Специфика бухгалтерского учета, анализа и аудита в компьютерной среде

Однако максимальная централизация учета имела и  негативные последствия: обработка  учетной информации отрывалась от места  осуществления хозяйственных операций, увеличивалась продолжительность  документооборота, повышались затраты  на перемещение носителей информации к месту их обработки и пр. 

С развитием возможностей вычислительной техники и ее удешевлением, появлением персональных компьютеров, созданием АРМ бухгалтеров возникла возможность децентрализовать учет, поскольку теперь обработка первичной  учетной информации и формирование конечной информации могут происходить  непосредственно на рабочих местах учетных работников. Децентрализованная система обработки данных имеет следующие преимущества . 

 Изучение и обобщение российского и мирового опыта организации учета в условиях его компьютеризации дали возможность определить основную тенденцию в централизации и децентрализации выполнения учетных функций. Она состоит в накоплении и централизованной обработке учетных данных в едином центре и децентрализованном введении первичной информации в базу данных и общем использовании итоговых учетных показателей. КСБУ объединяет преимущества централизованной обработки данных с преимуществами децентрализации. Использование локальных вычислительных сетей позволяет применять в информационной системе управления такие методы агрегации и дисагрегации учетной информации, которые ведут к установлению оптимального соотношения централизации и децентрализации.

3. Создание структуры  компьютерной бухгалтерии

 В условиях  использования некомпьютеризированных способов обработки учетной информации наиболее эффективным принципом построения структуры учетного аппарата является централизация. Среди недостатков децентрализованной структуры бухгалтерского аппарата осложнение разделения труда между учетными работниками, увеличение штата и соответственно затрат на его удержание, несвоевременность отчетности, невозможность эффективного контроля. 

Таким образом, построение структуры бухгалтерского аппарата по принципу централизации при некомпьютеризированных способах обработки учетной информации наиболее приемлемо, поскольку дает возможность осуществлять эффективный контроль и разделение труда по функциональному признаку, хотя и не позволяет руководителям в подразделениях предприятия полностью использовать данные текущего учета для оперативного управления. 

Вообще построение структуры бухгалтерии может  базироваться на следующей совокупности принципов:

определение для  каждого структурного подразделения  одной основной функции;

подчинение одному руководителю не более пяти-восьми бухгалтеров;

распределение обязанностей согласно индивидуальным возможностям исполнителей;

децентрализация оперативной  ответственности по объектам учета  и контроля. 

Исходя из критерия построения компьютерной бухгалтерии  можно выделить три группы предприятий, на которых работает: 

а) один-два бухгалтера; 

б) три-восемь бухгалтеров; 

в) больше восьми бухгалтеров. 

При численности  бухгалтеров от трех до восьми главный  бухгалтер выполняет функции  контроля введения данных. Если бухгалтеров  больше восьми, то следует разделить  бухгалтерию на отделы (секторы). Подразделениями  бухгалтерии могут быть отделы контроля первичной информации, автоматизированной обработки и сохранения данных, формирования исходящих документов, документального  контроля, инвентаризации, бухгалтерского архива. Следует создать информационное и контрольное специализированные подразделения, а также отдел введения данных  

Традиционно основой  разделения труда бухгалтеров являлся  принцип организации учета по отдельным учетным задачам (или  участкам): учет внеоборотных активов, учет производственных запасов, учет оплаты труда, учет денежных средств, учет расчетных операций, учет затрат производства и т. п. При автоматизации бухгалтерского учета по принципам компьютерной формы учета перечень учетных задач остается неизменным, но сохранение и преобразование информации, формирование результатных данных осуществляются в единой информационной базе. 

Возможности компьютерной формы учета позволяют гибко  распределять учетную работу между  персоналом разных участков учета. Состав учетных задач остается неизменным при разных объемах учетных работ, однако список исполнителей существенно  отличается в зависимости от размера  предприятия и соответственно от объема учетной работы. Особенности  организации учетного аппарата в  бухгалтериях разных размеров удобно представить с помощью схемы 

На малых предприятиях учет ведет одно лицо – главный  бухгалтер предприятия на одном  компьютере (на схеме обозначен как  круг 1). При необходимости к его  компьютеру подсоединяются компьютеры руководителей (круг 2). С увеличением  объема учетных работ увеличивается  численность бухгалтеров на предприятии. К локальной сети подключаются АРМ  бухгалтеров с разных участков учета (круг 3). Для наибольшей эффективности  учетных работ следует предусматривать  выделение мощного компьютера как  сервера, на котором будет сохраняться  информационная база и выполняться  основная масса вычислений. Дальнейшая реализация информационной технологии компьютеризированного решения  задач бухгалтерского учета с  использованием АРМ на растущем предприятии  предопределяет необходимость построения многоуровневой вычислительной системы, основанной на применении АРМ технических исполнителей (первичный учет), АРМ функциональных работников (участки учета, круг 4) и АРМ руководителей. В условиях промышленного предприятия система бухгалтерского учета на основе АРМ на низшем уровне состоит из АРМ работников первичного учета (АРМ кладовщика по учету материальных ценностей, АРМ по учету выработки работников в цехах основного и вспомогательного производств, АРМ кладовщика по учету готовой продукции). Фактически КСБУ на этом этапе превращается в КИСП. Информацию на основе введенных данных передают по каналам связи в бухгалтерию. Последующие уровни относятся к бухгалтерии и содержат АРМ с участков учета и отдельных синтетических счетов (учет внеоборотных активов, учет производственных запасов, учет оплаты труда, учет готовой продукции и ее реализации, учет расчетных операций, учет затрат производства). Бухгалтеры контролируют введенные данные, проверяют их полноту и достоверность, при необходимости дополняют информацию и создают учетную информационную базу. Ее дополняют информацией с других АРМ и из информационных систем предприятия. Кроме того, возможна организация АРМ бухгалтера-аналитика и АРМ контроллера. Эти два АРМ охватывают задачи анализа и контроля, выполняемые работниками бухгалтерии. 

Таким образом, современная  структура учетного аппарата не может  эффективно функционировать без  компьютерной формы учета. В условиях применения КСБУ возникает возможность  усилить функцию контроля законности и экономической целесообразности фактов хозяйственной жизни, не повышая  трудоемкость ведения учета. Информационная система обеспечивает непрерывный  контроль как составления документов, так и текущих учетных записей. Это обусловлено тем, что компьютерная система бухгалтерского учета имеет свою внутреннюю структуру и встроенные алгоритмы, определяет правила учета и схему документооборота. Практический результат для предприятия уменьшение вероятности как случайных, так и преднамеренных ошибок бухгалтера.

4. Аудит предприятий,  применяющих компьютерные  информационные системы

 Особенности аудита  при использовании КИСП

 Компьютеризация  бухгалтерского учета не вносит  принципиальных изменений в элементы  его метода. Кардинально меняется  лишь технология обработки учетной  информации. Это находит отражение  в структуре компьютерных форм  бухгалтерского учета. 

Автоматизация бухгалтерского учета и других процессов на предприятии, с одной стороны, и автоматизация  аудита – с другой, коренным образом  меняют порядок проведения аудиторской  проверки конкретного экономического объекта. В общем случае различают  аудит вне компьютерной среды, т. е. на объекте с традиционной технологией  ручного ведения учета, и аудит  в компьютерной среде – на объекте, где бухгалтерский учет ведут  с использованием компьютеров. Сама аудиторская проверка также возможна без использования компьютеров  или с их помощью. 

В условиях применения КИСП и КСБУ существенно меняются организация и методика проведения аудита, поскольку его осуществление  по методикам, ориентированным на традиционный учет, не дает необходимого результата.

Применение КИСП оказывает влияние:

на процедуры, которые  использует аудитор в процессе получения  достаточного представления о системах бухгалтерского учета и внутреннего  контроля предприятия;

на процесс оценки неотъемлемого риска (inherent risk) и риска системы средств контроля (control risk);

на разработку и  осуществление аудитором тестов системы контроля и процедур проверки по существу, необходимых для достижения цели аудита – формирования аудиторского заключения. 

Во время планирования аудиторских процедур, на которые  может оказать влияние среда  КИСП проверяемого предприятия, аудитор  обязан рассмотреть, каким образом  использование КИСП влияет на аудит, и оценить значимость (significance) и сложность (complexity) процессов функционирования КИСП, а также доступность данных КИСП для использования в аудите. 

Под значимостью  понимается такая степень влияния  автоматизированной обработки данных на информацию и утверждения (assertions), содержащиеся в финансовой отчетности, которую следует принимать во внимание.

Сложной прикладная программа КИСП считается в случаях, если:

объем операций таков, что пользователям тяжело обнаружить и исправить ошибки, допущенные в  процессе обработки;

программа автоматически  формирует значительное количество бухгалтерских проводок и в автоматическом режиме передает их в другие прикладные программы;

компьютер выполняет  сложные финансовые расчеты и (или) в автоматическом режиме формирует  операции либо проводки, которые не могут быть проверены по отдельности;

обмен операциями с  другими организациями осуществляется в электронном виде, причем данные не просматриваются и не проверяются  человеком.

Далее аудитор изучает  структуру КИСП клиента, в частности  степень концентрации или распределения  компьютерной обработки данных в  рамках хозяйствующего субъекта, ее влияние  на распределение обязанностей исполнителей и доступность компьютерных данных для непосредственного изучения. Первичные документы, компьютерные файлы и другая информация, необходимые  для составления аудиторских  доказательств, могут существовать только в течение короткого периода  времени или в формате, доступном  только для просмотра на компьютере. В этом случае аудитор применяет  специальные методы исследования информации.

Вместе с тем, поскольку  многие контрольные процедуры, используемые в системе бухгалтерского учета  предприятия, в КИСП представляют собой  набор специальных алгоритмов, аудитору следует иметь соответствующую  квалификацию, необходимую для их изучения и оценки. Аудитор должен хорошо ориентироваться в современных  автоматизированных программных системах учета, контроля и анализа, знать  принципы распределения функций  и взаимного контроля среди работников, принимающих участие в процессе обработки учетной информации. Для  проведения аудита в компьютерной среде  аудитор обязан:

обладать дополнительными  знаниями в области систем обработки  экономической информации;

иметь представление  о техническом, программном, математическом и прочих видах обеспечения КСБУ;

владеть терминологией  в области компьютеризации;

четко себе представлять особенности технологии и последовательность процедур компьютерной обработки учетной  информации;

знать организацию  работы бухгалтерии в условиях КИСП;

уметь работать на компьютере с основными офисными программами;

иметь практический опыт работы с разными системами  бухгалтерского учета, анализа, правовыми  и справочными системами, специальными информационными системами аудита. 

С учетом разнообразия и сложности компьютерных технологий аудитору желательно быть первоклассным  специалистом по компьютерному бухгалтерскому учету. Даже если у аудитора нет достаточных знаний, Международный стандарт аудита (МСА) 401 «Аудит в условиях компьютерных информационных систем» обязывает его приглашать эксперта в области информационных технологий (использование услуг сторонних экспертов регламентируется МСА 620 «Использование работы эксперта»). 

Основные направления  взаимодействия аудитора с экспертом  относительно систем компьютерной обработки  данных следующие:

оценка законности приобретения и лицензионной чистоты  бухгалтерского программного обеспечения, которое функционирует в системе  компьютерной обработки данных;

оценка надежности системы компьютерной обработки  информации в целом;

проверка правильности и надежности алгоритмов расчетов;

формирование на компьютере необходимых аудитору регистров  аналитического учета и отчетности. 

Однако и в этом случае аудитор обязан иметь достаточное  представление о компьютерной системе  клиента в целом, чтобы правильно  планировать, направлять и контролировать работу эксперта. Нужно понимать, что  эксперт оценивает компьютерную систему обработки данных, а аудитор  – достоверность информации, которая  содержится в отчетности, сформированной с помощью этой системы.

 Изучение и  оценка КИСП

 Аудит в условиях  автоматизированных систем учета  зависит от степени автоматизации  бухгалтерского учета, контроля  и аудита, наличия методик проведения  автоматизированного аудита, доступности  учетных данных, сложности обработки  информации.