Учет расчетов с подотчетными лицами

Содержание

 

 

 

Введение

 

При невозможности произвести расчеты непосредственно из кассы или расчетного счета на предприятиях выдаются авансы наличными деньгами под отчет соответствующим должностным лицам, которые и осуществляют платежи. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто. Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за учетом расчетов с работниками предприятия. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

Формирование рыночных экономических отношений предъявляет повышенные требования к организации бухгалтерского учета. Без строгого учета и контроля невозможно организовать рациональное и экономное использование производственных и трудовых ресурсов, предупредить возникновение непроизводительных расходов и потерь, обеспечить сохранность материальных ценностей организации.

Правильность организации расчетных операций обеспечивает устойчивость оборачиваемости средств организации, укрепление ее договорной и расчетной дисциплины, улучшение ее финансового состояния. Особое значение придается проверке состояния дебиторской и кредиторской задолженности, от величины и реальности которых зависят финансовое состояние и платежеспособность организации.

Тема курсовой работы является довольно актуальной. Учет расчетов с подотчетными лицами имеет место практически на каждом предприятии. В условиях рыночных отношений, налаживания внешнеэкономических связей с поставщиками и партнерами актуальность данного вида учета постоянно возрастает и требует своего совершенствования. Именно это обстоятельство и легло в основу выбора данной темы для написания курсовой работы.

Целью работы является углубленное изучение документального оформления и учета расчетов с подотчетными лицами, систематизация и закрепление теоретических знаний по данной теме на основе изучения соответствующих нормативно-правовых актов.

В соответствии с поставленной целью задачами курсовой работы являются:

• раскрыть сущность, задачи и значение расчетов с подотчетными лицами;
• изучить нормативные правовые документы и методические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами;
• привести порядок документального оформление расчетов с подотчетными лицами на УЧТП «Магазин «Юбилейный»;
• изучить порядок учета расчетов с подотчетными лицами на исследуемом предприятии.

Предметом исследования работы является учет расчетов с подотчетными лицами, объектом – УЧТП «Магазин «Юбилейный».

В соответствии с Декретом Президента Республики Беларусь от 16 марта 1999 года №11 «Об упорядочении государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования» Унитарное частное торговое предприятие «Магазин «Юбилейный» (УЧТП «Магазин «Юбилейный») зарегистрировано решением Лидского горисполкома от 21 июня 2001 года №221 в Едином государственном регистре юридических лиц и индивидуальных предпринимателей за номером 500015777, о чем выдано свидетельство о государственной регистрации коммерческой организации серии ЮЛК №001208 от 21 июня 2001 года.

Срок деятельности предприятия не ограничен.

Устав предприятия утвержден приказом от 14 мая 2001 года, который зарегистрирован отделом государственной регистрации субъектов хозяйствования Лидского горисполкома 21 июня 2001 года за номером 500015777.

Основная цель деятельности в соответствии с Уставом - хозяйственная деятельность, направленная  на извлечение прибыли.

Уставный фонд образован в сумме 960928 рублей, или 800 евро по курсу Национального банка Республики Беларусь за счет денежного вклада учредителя.

УЧТП «Магазин «Юбилейный» является юридическим лицом, занимается торгово-закупочной деятельностью продовольственными и непродовольственными товарами, согласно утвержденного перечня (лицензия № 42365/0384387 от 09.06.2006г. на розничную торговлю (включая  алкогольные напитки и табачные изделия) и общественное питание).

Основная задача предприятия: ускоренное насыщение рынка Республики Беларусь товарами народного потребления отечественного производства и получение прибыли.

Основными видами деятельности предприятия являются:

- Розничная торговля (за исключением  алкогольных напитков и табачных  изделий)

- Розничная торговля алкогольными  напитками и табачными изделиями  с правом продажи (за исключением  в розлив) водки, ликёроводочных изделий, вин, шампанского, коньяка, бренди, кальвадоса и других алкогольных напитков с объемной долей этилового спирта 7 и более процентов в течение режима работы магазина.

Имеет право осуществлять разносную и развозную торговлю в          установленных местными исполнительными и распорядительными                   органами местах.

При магазине имеется кафетерий, который осуществляет такие виды деятельности, как розничная торговля (за исключением алкогольных напитков и табачных изделий) и общественное питание (кафетерий без наценочной категории).

Директор осуществляет текущее руководство предприятием, несет персональную ответственность за деятельность предприятия, решает все вопросы деятельности предприятия.

В соответствии со ст. 7 Закона «О бухгалтерском учете и отчетности» руководство бухгалтерским учетом на предприятии осуществляет главный бухгалтер, который непосредственно подчиняется директору. На предприятии под непосредственным руководством главного бухгалтера функции учета и контроля выполняет бухгалтер. Штатным расписанием предприятия численность бухгалтерской службы определена в количестве 3 человек, что соответствует объемам учетной работы. Фактическая численность работников бухгалтерского учета в проверяемом периоде соответствует штатному расписанию. Распределение обязанностей между работниками бухгалтерии произведено в соответствии с должностными Инструкциями.

На предприятии применяется журнально-ордерная форма учета. В УЧТП «Магазин Юбилейный» учет автоматизирован: для ведения бухгалтерского учета применяется программа 1С Бухгалтерия 7.7.

 

1. Сущность, цели и задачи учета расчетов с подотчетными лицами

1.1. Сущность, задачи и значение расчетов с подотчетными лицами

 

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчёту, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации, в частности, на административно-хозяйственные, командировочные расходы и т. п. Такие работники называются подотчётными лицами. Для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия по суммам, выданным им под отчёт, в бухгалтерском учёте используется счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчётного лица.

Основной целью учета расчетов с подотчетными лицами является обобщение информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

Задачами учета расчетов с подотчетными лицами являются:

- соблюдение правил выдачи авансов;

- своевременность предоставления  авансовых отчетов;

- целесообразность и законность  использования подотчетных сумм;

- правильность оформления документов, приложенных к авансовым отчетам;

- порядок погашения оправдательных документов с целью предотвращения их повторного использования;

- своевременность возврата неизрасходованных  подотчетных сумм.

Бухгалтерский учет имеет важное значение для правильной организации денежного обращения расчетов и кредитования в экономике, в укреплении платежной дисциплины, в эффективном использовании финансовых ресурсов.

От успешности ее решения во многом зависит платежеспособность предприятия, своевременность выплаты заработной платы его персоналу, расчетов с заказчиками, платежей в бюджет и др.

Целью бухгалтерского учета расчетных операций является контроль за соблюдением учетно-расчетной дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств и кредитов, обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе. В условиях рыночной экономики любой бухгалтер должен исходить из принципа, что умелое использование денег и денежных средств само по себе может приносить предприятию дополнительный доход. Поэтому нужно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения прибыли (в депозиты банков, акции и облигации сторонних предприятий, инвестиционные фонды и т.д.).

Также бухгалтерский учет текущих операций имеет важное значение для правильной организации денежного обращения, в эффективном использовании финансовых ресурсов. Умелое распределение денежных средств само по себе может приносить организации дополнительный доход. Поэтому нужно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения прибыли.

Бухгалтерский учет текущих операций и расчетов выполняет следующие основные задачи:

-проверка правильности документального  оформления и законности операций  с денежными средствами, расчетных  и кредитных операций, своевременное  и полное отражение их в  учете;

-обеспечение своевременности, полноты  и правильности расчетов по  всем видам платежей и поступлений, выявление дебиторской и кредиторской  задолженности;

-своевременное выявление результатов  инвентаризации денежных средств, денежных документов и расчетов, обеспечение изыскания дебиторской и погашение кредиторской задолженности и ссуд кредитных учреждений в установленные сроки;

-обеспечение сохранности денежных  средств, бесперебойное обеспечение  денежной наличностью неотложных  нужд организации;

-изыскание возможностей наиболее рационального вложения свободных денежных средств как источника финансовых инвестиций, приносящих доход.

Рациональная организация контроля за состоянием расчетов способствует укреплению договорной и расчетной дисциплины, выполнению обязательств по поставкам продукции в заданном ассортименте и качестве, повышению ответственности за соблюдение платежной дисциплины, сокращению дебиторской и кредиторской задолженности, ускорению оборачиваемости оборотных средств и, следовательно, улучшению финансового состояния предприятия.

 

1.2. Нормативные правовые документы и методические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами

 

1. Инструкция о порядке  ведения кассовых операций и  расчетов наличными денежными  средствами в белорусских рублях  на территории Республики Беларусь, утвержденная Постановлением правления Национального банка Республики Беларусь от 17 января 2014 г.

Прием наличных денег юридическими лицами осуществляется по приходным кассовым ордерам и другим приходным документам в соответствии с законодательством. Выдача наличных денег из касс юридических лиц производится по расходным кассовым документам на бланках, утвержденных в соответствии с законодательством.

Подтверждением приема наличных денег являются:

квитанция к приходному кассовому ордеру формы КО-1, утвержденной приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 29 октября 1999 г. № 311 «Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации»;

второй экземпляр квитанции формы КВ-1, утвержденной приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 29 октября 1999 г. № 311 «Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации»;

квитанция к талону формы 20-фс, утвержденной приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 29 октября 1999 г. № 311 «Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации»;

другие приходные документы, предусмотренные законодательством.

Разовые выдачи наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи отдельным лицам производятся по расходному кассовому ордеру формы КО-2, утвержденному постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 19 апреля 2001 г. № 43 «Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации».

Выдачи нескольким лицам наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи производятся кассиром по платежным ведомостям. На титульном (заглавном) листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличных денег за подписями руководителя и главного бухгалтера юридического лица с указанием сроков выдачи и суммы наличных денег прописью.