Учет с подотчетными лицами

ВВЕДЕНИЕ

 

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.

В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

Как правило, в хозяйственной деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность.

Предметом исследования данной работы является порядок учёта расчётов с подотчётными лицами организации.

Целью курсовой работы является рассмотрение теории и практики ведения бухгалтерского учёта расчётов подотчётными лицами организации на примере ООО «Профреал», который является объектом исследования.

Для достижения поставленной цели в курсовой работе необходимо решить следующие задачи:

- изучить  нормативные  документы по вопросам учета расчетов с физическими лицами наличными денежными средствами;

-раскрыть порядок выдачи наличных денег на предстоящие хозяйственные расходы;

- раскрыть порядок возмещения  расходов при служебных командировках  в пределах Республики Беларусь  и за границу;

- отразить документальное оформление  и учет расчетов с подотчетными  лицами по хозяйственным расходам и по командировочным расходам;

- раскрыть организационные и  методические аспекты учетной  политики исследуемой организации;

- провести исследование организации  учета расчетов с подотчетными  лицами и отражение на бухгалтерских  счетах хозяйственных операций.

 

1 ОРГАНИЗАЦИЯ РАСЧЕТОВ НАЛИЧНЫМИ ДЕНЕЖНЫМИ СРЕДСТВАМИ

 

1.1 Обзор нормативных документов по вопросам учета расчетов с физическими лицами наличными денежными средствами

 

К основным нормативно-правовым актам, регулирующим учет расчетов с физическими лицами наличными денежными средствами относятся:

1. Указ Президента Республики Беларусь от 4 сентября 2003 г. №  376 «Об осуществлении юридическими лицами, их обособленными подразделениями расчетов наличными денежными средствами с физическими лицами» (в ред. от  01.03.2007) [5].

Данный Указ устанавливает, что юридические лица, их обособленные подразделения при отсутствии задолженности по платежам в бюджет, государственные целевые бюджетные и государственные внебюджетные фонды, включая фонд социальной защиты населения министерства труда и социальной защиты, могут производить из выручки, поступившей в их кассы, расчеты наличными денежными средствами с физическими лицами, не связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, за закупаемую сельскохозяйственную и дикорастущую продукцию, вторичное сырье, возвратную стеклотару, если президентом Республики Беларусь не установлен иной порядок расчетов за закупаемую у физических лиц сельскохозяйственную продукцию.

2. Указ Президента Республики Беларусь от  29.06.2000 № 359 «Об утверждении порядка расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь» (в ред. от  24.10.2011) [6]. Данный нормативный документ распространяется на расчеты, которые осуществляются на территории Республики Беларусь юридическими лицами, их обособленными подразделениями и индивидуальными предпринимателями

3. Банковский кодекс Республики  Беларусь от  25 октября 2000 г. № 441-з (в ред. от 13.07.2012) [7].

4. Гражданский кодекс Республики Беларусь от 7 декабря 1998 г. № 218-з (в ред. от 31.12.2013) [8].

5. Постановление Правления Национального Банка Республики Беларусь от 29 марта 2011 г. № 107 «Об утверждении инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь и о признании утратившими силу некоторых постановлений правления национального банка Республики Беларусь и их отдельных структурных элементов» (в ред. от 12.11.2012) [9].

Настоящая  инструкция разработана на основании статей 26, 30 и 39 банковского кодекса Республики Беларусь, пункта 4 порядка расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь, утвержденного указом президента Республики Беларусь от 29 июня 2000 г. № 359 "Об утверждении порядка расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь" (национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., № 64, 1/1403), и устанавливает единый порядок проведения, учета, оформления кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами на территории Республики Беларусь в наличных белорусских рублях

6. Постановление Правления  Национального Банка Республики Беларусь от 29 марта 2013 г. № 185 «Об утверждении инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь» [10]. Настоящая  инструкция устанавливает единый порядок проведения, учета, оформления кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь.

7. Постановление Правления Национального Банка Республики Беларусь от 30.03.2011 № 112  «Об утверждении Инструкции  об организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь» [11].

Настоящая инструкция разработана на основании статей 30 и 39 банковского кодекса Республики Беларусь и определяет порядок работы по организации наличного денежного обращения на территории Республики Беларусь в наличных белорусских рублях и обязательна для выполнения национальным банком Республики Беларусь, банками Республики Беларусь и небанковскими кредитно-финансовыми организациями Республики Беларусь, их филиалами (отделениями) и их структурными подразделениями.

8. Постановление Совета министров Республики Беларусь и Национального банка Республики Беларусь от 06.07.2011 №  924/16 «Об утверждении  Положения о порядке использования кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов и приема наличных денежных средств, банковских платежных карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществлении деятельности в сфере игорного бизнеса, лотерейной деятельности, проведении электронных интерактивных игр» (в ред. от 09.08.2013) [12].

9. Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь 17 января 2007 г. № 1 «Об утверждении инструкции о порядке проведения валютных операций с использованием наличной иностранной валюты и наличных белорусских рублей» (в ред. от 08.11.2011) [13].

Данная   Инструкция  разработана в соответствии со статьями 26 и 33 Банковского кодекса Республики Беларусь, статьей 21 закона Республики Беларусь от 22 июля 2003 года "о валютном регулировании и валютном контроле" (национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2003 г., n 85, 2/978) и определяет источники поступления и цели использования наличной иностранной валюты по валютным операциям, расчеты по которым осуществляются посредством ее приема (выдачи) в кассу (из кассы) юридических лиц и индивидуальных предпринимателей либо внесения (снятия) на счет (со счета) юридического лица, индивидуального предпринимателя в банке и документального оформления такого внесения (снятия), а также источники поступления и цели использования наличных белорусских рублей по валютным операциям, осуществляемым посредством их приема (выдачи) в кассу (из кассы) юридических лиц - нерезидентов либо внесения (снятия) на счет (со счета) юридического лица - нерезидента в банке и документального оформления такого внесения (снятия).

10. Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 29 сентября 2011 г. № 406 «Об утверждении инструкции о порядке ведения кассовых операций и организации работы с наличными денежными средствами в белорусских рублях и с наличной иностранной валютой организациями, подчиненными министерству связи и информатизации Республики Беларусь»[14].

Настоящая  Инструкция устанавливает порядок проведения, учета, оформления кассовых операций и организации работы с наличными денежными средствами в белорусских рублях, а также особенности работы с наличной иностранной валютой для организаций, подчиненных министерству связи и информатизации Республики Беларусь.

11. Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 21 декабря 2006 г. № 211 «Об утверждении Инструкции по организации кассовой работы в банках и небанковских кредитно-финансовых организациях Республики Беларусь» (в ред. от 27.11.2013) [15].

Настоящая инструкция устанавливает общие требования к организации работы с денежной наличностью, инкассации и перевозки наличных денежных средств и иных ценностей для кассовых работников и работников служб инкассации и обязательна к исполнению всеми банками, их филиалами и небанковскими кредитно-финансовыми организациями, зарегистрированными на территории Республики Беларусь.

12. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 29 марта 2010 г. № 38 «Об установлении типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций и инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций» (в ред. от 23.03.2011) [16]. Данным  постановлением утверждаются типовые формы первичных учетных документов по оформлению кассовых операций.

Таким образом, наличие широкого спектра нормативных и законодательных актов в области учета расчетов с физическими лицами наличными денежными средствами позволяет регулировать финансовые  и связанные с ними отношения.

 

1.2 Порядок выдачи наличных денег на предстоящие хозяйственные расходы

 

Кассовые операции по приему и выдаче наличных денег оформляются по формам первичных учетных документов, установленным в соответствии с законодательством.

Юридические лица, подразделения, индивидуальные предприниматели, частные нотариусы выдают наличные деньги, в том числе с использованием корпоративных карточек, под отчет на предстоящие расходы на сроки, определяемые руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем, частным нотариусом, включая день выдачи (получения с корпоративной карточки) наличных денег под отчет:

- не более 3 рабочих дней - на расходы, производимые в месте нахождения юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса;

- не более 10 рабочих дней - на расходы, производимые вне места нахождения юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса;

- до 30 рабочих дней - в сумме, не превышающей размера одной базовой

величины, в целом по юридическому лицу, подразделению, у индивидуального предпринимателя, частного нотариуса.

Юридические лица, подразделения, индивидуальные предприниматели выдают наличные деньги, в том числе с использованием корпоративных карточек, под отчет на предстоящие расходы для осуществления расчетов с юридическими лицами, подразделениями, индивидуальными предприни-мателями в размерах, определяемых руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем, но не более размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями.

Лица, получившие наличные деньги, в том числе с использованием корпоративных карточек, под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги, за исключением случаев.

Лица, получившие денежные средства с использованием корпоративных карточек под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты, либо при проведении оплаты частично в безналичной форме, частично в наличной форме, исключая день оплаты, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах.

Отчет об израсходованных суммах представляется в бухгалтерскую службу работником лично, с использованием автоматизированной подсистемы документационного обеспечения или по почте (при этом датой представления отчета считается дата отправления заказного письма).

Лица, получившие денежные средства под отчет, осуществляют их расходование на цели, определенные руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем, частным нотариусом в соответствии с законодательством. Передача другим лицам наличных денег, полученных под отчет, в том числе с использованием корпоративных карточек, а также использование корпоративных карточек другими лицами не допускается.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам.