Учет расчетов с подотчетными лицами

    Д – т 91 «Прочие доходы и расходы» К – т 71 – на сумму прочих расходов, оплаченных наличными денежными средствами. Такими расходами могут быть расходы, связанные с прочей деятельностью (например, арендой объектов основных средств), суммы финансовых санкций за нарушение условий хозяйственных договоров и т.д.

    Д – т 50 К – т 71 – на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, сданной подотчетным лицом в кассу организации;

    Д – т 50 К – т 71 – отражено приобретение за наличный расчет денежных документов (почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, авиабилетов, путевок в дома отдыха и т.д.), а также выбытие денежных документов. Если денежные документы приобретаются кассиром (что является весьма распространенной практикой), в учете делается проводка: Д-т 50, субсчет «Денежные документы», К-т 50;

    Д – т 51 К – т 71 – на сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом по объявлению непосредственно на расчетный счет в банке;

    Д – т 55 К – т 71 – на сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом по объявлению непосредственно на специальный счет в банке. Такой же проводкой отражается возврат неиспользованного аккредитива;

    Д – т 70 К – т 71 – на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, удержанного с заработной платы подотчетного лица, – при условии его согласия на удержание. Если же работник не согласен с удержанием (например в случае, если часть фактически произведенных расходов не принимается к оплате), используется другая схема проводок:

    Д – т 94 К – т 71 – на сумму остатка денежных средств или расходов, не подтвержденных оправдательными документами;

    Д – т 73 , субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба», К – т 94 – на сумму, подлежащую удержанию на основании проведенного расследования и изданного приказа или распоряжения руководителя организации;

    Д – т 91 К – т 94 – на сумму ущерба, во взыскании которой отказано судом или арбитражем, а также при отсутствии оснований для взыскания;

    Д – т 70 К – т 73 – на сумму, удержанную с оплаты труда подотчетного лица.[5]. 

    2.2. Учет расходов на приобретение подотчетными лицами товарно-материальных ценностей. 

    Как уже отмечалось, необходимость осуществления  расчетов наличными денежными средствами может быть обусловлена желанием ускорить сроки осуществления расчетов, минимизацией рисков, связанных с платежеспособностью контрагента, и т.д.

    Приобретение  товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и экономической  литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате.

    В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма.

    Например, к авансовому отчету водителя организации  необходимо приложить чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась заправка автомобиля. Такой кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный номер организации-продавца; номер кассового аппарата; номер и дата выдачи чека; стоимость ГСМ с учетом НДС и налога с продаж. Как правило, в кассовых чеках указывается еще марка горюче-смазочных материалов, оплаченное количество ГСМ и стоимость 1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и цену единицы (литра и т.п.).

    Товарный  чек необходим для расшифровки  сведений, указанных в кассовом чеке, в частности для указания конкретного  перечня приобретенных товаров (например, степлер, ручки, бумага для принтера и др.). Запрещается указывать  в товарных чеках вместо конкретных наименований товаров их общее название (например, канцтовары, хозтовары, продукты питания, книги и пр.).

    В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и стоимости  приобретенных организацией товаров.

    В случае отсутствия в товарном чеке подробной расшифровки приобретенных товаров представители организации должны составить акт, фиксирующий номенклатуру, количество приобретенных товаров и цели их приобретения.

    Таким образом, кассовый чек фиксирует  факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека.

    При покупке товаров у частных  лиц и индивидуальных предпринимателей необходимо правильно оформить торгово-закупочный акт, который является в данном случае первичным документом.

    Данный  акт должен содержать реквизиты, перечисленные в п. 13 Положения по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации наименование документа, дату составления, наименование предприятия, от имени которого составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления. [16].

    Если  торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и проверить достоверность  расхода подотчетным лицом выданной ему суммы невозможно, данные средства должны включаться в совокупный налогооблагаемый доход подотчетного лица для обложения налогом на доходы физических лиц.

    Следует подчеркнуть, что сделки, в которых  подотчетное лицо выступает от своего имени, а прием денег за оказанные ему услуги или проданные товарно-материальные ценности оформлен чеками ККМ, не считаются сделками между юридическими лицами.

    На  практике встречаются случаи, когда  работник организации закупает товар  за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает работнику потраченные на эти цели денежные средства. При этом налоговые органы в отдельных случаях рассматривают такую операцию как факт покупки организацией товара у физического лица и требуют включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц.

    Во  избежание подобных споров с налоговыми органами при приобретении товаров  не для собственных нужд, а для  организации работнику следует  оформить покупку от имени организации. Подтверждением приобретения товара от имени и в интересах организации может быть как прямое указание на данную организацию в документах на оплату (корешках к приходному кассовому ордеру) и передачу товара (накладные подписаны по доверенности или непосредственно лицом, имеющим право подписи финансовых документов), так и указание на физическое лицо (фамилия, имя, отчество работника организации, директора), участвующее в сделке купли-продажи.

    При этом после одобрения сделки у  организации возникает задолженность  по возмещению работнику произведенных им расходов. Выдача из кассы организации средств производится на основании авансового отчета с приложением к нему необходимых первичных документов, подтверждающих данную покупку.

    В этом случае подобные операции могут  отражаться следующими записями:

    Д-т 10, 41  К-т 60 - оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

    Д-т 19  К-т 60 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям (для зачета НДС признается счет-фактура с выделением его отдельной строкой);

    Д-т 60  К-т 71 - отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;

    Д-т 71  К-т 50 - погашена задолженность перед физическим лицом по приобретенным товарно-материальным ценностям.[3].

    Возможен  и другой вариант, когда работник может также заранее заключить договор о предоставлении организации возвратной ссуды на определенный срок в форме оплаты приобретаемых товаров.

    В этом случае в бухгалтерском учете  организации должны быть сделаны  следующие записи:

    Д-т 71 К-т 73 - отражена оплата физическим лицом товарно-материальных ценностей за организацию (момент предоставления ссуды);

    Д-т 10, 41  К-т 71 - оприходованы товарно-материальные ценности, приобретенные подотчетным лицом;

    Д-т 19  К-т 71 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям;

    Д-т 73  К-т 50 - работнику организации возмещены из кассы расходы по приобретению товарно-материальных ценностей.

    Авансовый отчет в этом случае должен быть утвержден в общеустановленном  порядке.

    Порядок отражения в учете операций с подотчетными суммами может применяться также в случае, если для расчетов с покупателями или подрядчиками применяются такие формы, как аккредитивы или чеки из чековых книжек. Правомерность использования данных схем обусловлена тем, что выданные аккредитивы или чеки из чековых книжек могут быть утрачены или использованы ненадлежащим образом. В подобных ситуациях у организации возникает право привлечения работника к материальной ответственности в полном размере.

    При учете расчетов с использованием аккредитивов и чеков из чековых книжек необходимо учитывать следующие особенности.

    Учет  движения средств на специальных  счетах в банках ведется на счете 55. Инструкцией по применению Плана  счетов предусмотрено открытие к  счету 55 следующих субсчетов:

    55-1 «Аккредитивы»;

    55-2 «Чековые книжки»;

    55-3 «Депозитные счета» (при расчетах  с подотчетными лицами не используется). [17].

    Перечень  субсчетов не является исчерпывающим, из чего следует, что к счету 55 могут  быть открыты и другие субсчета, например субсчет «Средства целевого финансирования». Денежные средства, учитываемые на этих субсчетах, могут быть использованы при расчетах с подотчетными лицами только в наличной форме. Иными словами, сначала оформляется проводка: Д– т 50 К– т 55 – на сумму наличных денег, полученных со специального счета, а затем – Д– т 71 К– т 50 . В дальнейшем суммы, израсходованные подотчетным лицом, отражаются в учете в общем порядке.

    При расчетах с подотчетными лицами использование средств с аккредитивных счетов и счетов для учета средств на чековых книжках может отражаться следующим образом:

    Д – т 71 К – т 55 – на сумму  аккредитива, выданного материально  ответственному лицу;

    Д – т 60 К – т 71 – на сумму  использованного аккредитива;

    Д – т 71 К – т 55 – на сумму  чека из чековой книжки, выданного  материально ответственному лицу;

    Д – т 60 К – т 71 – на сумму  использованного чека;

    Д – т 94 К – т 71 – на сумму  аккредитива или чека, утраченного  или использованного не по назначению;

    Д – т 94 К – т 55 – на сумму аннулированного утраченного аккредитива или чека;

    Д – т 73 К – т 94 – на сумму ущерба, связанного с потерей аккредитива или чека, отнесенного на счет виновного лица;

    Д – т 91 К – т 94 – на сумму ущерба, списанного на увеличение прочих расходов, если во взыскании отказано органами суда или арбитража. 

    2.3. Учет командировочных расходов

    Служебная командировка – это поездка работника  по распоряжению руководителя на определенный срок для выполнения служебного поручения  вне места постоянной работы (ст. 166 ТК). [19].

    Основным  нормативным документом, регламентирующим учет и оформление командировок работников российских предприятий, была и остается Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. №62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее Инструкция). [6].

    Направление работников в командировку должно быть оформлено первичными документами. Формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». [14].