Учет расчетов с подотчетными лицами в организации (на материалах организации СПК «Щучинагропродукт»)

За командированным работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок за время  командировки. Средний заработок  за время нахождения работника в  командировке сохраняется за все  рабочие дни по графику, установленному по месту постоянной работы. Пересылка  зарплаты  командированному работнику  по его просьбе производится за счет организации.

Подотчетные суммы на операционные и хозяйственные расходы выдаются в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций по согласованию с учреждениями банка, осуществляющими  их кассовое обслуживание.  

Командировочные расходы производственного  назначения включаются в себестоимость  продукции, работ, услуг или в  расходы на реализацию по  нормам, установленным законодательством  Республики Беларусь. В исключительных случаях командировочные расходы оплачиваются сверх установленных норм по решению руководителя [13, с.16].

 

1.2 Значение и  задачи учета расчетов с подотчетными  лицами

 

Основной целью учета  расчетов с подотчетными лицами является обобщение информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет.

Для правильного отражения  в бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами, при осуществлении  ими командировок, необходимо учитывать: цель командировки; кто направляется в командировку; место командировки; срок командировки; какие расходы  допускаются нести работнику  в служебной командировке; условия  командировке за пределами Республики Беларусь; порядок оформления командировки; порядок учета расходов по служебной  командировке для целей налогообложения.

В условиях рыночной экономики  любой бухгалтер должен исходить из принципа, что умелое использование  денежных средств само по себе может  приносить предприятию дополнительный доход. Поэтому нужно постоянно  думать о рациональном использовании  денежных средств предприятия в  целях получения максимальной прибыли.

Задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. соблюдение правил выдачи авансов;
2. своевременность предоставления авансовых отчетов;
3. целесообразность и законность использования подотчетных сумм;
4. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;
5. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;
6. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели;
7. своевременность возврата неизрасходованных подотчетных сумм [22, с.100].

Таким образом, можно сделать вывод, что расчеты с подотчетными лицами имеют важное место в экономике  организации, так как они позволяют  организации производить расчет с работниками, командированными с  целью заключения договора, участия  в различных социальных мероприятиях, повышения своей квалификации и  другими целями.

 

1.3 Нормативно-правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

 

За последние годы в  бухгалтерском учете и отчетности произошли существенные изменения, адекватно отражающие процессы становления  в экономике страны рыночных отношений. В целях единообразия в ведении  и соблюдении принципов бухгалтерского учета, соответствия организации бухгалтерского учета в Республике Беларусь международным  стандартом бухгалтерского учета и  отчетности осуществляется система  государственного нормативного регулирования  бухгалтерского учета.

Основными нормативными документами регулирующими учет и контроль расчетов с подотчетными лицами являются:

1. Конституция Республики Беларусь – основной Закон Республики Беларусь, который регулирует все отношения, складывающиеся между гражданами Республики Беларусь, между гражданами и государством, между юридическими лицами, между юридическим лицом и гражданином и т.д.
2. Налоговый кодекс Республики Беларусь (общая часть) от 19.12.2002 г. №166-З (с изменениями и дополнениями от 15.10.2010 г. №174-З).

Кодекс устанавливает систему  налогов, сборов (пошлин), взимаемых  в бюджет Республики Беларусь, основные принципы налогообложения в Республике Беларусь, регулирует властные отношения  по установлению, введению, изменению, прекращению действия налогов, сборов (пошлин) и отношения, возникающие  в процессе исполнения налогового обязательства, осуществления налогового контроля, обжалования решений налоговых  органов, действий (бездействия) их должностных  лиц, а также устанавливает права  и обязанности плательщиков, налоговых  органов и других участников отношений, регулируемых налоговым законодательством.

3. Трудовой кодекс Республики Беларусь от 26.07.1999 г. № 296-З (с изменениями и дополнениями от 30.12.2010 № 225-З).

Общие нормы, регулирующие отношения, связанные с направлением работников в служебные командировки, в том  числе  устанавливающие соответствующие гарантии и компенсации, закреплены преимущественно в главе 9 Трудового кодекса Республики Беларусь. В статье 91 дано легальное определение служебной командировки, а также проведено разграничение с работой, носящей разъездной или подвижный характер, поездками в пределах населенного пункта, где располагается наниматель. Статья 92 Трудового кодекса Республики Беларусь распространяется на работников, находящихся в служебной командировке, режим рабочего времени и отдыха, установленный по месту командировки. Согласно статье 93 Трудового кодекса Республики Беларусь направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения установленной формы. Следует отметить, что на практике при направлении работника в служебную командировку, как правило, составляется также докладная записка.

4. Указ Президента Республики Беларусь от 15.03.2011 г. № 114 «О некоторых вопросах применения первичных учетных документов».

Данным Указом утвержден  перечень обязательных к применению форм первичных документов, две из которых касаются кассовых операций – приходный и расходный кассовые ордера.

5. Закон Республики Беларусь от 18.10.1994 г. № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» (с изменениями и дополнениями 26.12.2007 г. № 302-З).

Настоящий Закон определяет правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета, устанавливает требования, предъявляемые  к составлению и представлению  бухгалтерской отчетности, регулирует взаимоотношения по вопросам бухгалтерского учета и отчетности в Республике Беларусь.

6. Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 14.09.2011 г. № 87 «Об утверждении инструкции  о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу».

Настоящая Инструкция определяет порядок и условия  предоставления гарантий и компенсаций  работникам при служебных командировках  за границу, в том числе на обучение (стажировку, семинар, конференцию и  иные мероприятия, связанные с повышением квалификации).

7. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 г. №7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» (с изменениями и дополнениями от 16.07.2011 г. №78).

В соответствии с данным постановлением производится расчет суточных и расходов по найму жилья.

8. Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 г. № 107 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь».

Настоящая Инструкция устанавливает единый порядок проведения, учета, оформления кассовых операций и  расчетов наличными денежными средствами на территории Республики Беларусь в  наличных белорусских рублях.

9. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 29.03.2010 г. № 38 «Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций и Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций» (с изменениями и дополнениями от 23.03.2011 г. № 12).

В соответствии с данным постановлением движение денежных средств  в кассе оформляется документами  установленной формы: приходный  кассовый ордер, расходный кассовый ордер, платежная ведомость.

10. Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 30.03.2011 г. № 112 «Об утверждении Инструкции об организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь».

11. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2011 г. № 50 «Об установлении типового плана счетов бухгалтерского учета, утверждении Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета» (в ред. Постановления Финансов Республики Беларусь от 20.12.2012 г. № 77) .

В соответствии с Типовым планом счетов учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

12. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 г. № 35 «Об утверждении инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь» (с изменениями и дополнениями от 04.02.2013 г. № 4).

13. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 08.08.2013 г. № 53 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках».

В соответствии с данным постановление установлены  следующие размеры возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь:

• суточные –  60 000 рублей за каждый день командировки;
• суточные при однодневных служебных командировках и командировках в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту жительства, – 30 000 рублей;
• по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов – 20 000 рублей в сутки.

14. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 17.04.2002 г. № 62 «Об утверждении Инструкции по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации"» (с изменениями и дополнениями от 22.04.2010 г. №50).

В соответствии с данной инструкцией при формировании учетной политики организации по конкретному направлению ведения и организации бухгалтерского учета осуществляется выбор одного способа из нескольких, допускаемых законодательством и нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ОРГАНИЗАЦИИ

 

2.1 Документальное оформление и порядок выдачи денежных средств под отчет

 

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Выдача наличных денежных средств работникам общества при  направлении в служебную командировку регулируется Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 г. № 107 [34].

Все хозяйственные операции, проводимые обществом, оформляются оправдательными документами. Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в СПК «Щучинагропродукт» подразделяются на три вида. К первому виду относятся документы, которые составляются в отделе кадров и бухгалтерии общества. К этим документам относят: приказ руководителя, командировочное удостоверение, служебное задание, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

Приказ – документ, который является основанием для направления работника в командировку. В нем указываются: фамилия, имя и отчество командируемого (Заборовский И.И., Базыльчик И.М.), страна или город командирования (г. Гродно), планируемый срок и цель командировки (на 8 дней с 26.03.2013 г. по 02.04.2013 г. на обучающие курсы обслуживания технологических газифицированных печей и агрегатов) (ПРИЛОЖЕНИЕ А). Продление командировки осуществляется также приказом руководителя в случае признания целесообразности такого продления. Работник обязан выехать в командировку и вернуться к месту постоянной работы в дни, определенные приказом.

На основании приказа, выписывается командировочное удостоверение, которое подписывается  руководителем предприятия и скрепляется печатью.

Командировочное удостоверение – документ, по отметкам в котором определяется срок фактического пребывания работника в командировке и рассчитываются суточные расходы.

Днем выезда в  командировку считается день отправления поезда, автобуса либо другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия транспортного средства на место постоянной работы.

В командировочном  удостоверении № 23 сделаны отметки  о выбытии слесаря-газовика Заборовского Ивана Ивановича в командировку в г. Гродно 26 марта 2013 г. и его  возврате из командировки 02 апреля 2013 г. (ПРИЛОЖЕНИЕ Б).

В СПК «Щучинагропродукт» регистрация работников, выбывающих в служебную командировку, ведется в журнале учета работников выбывающих в командировку.

Сотрудникам общества, командированным для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенными предварительными расчётами сумм командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (форма КО-2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, а также на проживание и питание.