Учет расчетов с подотчетными лицами

 

Для  осуществления контроля за правильным расходованием денежных средств выданных в подотчёт в ООО «Торговый дом» установлены предельные размеры (нормативы) для отдельных видов представительских расходов. Эти нормативы утверждены приказом руководителя предприятия от 21 февраля  2010 года.

Так, на примере предприятия ООО «Торговый дом» было рассмотрено, как организован бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами, а также общие  теоретические основы бухгалтерского учёта этих  расчётов. Как правило, на предприятиях  достаточно активно производится бухгалтерский учёт таких операций. Расчёты с подотчётными лицами производятся практически в каждой организации, и они очень разнообразны.

Изучив практические аспекты того,  как организован бухгалтерский  учёт расчётов с подотчётными лицами в ООО «Торговый дом», нужно заметить, что такие операции на предприятии происходят согласно нормативно-правовым документам, которые регламентируют расчёты с подотчётными лицами, а также налажен четкий и строгий контроль за тем насколько правильно отражаются рассматриваемые операции в бухгалтерском учёте предприятия.

В курсовой работе нами изучены следующие вопросы: понятие подотчётных лиц, денежных сумм, право и порядок получения денег выдаваемых под отчёт при направлении подотчётных лиц в служебные командировки, на хозяйственные нужды, документальное оформление соответствующих операций, и то как отражаются  расчёты с подотчётными лицами в бухгалтерском учёте.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Мероприятия по совершенствованию учёта расчётов с подотчётными лицами

 

В организации ООО «Торговый дом» в командировку направляется любой сотрудник предприятия по решению руководителя, из-за того что, не утвержден круг должностных лиц, которые имеют право получать денежные средства в подотчёт. Из-за этого может произойти то, что при проверке, налоговые органы могут посчитать, что срок выдачи подотчётных денежных сумм является не установленным. А значит, расчёты по денежным суммам, выданным в подотчёт, должны производиться в пределах одного рабочего дня. Хотя, фактически, денежные средства под отчёт в организации выдаются на более длительный срок. Этот недостаток может повлечь за собой штрафные санкции со стороны налоговых органов.

Для того чтобы предотвратить это, в организации  нужно  издать приказ, в котором был бы утвержден перечень тех должностных лиц, которые имели бы право на получение денежных средств, в подотчёт. Кроме этого в таком приказе должны быть установлены:

- сроки, на которые выдаются  подотчётные денежные суммы, и их максимально допустимый размер;

- порядок предоставления авансовых отчётов;

- запрет  выдавать денежные средства  работнику под отчёт в том,  случае если он не полностью отчитался по  ранее полученному авансу;

- запрет передавать денежные  средства, выданные под отчёт, от одного работника другому.

Тех сотрудников предприятия, которые перечислены в приказе, нужно  ознакомить с его содержанием в обязательном порядке.

Есть серьезная необходимость перевести расчёты с подотчётными лицами в безналичную форму. Это приведет к значительному  уменьшению объема первичной бухгалтерской документации, так же это значительно облегчит, контроль за использованием денежных средств в организации, к тому же это сократит время на оформление выдачи денежных средств подотчётному лицу.

Существуют распространенные ситуации, когда из-за недостаточной внимательности бухгалтера и неопытности подотчётного лица к бухгалтерскому учёту принимаются такие авансовые отчёты, к которым приложены чеки контрольно кассовых машин и товарные чеки, где просто указанны такие наименования как «запчасти» или «канцтовары». Такого быть не должно, так как товарный чек нужен, в том числе, для того чтобы расшифровать сведения указанные в кассовом чеке. В товарном чеке должна содержаться подробная информация, что, сколько и за какую цену приобретало подотчётное лицо.

Не менее часто из-за неопытности подотчётного лица и предприятия-продавца наблюдается ошибка, заключающаяся в том, что когда на приобретенные товарно-материальный ценности выдаются подтверждающие документы (квитанция к приходно-кассовым ордерам), где указана сумма, превышающая максимальный лимит расчётов с юридическими лицами. В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20.07.2007 г., установленный предельный размер расчётов наличными денежными средствами в РФ между юридическими лицами установлен в 100 000 рублей. В случае проверки, за такое нарушение грозит штраф, причём, не только самой организации, но и руководителю предприятия. И в таком случае, единственным выходом из такой ситуации будет замена подтверждающего документа продавцом-предприятием.

В организации ООО «Торговый дом» встречается и такая ситуация, когда работнику, направляемому в командировку выдаются наличные денежные средства предприятия, которые поступили от покупателей. Это также явное нарушением правил расчётов с подотчётными лицами, потому что у организации не имеется специального разрешения со стороны обслуживающего банка на использование таких денежных средств на свои потребности.

Есть определенная последовательность выдачи наличных денежных средств  подотчётному лицу на покупку тех или иных товаров. Организация должна для начала сдать наличную выручку в обслуживающий банк, и только потом снять с расчётного счета нужные денежные средства и оприходовать их в кассу предприятия.

Также можно, заранее снять с расчётного счета необходимые суммы на хозяйственные нужды. Такие денежные средства можно будет хранить в кассе организации и по мере необходимости тратить на приобретение нужных товаров, при этом производя выдачу наличных денежных средств под отчёт. При этом, очень важно - не превысить максимальный лимит наличных денежных средств в кассе предприятия. Для организации ООО «Торговый дом» обслуживающий банк установил лимит в 45000 рублей.

Для того чтобы подтвердить  целесообразность и законность расходов по подотчётным суммам денежных средств на операционные и хозяйственные нужды, предприятию завести вспомогательную ведомость, в которой сличались бы счета и товарные чеки с накладными на оприходование товарно-материальных ценностей с карточками складского учёта и отчётами движения приобретенных товарно-материальных ценностей.

И только лишь, четко соблюдая все нюансы и учитывая наиболее частые и вероятные ошибки, предприятие сможет избавить себя от возможных проблем при налоговых проверках.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

На примере конкретной организации ООО «Торговый дом», занимающейся оптовой и розничной торговлей обуви была рассмотрена организация бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами и общие теоретические основы бухгалтерского учёта таких расчётов.

Рассмотрены такие вопросы как: понятие подотчётных сумм, право и порядок получения денег под отчёт при приобретении товаров, продукции у физических и юридических лиц, при направлении в командировку подотчётных лиц, а также документальное оформление соответствующих операций, отражение расчётов с подотчётными лицами в бухгалтерском учёте.

Как оказалось, в организации «Торговый дом»  денежные средства под отчёт выдаются весьма часто и различным работникам, потому что не всегда имеется возможность покупки товарно-материальных ценностей в  безналичной форме.

Как следствие перехода организации в 2007 году на автоматизированный учёт с использованием программы 1С: Предприятие стало значительно меньше ошибок при расчётах с подотчётными лицами по сравнению с предыдущими периодами, потому что эта программа даёт возможность механизировать обработку информации о работниках направленных в командировку, снижает вероятность возникновения ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учёта, и сокращает количество первичных учётных документов, что, соответственно, увеличивает оперативность и точность бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами в организации.

Эта программа даёт возможность формировать стандартные отчёты, которые могут быть полезны во время подведения итогов и составления итоговой отчётности.

В ООО «Торговый дом» отмечены нарушения правил расчётов с подотчётными лицами.

Прежде всего, это отсутствие приказа о порядке и выдаче денежных средств под отчёт и письменного приказа об установлении размера (норм) суточных.

Случается, что к бухгалтерскому учёту принимаются отчеты, к которым приложен товарный чек, где указаны «запчасти» или «канцтовары». Это неверно, потому что товарный чек нужен, в том числе и для расшифровки сведений, которые указаны в кассовом чеке.

У организации нет специального разрешения обслуживающего банка на использование наличных денежных сумм, поступивших в кассу от покупателей, на свои потребности. Бухгалтерия предприятия иногда просто забывает, что есть вполне определенная последовательность выдачи денежных средств подотчётному лицу на приобретение товарно-материальных ценностей, и выдает такие денежные суммы сотрудникам предприятия.

В ООО «Торговый дом» встречаются случаи, когда организация не соблюдает Указание ЦБ РФ от 20.07.2007 г. об установленном предельном размере расчётов наличными денежными средствами в РФ между юридическими лицами, который определён в размере 100 000 рублей. За это нарушение организации грозит штраф, а также штраф грозит и его руководству.

Поэтому правильно организованный бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами в организации может обеспечить контроль за использованием денежных сумм и не создать проблем с налогообложением и аудиторской проверкой.

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы и источников:

1. Налоговый кодекс РФ, 2012 г.
2. Трудовой кодекс РФ, 2012 г.
3. Письмо Минфина о документальном подтверждении в целях налогообложения прибыли организации расходов, связанных с оплатой услуг гостиницы платежной картой при направлении сотрудника в командировку от 10.11.2011г. №03-03-07/51.
4. Письме Минфина о порядке подтверждения расходов на командировки и сообщает следующее. от 27.02.2012г. №03−03−07/6.
5. «Расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением». Минфин в Письме от 11.11.2011г. №03-03-06/1/741.
6. Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» от 12.10.2011 №373-П, утвержденное ЦБ РФ.
7. Письмо ЦБ РФ от 18.12.06г. № 36-3/2408
8. Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденного Банком России 24.12.2004г. №266-П.
9. План счетов бухгалтерского учёта финансово - хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденный Приказом Минфина от 31.10.2000г. №94н.
10. Черемисина С.В., Бухгалтерский и налоговый учёт//  Тюленева Н.А., Земцов А.А., 2010, 672с
11. Бухгалтерский и налоговый учёт на малом предприятии. Учебное пособие/ Ендовицкий Д.А., Рахматулина Р.Р. 2007, 256с.
12. Бухгалтерский учёт. Учебник/ Лишиленко А.В. 2011, 736с.
13. Управленческий учёт: Учебник/ Я.В.Соколов [и др.]; под общ. ред. Я.В.Соколов- М.: Магистр, 2007.- 469с.
14. Учётная политика ООО «Торговый дом».
15. Сайт  http://www.newsru.com/finance/

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

Унифицированная форма № Т-9

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. № 1

			Код
	Форма по ОКУД		0301022
ООО «Торговый дом»		по ОКПО
наименование организации

 

 

		Номер документа	Дата составления
	ПРИКАЗ	35	4.03.12

(распоряжение) 
о направлении работника в командировку

 

Направить в командировку:

	Табельный номер
Закирова  Ильнура  Исмагиловича
фамилия, имя, отчество
ГО
структурное подразделение
Финансовый директор
должность (специальность, профессия)
Г.Казань, ООО «Мода»
место назначения (страна, город, организация)

 

 

сроком на

3

календарных дней

 

с

“

5

”

марта

20

12

г. по

“

8

”

марта

20

12

г.

 

 

с целью	Заключение договора о поставки запасных частей

 

Командировка за счет средств
	указать источник финансирования