Учет расчетов с подотчетными лицами

На авансовом отчете бухгалтер проставляет корреспонденцию счетов. Принятые к зачету средства списываются из подотчета  ответственного сотрудника после утверждения исполнительной сметы и авансового отчета.

 

Проводка, которой отражаются приведенные в вышеуказанной исполнительной  смете представительские расходы:

Д26 (20) - К71 - 3900,00

 

Следует помнить, что для исчисления налога на прибыль в затраты не включаются расходы, связанные с организацией развлечений, а именно: стоимость билетов в театр (1000 руб.) и буфетное обслуживание в театре (200 руб.).

Таким образом, при налогообложении во внимание принимается сумма 2700 (700 + 1500 + 500).  Если эта сумма не превышает 4% от фонда оплаты труда, то она полностью включается в расходы при исчислении налога на прибыль.

Согласно ст. 272 НК РФ, датой осуществления представительских расходов признается дата утверждения авансового отчета.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

 

 

 

 

Практически в каждом учреждении расходы осуществляются не только в безналичном, но и в наличном порядке. Выдача наличных денежных средств осуществляется с целью оплаты товарно-материальных ценностей, командировочных расходов. Данные расходы обязательно включаются в программы проверки контролирующими органами. В целях недопущения нарушений бухгалтерам необходимо уделять данному виду учета не меньшее внимание, чем оплате труда или ремонтным работам.

   Одним из основных документов, регулирующих выдачу денежных средств под отчет, является Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40.

Исходя из самого понятия выдача наличных денежных средств под отчет подразумевает, что человек, получивший их, обязан в дальнейшем отчитаться по произведенным расходам.

В п. 11 Порядка ведения кассовых операций представлен перечень расходов, по которым денежные средства выдаются в подотчет. В частности, учреждения и организации имеют право на выдачу наличных денежных средств под отчет на хозяйственно-операционные расходы, расходы на служебные командировки, экспедиции, геолого-разведочные партии, уполномоченные предприятия и организации, отдельные подразделения хозяйственных организаций, в том числе филиалы, не состоящие на самостоятельном балансе и находящиеся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Выдача наличных денежных средств осуществляется не всем работникам организации, а только указанным в приказе руководителя учреждения. Порядок выдачи и возврата подотчетных сумм прописывается в учетной политике бюджетного учреждения согласно нормативным документам, регулирующим выдачу наличных денежных средств.

Выдача денежных средств под отчет производится из кассы организации учреждения по расходным кассовым ордерам, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

После истечения срока, на который выдавались денежные средства, подотчетное лицо обязано в течение трех рабочих дней отчитаться за произведенные расходы. Иными словами, работник предъявляет в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах. К данному авансовому отчету работник прикладывает подтверждающие его расходы документы (товарные чеки, контрольно-кассовые чеки). По возвращении из служебной командировки к авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Бухгалтер организации должен проверить правильность составления авансового отчета и соответствие произведенных расходов приложенным документам. Поэтому во избежание разногласий работник должен для начала сам проследить, чтобы в товарном чеке были заполнены все реквизиты согласно имеющимся данным (прописью написана общая сумма приобретенных товаров, поставлены подпись кассира, печать организации). Кроме того, товарный чек должен содержать конкретный перечень приобретенных подотчетным лицом материальных ценностей.

Результатом такого отчета может быть как перерасход денежных средств, так и их остаток у подотчетного лица. Перерасход возвращается работнику в течение трех рабочих дней. В этот же срок подотчетное лицо обязано вернуть и остаток денежных средств.

            Подводя итог всему, описанному выше, можно констатировать, что расчеты через подотчетных лиц являются объективной  необходимостью работы любого предприятия. Только четкая организация учета на счете 71 и соблюдение требований современного законодательства может помочь предприятию  избежать конфликтных ситуаций при проверках фискальными органами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1. Налоговый кодекс РФ
2. Трудовой кодекс РФ
3. Кодекс о административных правонарушениях РФ.
4. Федеральный закон от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
5. Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н «Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ» ( в ред. Приказов Минфина РФ от 30.12.1999 №107н, от 24.03.2000 № 31н, от 18.09.2006 № 116н, от 26.03.2007 № 26н).
6. Приказ Минфина РФ от 27.11.2006г. № 154н «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ПБУ 3/2006 (в ред. Приказа Минфина РФ от 25.12.2007 № 147н).
7. Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н «План счетов бухгалтерского      учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению» (в ред. Приказов Минфина РФ от 07.05.2003 № 38н, от 18.09.2006 № 115н).
8. Указание ЦБ РФ от 20.07.2007 г. № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя (в ред. Указания ЦБ РФ от 28.04.2008 № 2003-У).
9. Постановление Государственного комитета РФ по статистике от 01.08.2001

№ 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной            документации  № АО-1 «Авансовый отчет».

10. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации

     (утвержден решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. N 40).

11. Постановление Правительства РФ от 13.11.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».
12. Захарьин В.Р. «Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет и налогообложение»,  из-во «Налоговый вестник», 2009 г.
13. Семенихин В.В. «Командировочные и представительские расходы», из-во «ГроссМедиа: РОСБУХ», Москва, 2010.
14. Гетьман В.Г. «Финансовый Учет», из-во «Финансы и статистика», Москва, 2010.
15. Кондраков Н.П. «Бухгалтерский учет»/Учебное пособие, из-во «Инфра-М, 2009.

16. «Расходы на служебные командировки: анализируем сложные ситуации» // М.С. Кузнецова, Эксперт журнала «Российский Налоговый Курьер», 2010 г, №3