Учет расчетов с персоналом по прочим операциям

 

 

Введение.

В процессе финансово – хозяйственной деятельности имеют место различные расчеты с персоналом.  К примеру, к таким операциям относят расчеты с персоналом по суммам, выданным под отчет, по возмещению представительских расходов, по выплате заработной платы и т.д. Такие расчеты носят постоянный характер и повторяются периодически.

Кроме перечисленных расчетов, в организациях существует необходимость в совершение непредвиденных расчетов – расчеты по прочим операциям.

Для учета таких расчетов используется счет 73. Данный счет активно – пассивный. Он необходим для обобщения информации о расчетах с работниками по всем операциям, исключая расчеты по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами. К прочим операциям относят предоставление займов организацией работнику и возмещение работниками материального ущерба. В соответствии с данными операциями к счету 73 открываются субсчета:

• «Расчеты по предоставленным займам»;
• «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Первый субсчет к счету 71 используют при выдаче персоналу своей организации кредитов и ссуд (например, на строительство домов, дач, участков, садовых домиков, на улучшение условий жилья, на благоустройство садовых участков и т.д.).

Второй субсчет используется для учета сумм, которые взыскиваются с работников за причиненный ими ущерб (например, за брак, недостачи денежных средств, ценных бумаг, товарно – материальных ценностей у других видов ущерба).

 

 

Глава 1. Теоретические основы организации учета расчетов с персоналом по прочим операциям.

Как отмечалось выше, в организациях могут возникать не только расчеты по оплате труда сотрудников и выдачи сумм под отчет, но и другие расчеты. К ним можно отнести расчеты по:

• Займам, которые были предоставлены сотрудникам организации на строительство жилых домов, садовых домиков, приобретение земельных участков и т.д.;
• Взысканию определенных сумм с работников организации за причиненный ими вред или ущерб;
• Путевкам, которые были выданы сотрудникам за счет средств ФСС и частичной оплатой;
• Путевкам в детские сады, лагеря, оздоровительные комплексы и т.д., которые находятся на балансе организации.
• Приобретенным персоналом организации товарам, продуктам, работам или услугам за счет средств организации.
• Предоставленным сотрудникам организации форменной одежды, обуви, инвентаря и т.д.;

Для учета таких видов расчетов используется счет 73 « Расчеты с персоналом по прочим операциям». Данный счет активно – пассивный. По дебету счета собирают информацию о суммах, которые подлежат взысканию сотрудников. По кредиту счета отражают суммы оплаченные сотрудниками, либо суммы, удержанные из их заработной платы. Сальдо данного счета отражает общую задолженность сотрудников организации.

 Так как, как правило, денежные средства выдаются на  длительный срок, и сумма выданных  средств превышает сумму погашенных  задолженностей, сальдо счета 73 чаще всего дебетовое. Однако бывает и обратная ситуация, в этом случае сальдо – кредитовое. По этой причине к счету 73 на практике открывают ряд субсчетов и ведут учет по каждому виду расчетов. Аналитические счета используют для учета каждого вида расчетов с каждым работником отдельно.

 

 

 

 

1. Теоретические основы учета расчетов с персоналом по выданным займам.

Часто организации выдают своим сотрудникам кредиты и ссуды на различные цели. Данный вид операций довольно часто используется, потому что работникам выгодно брать такие кредиты, так как процентная ставка по кредиту по ним обычно порядком ниже, чем по кредитам, которые предлагают банки. Также, данный вид операции выгоден для самой организации, потому что выдача свободных денежных средств своим сотрудникам в кредит, приносит организации доход в виде процентов. Кроме того данные кредиты стимулируют работников и проявляют лояльность руководителей и заботу о своих сотрудниках.

Для осуществления таких операций необходимо подписать договор займа. Данный вид договора, порядок и правила его составления регламентируются Гражданским Кодексом РФ (глава 42).

Договор займа составляется двумя сторонами. Первая – заимодавец, сторона, передающая денежные средства, товары, или другие вещи второй стороне. Вторая сторона – заемщик, который обязан вернуть заимодавцу по истечению определенного периода времени такую же сумму денег или такое же количество товаров или вещей, того же качества и того же рода, которое он получал по договору.

В случае, если заем выдается работнику на жилье, то в договоре должна бать прописана цель займа, т.е. строительство или покупка жилья. Для получения такого вида займа работнику необходимо заранее встать на учет нуждающихся в улучшении жилищных условий в соответствии с нормами действующего законодательства. Займы на строительство предоставляются работникам в порядке очереди. Необходимым условием для получения займа на жильё является вложение заемщиков собственных средств в строительство или покупку данного жилья. Размер предоставленного займа определяется как процент от стоимости жилья на момент выдачи займа.

Согласно кодексу, заключение договора займа должно происходить только в письменной форме. Датой заключения договора принимают дату передачи денежных средств, или каких либо других ценностей, а не  дату подписания этого договора. (п.1 ст. 807 ГК РФ)

За исключением векселей, по договору займа работнику могут быть предоставлено в кредит или ссуду любое количество денежных средств или вещей. Такое ограничение объясняется тем, что векселя нельзя включить ни в одну из перечисленных групп. Следовательно, предоставление работнику векселя рассматривается как его продажа.

Договор займа может предусматривать выплату процентов на сумму займа или их отсутствие. Ставка по займу должна быть оговорена в договоре, если она не прописана в договоре, то ставка по займу будет равна ставке рефинансирования, которая существует по местонахождению заимодавца. (ст. 809 ГК РФ)

Условиями договора также устанавливается порядок, в котором заемщик будет возвращать сумму займа. Обычно, в случае если заем не предусматривает выплату процентов, то сумма займа может быть погашена досрочно, но только при согласии заимодавца.

Сумма займа может выплачиваться следующими способами:

1. Путем внесения денежных средств в кассу организации;
2. Путем перечисления денежных средств на банковский счет работодателя;
3. Путем удержания части заработной платы работника;

Следует отметить, что согласно Трудовому Кодексу, третий способ возможен лишь в некоторых случаях, предусмотренных законом. ТК РФ не предполагает удержание сумм займов и процентов по ним из заработной платы работника, такое удержание возможно при согласии заемщика. Данное условие также должно быть прописано в договоре займа. Если заемщик решил погашать сумму займа таким способом после первоначального подписания договора, то следует составить дополнение к договору займа.(ст. 137 ТК РФ)

В случае, если заемщик не возвращает сумму займа вовремя, заимодавец вправе увеличить сумму процентов. Кроме того, если по договору сумма займа должна гаситься по частям и работник нарушает условия выплаты очередной части, то заимодавец может потребовать досрочно вернуть остаток займа.

 Выданная денежными  средствами сумма займа не  подлежит обложению налогом на  добавленную стоимость. Также, причитающиеся  по договору проценты не облагаются  НДС. В случае если работнику  был выдан заем в виде вещей, то данный налог необходимо  начислять.

 

2. Аналитический и синтетический учет расчетов с персоналом по выданным займам.

Для обобщения информации о суммах выданным сотрудникам  в виде кредитов и ссудам используется первый субсчет к счету 73 «Расчеты по предоставленным займам». Для удобства ведения аналитического учета необходимо открывать субсчета второго порядка на каждого работника.

При выдаче займа работнику в денежной форме необходимо сделать следующие проводки:

Дебет счета 73.1«Расчеты по предоставленным займам»– кредит счета 50«Касса»  - на сумму займа, предоставленного из кассы.

Дебет счета 73.1«Расчеты по предоставленным займам»– кредит счета 51«Расчетный счет»   - на сумму займа, предоставленного безналичным путем.

Если заем был выдан в вещественной форме, то бухгалтер делает запись:

Дебет счета 73.1«Расчеты по предоставленным займам»– кредит счета 10«Материалы» или 41 «Товары» и т.п. – на стоимость предоставленных в заем материалов, товаров и т.п.

Бывают ситуации, когда работник, взявший заем у организации, увольняется. Следовательно, заемщик перестает являться сотрудником организации и на счете 73, согласно Плану счетов и инструкции по его применению, информация о расчетах с ним отражаться не может. Такая информация должна отражаться на счете 58,субсчете 3 «Предоставленные займы». Однако, счет 73 не может на прямую корреспондировать со счетом 58. В таком случае перевод  задолженности заемщика отражают следующими проводками:

1. Дебет счета 76.5 « Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами» -  кредит счета 73.1«Расчеты по предоставленным займам»
2. Дебет счета 58.3«Предоставленные займы» - кредит счета 76.5 « Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Если заемщик после увольнения отказался возвращать сумму долга по займу (ссуде), то взыскание данной суммы и процентов будет происходить в судебном порядке. Если суд оправдает заемщика и откажет во взыскании с него долга, то такая сумма будет списана на счет прочих расходов проводкой:

Дебет счета 91«Прочие доходы и расходы» - кредит счета 73.1 «Расчеты по предоставленным займам».

Как отмечалось выше, работник может гасить задолженность различными способами. В зависимости от выбранного варианта необходимо сделать следующие проводки:

Дебет счета 50«Касса» - кредит счета 73.1 «Расчеты по предоставленным займам» - если работник внес сумму задолженности в кассу.

Дебет счета 51 «Расчетный счет» - кредит счета 73.1 «Расчеты по предоставленным займам» - если работник внес сумму задолженности на расчетный счет организации.

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - кредит счета 73.1 «Расчеты по предоставленным займам» - если сумма задолженности удерживается из заработной платы работника.

В соответствии с ПБУ 9/99 проценты, полученные организацией за предоставленные сотрудникам займы, являются операционным доходом. Они могут начисляться либо ежемесячно, либо единовременно. Для учета поступления процентов используют счет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы».

Поступление процентов в организацию отражают записью:

Дебет счета 73.1 «Расчеты по предоставленным займам» - кредит счета 91.1 «Прочие доходы и расходы»  - на сумму процентов.

В случае если заем не предполагает процентов, или процент по нему ниже 0.75 от ставки рефинансирования (на настоящее время она составляет 8.25%), то у заемщика возникает материальная выгода. Данная материальная выгода облагается налогом на доходы физических лиц по ставке 13 %. (СТ. 212 НК РФ).

Датой получения дохода от процентов считается дата фактического внесения данных процентов заемщиком (ст. 223 НК РФ).

Информацию о суммах займов, выданных работникам организации, отражают как дебиторскую задолженность в бухгалтерской отчетности. Отражение происходит как начисленных, но ещё не оплаченных процентов, так и непогашенные суммы. Сумма займа включается либо в показатель долгосрочной задолженности, либо краткосрочной в зависимости от срока, на который был выдан заем. Для отражения дебиторской задолженности предусмотрена форма N 1. По строке 230 данной формы отражают задолженности, оплата по которым будет производиться более чем через 12 месяцев, после отчетной даты. По строке 240 отражают задолженности, платежи по которым ожидаются менее через 12 месяцев.

Информация о сумме займа (ссуды) должна быть отражена в пояснительной записки к годовой бухгалтерской отчетности. Такое отражение необходимо, если сумма займа является существенной. Организация самостоятельно устанавливает критерий существенности.

Данные о доходах по процентам от предоставленных работникам организации займов  отражается в форме N2 «Отчет о прибылях и убытках». Доходы по процентам также являются операционными доходами и учитываются по строке 90.

 

 

3. Теоретические аспекты учета расчетов с персоналом по возмещению материального  ущерба.

При выявлении недостач, хищения, потерь от порчи, лома или боя товарно-материальных ценностей возникают расчеты с персоналом организации по возмещению материального ущерба.