Учет кассовой наличности и денежных документов

Лимит остатка кассы для  предприятий устанавливается банком по согласованию с предприятием в  размере, необходимом для обеспечения  нормальной работы предприятия. Лимит  определяется исходя из объемов налично-денежного  оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

Сверх установленного лимита деньги могут храниться в кассе  только в дни выплаты заработной платы в течение трех дней, включая  день получения денег в банке. Всю денежную наличность сверх лимита предприятия обязаны сдавать непосредственно в дневные или вечерние кассы банков, а также инкассаторам.

Для установления лимита остатка  наличных денег в кассе предприятие  представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка  кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу».

Лимит остатка кассы может  пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе предприятия (в случае изменения  объемов кассовых оборотов, условий  сдачи выручки и др.), а также  в соответствии с договором банковского  счета.

В том случае, когда предприятие  имеет несколько счетов в разных банках, лимит остатка кассы устанавливает  один из банков, а в другие банки  достаточно представить копию такого решения.

2.3 Инкассация денежных  средств

Для того чтобы остаток  наличных денег в кассе на конец  рабочего дня не превышал лимита, организация  для передачи денег в банк может  заключить договор с инкассаторской службой учреждения банка или  специализированной инкассаторской службой, имеющим лицензию Банка России на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств и других ценностей.

Порядок оформления и передачи наличных денег инкассаторам предусмотрен положением ЦБ РФ от 9 октября 2002 г. № 199-П  «О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории РФ».

Заключив договор, организация  заказывает изготовление специального пломбира, на котором должны быть выгравированы  номер и сокращенное наименование организации или ее фирменный  знак.

Образцы оттисков пломбиров, которыми будут опломбировываться  сумки, организация представляет в  подразделение инкассации. Образцы  оттисков пломбиров заверяются руководителем  подразделения инкассации. Один экземпляр  заверенного образца пломбы передается организации для предъявления инкассаторам при получении ими сумок с  ценностями, второй экземпляр - в кассовое подразделение кредитной организации  для осуществления контроля при  приеме денег от инкассаторов. Количество сумок, выдаваемых организации, определяется объемом инкассируемой выручки. На каждой сумке проставляется порядковый номер.

Кассир организации к  каждой сдаваемой инкассаторам сумке  с денежной наличностью выписывает препроводительную ведомость:

Первый экземпляр препроводительной  ведомости вкладывается в сумку;

Второй экземпляр (накладная  к сумке) передается инкассатору  при получении им сумки;

Третий экземпляр (копия  препроводительной ведомости) остается у кассира.

Третий экземпляр препроводительной  ведомости с подписью и печатью  инкассатора служит основанием для  составления бухгалтером расходного кассового ордера (форма № КО-2) и для отражения в кассовой книге расхода наличных денег  по кассе организации. Сумка с  денежной наличностью пломбируется кассиром организации таким образом, чтобы предотвратить ее вскрытие.

Перед получением ценностей  инкассатор-сборщик предъявляет  кассиру организации документ, удостоверяющий личность, доверенность на получение  ценностей, явочную карточку и порожнюю сумку. Кассир организации предъявляет  образец оттисков пломбиров, сумку  с ценностями и два экземпляра препроводительной ведомости.

Инкассатор-сборщик принимает  сумку с ценностями с проверкой  целости упаковки, наличия целых  и четких оттисков пломб, соответствия их имеющемуся образцу, проверяет правильность заполнения препроводительной ведомости  и передает кассиру организации  порожнюю сумку и явочную карточку для заполнения. Затем инкассатор проверяет соответствие суммы, указанной  в явочной карточке кассиром, суммам в накладной и копии препроводительной  ведомости, сумм цифрами и прописью, номера сумки, указанного в явочной  карточке и сопроводительных документах, номеру принимаемой сумки, после  чего на копии препроводительной  ведомости расписывается, ставит печать и дату приема сумки.

Исправления при заполнении явочной карточки не допускаются. Неправильно  произведенная запись зачеркивается, на свободном поле явочной карточки делается новая запись, заверенная подписью кассира организации.

Производить записи в явочной  карточке инкассатору не разрешается.

Для учета денежных средств, выданных из кассы организации для  зачисления на ее расчетный счет, но еще не зачисленных по назначению, предназначен счет 57 «Переводы в  пути». Основанием для принятия к  учету по счету 57 «Переводы в пути»  сумм (например, при сдаче выручки  от продажи) могут быть копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам.

Расходы, связанные с оплатой  услуг, оказываемых кредитными организациями (в том числе услуг по инкассации), являются операционными расходами (п. 11 ПБУ 10/99). Такие расходы принимаются  к бухгалтерскому учету в сумме, исчисленной в денежном выражении, равной величине оплаты в денежной и иной форме или величине кредиторской задолженности (подп. 14.1, 6 ПБУ 10/99). Для их учета предназначен счет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы»; для учета расчетов с банком может использоваться счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Сумму оплаты услуг по инкассации обычно списывают со счета организации  в безакцептном порядке в начале месяца, следующего за расчетным.

По мере оплаты услуг по инкассации и получения счетов-фактур организация в общеустановленном  порядке может предъявлять уплаченные суммы НДС к вычету в соответствии со ст. 170--172 НК РФ.

При исчислении налога на прибыль  затраты на оплату услуг по инкассации учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством  и реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

2.4 Документирование кассовых  операций

Основанием для отражения  в учетных регистрах движения наличных денежных средств служат унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 (в ред. от 3 мая 2000 г.) (см. Табл. 1)

Документы, являющиеся основанием для совершения кассовых операций, поступают в бухгалтерию, где  работники бухгалтерии в соответствии со своими должностными обязанностями:

-- проверяют правильность  оформления документов, их соответствие  действующему законодательству  и характеру совершаемых операций, а также наличие необходимых письменных указаний руководителя организации или лиц, уполномоченных им на совершение хозяйственных операций;

-- оформляют приходные  и расходные кассовые ордера  или заменяющие их документы;

-- получают необходимые  подписи уполномоченных лиц, предусмотренные  бланками кассовых документов;

-- регистрируют (до передачи  в кассу) в журнале регистрации  приходных и расходных кассовых  документов (форма № КО-3);

-- передают кассиру приходные  и расходные кассовые ордера  или заменяющие их документы  вместе с приложенными к ним  оправдательными и распорядительными  документами.

Таблица 1

Формы первичной учетной  документации по учету кассовых операций

Номер унифицированной формы	Наименование формы	Порядок применения
КО-1	Приходный кассовый ордер	Для оформления поступления  наличных денег в кассу организации
КО-2	Расходный кассовый ордер	Для оформления выдачи наличных денег из кассы организации
КО-3	Журнал регистрации приходных  и расходных кассовых документов	Для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов
КО-4	Кассовая книга	Для учета поступлений  и выдач наличных денег организации  в кассе
КО-5	Книга учета принятых и  выданных кассиром денежных средств	Для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным  операциям

 

 

1.Оформление кассовых  документов в бухгалтерии.

Документы заполняются в  одном экземпляре четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или  выписываются на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления  в этих документах не допускаются.

Приходный кассовый ордер  и квитанция к приходному кассовому  ордеру, которая является его частью, заполняются одновременно и подписываются  главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением  руководителя предприятия. Квитанция  приходного ордера выдается только после  получения денег.

Расходный кассовый ордер  подписывается руководителем организации  и главным бухгалтером или  лицом, на это уполномоченным.

Расходные кассовые ордера, оформленные на основании платежных (расчетно-платежных) ведомостей на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться  только в день их составления.

Выдача приходных и  расходных кассовых ордеров или  заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

2. Оформление кассовых  документов кассиром.

Кассир при получении  приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов:

-- проверяет наличие и  подлинность на документах подписи  главного бухгалтера, а на расходном  кассовом ордере или заменяющем  его документе -- разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;

-- проверяет правильность  оформления документов;

-- проверяет наличие перечисленных  в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для  надлежащего оформления.

Прием наличных денег в  кассу. В случае соблюдения всех перечисленных  выше требований и соответствия документов кассир принимает наличные деньги.

При приеме наличных денег  кассир проверяет их платежеспособность в соответствии с Признаками платежеспособности банкнот и монет Банка России, утвержденными положением ЦБ РФ от 9 октября 2002 г. № 199-П.

Полученная кассиром сумма  должна соответствовать указанной в приходном кассовом ордере.

После приема денег кассир подписывает квитанцию и расшифровывает подпись (ставит фамилию и инициалы), заверяет печатью (штампом) кассира.

Квитанция к приходному кассовому  ордеру, подписанная главным бухгалтером  или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового  аппарата, выдается на руки сдавшему деньги.

Приходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы  погашаются штампом или надписью от руки «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются  излишком кассы и зачисляются  в доход предприятия.

Выдача наличных денег  из кассы. В соответствии с п. 14 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Выдача денег по расходным  кассовым ордерам. Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе  предприятия, производится по расходным  кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной  ведомости на основании заключенных  договоров.

Документы на выдачу денег  должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия  или лицами, на это уполномоченными. В тех случаях, когда на прилагаемых  к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и т. д. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна. В случае соблюдения всех перечисленных выше требований и соответствия документов кассир выдает наличные деньги. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир:

* требует предъявления  документа (паспорта или другого  документа), удостоверяющего личность  получателя.

На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном  кассовом ордере или заменяющем его  документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном  порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег  бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру;