Учет расчетов с покупателями и заказчиками

Многие предприятия страдают от неэффективного использования разного рода ресурсов от недостатка необходимой для принятия правильных решений информации, непреднамеренного и преднамеренного искажения отчетности, прямого мошенничества со стороны работников. Подобных проблем можно избежать путем создания внутри самих компаний эффективной системы внутреннего контроля. На службу внутреннего контроля организации возложено выполнение следующих функций:

• контроль за эффективностью систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля, разработка рекомендаций по их улучшению;
• контроль за достоверностью бухгалтерской и оперативной информации, проведение экспертизы средств и способов, используемых для идентификации, оценки, классификации этой информации и составления на ее основе отчетности, а также изучение отдельных статей отчетности и операций, остатков по бухгалтерским счетам;
• контроль за соблюдением законодательства, нормативных актов, требований учетной политики, инструкций, решений и указаний руководства и собственников;
• контроль за деятельностью различных звеньев управления;
• контроль за эффективностью механизма внутреннего контроля, изучение и оценка контрольных процедур в филиалах и структурных подразделениях экономического субъекта;
• контроль за сохранностью и состоянием имущества экономического субъекта;
• разработка рекомендаций и мероприятий по устранению выявляемых недостатков и повышению эффективности управления.

Рассмотрим расчетные операции, по которым наиболее часто возникают ошибки у бухгалтеров при отражении их бухгалтерскими проводками и оформлении документами. В соответствии со статьей 9 «Первичные учетные документы» Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами (таблица 1.6).

Таблица 1.6

Содержание и признаки нарушений при оформлении документов

Содержание нарушений	Признаки нарушений
1. При оправдательном документе  отсутствует распоряжение на осуществление операций	Отсутствие подписей руководителей, выписок из приказов, решений совета директоров, учредителей
2. При распорядительном документе  нет оправдательного	Операция по каким-то причинам не совершилась или пропущена
3. Документы составлены с нарушением  установленной формы	Доверенности, счета, акты и т.п. составлены по произвольной форме
4. В одном и том же документе  не совпадают реквизиты	Документы составлены от имени одной организации, а печать - другой
5. В документах полностью или  частично отсутствуют реквизиты	Отсутствие обязательных реквизитов, содержание операции сформулировано некорректно
6. При документах отсутствуют  приложения. На которые имеются ссылки	В документах указаны приложения, а в действительности их нет
7. Документы подписаны лицами, не  имеющими на это право	Денежные документы подписывает кассир, накладные - заведующий складом
8. Подделка подписей, наличие подчисток, дописок, исправлений	Следы подчисток, исправлений, дописок и т.д.
9. Отсутствие на соответствующих  документах штампа, печати	Доверенности, товарные чеки, квитанции и др. без печати или штампа
10. В документах письменные реквизиты  указывают на несвойственные  для данной организации операции	В документах содержатся операции, которые на самом деле необоснованны (недействительны)
11. Прослеживание данных расчетных  и платежных документов по  одним и тем же сделкам показывает их несоответствие	Данные предъявленных счетов-фактур за оказанные услуги и платежных поручений по оплате этих счетов не совпадают
12. Операции, проведенные по документам, недействительны	Расход товарно-материальных ценностей не подтверждается отпуском их со склада. Перечисление денежных средств за оказанные услуги без предъявления счета-фактуры и без договора

 

Некорректное оформление документов, подтверждающих произведенный взаимозачет, может привести, например, к тому, что суммы НДС, возмещенные из бюджета в результате этой операции, не будут приняты налоговыми органами, а это может повлечь за собой взыскание сумм штрафов и пеней в бюджет.

Зачастую скрытую материальную ценность списывают на счет 63 «Расчеты по претензиям».

В последнем случае необходимо установить реальность сумм претензий, а так же то, обусловлены ли претензии: несоответствием цен и тарифов договорным обязательствам; выявленными арифметическими ошибками на счетах; несоответствием качества товара (услуг) стандартам или техническим условиям; недостачей груза в пути сверх норм естественной убыли; браком по вине поставщиков и подрядчиков.

Большое количество ошибок допускают бухгалтеры при проведении взаимозачетов, составлении актов сверки.

Отсутствие разногласий по поводу взаимозачета должно быть подтверждено выверкой взаиморасчетов и оформленным по ее результатам двусторонним актом сверки расчетов, где необходимо указать основание возникновения встречных задолженностей, дату проведения взаимозачета, документы, подтверждающие возникновение задолженностей (номера и даты составленных счетов-фактур), суммы задолженностей, а также суммы зачтенных требований, обязательно с выделением сумм НДС.

Аудиторская практика показывает, что стороны часто допускают следующую ошибку при составлении акта сверки взаимных расчетов. Предприятия ограничиваются составлением акта, в котором указываются все необходимые показатели, позволяющие определить наименование, количество, стоимость, даты совершенных поставок, дату составления документа. Однако из такого акта сверки следует лишь то, что стороны выявили сумму взаимных задолженностей, но не выразили своего волеизъявления о погашении этих задолженностей зачетом встречных требований или иным способом, например, оплатой денежными средствами.

Наличие акта сверки взаимных поставок без указания в нем факта погашения сторонами взаимных задолженностей не прекращает обязательства сторон и не освобождает их от необходимости погашения указанных задолженностей в дальнейшем.

При заключении договора по товарообменным операциям, когда обмен неравноценный типичны ошибки такого рода: стороны не указывают в договоре мены, что обмен неравноценный и одна из сторон сделки должна сделать доплату. А затем такая доплата производится. Тогда она отражается в учете получателя как внереализационный доход, увеличивая налогооблагаемую прибыль. Поэтому бухгалтеру нужно следить за правильностью составленного договора.

Для улучшения состояния расчетов:

• необходимо следить за соотношениями дебиторской и кредиторской задолженности: значительное преобладание дебиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости предприятия и делает необходимым привлечение дополнительных (как правило, дорогостоящих) средств; превышение кредиторской задолженности над дебиторской может привести к неплатежеспособности предприятия;
• контролировать политику диверсификации в отношении дебиторов, т.е. ориентироваться на увеличение их количества для уменьшения риска неуплаты одним или несколькими крупными покупателями;
• постоянно контролировать состояние расчетов по просроченной задолженности;
• производить классификацию покупателей в зависимости от вида продукции, объема закупок, платежеспособности, истории кредитных отношений и предлагаемых условий оплаты;
• имея оперативные данные по просроченной задолженности, необходимо начинать претензионную работу, т.е. высылать уведомления - претензии со всеми расчетами пени за просроченную задолженность;

разрабатывать разнообразные модели договоров с гибкими условиями оплаты, в частности предоставления покупателями скидок при досрочной оплате, так как снижение цены приводит к расширению продаж и интенсифицирует приток денежных средств.

Выводы: Основную массу всех расчетных операций в коммерческих предприятиях занимают расчетные операции, и в том числе операции по учету расчетов с покупателями и заказчиками. Огромный оборот денежных и материальных ресурсов приводит к повышенному вниманию со стороны контролирующих органов к правильности постановки организации и ведения бухгалтерского учета расчетов с покупателями и заказчиками. Существование различных методов учета, организация учета расчетов с множеством поставщиков и покупателей, постоянно изменяющаяся законодательная база делает работу бухгалтера предприятия, занимающегося производством и реализацией продукции, крайне сложной и ответственной. аналитический учет по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» должен обеспечивать возможность формировать в балансе информацию о задолженности покупателей и заказчиков по сроку ожидаемого платежа после отчетной даты - в течение 12 месяцев или более 12 месяцев.

Для учета расчетов с покупателями и заказчиками используются следующие счета: 50 «Касса»; 51 «Расчетный счет»; 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»; 62-1 «Расчеты с покупателями по отпущенным товарно-материальным ценностям»; 62-2 «Расчеты плановыми платежами»; 62-3 «Векселя полученные»; 62-4 «Авансы полученные»; 62-5 «Расчеты по банковским чекам»; 62-6 «Расчеты по бартерным сделкам»; 68 «Расчеты по налогам и сборам»; 76-2 «Расчеты по претензиям»; 90-1 «Доходы по обычным видам деятельности»; 90-2 «Расходы по обычным видам деятельности»; 91-1 «Прочие доходы»; 91-2 «Прочие расходы».

2. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ  РАСЧЕТОВ С ПОКУПАТЕЛЯМИ И  ЗАКАЗЧИКАМИ НА ПРИМЕРЕ ООО  «АЛЬЯНС»

 

2.1 Организационно-экономическая  характеристика предприятия

 

Общество с ограниченной ответственностью «Альянс» было создано 17 января 2001г., в результате добровольного волеизъявления учредителя. Зарегистрировано Общество в Администрации г. Иркутска Регистрационной палатой 30 января 2001г.

30 января 2001г. Общество получило свидетельство  о внесении записи в Единый  государственный Реестр юридических  лиц.

Предприятие образовано как оптово-розничная торговая фирма.

Основной деятельностью ООО «Альянс», согласно уставу, является расширение рынка товаров и услуг в Иркутской области, а также извлечение прибыли. Основным видом деятельности фирмы является оптовая торговля, производство мебели.

Уставный капитал Общества образован единственным учредителем, который является Генеральным директором ООО «Альянс».

Организационно-правовая форма предприятия - Общество с Ограниченной ответственностью. Общество является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный счет в банке, круглую печать со своим наименованием, штампы, бланки, фирменный знак.

На протяжении 9 лет работы, фирма заняла достойное место среди компаний Иркутской области, реализующих аналогичную продукцию. С каждым голом предприятие расширяет не только номенклатуру товара, но и рынок сбыта.

Помимо ООО «Альянс» на Иркутском рынке функционирует еще   ряд   компаний,   реализующих   подобную   продукцию.   Среди   них: мебельная фирма «Ивушка», ООО «Престиж», ООО «Сибмсбель» и др.

Структура управления на предприятии ООО «Альянс» Представлена на рис. 2. 1.

Рис. 2.1 Организационная структура предприятия

 

Управление предприятием осуществляет генеральный директор, которому непосредственно подчиняются:

- главный бухгалтер;

- руководитель отдела продаж;

- руководитель  отдела снабжения;

- главный технолог;

- начальник производственного отдела.

Главный бухгалтер осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику, исходя из структуры и особенностей деятельности предприятия и т.д.; несет ответственность и пользуется правами главного бухгалтера предприятия, установленными законодательством РФ.

Руководитель отдела снабжения занимается вопросами по заключению договоров на поставку сырья и материалов для производственного отдела.

Производственный отдел занимается вопросами выпуска продукции на склад.

Руководитель отдела продаж занимается организацией сбыта готовой продукции, поддерживает и развивает клиентскую базу, поиском и привлечением новых клиентов; занимается выполнением плана продаж; не допускает просроченной дебиторской задолженности клиентов.

В соответствии со ст. 313 Налогового Кодекса РФ и законом «О бухгалтерском учете» предусмотрено, что с самого начала своей работы и в начале каждого календарного года предприятие заявляет в налоговые органы так называемую учетную политику на текущий год.

Учетная политика предприятия – это выбор самим предприятием определенных и конкретных методик, формы и техники ведения учета исходя из установленных правил и особенностей деятельности предприятия.

На предприятии ООО «Альянс» в начале каждого календарного года издается приказ об утверждении учетной политики предприятия. Формируется учетная политика главным бухгалтером по бухгалтерскому и налоговому учету, в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008.  Согласно этому приказу подчиняются все структурные подразделения предприятия. Учет ведется бухгалтерией с использованием компьютерной техники и бухгалтерской программой 1С. Главными задачами бухгалтерии являются:

- формирование  полной и достоверной информации  о деятельности предприятия, и ее имущественном положении;

- обеспечение  учета наличия и движения имущества  и обязательств, использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами и нормативами;

- предотвращение  отрицательных результатов хозяйственной  деятельности предприятия. 

ООО «Альянс» использует рабочий план счетов, разработанный на основе типового плана счетов, утвержденного приказом Минфина России от 31 декабря 2000 г. №94н. Счета бухгалтерского учета тесно связаны с бухгалтерским балансом, т.к. открываются на основании статей баланса.

Хозяйственные операции в бухгалтерском учете оформляются типовыми первичными документами, которые утверждены законодательно, а также формами, разработанные предприятием самостоятельно.

Налоговый учет ведется в бухгалтерских регистрах и регистрах, разработанных организацией самостоятельно.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: