•    не проставляется или неправильно указывается корреспондирующий счет;

•    не всегда проставляется сумма остатка денег на начало дня;

•    ошибки при подсчете итоговых сумм и остатка;

•    иногда  записи   ведутся   помесячно,   вместо   того,   чтобы   вести   их ежедневно или раз в 3-5 дней.

В соответствии с п. 14 «Порядка ведения кассовых операций» наличные деньги из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др. с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными.

В случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная подпись руководителя предприятия, подпись на его расходных кассовых ордерах не обязательна.

Под распиской, используемой для маскировки растраты денежных средств, следует понимать, как правило, расходный кассовый ордер, не подтвержденный хотя бы одной из приведенных подписей:

- получателя денег;

-  главного бухгалтера или уполномоченного приказом руководителя предприятия должностного лица;

- руководителя предприятия или должностного лица, уполномоченного приказом руководителя предприятия.

В соответствии с п. 27 « Порядка ведения кассовых операций» выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе (см. таблицу 3.3.), в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

В бухгалтерии делаются следующие проводки: Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - Кт 50 «Касса»; Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» - Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами,   считаются   излишками   кассы   и   зачисляются   в   доход   ООО «Гостиный двор». В бухгалтерии будет сделана проводка: Дт 50 «Касса» -Кт 9 1 . 1 «Прочие доходы».

Таблица 3.3

Реестр кассовых документов, на которых отсутствует или вызывает сомнение подпись получателя денег

РКО NQ	Дата	Получатель ФИО	Выявленные нарушения	Данные опроса получателя	Дата	Доку мент	Прим
12	24.04.13	Петровский В.к.	Отсутствует подпись	Деньги получил	24.04.09	1

 

 

Грубейшим нарушением расчетов наличными деньгами между предприятиями являются неоприходование и присвоение денежных средств, поступивших от различных физических, юридических лиц по приходным ордерам, а также денежных сумм из банков.

Для выявления случаев присвоения денежных средств производится взаимная проверка операций по кассе и банку, проверка дебиторской и кредиторской задолженности и может быть сверкой расчетов.

Документами, подтверждающими оприходование денежных средств, являются приходные кассовые ордера, отражающие факт поступления денежных средств в кассу с расчетного счета, а также чековые книжки, корешки чековых книжек и выписки банка. Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера в условиях, исключающих возможность их утери.

Испорченные чеки погашаются надписью «Аннулировано» и хранятся подклеенными к корешкам чеков.

Для оформления выводов аудитору необходимо последовательно про смотреть чековые книжки ООО «Гостиный двор», проверить в них количество корешков и незаполненных чеков (должно быть столько, сколько указано на обложке чековой книжки), и заполнить таблицу по установленной форме (см. таблицу 3.4.).

Таблица 3.4.

Реестр корешков чеков, отсутствующих в чековой книжке

Начальный номер чека в чековой книжке	Дата выписки предыдущего чека	N 2 отсутствующего корешка чека	Заключительный номер в чековой книжке
1	1 5.06.13	9	20

 

 

При проверке аудитору следует проанализировать движение денежной наличности, выявить расхождение между суммами фактически произведенных оплат в погашение дебиторской задолженности и суммами, зачисленными в кассу, а также проконтролировать своевременность сдачи выручки в банк и выявить случаи ее расхода на различные цели.

Если задолженность сотрудника или стороннего лица (организации) погашена, т.е. деньги были внесены в кассу предприятия, то этот сотрудник (лицо, организация) должником не считается. Но если деньги в кассу не оприходованы, за ним будет числиться задолженность.

При увольнении работники должны погашать свою задолженность.

В случаях, когда в учете значится задолженность за уволившимися сотрудниками, необходимо проверить эти факты методом письменных подтверждений от третьих лиц или методом устных опросов.

 

Проверка операций с подотчетными лицами и по оплате труда.

Так, п. 1 1 Порядка ведения кассовых операций предусматривает, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и про извести окончательный расчет по ним.

В соответствии с п. 21 Порядка ведения кассовых операций приходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных кассовых ордеров. Кассовые приходные и расходные ордера должны иметь раздельную нумерацию. Прием денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления (п. 19 Порядка ведения кассовых операций).

Если по выписанному приходному ордеру деньги в кассу не поступили, то кассир обязан вернуть его в бухгалтерию, о чем должна быть сделана отметка в журнале регистрации приходных кассовых ордеров.

При обнаружении пропуска в нумерации ордеров следует проверить, не вызвано ли это уничтожением документов или другими злоупотреблениями.

Необходимо также проверить наличие на предприятии утвержденного приказом руководителя списка лиц, которым могут выдаваться из кассы наличные деньги на командировочные расходы, о размере суточных пособий по командировкам, о сроках составления авансового отчета.

Вместе с тем лица, получившие деньги на хозяйственные нужды, также должны своевременно отчитаться и произвести полный расчет по выданным в подотчет суммам.

Документами для проведения проверки будут приходные кассовые ордера и журнал регистрации приходных кассовых ордеров, журнал-ордер N 7 «Расчеты с подотчетными лицами».

Если в кассовом ордере по строке «Основание» будет значиться «Остаток подотчетных сумм», в соответствии с которым, производится возврат денежных средств, то просматриваются приложенные к авансовому отчету документы и командировочные удостоверения или авансовый отчет с приложенными документами (хозяйственные расходы).

Сверяется дата составления авансового отчета, (является ли этот день рабочим для данного предприятия), номер приходного ордера, указанный в авансовом отчете, по которому вносится остаток неизрасходованных сумм, с номером, датой и суммой по приходному ордеру, а также с журналом-ордером «Расчеты с подотчетными лицами».

В   случае   выявления   расхождений   следует   заполнить   следующую таблицу по соответствующей форме (см. таблицу 3.5.).

Таблица 3.5

Реестр возврата и оприходования не израсходованных остатков подотчетных сумм

Авансовый отчет N	Дата	Сумма	ПКО N	Дата	Сумма возврата	ФИО	Журнал-ордер	Сумма остатка
6	09.09.12	3000,00	7	09.09.12	364, 1 2	Данилова О.А.	1	2635,88

 

 

Все ранее проверенные аудитором документы следует отмечать его подписью или штампом. Особое внимание следует проявить при проверке регистрации платежных ведомостей, так как одним из способов подлога является внесение в расчетно-платежные ведомости подставных лиц, на которых выписывается заработная плата с целью ее присвоения.

При проверке сверяют табели учета рабочего времени, приказы о зачислении на работу и увольнении, первичные документы о начислении заработной платы с данными платежных ведомостей, карточек лицевых счетов.

Если в расчетно-платежной ведомости будет завышена сумма начисленной заработной платы, то этот подлог можно выявить путем сравнения данных синтетического и аналитического учета по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Сомнения в подлинности документов могут появиться в связи с наличием подчисток и помарок в ведомостях.

Проверяются: Главная книга, журналы-ордера (по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», по кредиту счета 50 «Касса»), журнал регистрации платежных ведомостей

Также про водится выборка дебетовых оборотов по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции со счетами 68 «Расчеты по налогам и сборам», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

Аудиторская проверка операций по расчетному счету. Перед   проведением   проверки   составляется   примерный   перечень вопросов    для    определения    качества    внутреннего    контроля    в    ООО «Гостиный двор».  Вопросы  составлены  в  виде  тестов  и  представлены  в таблице 3 .6.

Таблица 3.6.

Тесты проверки состояния систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета банковских операций

Направления и вопросы тестирования		От Да		веты Нет		Примечание
Сколько расчетных счетов открыто у организации?		+				Один
Имеются ли на предприятии,     незарегистрированные счета?				+
Своевременно ли проинформированы налоговые органы об открытии новых расчетных счетов?		+
Заключен ли с банком договор о  банковском обслуживании?		+
Имеется ли возможность доступа к бланкам чеков, платежных поручений у лиц, не отвечающих за сохранность и заполнение данных документов?				+
Осуществляет ли проверку выписок банка и сопровождающих ее документов главный бухгалтер?		+
Соответствуют ли проведенные операции договорным взаимоотношениям?		+
Осуществляются ли периодически сверка с банком и подтверждение сальдо средств на счетах?				+
Производится ли нумерация банковских документов?		+
В какие сроки обрабатываются и отражаются в учете выписки банка?	+				ежедневно
Проводятся ли банком проверки соблюдения расчетно-платежной дисциплины?	+
Кем подписываются банковские документы?					Руководителем и главным бухгалтером
По какой дате про водится регистрация платежных документов в журнале регистрации?					Регистрация не осуществляется
Обеспечена ли безопасность кассира при транспортировке денежных средств из банка на предприятие?	+
Ежедневно ли забираются выписки из банка?	+
Разработана ли схема отражения банковских операций на счетах бухгалтерского учета	+

 

Аудиторская проверка операций по счетам в банке начинается с того, что  аудитор знакомится  со сведениями о рублевых счетах  и  счетах в иностранной валюте в банках.

При этом он устанавливает количество и номера счетов, открытых в банках, наименования банков. Эти данные нужны для проверки наличия банковских выписок по всем счетам и регистров синтетического учета по каждому счету. Затем аудитор определяет юридические основы взаимоотношений ООО «Гостиный двор» и банка, проверяет соответствие договора банковского счета (договора на банковское обслуживание) нормам ГК РФ.

Операции по зачислению и списанию денежных средств со счетов в банке оформляют первичными документами, форма и порядок заполнения которых установлены инструктивными указаниями Центрального банка РФ к таким документам относятся:

-  выписки банка с приложенными утвержденными банком формами расчетно-платежных документов: платежное поручение, платежное требование, платежный ордер, заявление на взнос наличных денег на расчетный счет, бланк денежного чека на снятие наличных денег с расчетного счета, поручение на обязательную продажу валюты, поручение на покупку валюты и др.;

-    первичные документы, прилагаемые к расчетным банковским документам и обосновывающие правомерность совершаемых операций.

Аудитор проверяет правильность оформления документов, проводит арифметическую проверку документов и проверку на законность совершаемых по банковским счетам хозяйственных операций.

Для подтверждения достоверности бухгалтерской отчетности нужно про верить соответствие ее показателей данным синтетического и аналитического учета и выпискам банка.

Данная процедура проверки оформляется рабочими документами аудитора.

При выявлении расхождений необходимо показать сумму отклонений и выявить их причины. Таким образом, в ходе аудита операций по счетам в банке осуществляются следующие процедуры:

-    проверка соответствия произведенных операций нормативным документам и законодательным актам, действующим на территории

-   проверка подлинности представленных к проверке документов, приложенных к выпискам, подтверждающих операции;

- арифметическая проверка правильности выведения остатков на конец дня и подсчета оборотов по приходу и расходу денежных средств в регистрах по учету денежных средств в банке;

-   проверка соответствия записей в выписках банка и регистрах бухгалтерского учета, регистрах бухгалтерского учета и Главной книге, а также сальдо по Главной книге и статей баланса.

При аудите операций по расчетному счету аудитор также проверяет:

- порядок ведения учетных регистров;

-  ведутся ли регистры синтетического учета по каждому расчетному счету, открытому в банке, составляется ли сводный регистр;