Специфика бухгалтерского учета, анализа и аудита в компьютерной среде

При этой форме первичные  данные могут кроме бумажных носителей  сразу фиксироваться на машинных носителях, что позволяет автоматизировать сбор первичной информации. На машинных носителях сохраняется также  текущая, нормативно-справочная и входная  информация. Поскольку нормативно-справочная информация подлежит многоразовому  использованию, она заносится в  специальные базы данных. В зависимости  от использования технических средств  и носителей информации различают  два способа введения учетной  информации: непосредственный и с использованием периферийной техники. Одним из важнейших принципов этого этапа развития компьютерных форм учета стало использование режима запроса с целью получения отчетов по необходимым показателям. Для этой цели бухгалтер заполняет стандартный документ, в котором указывается вид запроса. После этого компьютер предоставляет необходимую информацию. 

3. Использование  персональных компьютеров и вычислительных  сетей. Возможности вычислительной  техники не только обеспечивают  универсальный характер ее применения  согласно общим методологическим  подходам организации бухгалтерского  учета, но и позволяют использовать  программы, настроенные на конкретное  предприятие с учетом предложений  заказчика. Составляющие элементы  компьютерной формы учета, без  которых невозможно ее создание на конкретном предприятии. 

 Технологический процесс обработки данных при компьютерной форме учета можно разделить на три этапа. 

Начальным этапом учетного процесса являются сбор и регистрация  первичных данных для обработки  на компьютере. При введении информации в компьютерную информационную систему  предприятия (КИСП) пользователь составляет учетные фразы, по которым формируется  единый электронный учетный регистр  – журнал хозяйственных операций, хотя большая часть программ для  компьютеризации бухгалтерского учета  позволяет проводить просмотр информации и в виде журналов-ордеров, ведомостей и т. п. 

На втором этапе  проводится формирование на электронных  носителях массивов учетных данных: журнала хозяйственных операций, структуры синтетических и аналитических  счетов, справочников аналитических  объектов, постоянной информации. Одновременно осуществляется контроль процесса, обработка  информации, записанной в массивах учетных данных. 

Заключительным этапом процесса является получение результатов  за отчетный период по запросу пользователя или в виде регистров синтетического учета, аналитических таблиц, справок  из бухгалтерских счетов или отражения  на экране дисплея нужной информации. 

Современная компьютерная форма бухгалтерского учета базируется на средствах вычислительной и коммуникационной техники. Практическое ее применение зависит  от набора технических средств и  выбора организационных форм их использования, которые предусматривают такие  варианты: 

а) предоставление каждому  бухгалтеру персонального компьютера; 

б) использование  одного центрального компьютера (сервера) и терминалов (или сетевых компьютеров) для введения данных; 

в) объединение персональных компьютеров в сеть (этим обеспечивается обмен данными между разными  участками бухгалтерского учета); 

г) объединение персональных компьютеров в сеть с одним  или более мощными компьютерами (серверами). В последнем случае бухгалтер  работает на специализированном автоматизированном рабочем месте (АРМ). 

Если используют персональные компьютеры, которые не соединены сетью, то вместо одного журнала  ведут несколько журналов, информационные массивы носят локальный характер (формируются по участкам учетной  работы), а в конце отчетного  периода объединяются по определенным принципам. Если используется центральный  компьютер с терминалами (сетевыми компьютерами), то применяют общий  журнал; при этом информационный массив представлен единой базой данных. Если создана компьютерная сеть, то наличие единого журнала не обязательно. В этом случае необходима координация  набора локальных информационных массивов; исключением может быть выделение  одного из рабочих компьютеров для  использования как сервера. И  наконец, если создана сеть АРМ с  использованием выделенных серверов, то в зависимости от конкретных условий  возможно использование как единого журнала, так и набора журналов, причем в любом случае целесообразно иметь единую базу данных. 

Применение компьютерных сетей представляет собой новый  этап использования вычислительной техники. Они позволяют эффективно объединять возможности компьютеров  и линий связи. База данных составляет информационное ядро системы, которое  часто располагается на одном  компьютере – сервере локальной  сети. Естественно, что использование  единой базы данных требует коммуникаций между всеми компьютерами и сервером. Сейчас эти возможности предоставляет  локальная вычислительная сеть. 

Изучение особенностей компьютерной формы учета позволяет  сформулировать основные ее принципы. 

1. Основой компьютерной  формы учета является электронный  учетный регистр, в который  входят: 

а) база данных на технических  носителях информации, предназначенная  для накопления и хранения учетной  информации; 

б) переменные величины, которые временно создаются в  памяти компьютера для систематизации и обобщения учетных данных; 

в) видеограммы и машинограммы, предназначенные для визуального отражения результатной информации. 

2. Бездокументный сбор первичных данных с помощью периферийных устройств и их передача с помощью средств коммуникации дистанционными каналами в компьютеры – основной способ документирования хозяйственных операций. 

3. Информация, которая  отражает отклонение по тем  или иным хозяйственным операциям,  например отклонение от установленных  нормативов, плановых задач, может  быть получена автоматически  по запросу. 

4. На основе входных  первичных данных, однократно зафиксированных  на электронных носителях информации, осуществляется интегрированная  обработка учетных данных с  необходимым уровнем детализации  и оперативности. При этом используется  единая информационная база данных, которая накапливает всю необходимую  для системы учета информацию. 

5. Одноразовое введение  данных – учетная запись превращается  в учетную фразу, предназначенную  для перенесения данных на  компьютерные носители и их  обработку в компьютеризированной  системе учета. 

6. Один журнал  хронологической записи – много  регистров систематической записи. По учетным фразам формируется  единый электронный учетный регистр  – журнал хозяйственных операций, хотя большая часть для компьютеризации  бухгалтерского учета позволяет  просматривать информацию в виде  журналов-ордеров, ведомостей и  т. п. 

7. Один синтетический  счет – множество аналитических  счетов. Количество счетов аналитического  учета зависит от цели, поставленной  руководством перед учетом, и  никак не ограничивается. 

8. Отчетная информация  выводится в определенный срок, а рабочая (справки, отчеты  для управленцев) в любой момент  может быть получена по запросу  – данные для этих документов  получают путем выборки из  журнала операций по определенным  алгоритмам. 

 В компьютерной форме принципиальное значение приобретает программное обеспечение (набор алгоритмов) для компьютеризации бухгалтерского учета. Порядок введения, способ и последовательность обработки учетных данных с помощью компьютеров, формирование сводных учетных показателей полностью зависят от программы, которая используется. Таким образом, технологический процесс компьютеризированного учета определяется общими принципами программирования, и в связи с этим элементы формы учета находят конкретное воплощение в специализированных компьютерных программах. 

Система учета –  понятие более широкое и содержательное, чем форма учета, поскольку охватывает не только технику ведения учета, но и методологию отражения операций, вычисления показателей, способов оценки, организацию работы бухгалтерии  и т. п. Несмотря на то что форма учета представляет собой важную составляющую системы учета, она определяет лишь порядок учетной регистрации, а не порядок построения учетной системы. С применением КИСП понятие формы учета переходит в понятие компьютерной системы бухгалтерского учета КСБУ, которая имеет следующие основные характерные признаки: 

а) компьютер из вспомогательного средства становится определяющим фактором организации работы бухгалтера; 

б) компьютеризация  охватывает все без исключения этапы  обработки учетной информации –  сбор первичной информации, накопление и обработку данных, формирование отчетности; 

в) оперативность  обеспечивается как в направлении  передачи учетной информации, так  и относительно обработки учетных  данных; 

г) появляется возможность  моделирования на основе учетных  данных в процессе анализа хозяйственных  операций.

2. Организация работы  бухгалтерии при  применении вычислительной  техники

 Использование  вычислительной техники привело  к качественно новым тенденциям  в построении структуры учетного  аппарата. Первое характерное различие  заключается в использовании  АРМ бухгалтера. В специальной  литературе под АРМ традиционно  понимают профессионально ориентированный  программно-аппаратаьгй комплекс, который обеспечивает решение задач пользователя непосредственно на его рабочем месте [60, 69, 99]. Если в построении структуры учетного аппарата при некомпьютеризированном способе обработки учетной информации его базовый элемент – это отдельный учетный работник, то при применении вычислительной техники принимают во внимание не только обязанности и квалификацию учетного работника, но и характеристику АРМ бухгалтера, на котором он работает. 

Создание АРМ бухгалтера основано на принципах персонификации вычислений и самообучения учетных  работников, компьютеризации основных учетных функций, безбумажной технологии ведения бухгалтерского учета, рациональном объединении распределенной, децентрализованной и централизованной систем обработки учетной информации. 

 Многочисленные публикации по вопросам создания АРМ для обработки учетной информации [57, 87, 99] дают возможность классифицировать их по уровню управления:

АРМ высших руководителей, включая главного бухгалтера, а также  руководителей среднего и нижнего  уровней управления;

АРМ специалистов (АРМ  бухгалтера и экономиста; нормировщика, диспетчера, инженера, технолога и  др.);

АРМ технических исполнителей (кладовщика, секретаря, кассира, продавца, оператора и др.). 

Специфика состоит  в том, что АРМ бухгалтера нуждается  в создании технологии, которая предусматривает  участие широкого круга работников организации: бухгалтеров, операторов, секретарей, кладовщиков, руководителей  и других специалистов по обработке  учетной информации – во введении данных, формировании первичных документов, визуальном контроле входных данных, составлении форм итоговых документов, которые осуществляются на рабочем  месте с помощью персонального  компьютера. 

При применении АРМ  функции бухгалтеров изменяются следующим образом:

основной обязанностью бухгалтера, ответственного за ведение  учета на конкретном участке, становится обработка локальной информации на относительно небольшой информационной базе;

или информация поступает  в виде заполненных первичных  документов с регламентированной структурой, или первичный документ заполняется  и оформляется на компьютере непосредственно  бухгалтером;

обработка документов состоит в отражении информации из документов в учетных регистрах  путем введения их реквизитов и формирования проводок;

обработка учетной  информации строго регламентируется как  инструктивными материалами, так и  технологией работы с ней в  системе. 

Другой особенностью применения вычислительной техники  является трансформация форм построения учетного аппарата. 

Широкое использование  вычислительной техники сначала  обусловило централизованную обработку  учетной информации, поскольку все  вычислительные устройства были в одном  отделе предприятия. Высокая цена компьютеров  второго и третьего поколений, сложность  их эксплуатации и обслуживания послужили  причиной необходимости создания больших  централизованных вычислительных центров  со специальным штатом операторов и  программистов и, как следствие, требовали максимальной степени  централизации учета. На этом этапе  даже на больших предприятиях, где  сохранились цеховые бухгалтерии, децентрализация учета утратила свои обычные формы, поскольку цеховые  бухгалтерии получали готовые сводки от вычислительного центра. Функции  цеховых бухгалтерий сводились  лишь к контролю правильности оформления первичных документов и полученных отчетных сводок. На этом этапе развития технических средств были преимущества централизованного подхода при  создании КСБУ, перечисленные на рис. 5.7.