Теоретические основы учета и аудита расчетов с подотчетными лицами

Содержание

 

 

Введение………………………………………………………………………2

1. Теоретические основы учета и аудита расчетов с подотчетными лицами……………………………………3
2. Нормативно-законодательная база аудита расчетов с подотчетными лицами……………………………………7
3. Методика аудита расчетов с подотчетными лицами…..10
4. Заключение……………………………………………….20
5. Список литературы……………………………………....21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организации часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность аудита расчетов с подотчетными лицами.Достижение поставленной цели обуславливает решение следующих задач:

рассмотреть порядок учета, состав первичных и учетных регистров  расчетов с подотчетными лицами в  соответствие с действующими правилами  бухгалтерского учета и нормативными документами;

рассмотреть этапы проведения аудиторской  проверки расчетов с подотчетными лицами;

.Поскольку расчеты с подотчетными  лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки  достаточно трудоемок. В тоже  время сами операции весьма  однообразны, а методы и процедуры проверки просты. Будут рассмотрены типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами.

 

 

 

 

1.. Теоретические основы учета и аудита расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами являются только работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы [1]. Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.С каждым работником, внесенным в список постоянных получателей денег на хозяйственно операционные расходы, должен быть заключен договор о материальной ответственности. Выдача денег под отчет регулируется Порядком ведения кассовых операций и оформляется только расходными кассовыми ордерами [18].Подотчетными суммами называются денежные авансы (суммы), выдаваемые подотчетным лицам из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также расходы по командировкам. Неизрасходованные подотчетные суммы должны быть возвращены в кассу одновременно с предоставлением в бухгалтерию авансового отчета.Подотчетные лица обязаны представлять в установленные сроки авансовые отчеты об использование подотчетных сумм.

Авансовый отчет - это  документ унифицированной формы (утвержденный Госкомстатом РФ), составляемый и предоставляемый  в бухгалтерию предприятия подотчетными лицами. В нем указывается полученная подотчет сумма (в рублях и/или валюте), фактически произведенные расходы, остаток неизрасходованных сумм или перерасход. К авансовому отчету прилагаются все оправдательные документы на расход подотчетных сумм: командировочное удостоверение, отчет по командировке, квитанции, счета и другие документы на оплату услуг, материалов и других платежей. Авансовый отчет сдается в бухгалтерию под расписку, проверяется бухгалтером на комплектность, утверждается руководителем и служит основанием для списания израсходованных подотчетных сумм или возмещение перерасхода.

Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются [1].

В командировку может  быть отправлен только штатный работник организации, с которым заключен договор. Не могут быть отправлены в  командировку беременные женщины и  работники младше 18 лет. Некоторых  работников можно отправить в  командировку только с их письменного согласия [1].

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически  на каждом предприятии и весьма разнообразны:

- приобретение запасных  частей, материалов, топлива за наличный  расчет, канцелярских товаров, оплата  почтово-телеграфных расходов;

- оплата мелкого ремонта  оргтехники, транспортных средств;

- расходы на командировки  по территории Российской Федерации  и за границу;

- представительские расходы  [22].

Деньги под отчет  могут получить только сотрудники данной организации, состоящие с ней в трудовых отношениях, уполномоченные руководителем на право совершать хозяйственные, административные, представительские и другие расходы, а также сотрудники, направляемые по распоряжению руководства данной организации в служебные командировки. В организации создается приказ руководителя (о порядке выдачи подотчетных сумм на операционно-хозяйственные и командировочные расходы), в котором определяется круг лиц, имеющих право на получение денежных средств, размер подотчетных сумм и сроки сдачи отчетов.

В авансовом отчете в  строке «назначение аванса» указывается  один из вариантов (командировочные  расходы, на приобретение ГСМ, на хозяйственные  операции, на закупку ТМЦ, на оплату услуг, на операционные расходы и  др.). Виды хозяйственных и административных расходов, на которые сотрудники предприятия получают деньги под отчет, должны быть предусмотрены в утвержденной смете расходов, которая составляется на год и утверждается на собрании учредителей (акционеров), совете директоров. К оправдательным документам по расходованию подотчетных сумм можно отнести:

- документы, подтверждающие  факт получения ТМЦ с указанием  наименований полученных ценностей  (товарные чеки, накладные, счета-фактуры,  квитанции и т.п.). При приобретении  ТМЦ за наличные деньги к  авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие их приобретение (чеки и копии чеков из магазинов, квитанции от ПКО и накладные оптовых организаций, фактуры складов) и документы, подтверждающие их оприходование на склад (приходная фактура, роспись кладовщика в сопровождающей фактуре и др.).

- документы, подтверждающие  факт оплаты полученных ТМЦ  с указанием стоимости покупки  (квитанции к ПКО, чеки ККМ,  документы, приравненные с бланком  строгой отчетности, командировочное  удостоверение, чек АЗС, копия чека магазина, накладная, квитанция на оплату услуг) [18].

Все хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств  из кассы предприятия или из банка  под отчет.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее  трех рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с приложением подтверждающих документов об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Неиспользованные наличные деньги, выданные под отчет, должны быть возвращены в кассу предприятия не позднее трех дней по истечении срока, на который они были выданы, либо немедленно после утверждения авансового отчета руководителем. Деньги в новый подотчет выдаются только при условии полного расчета по предыдущей подотчетной сумме. Запрещено выдавать наличные деньги, выданные под отчет, напрямую от одного лица другому лицу.

Если подотчетные суммы по истечении  трех дней, после установленной для  отчета даты, не сданы в кассу или по ним не предъявлен отчет, они включаются в облагаемый подоходным налогом совокупный доход работника. Если подотчетные суммы были выданы без установления срока их возврата и на момент проверки такие суммы отражены по Дт сч.71 «Расчеты с подотчетными лицами», оснований для включения в облагаемый доход не имеется. По окончании года, если эта сумма будет необоснованно списана с подотчетного лица без документов, подтверждающих произведенные расходы, она подлежит включению в совокупный доход с обложением подоходным налогом на общих основаниях [24].

Учет по расчетам с  подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности  подотчетных лиц организации  или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основе расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам [22].

Многочисленные и разнообразные  операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в  следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

Баланс предприятия (ф. № 1) (стр. баланса 236 - прочая дебиторская  задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев, и стр. 628 - прочие займы, подлежащие погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты);

Отчет о движении денежных средств (ф. № 4);

Главной книге;

При журнально-ордерной форме учета операции по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами отражается в журнале-ордере № 7. Это комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это значит, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка, и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм ил получение денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные  кассовые ордера на суммы, выданные под  отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса и утвержденные руководителем организации. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода [18].

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», если они могут быть удержаны из заработной платы работники или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника [22].

Можно сделать вывод, что расчеты с подотчетными лицами на сегодняшний день актуальны, и  правильность учета этих расходов должна касаться каждого.

 

 

 

 

 

2. Нормативно-законодательная  база аудита расчетов с подотчетными  лицами

Ведение бухгалтерского учета организации должно быть строго регламентировано, то есть подчинено  определенным правилам.Существует целый свод правил, по которым ведется бухгалтерский учет. И отступление от этих правил ведет к серьезным ошибкам в бухгалтерской и налоговой отчетности, в определении финансовых результатов деятельности организации, приводит к злоупотреблениям со стороны материально-ответственных лиц.

Общие документы по расчетам с подотчетными и командированными лицами:

Закон «О бухгалтерском  учете», содержит перечень обязательных реквизитов первичных документов (статья 9, п. 2). Разрешает составлять документы  на машинных носителях (статья 9, п. 7). Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов (статья 9, п. 3). Обязывает директора организации и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц подписывать первичные бухгалтерские документы по операциям с денежными средствами (статья 9, п. 3).

Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 г. № 51 - ФЗ, договор  купли - продажи от 26.01.1996 г. № 14 ФЗ, а  также дает определение подотчетным лицам, подотчетным суммам, командировкам и т.д.

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30. 12.2001 г. № 197 - ФЗ, (Принят ГД ФС РФ 21.12.2008), по состоянию на 01 февраля 2008 г. Кодекс предусматривает необходимые  документы для отправки в командировку работника, а также их оформление.