Учета расчетов с подотчетными лицами

В счете-фактуре должны быть указаны: порядковый номер счета-фактуры  и дата выписки; наименование продавца в соответствии с учредительными документами; идентификационный номер продавца (ИНН); наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес; идентификационный номер покупателя (ИНН); наименование товара (работы, услуги); стоимость (цена) товара (работ, услуг); налоговая ставка; сумма налога на добавленную стоимость.

Счет-фактура подписывается руководителем  и главным бухгалтером поставщика, а также лицом ответственным  за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации.

Третий вид - итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении  в течение 3 дней после окончания  командировки по приказу представить  подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания (форма №Т-10а), в бухгалтерию - авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств (Приложение 5). Для ввода в информационную базу программы 1С:Предприятие авансового отчета в типовой конфигурации предназначен документ «Авансовый отчет». Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца.

Документ «Авансовый отчет» имеет  форму, заполняемую на двух закладках.

На первой закладке «Лицевая сторона» указывается информация, которая в авансовом отчете отражается на лицевой стороне. На второй закладке «Оборотная сторона» заполняется табличная часть, соответствующая оборотной стороне авансового отчета.

Прежде всего, на первой закладке нужно установить тип авансового отчета - «рублевый» или «валютный». В зависимости от этого суммы выдаваемых средств и суммы расходов указываются в рублях или в иностранной валюте. При этом дополнительно запрашивается валюта, в которой выдавался аванс.

Реквизит «Сотрудник» заполняется выбором из справочника «Сотрудники».

Если предоставляется авансовый  отчет о расходовании полученных денежных средств, то в реквизите  «Наименование аванса» указывается, на какие цели был выдан аванс.

На закладке «Лицевая сторона» указывается также сумма выданного аванса, количество приложенных к авансовому отчету оправдательных документов. Если расчеты с сотрудником по предыдущему авансовому отчету полностью не завершены, то указывается сумма задолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчету. Ее можно ввести вручную или с помощью кнопки «Показать». Во втором случае в документе будет показано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

Закладка «Оборотная сторона» диалога позволяет ввести данные в табличную часть документа.

В ней нужно указать:

- дату или интервал дат совершения расходов;

- выбрать корреспондирующий счет и объекты аналитического учета;

- указать общую сумму расходов на указанные цели согласно представленным оправдательным документам или по расчету (суточные);

- назначение расходов (кому, за что и по какому документу).

При проведении документа по каждой строке табличной части будут  сформированы проводки по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (субсчет 71.1) и дебету счета, на которые списываются затраты данного наименования.

Авансовый отчет составляется в  одном экземпляре подотчетным лицом  и работником бухгалтерии.

Проверенные бухгалтерией авансовые отчеты утверждаются руководителем  предприятия, после чего принимается  к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным  лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому  ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных  денежных сумм в установленном порядке.

Таким образом, к итоговой документации относятся: авансовый  отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки.

 

 

2.3. Аналитический и  синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

Синтетическиё учёт расчётов с подотчётными лицами в ООО «Автостройсервис» ведётся на активно-пассивном счёте 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Бухгалтер ООО «Автостройсервис» пользуется типовыми проводками и первичной документацией, приведенной в таблице 1.

Таблица 2.1

Типовые проводки и первичная документация по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

 

Дебет	Кредит	Содержание хозяйственной  операции	Первичные документы
71	60	Выданы под отчет  денежные средства.	№ КО-2 «Расходный кассовый ордер»
08, 10	71	Произведены подотчетными лицами расходы по приобретению:  - внеоборотных активов,  - материалов и их доставкой.	№ АО-1 «Авансовый отчет»,  № М-7 «Акт о приемке материалов».
19	71	Отражен на основании  счетов-фактур поставщиков НДС по приобретенным производственным запасам, предназначенным для производства продукции (работ, услуг), облагаемой налогом на добавочную стоимость, и расходам по их заготовлению и доставке.	Счет-фактура
20, 23, 25, 26, 44	71	Произведены подотчетными лицами расходы, относящиеся к:  - основному производству,  - вспомогательному производству,  - общепроизводственным нуждам,  - общехозяйственным нуждам,  - расходам по продаже продукции.	№ АО-1 «Авансовый отчет»
19	71	Выделен НДС по произведенным  подотчетными лицами расходам в пределах установленных норм.	Счет-фактура
50	71	Возвращены подотчетные  суммы в кассу организации.	№ КО-1 «Приходный кассовый ордер»
91	71	Произведены подотчетными лицами расходы социального характера.	№ АО-1 «Авансовый отчет»
70	71	Удержана задолженность  по подотчетным суммам из оплаты труда.	№ Т-49 «Расчетно-платежная  ведомость»,  № Т-51 «Расчетная ведомость»

 

Рассмотрим  конкретные примеры осуществления  расчётов с подотчётными лицами в  ООО «Автостройсервис».

Пример 1. Заместитель директора Гайнуллин И.И. был направлен в командировку в Казань сроком на 4 дня с 5 по 8 марта 2012 г. включительно в связи с производственной необходимостью.

Сумма аванса – 2800 руб. исходя из следующего расчёта: проезд в оба конца 1000 руб. Проживание в гостинице – 1400 руб. (700 руб.× 2 дня), суточные – 400 руб. (100 руб. × 4 дня).

Фактические расходы  по окончании командировки составили 2980 руб. учитывая заявление Гайнуллина И.И. на имя директора организации об увеличении размера суточных в связи с более высоким уровнем цен в г. Казань, в соответствие с решением генерального директора суточные были установлены в размере 120 руб. в день, а всего на 480 руб. (120 руб. × 4 дня). Кроме того, Гайнуллин И.И. представил в бухгалтерию квитанцию об оплате за проживание в гостинице на сумму 1500 руб. (750 руб. × 2 дня).

В учёте производственные расходы в пределах действующих норм ставили 2800 руб. (100 руб. ×4 дня + 700 руб.× 2 дня + 1000 руб.); сверх норм – 180 руб. (2980 руб. – 2800 руб.). В соответствие с приведёнными выше операциями в учёте следует отразить следующие записи.

Таблица 2.2

Бухгалтерские проводки, используемые в ООО «Автостройсервис»

№ п/п	Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма (руб.)
	Выдан аванс Гайнуллину И.И.	71	50	2800
	Расходы Гайнуллина И.И. включены в состав текущих расходов организации	26	71	2800
	Сумма перерасхода  по командировке	71	50	180

 

Подотчётное лицо Гайнуллин И.И. в соответствие со служебным заданием для направления в командировку и отчёта о его выполнении в указанные сроки (в течение трёх дней со дня возвращения из командировки) представил авансовый отчёт об израсходованных суммах. Бухгалтером Самойловой И.Д. было проверено целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т.д.).

Пример 2. Следующим примером учёта расчётов с подотчётными лицами в ООО «Автостройсервис» является удержание невозвращенных своевременно менеджером отдела продаж подотчётных сумм.

Работник Фаттахов И.Э. 21.06.2012 года получил наличные денежные средства под отчёт для поездки в командировку в сумме 1500 руб. Командировка была отменена. Работник не возвратил в срок неизрасходованный аванс.

В этом случае бухгалтерия ООО «Автостройсервис», руководствуясь ст.124 КЗоТ РФ, установила, что для погашения задолженности работника своему предприятию организация произведёт удержания из сумм оплаты труда, в частности, для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку.

В соответствие с этим в бухгалтерском учёте организации были сделаны следующие записи.

Таблица 2.3

Бухгалтерские проводки, используемые в ООО «Автостройсервис»

№ п/п	Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма (руб.)
	выданы подотчётному лицу денежные средства на командировочные расходы	71	50	1500
	списана подотчётная  сумма, своевременно не возвращённая работником	94	71	1500
	удержана из оплаты труда  работника задолженность по авансу, выданному под отчёт	70	94	1500

 

Пример 3. Секретарю Сагдеевой К.К. 16.07.2012 г. было выдано 2000 руб. в подотчет на покупку канцтоваров. Сагдеева 17.07.2012г. предоставила авансовый отчет с чеками, товарными накладными на 900 руб., остаток подотчетных средств 1100 руб. вернула в кассу организации.

В соответствие с этим в бухгалтерском учёте организации были сделаны следующие записи.

Таблица 2.4

Бухгалтерские проводки, используемые в ООО «Автостройсервис»

№ п/п	Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма (руб.)
1.	Выданы подотчётному лицу денежные средства	71	50	2000
2.	Предоставлен авансовый  отчет	26	71	900
3.	Остаток подотчетных  средств возвращен в кассу	50	71	1100

 

Для контроля за правильным расходованием подотчетных сумм в ООО «Автостройсервис» установлены предельные размеры (нормативы) отдельных видов представительских расходов. Данные нормативы утверждены приказом руководителя организации от 15 января 2012 года.

Таким образом, на примере ООО «Автостройсервис» была рассмотрена организация учета расчётов с подотчётными лицами, а также общая теория учёта данных расчётов. Как правило, в организациях достаточно активно ведётся учёт данных операций. Расчеты с подотчётными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны.

Рассмотрев практические аспекты организации учёта расчётов с подотчётными лицами в ООО «Автостройсервис», следует отметить, что данные операции в организации ведутся в соответствии с нормативно-правовыми документами, регламентирующими расчёты с подотчётными лицами, а также ведётся строгий и чёткий контроль за правильностью отражения рассматриваемых операций в бухгалтерском учёте организации.

В курсовой работе нами рассмотрены такие вопросы  как: понятие подотчетных лиц, сумм, право и порядок получения  денег под отчет при направлении  подотчетных лиц в служебные  командировки, на хозяйственные нужды, документальное оформление соответствующих операций, отражение расчётов с подотчётными лицами в бухгалтерском учёте.

 

3. Мероприятия по совершенствованию  учета расчетов с подотчетными  лицами

 

В ООО «Автостройсервис» в командировку направляется любой сотрудник организации по усмотрению руководителя, так как не утвержден круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет. Это может привести к тому, что при проверке, налоговые органы посчитают, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен. А значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня. Хотя денежные средства под отчет на предприятии выдаются на более длительный срок. Данный недостаток повлечет за собой штрафные санкции.

Чтобы избежать это, на предприятии  необходимо создать приказ, в котором  должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение  средств под отчет. Также в  приказе должны быть установлены:

- сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер;

- порядок представления авансовых отчетов;

- запрещение выдачи денег работнику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу;

- запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного работника другому.