Учет расчетов с подотчетными лицами

 
 
 
 
 

    КУРСОВАЯ  РАБОТА

    УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Оглавление 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Введение

    Расчеты наличными денежными средствами периодически осуществляются практически всеми субъектами предпринимательской деятельности. Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость учета расчетов с подотчетными лицами.

    Большая роль отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой. В частности рациональная организация расчетов с подотчетными лицами способствует укреплению расчетной дисциплины, сокращению дебиторской и кредиторской задолженности, ускорению оборачиваемости оборотных средств предприятий и организаций. Это особо актуально в современных рыночных условиях, поскольку денежная стадия кругооборота средств играет огромную роль в жизни предприятия любой формы собственности.

    Это свидетельствует о том, что анализ тематики «Учет расчетов с подотчетными лицами» весьма актуален и представляет практический интерес.

    Цель  курсовой работы заключается в  изучении действующего порядка учета расчетов с подотчетными лицами.

    Поставленная  цель определяет задачи исследования:

1. Раскрыть экономическое содержание расчетов с подотчетными лицами.
2. Выяснить, какими нормативными документами регулируются расчеты с подотчетными лицами
3. Рассмотреть, как отражаются в бухгалтерском учете расходы, осуществляемые подотчетными лицами

    Работа  имеет традиционную структуру и  включает в себя введение, основную часть, состоящую из 2 глав, заключение и список использованной литературы.

    В первой главе раскрыто понятие учета расчетов с подотчетными лицами вообще, выявлены особенности его нормативного регулирования, а также документального оформления

    Во  второй главе рассмотрены особенности бухгалтерского учета расходов, осуществляемых подотчетными лицами.

    При написании работы, кроме учебной  литературы (Захарьин В. Р. Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет и налогообложение, Касьянова Г. Ю. Расчеты с подотчетными лицами) и нормативных документов (Гражданский, Трудовой,  Налоговый кодексы РФ, ПБУ 10/99 «Учет расходов организации»), широко использовались публикации в периодических изданиях (журналы «Главбух», «Налоговый вестник», «Бухгалтерский учет» и др.). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    1. Экономическое содержание учета расчетов с подотчетными лицами 

    1.1. Понятие и сущность учета расчетов с подотчетными лицами 

    Предприятия в процессе финансово - хозяйственной деятельности, могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

    Подотчетными  лицами считаются работники организации, получившие авансом наличные денежные средства из кассы на предстоящие командировочные, представительские и хозяйственные расходы (покупку канцелярских принадлежностей, оплату почтово-телеграфных услуг, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле и др.).

    Учет  по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности  подотчетных лиц предприятию  или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные, согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам. [24, с. 15]

    При выдаче денежных средств организация  обязана:

    • определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

    • получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;

    • выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;

    • запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;

    • определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет. [5]

    Перечень  лиц, имеющих право на получение денег под отчет, утверждается приказом руководитель предприятия. Отсутствие подобного распорядительного документа фирмы рассматривается контролирующими органами как не установление сроков выдачи подотчетных сумм, вследствие чего расчеты по подотчетным суммам должны быть произведены организацией в пределах одного рабочего дня. Именно такой вывод следует из Письма ФНС Российской Федерации от 24.01.2005 г. N 04-1-02/704. [11].

    Документами системы нормативного регулирования  бухгалтерского учета не определен перечень должностей работников организации, которые могут быть подотчетными лицами. При формировании соответствующего перечня следует исходить из следующего соображения: по общему правилу, работа с денежной наличностью предполагает полную материальную ответственность. Иными словами, в общем случае с работником, который может быть подотчетным лицом, должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Исключение могут составлять случаи выдачи подотчетных сумм командированным работникам ввиду того, что в данной ситуации материальная ответственность возникает в результате выполнения работником служебных обязанностей.

    Таким образом, при формировании перечня  работников, которые могут быть подотчетными лицами, за основу могут приниматься перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности.

    Работники могут получать наличные денежные средства для приобретения материально-производственных запасов, объектов основных средств и иных внеоборотных активов, оплаты работ и услуг сторонних организаций, расчетов с населением за приобретенные товары (включая сельскохозяйственную продукцию и животных для выращивания и откорма).

    Если  в организации практикуется выдача заработной платы через специально назначенных лиц (раздатчиков), с  ними тоже должен быть заключен договор  о полной материальной ответственности  и они должны быть включены в перечень подотчетных лиц.

    Если  же понадобилось выдать деньги под  отчет сотруднику, которого нет в  списке, то составляется отдельный  приказ, где нужно указать фамилию  и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет и т.д. [2].

    Необходимо  отметить, что договор о полной материальной ответственности предполагает возможность полного взыскания  нанесенного ущерба с подотчетных  лиц. Трудовое законодательство предоставляет  право руководителю организации  на принятие соответствующего решения. Однако предусмотрены случаи, когда работник не может быть привлечен к материальной ответственности. К ним относятся ситуации, когда ущерб возник вследствие:

1. непреодолимой силы;
2. нормального хозяйственного риска;
3. крайней необходимости или необходимой обороны;
4. неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику (ст. 239 ТК РФ). [19].

    К нормальному хозяйственному риску  могут быть отнесены действия работника, соответствующие современным знаниям и опыту, когда поставленная цель не могла быть достигнута иначе, работник надлежащим образом выполнил возложенные на него должностные обязанности, проявил определенную степень заботливости и осмотрительности, принял меры для предотвращения ущерба, и объектом риска являлись материальные ценности, а не жизнь и здоровье людей.

    В силу ст. 240 ТК РФ работодатель вправе с  учетом конкретных обстоятельств, при  которых был причинен ущерб, полностью  или частично отказаться от возмещения ущерба виновным работником. При этом собственник имущества организации может ограничить право работодателя на отказ от возмещения ущерба (полностью или частично) виновным работником в случаях, предусмотренных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами организации (ст. 240 ТК РФ). [19].

    При оценке доказательств, подтверждающих размер причиненного работодателю ущерба, необходимо иметь в виду, что в соответствии с частью первой ст. 246 ТК РФ при утрате и порче имущества он определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества. [19].

    Если  невозможно установить день причинения ущерба, работодатель вправе исчислить  размер ущерба на день его обнаружения. Если на время рассмотрения дела в суде размер ущерба, причиненного работодателю утратой или порчей имущества, в связи с ростом или снижением рыночных цен изменится, суд не вправе удовлетворить требование работодателя о возмещении работником ущерба в большем размере либо требование работника о возмещении ущерба в меньшем размере, чем он был определен на день его причинения (обнаружения), поскольку ТК РФ такой возможности не предусматривает.

    Данное  разъяснение может быть весьма существенным в случае, если ущерб нанесен лицом, получившим под отчет валютные средства (например, при зарубежных командировках). 

    1.2. Нормативно-правовая  база расчетов  с подотчетными  лицами 

    Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

    В зависимости от назначения и статуса  нормативные документы систематизируются  следующим образом:

    • 1-ый уровень (законодательный) – определяет сущность бухгалтерского учета, его задачи, основные понятия, используемые в учете, порядок регулирования, организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности.

    • 2-ой уровень (нормативный) – устанавливает базовые правила формирования полной и достоверной информации по отдельным разделам бухгалтерского учета и представления информации в бухгалтерской отчетности.

    • 3-ий уровень (методический) – документы этого уровня носят рекомендательный характер, в них изложены методические указания, разъяснения по вопросам постановки бухгалтерского учета.

    • 4-ий уровень (организационный) – организации, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет самостоятельно формируют свою учетную политику.

    В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных  актов достаточно велик.

       Основные  положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете регламентированы в Федеральном Законе от 21.11.1996 № 129-ФЗ (ред. от 28.09.2010) «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете) (1-ый уровень). Порядок выдачи средств на хозяйственные нужды и правила оформления выдачи оговорены в «Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации» (утв. ЦБ РФ 04.10.1993 г. №18). [12, 22].