Учет наличных денежных средств в коммерческих организациях

- списать  недостачу за счет средств  организации, если в недостаче отсутствует вина кассира.

Ревизию кассы проводят в те сроки, которые определены руководителем (кроме случаев обязательных инвентаризаций), бывает внезапной и происходит путем полного пересчета денежной наличности, а также документов, хранящихся в кассе (например, вексельных и почтовых марок, ценных бумаг и тому подобное). После пересчета наличности проводят сверку ее фактической суммы с данными учета по кассовой книге.5 По результатам проведенной ревизии составляют акт, в котором указывают суммы недостачи (излишка) денежных средств в кассе, причины их возникновения, а также приводится решение руководителя организации.

Необходимо отметить, что денежные расчеты наличными, а также с использованием пластиковых карт должны проводиться организацией с помощью контрольно-кассовой техники на основании Федерального закона от 22.05.2003 г. №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее Закон о ККТ). В целях приобретения контрольно-кассовой техники (далее ККТ), организация заключает договор с центром технического обслуживания, регистрирует ККТ в налоговой инспекции по месту постановки на учет и получает от налогового органа карточку регистрации ККТ.

Организации вправе осуществлять наличные денежные расчеты без использования ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи им соответствующих бланков строгой отчетности. Порядок проведения таких расчетов, а также учета, хранения и уничтожения бланков строгой отчетности установлен постановлением Правительства РФ от 06.05.2008г. №359. К бланкам строгой отчетности следует относить: квитанции, билеты, талоны, проездные документы, путевки, абонементы и другие документы, предназначенные для осуществления наличных расчетов. Формы бланков строгой отчетности утверждаются Минфином России. В случае если для определенного вида деятельности организации форма бланков строгой отчетности не установлена, то организации необходимо применять ККТ.                          

1.2 Синтетический и аналитический  учет операций с наличными  денежными средствами, переводов в пути

Движение наличных денежных средств в кассе организации проходит следующие две стадии:

- поступление  денежных средств в кассу (приход), в результате чего происходит увеличение суммы наличных денежных средств в кассе организации;

- выбытие  денежных средств из кассы (расход), в результате чего происходит уменьшение суммы наличных денежных средств в кассе организации.

Всю информация о наличии и движении денежных средств в кассе организации обобщают на счете 50 «Касса», к которому могут быть открыты субсчета:

- 50-1 «Касса  организации»;

- 50-2 «Операционная  касса»;

- 50-3 «Денежные  документы».

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе организации. Если организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» открываются соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты (допустим, 50-4 «Валютная касса», а также субсчета второго порядка (к примеру, 50-41 в долларах США, 50-42 - в евро).

Субсчет 50-2 «Операционная касса» открывают лишь в специализированных организациях. На субсчете 50-2 учитывают денежные средства в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов, вокзалов, кассах отделения связи и так далее. Его открывают организации лишь при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитывают находящиеся в кассе почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие вексельные документы. Денежные документы учитывают на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Учет поступления денежных документов осуществляют по накладной, которая выписывается кассиром в двух экземплярах. В целях учета денежных документов в иностранной валюте в рабочем плане счетов могут быть выделены соответствующие субсчета. Например, 50-31 - «Денежные документы в долларах США», 50-32 - «Денежные документы в евровалюте» и тому подобное.

Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. По дебету счета 50 «Касса» отражают поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. Соответственно, по кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.6 Учет денежных документов ведется по номинальной стоимости. При движении денежных документов составляют отдельный кассовый отчет, который передают бухгалтеру.

Синтетический учет кассовых операций ведут в ведомостях по поступлению и расходованию денежных средств и денежных документов, которые составляют по окончании отчетного периода на основании первичных документов.

Оплаченные в наличной форме путевки в санатории отражают при помощи следующей корреспонденции счетов:

Дебет 50-3 «Денежные документы»

Кредит 50-1 «Касса организации».

При выдаче путевок персоналу бесплатно либо с частичной оплатой делают бухгалтерскую запись:

Дебет 50-1 «Касса организации» - на сумму частичного платежа, внесенного работником

Дебет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» - на суммы, оплаченные организацией

Кредит 50-3 «Денежные документы».

Бланки строгой отчетности (трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов автотранспорта) учитывают на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».

В сроки, определенные руководством организации, но не реже, чем установлено действующими нормативными документами, в кассе проводят инвентаризацию денежной наличности и оформляют ее актом. На основании акта инвентаризации бухгалтеру нужно сделать в соответствующих случаях записи, приведенные в таблице 1.1.

 

Таблица 1.1

Порядок отражения в учете организации результатов инвентаризации

Содержание хозяйственной операции	Дебет	Кредит
Оприходованы наличные деньги, выявленные в процессе инвентаризации	50	91-1
Отражена недостача наличных денег в кассе организации	94	50
Сумма недостачи отнесена на материально ответственного работника	73	94

 

При приобретении денежных документов кассиром в учете делают запись:

Дебет 50-3 Кредит 50.

Если денежные документы приобретают другим лицом, то нужно использовать счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При выбытии денежных документов кредитуется счет 50 и дебетуется счет учета источников возмещения затрат (таблица 1.2).

Таблица 1.2

Порядок отражения в учете организации операций

по выбытию денежных документов

Содержание хозяйственной операции	Дебет	Кредит
Списана стоимость почтовых марок, использованных для пересылки корреспонденции	26	50-3

 

В случае если почтовые марки выдаются должностным лицам (допустим, секретарю) для постепенного использования, то в бухгалтерском учете такую выдачу оформляют как выдачу подотчетных сумм (таблица 1.3).

Таблица 1.3

Порядок отражения в учете организации операций по выдаче почтовых марок

Содержание хозяйственной операции	Дебет	Кредит
Выданы почтовые марки, использованные для пересылки корреспонденции	71	50-3
Списана стоимость почтовых марок	26	71

 

Организации, ведущие расчеты с населением, основную часть наличных денег получают в кассу в виде наличной выручки:

Дебет 50

Кредит 90.

Кроме того, наличные денежные средства вносятся в кассу подотчетными лицами, рабочими и служащими, покупателями, а также другими контрагентами.  

Подотчетные лица - это работники организации, получающие авансом денежные суммы на предстоящие командировочные и административно-хозяйственные расходы. Список подотчетных лик утверждает руководитель организации.7

Подотчетные суммы подлежат в учете на активном синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами отражают при помощи следующих записей (таблица 1.4).

Таблица 1.4

Учет расчетов с подотчетными лицами по хозяйственным расходам

Содержание хозяйственной операции	Дебет	Кредит
Выдача денежных средств подотчетному лицу	71	50
Оприходованы материальные ценности по учетной стоимости	10	71
НДС по приобретенным материальным ценностям	19-3	71

 

Организации, у которых нет возможности сдавать денежную наличность в обслуживающий банк, могут сдавать ее в кассы кредитных организаций, сберегательные кассы либо кассы почтовых отделений через инкассаторов банка или отделения связи. В период с момента передачи денежной наличности инкассаторам (кредитным организациям), почтовым отделениям (сберегательным кассам) до момента их зачисления на расчетный счет, указанные денежные средства считаются переводами в пути.

В целях обобщения денежных средств (переводов) в пути используют счет 57 «Переводы в пути».

Начальное сальдо (по дебету) отражает наличие денежных средств, находящихся в пути на начало ответного периода. Дебетовый оборот показывает зачисление денежных средств в переводы в пути, кредитовый оборот - из переводов на соответствующие счета.

Синтетический учет по счету 57 ведут в журнале-ордере (кредитовый оборот) и в ведомости (дебетовый оборот). Основанием для принятия на учет по счету 57 денежных средств (переводов) служат квитанции кредитной организации, сберегательной кассы, почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам и так далее.

Суммы наличных денежных средств, сданных указанным организациям либо инкассаторам, отражают в учете следующей записью:

Дебет 57 Кредит 50.

Зачисление денежных средств на расчетный счет отражают в виде следующей записи:

Дебет 51 Кредит 57.

Движение денежных средств (переводов) в иностранной валюте учитывают на счете 57 обособленно.        

Необходимо отметить, что современный автоматизированный учет денежной наличности в кассе дает следующие преимущества:

- формировать и изменять совокупности синтетических и аналитических счетов по учету денежных средств и денежных документов;

- создавать  первичные кассовые документы;

- составлять  учетные регистры по регламенту  и запросам разных пользователей.

 

 

 

 

 

Схему автоматизации учета кассовых операций представим на рис.1.1.

  

 

 

 

 

Рис.1.1 Схема автоматизации учета кассовых операций

Совокупность счетов бухгалтерского учета денежных средств и денежных документов загружают в справочник (компьютерный план счетов), содержание которого соответствует составу счетов, субсчетов и типовых проводок. В целях осуществления аналитического учета кроме справочника хозяйственных операций формируют другие справочные массивы, включающие в себя такие обязательные реквизиты, как «код», «наименование», а также основные признаки объекта учета (к примеру, справочники валют, сотрудников подотчетных лиц и другое).

Современная автоматизация учета операций, связанных с движением денежных средств и денежных документов, позволяет бухгалтеру и кассиру избавиться от «ручного» оформления приходных, расходных кассовых ордеров и других первичных учетных документов. Кроме того, практически исключить ошибки, описки и другие неточности, сопровождающие ручной вариант учета.      

 

 

 

2. Особенности учета операций с наличными денежными средствами, проблемы и направления их совершенствования (на примере Муниципального унитарного предприятия «Пассажирское автотранспортное предприятие №1 города Ярославля»)

2.1 Организация учета операций с  наличными денежными средствами и денежными документами на предприятии

Бухгалтерский учет в Муниципальном унитарном предприятии «Пассажирское автотранспортное предприятие №1 города Ярославля» (далее МУП «Пассажирское автотранспортное предприятие №1 города Ярославля») ведется бухгалтерской службой, возглавляемой главным бухгалтером. В структуре бухгалтерской службы имеются заместитель главного бухгалтера, бухгалтер по взаиморасчетам, бухгалтер расчетчик и 2 диспетчера - кассира (рис.2.1).

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.2.1 Организационная структура бухгалтерии МУП «Пассажирское автотранспортное предприятие №1 города Ярославля»