Учет, аудит и анализ дебиторской и кредиторской задолженности (по материалам ООО "Консалтинг-МГ")

2.3 Аудит расчетов с дебиторами и кредиторами

 

В ООО "Консалтинг-МГ" система внутреннего контроля определена в первую очередь инвентаризацией, в том числе и расчетов с дебиторами и кредиторами. Порядок внутреннего контроля за финансово-хозяйственной деятельностью организации и деятельность внутреннего аудитора определена в Уставе Общества и должностной инструкцией внутреннего аудитора.

Порядок проведения инвентаризации в ООО "Консалтинг-МГ" устанавливается приказом руководителя. Приказ является письменным заданием на проведение инвентаризации. В частности, в приказе указан:

Состав рабочей инвентаризационной комиссии

Перечень инвентаризируемого имущества и обязательств

Сроки проведения инвентаризации

Причины инвентаризации

Как указано в учетной политике ООО "Консалтинг-МГ" "в целях обеспеченна достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности производится инвентаризация:

дебиторской и кредиторской задолженности не реже 1 раза в год".

Инвентаризация дебиторской и  кредиторской задолженности проводилась  в четвертом квартале перед сдачей годового баланса.

План и программа проведения внутреннего аудита кредиторской и  дебиторской задолженности (расчётов с поставщиками и покупателями) в ООО "Консалтинг-МГ" построены с учётом результатов проверки системы внутреннего контроля. При этом план аудита охватывает следующие основные направления проверки:

правовая оценка договоров с  поставщиками и покупателями с позиций действующего законодательства;

организация первичного учёта операций по расчётам с поставщиками и покупателями;

организация бухгалтерского учёта  операций по расчётам с поставщиками и покупателями;

организация налогового учёта операций по расчётам с покупателями и заказчиками.

Содержание плана и программы  проверки учёта расчётов с поставщиками и покупателями в ООО "Консалтинг-МГ" приведены в Таблице 1 и 2 Приложения 12.

При проведении аудита организации  первичного учета по разделу учета  дебиторской и кредиторской задолженности использованы следующие методы сбора аудиторских доказательств:

Проверка достоверности (полноты и точности) фактов списания товарно-материальных ценностей. Проводя эту процедуру, сверялись данные первичных приходных документов с договорами на поставку с тем или иным поставщиком или покупателем.

Проверка соблюдения графика документооборота. Договоры проверялись на предмет соответствия требованиям Гражданского Кодекса РФ (часть 1, главы 9 - 18).

В ходе проверки было установлено наличие договоров поставки по проведенным сделкам, проверена правильность их оформления, наличие возникновения и причину образования просроченной задолженности.

Далее выборочно проверялись расчетные  операции с поставщиками по данным расчетно-платежных документов и учетных регистров по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Остаток по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" сверялись с данными ости контрагентов и задолженности перед контрагентами числятся на счетах учета в реальных значениях.

В состав выборки включались поставщики, расчетные операции с которыми осуществляются систематически, и суммы расчетов с которыми существенны. В процессе проверки выяснялась дата проведения и характер операций, правильность применения цен по поступившим ценностям, полнота их оприходования, обоснованность выделения НДС.

Наиболее эффективным способом проведения данной процедуры является инвентаризация. Это одна из важнейших процедур аудита расчетов с поставщиками и покупателями, так как операции с дебиторской задолженностью и погашением ее наличными денежными средствами представляют возможность для мошенничества, растрат и искажений данных финансовой отчетности.

В ходе проведения процедуры проверки соответствия данных аналитического учета  оборотам и остаткам по счетам синтетического учета проверялась полнота и достоверность отражения на счетах синтетического учета расчетов с поставщиками и покупателями. Проводилась сверка методом пересчета - определение достоверности сумм кредиторской и дебиторской задолженностей в части расчетов с покупателями и покупателями, отраженных в отчетности ООО "Консалтинг-МГ".

Инвентаризация расчетов с покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, рабочими и служащими, депонентами и др. дебиторами и кредиторами, а также с банками по ссудам в ООО "Консалтинг-МГ" заключается в выявлении по соответствующим документам остатков и проверки обоснованности сумм, числящихся на счетах. Внутренний аудитор и члены инвентаризационной комиссии устанавливают сроки возникновения задолженности по счетам дебиторов и кредиторов, ее реальность и лиц, виновных в пропуске исковой давности. Результаты инвентаризации расчетов оформляются актом. Анализ имеющихся на проверяемом предприятии материалов инвентаризации расчетов или проведение инвентаризации самим аудитором дает возможность сосредоточить внимание на более тщательной проверке расчетов, по которым установлены расхождения, неувязки, неясности.

Однако при оценке соответствия правил ведения учёта и порядка  отражения информации в бухгалтерской  отчётности требованиям законодательства и нормативных документов были выявлены нарушения.

В ходе инвентаризации расчётов была выявлена дебиторская задолженность  ОАО "СВГВХ", срок давности которой истёк в декабре 2006 г. А эта задолженность продолжала числиться на сч.62. Следует создать резерв под задолженность ОАО "СВГВХ" и списать её счёт резерва по сомнительным долгам.

Проверка расчетов с подотчетными лицами, показала, что расходные  материалы используют работники  структурных подразделений, а учет и контроль операций осуществляет главный бухгалтер (а также внутренний аудитор). Поэтому лучше, чтобы учет и контроль подобных операций осуществляли бухгалтера структурных подразделений. В компьютерной системе учета целесообразно, чтобы персонал, ответственный за отражение данных по финансовому положению, не занимался обработкой данных по хозяйственным операциям.

Необходимо отметить, что в ООО "Консалтинг-МГ" к методам проверки расчетных взаимоотношений относится выборочная инвентаризация счетов. Кроме того, за период с 2006 - 2007 годы в организации не проводилась инвентаризация расчетов с подотчетными лицами.

В конце каждого отчетного периода  бухгалтерия ООО "Консалтинг-МГ" формирует бухгалтерскую отчетность, данные каждой формы отражают итоги деятельности организации за соответствующий период.

Сведения, содержащиеся в бухгалтерском  Балансе и Отчете о прибылях и  убытках (Приложение 6), служат информационной базой для проведения анализа финансового состояния организации.

В процессе исследования финансово-хозяйственной  деятельности ООО "Консалтинг-МГ" был проведен аудит бухгалтерской отчетности за 2006-2007 годы. Ответственность за подготовку данной отчетности несет исполнительный орган ООО "Консалтинг-МГ". Особенное внимание было уделено Форме № 5 "Дебиторская и кредиторская задолженность".

Аудит расчетов с дебиторами и кредиторами  в ООО "Консалтинг-МГ" показал, что информация о дебиторской и кредиторской задолженности отражается в бухгалтерском балансе в развернутом виде: счета расчетов, имеющие дебетовое сальдо, приводятся в активе, а кредитовое сальдо - в пассиве.

По стр.230 баланса отражается дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты; задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты, отражается по стр.240.

Кредиторская задолженность представлена общей суммой по стр.620 и в разрезе счетов расчетов, имеющих кредитовое сальдо. Данные по этим строкам баланса взаимосвязаны со статьями раздела 2 "Дебиторская и кредиторская задолженность" формы № 5, в котором приводятся сведения об изменении дебиторской и кредиторской задолженности за отчетный год.

Раскрывая дополнительные сведения о  наличии на начало и конец отчетного  года отдельных видов дебиторской  и кредиторской задолженности в  формы № 5, ООО "Консалтинг-МГ" выполняет требования п.27 ПБУ 4/99. Однако в бухгалтерской отчетности отсутствует пояснительная записка, где должны быть приведены результаты анализа выполнения расчетно-платежной дисциплины, просроченной кредиторской и дебиторской задолженности, полноты перечисления соответствующих налогов в бюджет, уплаченных (подлежащих уплате) штрафных санкций за неисполнение обязательств перед бюджетом.

В соответствии с п.134 Методических рекомендаций о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации в пояснительной записке подлежат раскрытию данные статей, по которым в бухгалтерском балансе отражаются прочие дебиторы и кредиторы (стр.235, 246 и 628).

 

Глава 3. Анализ дебиторской и кредиторской задолженности в ООО "Консалтинг-МГ"

3.1 Организация анализа дебиторской и кредиторской задолженности

 

Важнейшее значение в совокупности методов анализа отводится анализу  дебиторской и кредиторской задолженности. С их помощью находят оптимальное соотношение между долгами дебиторов и кредиторов, добиваются более высокой эффективности использования денежных средств, управляют платежеспособностью предприятия.

Основные направления анализа  дебиторской и кредиторской задолженности  позволяют выявить основные направления  нерационального управления оборотными средствами.

 

Рис.4. Нерациональное управление оборотными средствами

 

Например, анализ состояния расчетов с подотчетными лицами в ООО "Консалтинг-МГ" производиться по документам (авансовым отчетам) и по сотрудникам - подотчетным лицам. На основании анализа выявляются задолженности подотчетных лиц перед организацией и организации перед подотчетными лицами, выполняется контроль за расходованием денежных средств подотчетными лицами. Анализ позволяет ООО "Консалтинг-МГ":

оптимизировать расходы, производимые ею через подотчетных лиц;

осуществлять поиск незачтенных  подотчетных сумм сотрудников и  организации;

осуществлять поиск задолженностей по авансовым выдачам [35].

Анализ взаиморасчетов с поставщиками (подрядчиками) в случаях, когда контрагент является только поставщиком (подрядчиком) и когда один и тот же контрагент может быть и покупателем, и поставщиком, производиться по документам (счетам), в разрезе договоров и в целом по организациям.

На основании анализа выявляются задолженности по расчетам с поставщиками (подрядчиками), выполняется контроль за исполнением обязательств сторонами. Анализ позволяет ООО "Консалтинг-МГ":

осуществлять поиск неоплаченных контрагентам-поставщикам (подрядчикам) расчетных документов (счетов);

осуществлять поиск задолженностей в целом по договорам (контрактам) с контрагентами-поставщиками (подрядчиками);

осуществлять поиск задолженностей в целом по контрагентам-поставщикам (подрядчикам);

прогнозировать капитал организации  с учетом наличия капитала на текущий момент и задолженностей организации перед поставщиками (подрядчиками) на дату составления отчетных данных.

Анализ взаиморасчетов с покупателями (заказчиками) в случаях, когда контрагент является только покупателем (заказчиком) и когда один и тот же контрагент может быть и покупателем, и поставщиком, может производиться по документам (счетам), в разрезе договоров и в целом по организациям.

На основании анализа выявляются задолженности по расчетам с покупателями (заказчиками), выполняется контроль за исполнением обязательств сторонами. Анализ позволяет ООО "Консалтинг-МГ":

осуществлять поиск неоплаченных контрагентами-покупателями расчетных  документов (счетов);

осуществлять поиск задолженностей в целом по договорам (контрактам) с контрагентами-покупателями (заказчиками);

осуществлять поиск задолженностей в целом по контрагентам-покупателям (заказчикам);

прогнозировать капитал организации  с учетом наличия капитала на текущий  момент и задолженностей покупателей (заказчиков) перед организацией на дату составления отчетных данных.

По результатам анализа привлекательности всех контрагентов-покупателей для ООО "Консалтинг-МГ" контрагенты разделены по группам с очень высокой, высокой, средней, низкой и очень низкой привлекательностью для их дальнейшей работы (сотрудничества) с организацией.

Специализированная (внутренняя) бухгалтерская отчетность по учету расчетов позволяет ООО "Консалтинг-МГ":

осуществлять контроль за движением  дебиторской и кредиторской задолженности  с целью улучшения расчетно-платежной  дисциплины в организации;

осуществлять контроль состояния  дебиторской задолженности, списанной  в убыток вследствие неплатежеспособности должников с целью ее взыскания  в случае изменения имущественного положения должников;

осуществлять контроль за погашением задолженностей виновными лицами по обязательствам вследствие причиненного вреда;

получать информацию о суммах дебиторской  и кредиторской задолженности и  сроках (датах) их погашения.

Данные используются, в частности, при составлении платежного календаря организации. В этом документе по каждой задолженности указываются: срок (дата) оплаты; сведения об организации-кредиторе; реквизиты документа, подтверждающего задолженность; сумма задолженности, подлежащая оплате; отметка об оплате (указываются реквизиты платежного документа, подтверждающего перечисление денежных средств) и др. Сведения о кредиторских задолженностях указываются в документе в последовательности дат (сроков) их погашения.

Платежный календарь является оперативным  финансовым планом поступлений и  выплат денежных средств. Позволяет заранее прогнозировать потребность в денежных средствах, корректировать поступления и выплаты денежных средств, не допуская разрывов в движении денежных средств.