Учет расчетов с подотчетными лицами

 

 

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

 

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа

по дисциплине

Бухгалтерский финансовый учет

Тема: «Учет расчетов с подотчетными лицами»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

 

Введение…………………………………………………………………………. 3

 

1. Нормативные документы при расчетах с подотчетными лицами.……….. 5

 

 

2. Организация учета с подотчетными лицами на предприятии………….... 11

 

 

3. Ведение синтетического и аналитического учета расчетов с

подотчетными лицами……………………………………………………… 13

 

3.1  Хозяйственные расходы. …………………………….…………….…...… 14

 

3.2  Командировочные расходы………………………………………...…...… 17

 

3.3 Представительские расходы……………………………………….………. 22

 

 

Заключение ……………………………………………………………………....27

 

Список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В финансово-хозяйственной деятельности организации часто возникают ситуации, когда требуется производить расходы через сотрудников. Для этих целей работникам выдаются определенные денежные суммы под отчет.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, хозяйственные расходы, на расходы по командировкам для осуществления оперативной деятельности организации. Кроме того, наличные деньги выдаются отдельным подразделениям хозяйственных организаций, в том числе филиалам, не состоящим на самостоятельном балансе и находящимся вне района деятельности организации.

Расчеты с подотчетными лицами являются объективной необходимостью в деятельности каждой организации, предприятия, ведь с их использованием значительно упрощается процесс расчетов и повышается их оперативность.

Таким образом, организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на:

• хозяйственные расходы;
• на оплату представительских расходов;
• на оплату командировочных расходов.

Поскольку, в основном, средства выплачиваются в наличной форме, то при данных операциях возможность злоупотреблений максимальна. Зная об этом, налоговые органы особое внимание при проверке деятельности организации уделяют данному аспекту, осуществляя сплошную проверку авансовых отчетов, выявляя во многих организациях нарушения при работе с подотчетными лицами. Поэтому, руководство организаций и другие заинтересованные лица должны следить за порядком выдачи средств под отчет, целесообразностью расходов, направлением их списания, а так же своевременностью сдачи в кассу неиспользованных авансов сотрудниками, не допускать неотрегулированных сумм по данным расчетам.

В процессе контроля расчетов с подотчетными лицами проверяются наряду с кассовыми операциями отдельно операции по произведенным командировочным и хозяйственным расходам. Следует определить возможность компенсации, включения в себестоимость затрат, рассмотреть налогообложение как доходов предприятия, так и связанного с затратами дохода работника.

Цель данной  курсовой  работы  - определить оптимальный путь контроля расчетов с подотчетными лицами, опираясь на существующее нормативное законодательство.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Нормативные документы при осуществлении расчетов с подотчетными лицами

 

Основными нормативными документами при осуществлении расчетов с подотчетными лицами в валюте РФ и иностранной валюте  в настоящее время  являются:

• Федеральный закон РФ от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (с изменениями и дополнениями от 23.11.2009 г. ) «О бухгалтерском учете»
• Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ПБУ 3/2006  (в ред. Приказа Минфина РФ от 27.11.2006 N 154н с изменениями под ред. Приказа Минфина РФ от 25.12.2007 N 147н) ;
• План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и инструкция по его применению (утвержден приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н с изменениями под ред. Приказов Минфина РФ от 07.05.2003 N 38н, от 18.09.2006 N 115н) ;
• Порядок ведения кассовых операций в РФ  (утвержден ЦБР от 22 сентября 1993 г. № 40  в ред. письма ЦБ РФ от 26.02.96 N 247);
• Положение ЦБР от 05.01.1998 г. № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ» (в ред. Указаний ЦБ РФ от 22.01.1999 N 488-У, от 31.10.2002 N 1201-У);
• Постановление Государственного комитета РФ по статистике от 01 августа 2001 г. № 55.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Статьей 9 Закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлены

требования к первичным учетным документам организации.  В частности, п. 2  указанной статьи, обращает внимание на то, что: Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

   д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Кроме того, перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным непосредственно после ее окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

       Таким образом, при расчетах с подотчетными лицами, документы должны приниматься к учету только если они составлены в  соответствии с требованием Закона 129-ФЗ.

   Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации для расчетов с подотчетными лицами предназначен счет 71.

Согласно «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденных  решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. N 40:

Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий.

           Предприятия выдают наличные деньги под отчет  в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

       Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

        Согласно Положению ЦБР от 05.01.1998 г. № 14-П, в кассах предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий.

Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

Для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, "Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу".

Постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. N 55, для учета расчетов с подотчетными лицами утверждена унифицированная форма первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет", примеры заполнения которого приведены в приложениях к настоящей курсовой работе.

На лицевой стороне этого документа указываются:

• наименование организации, которая выдала под отчет деньги своему сотруднику;
• номер авансового отчета и дата его составления;
• структурное подразделение, в котором работает сотрудник, получивший деньги под отчет;
• фамилия, имя, отчество и профессия этого сотрудника;
• назначение аванса;
• сумма, выданная из кассы сотруднику;
• расход и остаток (перерасход) денег.

На лицевой стороне предусмотрена таблица для отражения

бухгалтерских записей, которые связаны с расходованием подотчетных сумм.

В форме авансового отчета под линией отреза находится расписка. Ее заполняет бухгалтер и отдает работнику, от которого он принял этот отчет.

На оборотной стороне авансового отчета в специальной таблице приводится перечень документов, которые подтверждают расходы работника. Еще здесь указываются израсходованные суммы, а также те, которые бухгалтер принял к учету. В последней графе таблице записывают и номера счетов (субсчетов), на которых отражаются эти суммы.

Авансовый отчет может составляться  и в иностранной валюте. Например, когда сотрудник вернулся из зарубежной командировки и отчитывается за свои расходы. В таких случаях выданные под отчет и израсходованные суммы заносятся в авансовый отчет в специальные графы. Они заполняются только в том случае, если аванс выдается сотруднику в иностранной валюте. Речь идет о строке 1а на лицевой стороне авансового отчета и графах 6 и 8 на оборотной стороне этой формы.

К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу, на соответствие выданного аванса назначению и утвержденные руководителем. Бухгалтер в процессе обработки авансового отчета проставляет на оправдательных документах и на отчете имеющие место бухгалтерские проводки, которые показывают направление расходования средств.

ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» актуально при расчетах с подотчетными лицами в валюте.

Согласно гл. II указанного ПБУ:

• Стоимость активов и обязательств организации, выраженная в иностранной валюте, для отражения в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности подлежит пересчету в рубли.
• Пересчет стоимости активов и обязательств, выраженной в иностранной валюте, в рубли производится по курсу Центрального банка Российской Федерации для этой иностранной валюты по отношению к рублю.
• Для целей бухгалтерского учета указанный пересчет в рубли производится по курсу Центрального банка Российской Федерации, действующему на дату совершения операции в иностранной валюте.
• Пересчет стоимости денежных знаков в кассе организации, средств на счетах в кредитных организациях, денежных и платежных документов, краткосрочных ценных бумаг, средств в расчетах с юридическими и физическими лицами…выраженной в иностранной валюте, в рубли должен производиться на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на отчетную дату составления бухгалтерской отчетности.