Учет расчетов по оплате труда в бюджетной сфере

     Основными документами для начисления заработной платы являются приказы руководителя учреждения о зачислении, увольнении и перемещении сотрудников в соответствии с утвержденными штатами и ставками заработной платы, табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы и другие документы. Они должны поступать в бухгалтерию и обрабатываться соответствующим образом.

     Начисление заработной платы и пособий производится один раз в месяц и отражается в учете в последний день месяца. Авансы начисляются в суммах, не превышающих половину заработка, причитающегося работнику по итогам работы за месяц без распределения по видам надбавок и доплат.

     Начисление заработной платы за месяц и выплата за вторую половину месяца производится по Расчетно-платежной ведомости (ф.0504401), в которой указываются табельные номера, фамилии и инициалы работников, суммы начисленной заработной платы, пособий, выданного аванса, удержанных налогов и т.д.

     Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию производится кассиром по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам осуществляются, как правило, по расходным кассовым ордерам.

     Расчеты с работниками при уходе в отпуск или увольнении производится в записке-расчете (ф. 0504425), номер и дата которой должны соответствовать номеру и дате приказа о предстоящем отпуске или увольнении. В ней указывается период, на который предоставляется отпуск, количество расчетных дней основного и дополнительного отпусков, заработная плата по месяцам с указанием отработанных дней, а также по видам источников, средний месячный и дневной заработки, сумма за отпуск за текущий и будущий месяцы, удержания из заработной платы и выплаченная зарплата.

     Начисленные суммы переносятся в расчетно-платежную ведомость, открытую на текущий месяц. Если разовые расчеты по заработной плате при уходе в отпуск или увольнении не совпадают с общим расчетом, то выплаты в межрасчетный период производятся по платежной ведомости или расходным кассовым ордерам. Выплаченная сумма записывается в графе «Выплаты в межрасчетный период» расчетно-платежной ведомости.

     В платежной ведомости (ф. 0504403) по каждому работнику указываются фамилия, имя, его табельный номер, сумма к получению и расписка в получении суммы. На практике, кроме платежно-расчетных ведомостей, на каждого работника открывают карточки-справки (ф. 0504417), в которых отражают дату поступления его на работу, основной оклад, количество детей и иждивенцев, данные о приеме на работу и переводах, об использовании отпусков, количестве отработанных дней по месяцам, начисленной оплате (по видам) и удержаниях и суммах к выдаче. По этим данным рассчитывают средний заработок за любой период для отпускных, оплат по больничным листам и т.п.

     Расчетно-платежные и платежные ведомости подписываются составившими и проверившими их работниками. Разрешение на выплату заработной платы подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер.

     На основании расчетно-платежных ведомостей делают записи в журнале операций расчетов по оплате труда (ф.0504071). К нему должны быть приложены документы, на основании которых начисляется заработная

плата (табели использования  рабочего времени, выписки из приказов о зачислении, увольнении и др.).

     Выплата начисленных сумм (за минусом удержаний) производится кассиром из кассы образовательного учреждения, либо может перечисляться безналичным путем в кредитную организацию или на карточный счет по желанию работников (на основании письменного заявления работника).

 

        1.2 Учет расчетов зарплаты в  бюджетных организациях

      Отражение операций при ведении бюджетного учета расчетов по оплате труда осуществляется в соответствии с Планом счетов бюджетного учета, установленным Инструкцией № 148н, утвержденной Приказом Минфина РФ от 30.12.2008. Номер счета Плана счетов бюджетного учета состоит из двадцати шести разрядов. При формировании номера счета Плана счетов бюджетного учета используется следующая структура:

1 - 17 разряд - код классификации  доходов бюджета, классификации  расходов бюджета, классификации  источников финансирования дефицита бюджета

18 разряд - код вида  деятельности:

1- бюджетная деятельность;

2- приносящая доход деятельность;

3-деятельность со средствами, находящимися  во временном распоряжении;

19 - 21 разряд - код синтетического  счета Плана счетов бюджетного учета;

22 - 23 разряд - код аналитического  счета Плана счетов бюджетного  учета; 

24 - 26 разряд - код Классификации  операций сектора государственного  управления.

Разряды 18 - 26 образуют Код счета  бюджетного учета.

     Расчеты по заработной плате с работниками учреждения должны быть отражены соответствующими проводками в бухгалтерском учете. Согласно Инструкции № 148н при отсутствии в корреспонденции счетов бюджетного учета операций, отражающих деятельность учреждений, главные распорядители средств бюджета имеют право определять необходимую для отражения в бюджетном учете корреспонденцию счетов в части, не противоречащей Инструкции по бюджетному учету. На местах могут использоваться и дополнительные проводки, несмотря на то что БК РФ предписывает единый порядок ведения бюджетного учета и представления отчетности для всех бюджетов бюджетной системы РФ и бюджетных учреждений. Проводки могут быть дополнены региональными и местными финансовыми органами, если, по их мнению, это необходимо.

     Аналитический учет расчетов по оплате труда и стипендиям ведется в Журнале операций расчетов по оплате труда. Аналитический учет расчетов по пенсиям, пособиям и иным социальным выплатам ведется в Журнале по прочим операциям либо в Карточке учета средств и расчетов.

 

           1.3 Отражение операций по начислению заработной платы

      Операции по счету оформляются следующими бухгалтерскими записями:

• Начисление заработной платы штатным сотрудникам:

Дебет счета 040101211 «Расходы по заработной плате»

Кредит счета 030201730 «Увеличение  кредиторской задолженности по заработной плате»

• Начисление оплаты нештатному персоналу (выплаты по договорам гражданско-правового характера или возмездного оказания услуг):

Дебет счета 040101226 «Расходы на прочие расходы»

Кредит счета 030209730 «Увеличение  кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг».

• Суммы начисленных дополнительных выплат и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации (например, компенсационная выплата матерям, находящимся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет):

Дебет счета 040101212 «Расчеты по прочим выплатам» 

Кредит счета 030202730 «Увеличение  кредиторской задолженности по прочим выплатам».

• Начисление пособий по временной нетрудоспособности:

1. за первые 3 дня оплаты больничного листа (за счет средств работодателя):

Дебет счета 040101211 «Расчеты по заработной плате»

Кредит счета 030201730 «Увеличение  кредиторской задолженности по заработной плате»

2. за счет средств ФСС РФ:

Дебет счета 030302830 «Уменьшение  кредиторской задолженности по ЕСН  и страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Российской Федерации»

Кредит счета 030203730 «Увеличение  кредиторской задолженности по начислениям  на оплату труда»

• Начисление по обязательствам по несчастным случаям, профзаболеваниям:

Дебет счета 030306830 «Уменьшение  кредиторской задолженности по обязательному  социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»

Кредит счета 030203730 «Увеличение  кредиторской задолженности по начислениям  на оплату труда».

 

                  1.4 Отражение операций по удержаниям из заработной платы

     Из начисленной заработной платы или иных вознаграждений работников производятся следующие удержания:

- обязательные (НДФЛ, удержания по  исполнительным документам). При  обязательном удержании не требуется  приказ администрации учреждения  и письменное согласие работника; 

- удержания по инициативе администрации  (за причиненный материальный ущерб, удержания аванса, выданного в счет заработной платы, своевременно не возвращенного аванса, выданного под отчет, ссуд, выданных работнику, сумм излишне начисленной заработной платы);

- удержания, производимые по  согласованию между работодателем и работником (ссуды, выданные работнику, профсоюзные взносы, суммы на личное страхование).

     Общий размер всех удержаний из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю при каждой ее выдаче не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50% (ст. 137, 138 ТК РФ).

     Удержания из заработной платы производятся на основании подтверждающих документов (заявления работника, исполнительных листов, договоров добровольного страхования и др.).

Расчеты по удержаниям из заработной платы отражаются на счетах 30301000 "Расчеты по НДФЛ" и 30403000 "Расчеты по удержаниям из оплаты труда". В соответствии с Инструкцией N 148н удержание НДФЛ в бюджетном учете оформляется различными проводками, в зависимости от того, с каких выплат удержан налог:

• С выплат штатному персоналу:

Дебет счета 030201830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»

Кредит счета 030301730 «Увеличение  кредиторской задолженности по налогу на доходы физических лиц».

• С выплат нештатному персоналу:

Дебет счета 030209830 «Уменьшение  кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг»

Кредит счета 030301730 «Увеличение  кредиторской задолженности по налогу на доходы физических лиц».

• С выплат по больничным листам:

Дебет счета 030203830 «Уменьшение  кредиторской задолженности по начислениям на оплату труда»

Кредит счета 030301730 «Увеличение  кредиторской задолженности по налогу на доходы физических лиц».

     Удержанные из заработной платы суммы НДФЛ подлежат перечислению в бюджет. Данная операция отражается проводкой:

Дебет счета 30301730 "Уменьшение кредиторской задолженности по НДФЛ"

Кредит счета 130405211 "Расчеты  по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по заработной плате".

     Учет других удержаний из оплаты труда осуществляется на счете 030403000. На этом счете учитываются расчеты по удержаниям из заработной платы по безналичным перечислениям на счета во вклады сотрудников учреждения (в т.ч. по перечислению зарплаты на банковские карты), взносам по договорам добровольного страхования, взносам на пенсионное страхование, суммам членских профсоюзных взносов, исполнительным листам и другим документам. Удержания производятся на основании письменных заявлений работников, договоров добровольного страхования, исполнительных листов и т.п. Аналитический учет по счету ведется в карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051).

      Действующим законодательством предусмотрены случаи удержания из сумм, причитающихся работникам к выплате. В соответствии со ст.137 ТК РФ удержания из заработной платы могут производиться только в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами. Заработная плата, излишне выплаченная работнику, не может быть взыскана, за исключением:

Счетной ошибки; если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда или простоев;  если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.

     Если заработная плата была излишне выплачена работнику в результате смысловой ошибки или по причине недостаточной квалификации бухгалтера, такие суммы не могут быть взысканы с работника. Взыскание в этом случае может быть произведено с работника, виновного в допущении такой ошибки, в порядке, установленном для учета сумм ущерба, нанесенного учреждению.

     Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:

- Для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы

- Для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или других случаях

- Для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда