Требования к содержанию и составлению бухгалтерских документов

Наблюдения  показывают, что нарушение одной  из сторон (бухгалтерией или обслуживаемой ею организацией) обоюдно согласованных графиков приводит к тому, что поступающие с опозданием машинные регистры не используются за ненадобностью. Это значит, что в основе организации автоматизированного бухгалтерского учета должна быть заложена качественная подготовка и своевременная сдача документов.

Исследования, проведенные в организациях, показали, что информация об основной и предпринимательской  деятельности организаций и их структурных  подразделений используется далеко не полностью, а в ряде случаев не используется вообще. В числе главных причин этого можно назвать низкий уровень классификации и кодирования документов, стандартизации и унификации, а также способов их составления, сбора, обработки и хранения. Эти причины порождают противоречия между сравнительно большим, непрерывно возрастающим объемом информации и малой величиной коэффициента полезного использования информационных источников, имеющих тенденцию к снижению. Наличие информации не всегда гарантирует возможность принятия правильного решения. Ее нужно обработать, систематизировать, проанализировать и выводы в качестве новой или вторичной информации будут способствовать принятию оптимального решения.

К сожалению, приходится констатировать, что бухгалтерские  архивы ведутся в большинстве  случаев из ряда вон плохо. В тех учреждениях, где они есть, и в централизованных бухгалтериях архивы представляют собой груду необработанной, почти совсем не систематизированной информации. В большинстве бухгалтерий не предусмотрена должность архивариуса-специалиста по учету, занимающегося воспроизводством запасов информации, способного по первому требованию предоставить документы, необходимые для контроля или экономического анализа финансовой и хозяйственной деятельности.

Выпиской документов занято огромное количество учетчиков, кладовщиков, инженерно-технических и медицинских работников, Т.к. исходные данные о материальных ценностях, произведенной и отпущенной продукции, использовании машин и оборудования заносятся в первичные документы вручную. Время, затрачиваемое на рукописное составление документа, примерно в 80 раз больше скорости мышления и в 20–25 раз больше нормальной скорости речи. Такое несовершенство в составлении и обработке документов является причиной наличия ошибок в экономических сведениях, поступающих от структурных подразделений в централизованную бухгалтерию. Отсутствие четкой организации в движении первичной документации неизбежно приводит к необоснованной загрузке вычислительной техники, увеличивает объем подготовительных работ (особенно ручных) и снижает оперативность действия автоматизированных систем управления. Иерархическое построение АСУ требует строгой увязки информации между различными уровнями. Это вызывает дополнительные требования более глубокой проработки вопросов совершенствования документационных процессов. Обобщение практики позволяет сделать вывод, что основными недостатками существующих документационных процессов в бухгалтериях являются:

• отсутствие единой научно обоснованной классификации документов одного и того же вида в организациях (по формату, оформлению, терминологии, написанию);
• неоправданное дублирование, как отдельных документов, так и содержащихся в них реквизитов;
• несовершенство способов составления и размножения документов;
• нерациональность традиционно сложившихся в организациях маршрутов документов.

В учреждениях  работа по совершенствованию документационных процессов неотделима от анализа  сложившегося документооборота. На основе проведенных исследований доказывается, что на практике часто отождествляют  понятие «совершенствование документооборота» и «сокращение количества документов». Дело не только в количестве документов и в объеме отчетности. Важно, нужны ли данные документы и насколько эффективно они используются для целей контроля и оперативного управления деятельностью организации, а также составлением и последующей обработки. Часто бывает более целесообразным идти по пути унификации документации, систематизации и машинной обработки отчетности.

Исследования  показали, что совершенствование  документации и документооборота в организациях предполагает проведение комплекса организационных мероприятий:

• методическое обеспечение – разработка положений о документообороте, как в организациях, так и в подразделениях (должностных инструкций для работников, связанных с созданием и обработкой документов, программ проектирования);
• материально-техническое обеспечение – изготовление новых бланков документов, установка соответствующего оборудования;
• обучение сотрудников работе с документами, организации семинаров, инструктажей.

Эффективность организации работы с документами в бухгалтерии определяется рядом факторов:

• унификация и стандартизация;
• применение единых методов и способов документирования;
• внедрение единых норм, правил, регламентирующих организацию документных работ.

Использование документов невозможно без их классификации, позволяющей правильно формировать номенклатуру дел и последующее их использование в оперативных, контрольных и аналитических целях. Удобство доступа к информации во многом определяется особенностями ее структурирования, т.е. к какому блоку отнести те или иные документы.

В настоящих  условиях расширяется число пользователей  учетной информацией, особенно внешних (инвесторов, кредиторов), что, в свою очередь, превращает, бухгалтерскую  документацию и бухгалтерскую отчетность организации в важнейший источник достоверной и надежной информации о показателях деятельности организаций для оценки его финансового и имущественного положения. Это требует установления действенного контроля за качеством учетной информации, от степени достоверности которой, будет зависеть эффективность принимаемых управленческих решений.

4. Хранение бухгалтерских документов

Согласно Положению  по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в  Российской Федерации, утвержденному  Министерством финансов РФ от 29.07.98 г. №34H (в редакции Приказа Минфина РФ от 24.0З.2000 г. №31H), на главного бухгалтера возложена ответственность за обеспечение сохранности документов в период работы с ними и за своевременную передачу их в архив.

Известно, что к некоторым первичным документам и учетным регистрам приходится обращаться и через несколько лет после их составления (например, при проведении судебно-бухгалтерской экспертизы, проведении документальной налоговой проверки или ревизии). Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские балансы и отчеты подлежат обязательному хранению в соответствии с установленным порядком, обеспечивающим быстроту и удобство поиска необходимого документа. Сроки хранения бухгалтерских документов установлены «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15 августа 1988 года, с учетом изменений, внесенных Государственной налоговой службой РФ и Федеральной архивной службой 27 июня 1996 года.

Сроки хранения документов дифференцированы в зависимости  от их значимости:

• срок 1 год установлен для хранения переписки о сроках предоставления бухгалтерской и финансовой отчетности;
• 5 лет хранятся квартальные балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, протоколы заседаний по рассмотрению и утверждению квартальных балансов и отчетов, главная книга, контрольные книги, журналы, ведомости, вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета, шахматные журналы, кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, оборотные и накопительные ведомости по аналитическим и синтетическим балансовым счетам, кассовые оправдательные документы, акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций и материалы к ним, первичные документы к ним, первичные документы, фиксирующие факты совершения;
• 10 лет хранятся годовые балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, передаточные и разделительные балансы, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых бухгалтерских балансов и отчетов, инвентарные описи, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий по рассмотрению сличительных ведомостей, другие материалы по инвентаризации зданий, сооружений, книги по учету зданий и сооружений;
• 75 лет хранятся лицевые счета рабочих и служащих. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться тоже в течение 75 лет.

Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса. При прекращении  деятельности организации документы, связанные с начислением и  выплатой заработной платы персоналу, подлежат обязательной сдаче в государственные архивы.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы  учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их пользования) должны храниться организацией не менее 5 лет после года, в котором  они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Для хранения однородных документов заводятся дела в соответствии с номенклатурой. Номенклатура дел  должна быть в каждом структурном  подразделении, включая бухгалтерию. Номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру всей организации. В дела должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.

Документы, помещенные в дело, должны быть оформлены в соответствии с требованиями нормативных актов.

Принципы формирования дел бухгалтерского архива:

• первичные документы хранятся отдельно от регистров бухгалтерского учета;
• каждая партия первичных документов за текущий месяц, относящаяся к тому или иному регистру бухгалтерского учета, комплектуется отдельно в хронологическом порядке и сопровождается справкой для архива, в которой указывается месяц и год, шифр синтетического счета, номера документов и количество листов;
• кассовые документы, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами, другие документы (например, счета-фактуры) должны быть подобраны в хронологическом порядке и по окончании текущего месяца переплетены.

В папке должно содержаться до 250 листов, толщиной не более 4 см.

Документы постоянного  и временного сроков хранения группируются в дела отдельно; отдельно хранятся годовые планы и отчеты – от квартальных и месячных; подлинники – отдельно от копий; в дело должно быть включено по одному экземпляру каждого документа. При наличии в деле документов за несколько месяцев, их разделяют листами бумаги с указанием месяца. После составления заголовков дел и установления сроков хранения каждого дела производится систематизация заголовков. Они в номенклатуре должны быть расположены в определенной последовательности, исходя из важности документов и их взаимосвязи.

Сложились определенные правила группировки в дела по видам документов и их хронологии. Первыми помещают дела с организационно-распорядительными  документами вышестоящих организаций, затем идут дела с организационно-распорядительными документами самой организации (положения, приказы, распоряжения, уставы, инструкции и т.д.) с приложениями к ним. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основание для создания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.

Отчетные документы  хранятся в делах того года, к  которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени  их составления или даты получения. Так, отчет за 2007 год, составленный в 2008 году, должен быть отнесен к 2007 году.

Лицевые счета  работников организации по заработной плате группируются в самостоятельные  дела и располагаются в них  в порядке алфавита фамилий. Протоколы – заседаний собраний акционеров организации группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется  в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

В дело подшиваются  только те документы, которые предусмотрены  в нем номенклатурой. Если появились  новые документы, не предусмотренные  номенклатурой, то заводится самостоятельное  дело, название которого записывается в номенклатуру под резервным номером. Для дел, содержащих ценные документы, может составляться и по мере надобности постоянно дополняться внутренняя опись, которая помещается в начале дела. Внутренняя опись может содержать следующие грифы: номера подшиваемых документов по порядку, индексы документов, даты составления документов, заголовки документов, количество листов в документах.

К сожалению, приходится констатировать, что бухгалтерские  архивы в организациях в большинстве  случаев ведутся плохо.

Заключение

Итак, рассмотрев тему: документация хозяйственных операций можно выделить несколько важных выводов:

Бухгалтерский учет является документальным. Отражение  хозяйственных операций на счетах производится только на основании документации. Документ – это письменное доказательство действительного осуществления хозяйственной операции и права на ее совершение. Качество бухгалтерского учета зависит, прежде всего, от правильности и своевременности составления документов. Роль и значение документов велики. Они служат для предварительного и последующего контроля над сохранностью имущества, за законностью и целесообразностью хозяйственных операций.

Бухгалтерскими  документами оформляются любые  хозяйственные операции в той  последовательности, в какой они  совершаются. Это обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов учета; юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организаций; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности, поскольку документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.