Учет материалов в строительных организациях

"Бухучет в строительных организациях", 2012, N 2

УЧЕТ МАТЕРИАЛОВ В  СТРОИТЕЛЬСТВЕ

В общей системе бухгалтерского учета в строительстве учет материально-производственных запасов занимает важное место. Материальные затраты являются основным элементом  себестоимости строительной продукции. В статье освещены вопросы учета, отражения, перемещения, отпуска на производство, хранения, а также ответственности за порчу или хищение материальных ценностей.

Особенности учета в строительной отрасли

Существенной особенностью строительной отрасли является частый отпуск материальных ценностей на нужды строительства посредством лимитно-заборных карт (форма N М-8), которые выписываются в двух экземплярах на одно наименование материала (номенклатурный номер). Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению - потребителю материалов, а второй экземпляр остается на складе. Отпуск материалов в производство осуществляется работником склада при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. В лимитно-заборной карте структурного подразделения расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада - представитель структурного подразделения строительной организации.

Отпуск материалов на производство в строительных организациях производится в соответствии со сметой строительства. Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материалов другими производятся только по разрешению руководителя строительной организации, главного инженера или других лиц, на это уполномоченных.

Другая особенность строительной отрасли заключается в том, что  в ходе строительных работ применяется  значительное количество различных  однородных (навалочных) материальных ценностей, таких как цемент, щебень, песок и т.д. Отпуск такого рода материальных ценностей разрешено оформлять актом инвентаризации, проводимой рабочей комиссией организации на определенную дату. При этом количество ценностей, отпущенных в производство, определяют расчетным путем как разницу между остатком ценностей на начало отчетного периода с учетом их поступления в этом периоде и количеством ценностей, выявленных в результате их инвентаризации.

Для строительного производства характерны тесная взаимосвязь между  бухгалтерским учетом материальных ценностей и технико-экономическим учетом, который ведется сметно-производственными отделами.

Проведенные исследования показывают, что в структуре себестоимости  строительных работ (продукции) значительный удельный вес занимают материальные затраты. При осуществлении строительства применяются материалы, которые составляют основу объекта строительства. При группировке затрат в строительстве в качестве материальных ценностей также учитываются конструкции, детали, топливо, электроэнергия, пар, вода и т.д.

Для хранения материальных запасов подрядные строительно-монтажные организации могут иметь центральные и приобъектные склады, а также кладовые. Крупные организации имеют в своем составе специализированные подразделения по заготовлению, хранению и доставке материалов на строительные объекты, которые называются управлениями производственно-технологической комплектации.

Особенности строительной отрасли требуют закрепления  места хранения и материально  ответственных лиц отдельным  распорядительным документом.

Как правило, по строительным участкам, отдельным объектам строительствам (стройкам) материально ответственным лицом является руководитель участка или объекта строительства. Кроме того, в соответствии со ст. 245 Трудового кодекса Российской Федерации при совместном выполнении работниками строительной организации отдельных видов работ, связанных с применением переданных им ценностей, когда невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинение ущерба и заключить с ним договор о возмещении ущерба в полном размере, может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность, при которой письменный договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности за причинение ущерба заключается между строительной организацией и всеми членами коллектива (бригады).

Суть договора о коллективной (бригадной) материальной ответственности, регламентируемого Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85, сводится к следующему: ценности вверяются заранее установленной группе лиц, на которую возлагается полная материальная ответственность за их недостачу. Для освобождения от материальной ответственности член коллектива (бригады) должен доказать отсутствие своей вины. При добровольном возмещении ущерба степень вины каждого члена коллектива (бригады) определяется по соглашению между всеми членами коллектива (бригады) и работодателем. При взыскании ущерба в судебном порядке степень вины каждого члена коллектива (бригады) устанавливается судом.

Так как в строительно-монтажные  организации кроме основных производств  могут входить подсобные и вспомогательные хозяйства, то в бухгалтерском учете отдельно, но взаимосвязанно должны отражаться результаты основного производства, подсобных и вспомогательных производств. Причем необходимо отметить, что производство строительных конструкций, изделий, материалов и их реализация сторонним организациям считается промышленной деятельностью.

Учет материально-производственных запасов

Материальные затраты строительно-монтажных организаций подразделяются на прямые и накладные расходы в точном соответствии с группировкой статей затрат в сметных расценках, что позволяет осуществлять контроль за соблюдением сметной стоимости строительства, на базе которой, в частности, может рассчитываться договорная цена объекта.

Особенности и специфика строительной отрасли оказывают непосредственное влияние на систему организации учета материально-производственных ценностей при проведении строительных работ и обусловливают значительные различия по сравнению с другими видами деятельности.

Материальные затраты являются основным элементом себестоимости строительной продукции. В некоторых строительных организациях данный показатель доходит до 60% себестоимости объекта строительства. В условиях рынка расходы и доходы строительной организации тесно взаимосвязаны. Без тщательного анализа показателя себестоимости материалов строительная организация не сможет контролировать уровень затрат на выполнение и сдачу работ, сопоставлять его с выручкой и тем самым влиять на рост своего дохода.

Помимо специфики производства, определяемой видом деятельности, на ведение учета материально-производственных запасов оказывают влияние принятая организацией структура управления, правовая форма и другие факторы. Принимая во внимание эти обстоятельства, в учетной политике на предстоящий год строительная организация определяет, какие синтетические счета должны включаться в рабочий план счетов и какие субсчета должны открываться к этим счетам.

Правила организации бухгалтерского учета и формирования информации о материально-производственных запасах  в строительной организации регламентируются Положением по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н.

Принимая от материально ответственных  лиц первичные документы, подтверждающие операции по движению материальных ценностей, бухгалтер должен проверить их по существу совершенных хозяйственных  операций, удостовериться в правильности и полноте заполнения всех реквизитов, подлинности подписей должностных лиц. После этого проверяется правильность заполнения отчета о движении материальных ценностей.

Аналитический учет производственных запасов может быть организован двумя способами: количественно-суммовым или сальдовым.

Карточки количественно-суммового  учета отличаются от карточек учета  материалов лишь тем, что учет в них  ведется не только в натуральном, но и в денежном выражении. Информация о движении материальных ценностей в карточках количественно-суммового учета должна отражаться на основании первичных документов. Данный признак является недостатком, свойственным данному порядку учета материальных ценностей, так как происходит дублирование складского учета.

Карточка количественно-суммового учета материалов служит также основой для расчета стоимости материальных ценностей при их списании.

По каждому аналитическому счету  открываются оборотные ведомости, в которые ежемесячно переносятся  данные карточек количественного учета. Итоговые данные оборотных ведомостей сверяются с оборотами и остатками по соответствующему синтетическому счету главной книги.

В крупных и средних строительных организациях со значительной номенклатурой  материальных ценностей целесообразно  использовать сальдовый метод учета, при котором бухгалтерия не дублирует данные складского учета, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки учета материалов, ведущиеся на складе.

Ежедневно или в другие установленные  сроки (как правило, не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом или работник бухгалтерии переносит количественные данные об остатках на начало месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек учета материалов в сальдовую ведомость.

Бухгалтерия таксирует остатки  материалов по учетным ценам, выводит  их итоги по отдельным учетным  группам материалов и в целом по складу. Сальдовые ведомости могут вестись двумя способами. При первом способе ведомости открывают и ведут по материально ответственным лицам, при втором - в целом по организации. Решение о выборе формы ведения сальдовой ведомости принимает главный бухгалтер строительной организации.

В целях сокращения работы по переписке  наименований материальных ценностей  и других реквизитов на начало каждого  месяца сальдовые ведомости подготавливаются с необходимым количеством вкладных листов. При этом наименования материальных ценностей записываются в ведомости лишь в начале года (при их открытии).

Если в строительной организации  применяются отчеты о движении материальных ценностей, бухгалтер устанавливает  их натуральные показатели по твердым  учетным ценам, а отклонения от них учитывает на отдельном аналитическом (синтетическом) счете. Ежемесячно данные материальных отчетов обобщаются в денежном выражении в оборотных ведомостях, где систематизируются по корреспондирующим счетам дебетовые и кредитовые обороты по счетам учета материальных ценностей. Вышеуказанные ведомости открываются на месяц в разрезе синтетических счетов, субсчетов или групп материальных ценностей. Поскольку записи о движении производственных запасов в ведомости сделаны в учетных ценах, бухгалтерия распределяет суммы отклонений от учетных цен и корректирует записи в кредит материальных счетов. При этом суммы отклонений записываются отдельной строкой в конце ведомости. Путем сложения всех сумм прихода, расхода и остатка по учетным ценам и отклонений определяется фактическая себестоимость материальных ценностей в разрезе корреспондирующих счетов и в целом по строительной организации.

Данные накопительных ведомостей служат основанием для заполнения ведомости N 10 (10-а), которая используется в строительных организациях, где количество складов превышает пять; когда складов меньше пяти, применяется ведомость N 10-а.

Для обобщения информации о движении материальных ценностей на складах, а также в производстве (на стройплощадках, на участках) используется ведомость N 11 "Движение материальных ценностей (по учетным ценам) по цехам и цеховым складам", где, как и в ведомости N 10 (10-а), данные о движении материальных ценностей показываются в разрезе синтетических счетов, учетных групп и стоимости по учетным ценам. Причем применяется эта ведомость отдельно для учета движения материальных ценностей в цеховых складах и производстве. Записи в данной ведомости ведутся по данным производственных отчетов, обоснованных надлежащими документами. При этом сумма поступивших со складов материальных ценностей, выявленная в ведомости, должна равняться сумме, показанной в ведомости N 10 (10-а), а по расходу в целом по организации - как внутренний оборот.

Вышеприведенный порядок учета  материально-производственных запасов позволяет осуществлять систематический контроль за складским учетом, получать информацию об их наличии и движении, которая необходима для принятия управленческих решений на разных иерархических уровнях строительной организации.

Учет на складе

Склады бывают специализированные и общего назначения в зависимости от видов ценностей, для хранения которых они предусмотрены.

На складах общего назначения хранятся материальные ценности, для хранения которых не предусматриваются особые условия хранения. Специализированные склады предназначены для хранения специальных материалов (нефтепродуктов, цемента и других рассыпных строительных материалов, химикатов, лакокрасочных и т.д.). Данные склады требуют соответствующего оборудования и необходимых условий хранения.

Помещения, используемые в качестве склада, должны отвечать правилам пожарной безопасности и располагать инвентарем противопожарной безопасности. Склад должен быть также оснащен необходимым весоизмерительным и учетным оборудованием.

Строительные материалы передаются на ответственное хранение материально ответственным лицам, с которыми в соответствии с Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85 заключается договор о полной материальной ответственности. Главный бухгалтер обязан разъяснить обязанность и ответственность материально ответственному лицу до заключения такого договора.

Учет строительных материалов на складе организуется материально ответственным лицом и ведется им непрерывно под постоянным контролем бухгалтерии организации. Для складского учета строительных материалов используются карточки учета материалов (форма N М-17) по каждому их виду. Все записи в данных карточках должны производиться на основании первичных документов. Материально ответственное лицо должно располагать образцами подписей тех лиц, которые имеют право распоряжаться материальными ценностями. После каждой записи о поступлении или отгрузке материальных ценностей выводится сальдо.