Теоретические и методологические основы учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. В журнале регистрации (форма № КО-3) приходные и расходные кассовые ордера регистрируются раздельно. Приходные ордера регистрируются в разделе «Приходные документы», расходные в разделе «Расходные документы». По каждому документу составляется дата его составления, номер, сумма и целевое назначение. Нумерация осуществляется с начала года в порядке возрастания отдельно по приходу и расходу.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитываются в кассовой книге.

Каждое предприятие ведет только кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитываются в кассовой книге.

Каждое предприятие ведет только кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

 Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Платежное поручение выписывается в случае, когда инициатива платежа исходит от плательщика при наличии на его расчетном счете денежных средств. Оформление платежного поручения имеет место по таким операциям как уплата платежей в бюджет, во внебюджетные фонды. Срок предъявления платежного поручения в банк – не позднее 10 дней с даты выписки.

Платежное требование – расчетный документ, предусматривающий, что инициатива в погашении платежа в данном случае исходит от поставщика. Документ выписывается в трех экземплярах и вместе с отгрузочными документами при реестре направляется в банк покупателя. Последний оставляет у себя отгрузочные документы и помещает их в картотеку №1. Платежное требования направляются плательщику для акцепта, то есть согласия на оплату. При согласии оплатить плательщик заверяет все экземпляры платежных требований подписями лиц, уполномоченных распоряжаться счетом, и оттиском печати и возвращает в банк. Первый экземпляр служит основанием для списания средств с расчетного счета плательщика и после этого помещается в документы дня банка. Второй экземпляр направляется банку, обслуживающему поставщика. Третий экземпляр вместе с отгрузочными документами возвращается плательщику как расписка в приеме и совершении оплаты.

Типичные ошибки при заполнении счетов-фактур.

Счет-фактура служит основанием для принятия предъявленных сумм НДС к налоговому вычету (в соответствии с правилами ст. 171, 172 НК РФ), а также основанием к возмещению НДС (в соответствии со ст. 176 НК РФ).

Порядок заполнения счетов-фактур до сих пор остается одним из самых наболевших вопросов, связанных с возмещением НДС.

Рассмотрим типичные ошибки, допускаемые при выставлении и оформлении счетов-фактур.

Срок выставления счета-фактуры. При реализации товаров (работ, услуг) плательщик НДС обязан выставить покупателю счет-фактуру не позднее пяти дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг) (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Однако при выставлении счетов-фактур следует учитывать особенности условии заключения договоров поставки, учета и расчетов при отгрузке товаров (оказания услуг) в отдельных отраслях, связанных с непрерывными долгосрочными поставками в адрес одного и того же покупателя, такие, как непрерывный отпуск товаров и оказание услуг по транспортировке одним и тем же покупателям электроэнергии, нефти, газа, оказание услуг электросвязи, банковских услуг, ежедневная многократная реализация в адрес одного покупателя хлеба и хлебобулочных изделий, скоропортящихся продуктов питания и т. д.

В этих случаях допускается составление счетов-фактур в соответствии с условиями договора поставки, заключенного между продавцом и покупателем товаров (услуг), актами сверки осуществленных поставок и выставление счетов-фактур покупателям одновременно с платежно-расчетными документами, но не реже одного раза в месяц и не позднее 5-го числа месяца следующего за истекшим месяцем.

Составление счетов-фактур и регистрацию их в книге продаж следует производить в том налоговом периоде, в котором состоялась реализация этих товаров (оказание услуг) в соответствии с принятой организацией учетной политикой для целей налогообложения.

Заполнение счета-фактуры. Требования к оформлению счетов-фактур изложены в п. 5 и 6 ст.169 НК РФ, а также в приложении 1 к Правилам ведения журналов учета полученных и выстеленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденным постановлением Правительства РФ от 02. 12. 2000 № 914 (далее — Привила).

Невыполнение требований, не указанных в п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ, не является основанием для отказа в принятии к вычету суммы НДС, предъявленной продавцом (изготовителем, подрядчиком, исполнителем).

В счете-фактуре должны быть указаны:

1. Порядковый номер (он ведется  в соответствии с делопроизводством, организованным у налогоплательщика) и дата выписки счета-фактуры (указывается календарная дата (число, месяц, год), когда продавец (изготовитель, исполнитель и т. п.) выставляет счет-фактуру).

2. Наименование (для коммерческих  организаций — фирменное наименование, для индивидуальных предпринимателей  — имя), адрес (для индивидуальных  предпринимателей место жительства, для юридических лиц — место  нахождения покупателя в соответствии  с учредительными документами), идентификационный номер налогоплательщика и покупателя Указанные сведения необходимо определять исходя из норм ст. 19, 20, 54 ГК РФ и ст. 84 НК РФ Показатели «ИНН покупателя» и «ИНН продавца» дополнены кодом причины постановки на учет (КПП).

3. Наименование и адрес грузоотправителя  и грузополучателя. При оказании  услуг, когда отсутствуют понятия  «грузоотправитель» и «грузополучатель», в соответствующих строках ставятся  прочерки.

Указанный метод заполнения счета-фактуры продавцом не распространяется на заполнение им соответствующих строк счета-фактуры, касающихся информации о покупателе, являющемся одновременно грузополучателем. В данном случае при реализации товаров в стр. 4 счета-фактуры продавец указывает полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес, а в стр. 6 — полное или сокращенное наименование покупателя в соответствии с учредительными документами

4. Номер платежно-расчетного документа  в случае получения покупателем (подрядчиком, исполнителем) аванса или иных платежей (например, задатка) в счет предстоящих поставок (или выполнения работ, оказания услуг).

Здесь может возникнуть вопрос, какие документы относятся к «платежно-расчетным» при оформлении счета-фактуры. Это зависит от того, какую форму расчетов с поставщиком применяет организация. Если используется безналичная форма расчета то согласно п. 2.3 Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации, утвержденного Центральным банком РФ от 03. 10. 02 № 2-П, при осуществлении безналичных форм расчетов используются следующие расчетные документы платежные поручения, аккредитивы, чеки, платежные требования, инкассовые поручения.

Если расчеты осуществляются с использованием наличных денежных средств, то согласно Федеральному закону от 22. 05. 2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в стр. 5 счета-фактуры должен быть указан номер чека и дата покупки.

При получении авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг) в счете-фактуре, выписываемом в одном экземпляре, по стр. 5 указываются реквизиты расчетных документов, на основании которых осуществляются операции по перечислению денежных средств на счет поставщика товаров (работ, услуг).

При отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг) в счет ранее полученных авансовых платежей в счете-фактуре также следует указывать номер платежно-расчетного документа, на основании которого был получен платеж.

5. Наименование поставляемых товаров (с употреблением их общепринятых  названий и в необходимых случаях  — кодов, например, кодов ТН ВЭД), видов выполненных работ, оказанных  услуг и единицы измерения (в  штуках, литрах, тоннах, килограммах и т. п.).

6. . Количество (объем) поставленных (отгруженных) товаров, работ, услуг по данному счету-фактуре исходя из принятых по этому документу единиц измерения (например, 20 т., 40 л., 50 м. и т. д.).
7. . Цена (тариф) за единицу измерения по договору (контракту) без включения в нее НДС и в случаях применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя НДС, с учетом налога.
8. . Стоимость товаров (работ, услуг) за все количество поставляемых (отгружаемых) но счету-фактуре товаров (работ, услуг) без включении в нее НДС.
9. . Сумма акцизов (только подакцизным товарам).

10. Налоговая ставка (ее размер  определяется в соответствии  со ст. 164 НК РФ) При этом если  установлена нулевая ставка, то  и ее нужно указывать.

11. . Сумма НДС, предъявляемая покупателю (заказчику) товаров (работ, услуг) и определяемая исходя из применяемых налоговых ставок.
12. . Стоимость всего количества поставляемых (отгружаемых) по счету-фактуре товаров (работ, услуг) с включением в нее суммы НДС.
13. . Страна происхождения товара (если это отечественный товар, то не нужно указывать Россию).
14. . Номер грузовой таможенной декларации (если товар ввезен на таможенную территорию Российской Федерации).

При реализации товаров, страной происхождении которых не является Россия, обязательно заполняются гр. 10 и 11.

Если нет возможности, то можно не указывать единицу измерения товаров (работ, услуг), количество товаров (работ, услуг), цену (тариф) за единицу измерения.

Такие реквизиты, как «Страна происхождения» и «№ ГТД» указываются только по импортным товарам. При этом, если поставщиком в гр. 10 «Страна происхождения» указана "Россия", это не является нарушением при заполнении счета-фактуры. Следует учесть, что Налоговым кодексом РФ не предусмотрено обязательного проставления прочерков в случае не указания отдельных сведений в счете-фактуре.

Счет-фактуру обязательно должны подписать (п. 6 cт. 169 НК РФ):

• Руководитель организации. При этом нужно указывать наименование этого органа в полном соответствии с учредительными документами организации (например, генеральный директор ОАО) Если в организации создан Единоличный исполнительный орган, то он и подписывает счет-фактуру, если в организации существует Коллективный исполнительный орган (и Единоличного исполнительного органа нет), то счет-фактуру подписывает лицо, возглавляющее коллективный исполнительный орган организации (например, председатель правления полного товарищества и т. д.);
• главный бухгалтер организации. Он подчиняется непосредственно руководителю организации и подписывает документы, в частности счет-фактуру.

Если счет-фактуру выставляет индивидуальный предприниматель то он и подписывает этот документ с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации, к которым относятся регистрационный номер, дата выдачи свидетельства, наименование органа власти, выдавшего его, номер и дата решения о регистрации, т. е. данные, которые позволяют точно идентифицировать налогоплательщика.

Подписать счет-фактуру вместо руководителя и (или) главного бухгалтера вправе также и иные лица, уполномоченные на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Данное положение не распространяется на индивидуальных предпринимателей.

При подписании счетов-фактур для расшифровки подписи продавцу следует указывать инициалы и фамилию.

Налогоплательщики могут вносить в счет-фактуру изменения, но они не должны нарушать последовательность расположения и число показателей счета-фактуры, в том числе счет-фактура может быть заполнен комбинированно (компьютерным и ручным способом).

Не подлежат регистрации в книге покупок и книге продаж счета-фактуры, имеющие подчистки и помарки (п. 29 Правил). Исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления. Регистрация в книге покупок счетов-фактур с внесенными в них исправлениями производится в том налоговом периоде, в котором счета-фактуры с указанными исправлениями получены.