Учет расчетов с подотчетными лицами

При осуществлении покупки за наличный расчёт в предприятиях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю кассовый чек, и при желании покупателя товарный чек, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную).

Кассовый чек является документом, который подтверждает факт оплаты товара. При этом кассовый чек обязан содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца; идентификационный номер (ИНН), заводской номер контрольно кассовой машины; порядковый номер чека; дату и время покупки; стоимость (цену) покупки; признак фискального режима.

Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом «О бухгалтерском учёте» должен содержать такие реквизиты, как наименование документа; дата составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.д. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются); должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

В счете-фактуре должны быть указаны: порядковый номер счета-фактуры и дата выписки; наименование продавца в соответствии с учредительными документами; идентификационный номер продавца (ИНН); наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес; идентификационный номер покупателя (ИНН); наименование товара (работы, услуги); стоимость (цена) товара (работ, услуг); налоговая ставка; сумма НДС.

Счет-фактура должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом которое ответственно за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью предприятия.

К третьему виду относится - итоговая документация. Как только работник возвращается из командировки, он обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении в течение 3 дней после окончания командировки и по приказу представить подробный отчёт руководству предприятия о результатах выполненных работ служебного задания (форма №Т-10а), в бухгалтерию – предоставить авансовый отчёт об израсходованных денежных средствах и   полученных денежных сумм (Приложение 5). Для ввода в информационную базу программы 1С:Предприятие авансового отчёта в типовой конфигурации предназначен документ «Авансовый отчёт». Этот документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца.

Документ «Авансовый отчёт» имеет форму, заполняемую на двух закладках.

На первой закладке «Лицевая сторона» указывается информация, которая в авансовом отчёте отражается на лицевой стороне. На второй закладке «Оборотная сторона» заполняется табличная часть, которая соответствует оборотной стороне авансового отчёта.

Во-первых, на первой закладке нужно установить тип авансового отчёта - «рублевый» или «валютный». В зависимости от этого суммы выдаваемых средств и суммы расходов указываются либо в рублях либо в иностранной валюте. При этом дополнительно запрашивается валюта, в которой выдавался аванс.

Реквизит «Сотрудник» заполняется выбором из справочника «Сотрудники».

В случае если предоставляется авансовый отчёт о расходовании полученных денежных средств, то в реквизите «Наименование аванса» указываются цели, на которые был выдан аванс.

На закладке «Лицевая сторона» указывается сумма выданного аванса, количество оправдательных документов ,приложенных к авансовому отчёту. В случае если расчёты с сотрудником по предыдущему авансовому отчёту полностью не завершены, то указывается сумма задолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчёту. Эту сумму  можно ввести вручную или при помощи кнопки «Показать». Во втором случае в документе будет отображено состояние расчётов с сотрудником по данным бухгалтерского учёта (сальдо на счете 71 «Расчёты с подотчётными лицами»).

Закладка «Оборотная сторона» диалога позволяет ввести данные в табличную часть документа.

В ней нужно указать:

- дату или интервал дат совершения  расходов;

- выбрать корреспондирующий счет  и объекты аналитического учёта;

- указать общую сумму расходов  на указанные цели согласно  представленным оправдательным  документам или по расчёту (суточные);

- назначение расходов (кому, за  что и по какому документу).

При проведении документа по каждой строке табличной части будут сформированы проводки по кредиту счета 71 «Расчёты с подотчётными лицами» (субсчет 71.1) и дебету счета, на которые списываются затраты этого наименования.

Авансовый отчёт должен составляться в одном экземпляре работником бухгалтерии и подотчётным лицом.

После проверки бухгалтерией, авансовые отчёты утверждаются руководителем организации, после чего принимаются к учёту. Если у под отчётного лица остается не израсходованная  сумма, она сдается в кассу по приходному кассовому ордеру, если же у под отчётного лица произошел перерасход, то он выдается из кассы по расходному кассовому ордеру.

На основе данных авансового отчёта утвержденного бухгалтерией предприятия происходит списание денежных сумм выданных в подотчёт в установленном порядке.

Итак мы определили что, к итоговой документации относятся: авансовый отчёт (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков ККМ, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам) и отчёт о результатах командировки.

 

 

2.3. Аналитический и синтетический  учёт расчётов с подотчётными лицами

Синтетический учёт расчётов с подотчётными лицами в ООО «Торговый дом» ведётся на активно-пассивном счёте 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Бухгалтер в ООО «Торговый дом» пользуется типовыми проводками и первичной документацией, приведенной в таблице 1

 

Таблица 1

Типовые проводки и первичная документация по счету 71 «Расчёты с подотчётными лицами»

 

Дебет	Кредит	Содержание хозяйственной операции	Первичные документы
71	60	Выданы под отчёт денежные средства.	№ КО-2 «Расходный кассовый ордер»
08, 10	71	Произведены подотчётными лицами расходы по приобретению:  - внеоборотных активов,  - материалов и их доставкой.	№ АО-1 «Авансовый отчёт»,  № М-7 «Акт о приемке материалов».
19	71	Отражен на основании счетов-фактур поставщиков НДС по приобретенным производственным запасам, предназначенным для производства продукции (работ, услуг), облагаемой налогом на добавочную стоимость, и расходам по их заготовлению и доставке.	Счет-фактура
20, 23, 25, 26, 44	71	Произведены подотчётными лицами расходы, относящиеся к:  - основному производству,  - вспомогательному производству,  - общепроизводственным нуждам,  - общехозяйственным нуждам,  - расходам по продаже продукции.	№ АО-1 «Авансовый отчёт»
19	71	Выделен НДС по произведенным подотчётными лицами расходам в пределах установленных норм.	Счет-фактура
50	71	Возвращены подотчётные суммы в кассу организации.	№ КО-1 «Приходный кассовый ордер»
91	71	Произведены подотчётными лицами расходы социального характера.	№ АО-1 «Авансовый отчёт»
70	71	Удержана задолженность по подотчётным суммам из оплаты труда.	№ Т-49 «Расчётно-платежная ведомость»,  № Т-51 «Расчётная ведомость»

 

Рассмотрим конкретные примеры осуществления расчётов с подотчётными лицами в ООО «Торговый дом».

Пример 1. Финансовый директор ЗАКИРОВ И.И. был направлен в командировку в Казань сроком на 4 дня с 5 по 8 марта 2012 г. включительно в связи с производственной необходимостью.

Сумма аванса – 2800 руб. исходя из следующего расчёта: проезд в оба конца 1000 руб. Проживание в гостинице – 1400 руб. (700 руб.× 2 дня), суточные – 400 руб. (100 руб. × 4 дня).

По окончании командировки фактические расходы составили 2980 руб. С учётом  заявления Закирова И.И. на имя директора предприятия об увеличении размера суточных в связи с тем , что в г. Казань цены оказались более высокими , в соответствие с решением генерального директора суточные были установлены в размере 120 руб. в день, а всего на 480 руб. (120 руб. × 4 дня). Помимо этого, Закиров И.И. предоставил в бухгалтерию квитанцию об оплате за проживание в гостинице на сумму 1500 руб. (750 руб. × 2 дня).

В бухгалтерском учёте производственные расходы в пределах действующих норм ставили 2800 руб. (100 руб. ×4 дня + 700 руб.× 2 дня + 1000 руб.); сверх норм – 180 руб. (2980 руб. – 2800 руб.). На основе представленных выше операций в бухгалтерском учёте следует отразить следующие записи.

Таблица 2.2

Бухгалтерские проводки, используемые в ООО «Торговый дом»

№ п/п	Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма (руб.)
	Выдан аванс Закиров И.И.	71	50	2800
	Расходы Закиров И.И. включены в состав текущих расходов организации	26	71	2800
	Сумма перерасхода по командировке	71	50	180

 

Закиров И.И. - подотчётное лицо, в соответствие со своим служебным заданием для направления в командировку и отчёта о его выполнении в установленные сроки (в течение трёх дней со дня возвращения из командировки) предоставил авансовый отчёт об израсходованных денежных суммах. Бухгалтер Самойлова В.В. проверила целевое израсходование денежных средств, выданных работнику который был направлен в, командировку, и наличие всех оправдательных документов, которые подтверждают его расходы (билеты на оплату проезда, счет за оплату жилья и т.д.).

Пример 2. Следующим примером бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами в ООО «Торговый дом» является удержание невозвращенных своевременно менеджером отдела продаж подотчётных сумм.

21.06.2012 работник  Кириев И.Э. получил денежные средства в сумме 1500 рублей под отчёт для поездки в командировку. В силу сложившихся обстоятельств, командировка была отменена. А работник Киреев И.Э не возвратил в срок неизрасходованный, полученный ранее им аванс.

В таком случае бухгалтер ООО «Торговый дом», руководствуясь ст.124 КЗоТ РФ, установила, что для погашения задолженности работника своей организации, предприятие произведёт удержания из денежных сумм заработной платы, в частности, для возмещения выданного аванса на служебную командировку, который был не израсходован и своевременно не возвращен. Вследствие этого, в бухгалтерском учёте предприятия были сделаны следующие записи.

Таблица 2.3

Бухгалтерские проводки, используемые в ООО «Торговый дом»

№ п/п	Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма (руб.)
	выданы денежные средства подотчётному лицу на командировочные расходы	71	50	1500
	списана подотчётная сумма, которая своевременно не была возвращена работником	94	71	1500
	Произведено удержание из оплаты труда работника задолженности по авансу, выданному под отчёт	70	94	1500

 

Пример 3. Секретарю Садыковой К.К. 16.07.2012 г. была выдана денежная сумма в размере 2000 руб. в подотчёт на приобретение канцтоваров. Садыкова К.К. 17.07.2012г. представила  авансовый отчёт с кассовыми чеками и товарными накладными на сумму 900 руб., остаток подотчётных средств, в сумме 1100 руб. секретарь Садыкова К.К. возвратила в кассу предприятия.

Вследствие этого в бухгалтерском учёте предприятия были произведены следующие записи.

Таблица 2.4

Бухгалтерские проводки, используемые в ООО «Торговый дом»

№ п/п	Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма (руб.)
1.	Выданы денежные средства  подотчётному лицу	71	50	2000
2.	Представлен авансовый отчёт	26	71	900
3.	Остаток подотчётных денежных средств возвращен в кассу предприятия	50	71	1100