Учет с подотчетными лицами

 

2 СИНТЕТИЧЕСКИЙ И АНАЛИТИЧЕСКИЙ УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

 

2.1 Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами по хозяйственным расходам

 

Список работников, имеющих право получать деньги под отчет на хозяйственные нужды, определяется приказом руководителя предприятия в начале года.

Выдача наличных денег из касс производится по:

- расходному кассовому ордеру  формы КО-2, при разовых выдачах  наличных денег под отчет на  расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи отдельным лицам;

- платежной ведомости с последующим  проставлением на ней реквизитов  расходного кассового ордера  либо приложением расходного  кассового ордера на общую  сумму выплаченных наличных денег  по платежной ведомости (ведомостям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя при выдаче нескольким лицам наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи.

На титульном листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличных денег за подписями руководителя и главного бухгалтера юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя или лиц, ими уполномоченных, с указанием сроков выдачи и суммы наличных денег прописью.

При выдаче наличных денег по платежной ведомости получатели предъявляют документы, удостоверяющие или подтверждающие их личность, и расписываются за получение денег в соответствующей графе платежной ведомости.

Выдача наличных денег работникам может производиться по удостоверению, выданному юридическим лицом, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца удостоверения, подписи должностного лица и оттиска печати юридического лица, выдавшего удостоверение.

Платежная ведомость выписывается либо оформляется с помощью технических средств с указанием по итогу суммы наличных денег цифрами и прописью.

В графе напротив фамилии, собственного имени, отчества получателя средств цифрами проставляется сумма причитающихся к получению наличных денег.

В соответствии с приказом руководителя подотчетные лица получают наличные деньги, выдаваемые на основании оформленного расходно-кассового ордера (РКО).

Документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются:

- кассовый ордер формы КО-1, квитанция формы КВ-1, квитанция формы 20-фс, другие приходные документы, утвержденные в соответствии с законодательством;

- кассовый чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, идентификатор кассира.

В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются кассовый чек и товарный чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, подписанные лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов.

В исключительных случаях допускается использование личных денежных средств физических лиц, состоящих в трудовых отношениях, в интересах субъекта хозяйствования, предпринимателя с применением наемного труда на приобретение товарно-материальных ценностей, оказание услуг в пределах норм расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования, установленных обслуживающим учреждением банка в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Основным первичным документом, подтверждающим израсходованные суммы и предназначенным для отчета подотчетных лиц по хозяйственным или командировочным расходам, является авансовый отчет, который составляется в одном экземпляре и является комбинированным первичным документом, поскольку, с одной стороны, в нем обобщается информация об израсходованных средствах, а с другой - он служит основанием для включения этих сумм в состав производственных затрат, издержек обращения или прочих расходов. Авансовый отчет составляется подотчетным лицом самостоятельно на основании документов, подтверждающих расходование сумм выданного ранее аванса.

В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками  организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в соответствии с Типовым планом счетов.

Для  учета  расчетов с подотчетными лицами, предназначен журнал-ордер № 7, в котором обеспечивается  в единой   системе   записей  синтетический  и   аналитический   учет. 

Аналитический учет ведется по отдельным выданным под отчет суммам  и осуществляется  позиционным  способом. По  каждой  отдельной  строке отражаются  выданный  аванс, суммы расхода на  основе  утвержденного авансового  отчета,  а  также возвращенная  сумма  неиспользованного аванса или возмещенная сумма перерасхода.      Каждому  авансовому  отчету присваивается очередной  порядковый номер  за  данный  месяц  отдельной строкой.  До  записи  в  учетном регистре  на  авансовом  отчете  делается  разметка  номеров  статей балансовых   счетов,   в   дебет  которых   должны   быть   отнесены соответствующие суммы расхода.      На   каждый   лицевой   счет   (подотчетное   лицо)   отводится необходимое количество строк. Записи  в  журнал-ордер  №  7  производятся  на  основании первичных  документов  (приходных  и  расходных  кассовых   ордеров, авансовых отчетов и других документов [20, с. 102].

Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами представлена в таблице 2.1.

 

Таблица 2.1 - Корреспонденция счетов бухгалтерского учета по расчетам с подотчетными лицами               

             

Содержание операции	Корреспонденция счетов
	Дебет	Кредит
Из кассы выданы деньги в подотчет	70	50
Приобретены товарно-материальные ценности оплатой из подотчетных сумм	10,41	71
Списаны по нормам расходы по служебным командировкам	25,26,44	71
Произведен возврат неиспользованных подотчетных сумм	50,70	71

Источник: собственная разработка

По окончании месяца подсчитываются итоги оборотов по  дебету и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и по каждому подотчетному лицу определяется сальдо, которое сверяется с показателями других регистров и переносится в Главную книгу.                                                                                     

 

2.2 Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам

 

При направлении работника в служебную командировку оформляется ряд первичной документации, а именно:

- задание на служебную  командировку 

- приказ  о командировании 

- командировочное удостоверение

- табель использования  рабочего времени при направлении работника в служебную командировку

-  журнал  регистрации  служебных командировок 

- авансовый отчет.

Оформление задания на служебную командировку как отдельного документа при направлении работника в служебную командировку в пределах Республики Беларусь по общему правилу не является обязательным.

Что касается направления работников в служебную командировку за границу, то наниматель независимо от организационно-правовой формы и формы собственности должен установить задание на служебную командировку

Законодательство предусматривает требования к составлению такого задания. Задание на служебную командировку за границу должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок. В задании должны быть указаны:

- место и цель служебной командировки;

- время нахождения за  границей;

- план встреч и переговоров;

- перечень вопросов, подлежащих  решению или изучению, а в случае  заключения договора (контракта, соглашения) - предмет договора (контракта, соглашения);

- иные сведения, необходимые для реализации целей и задач служебной командировки.

Задание подписывается командированным работником и утверждается нанимателем.

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя.

При командировании работника на незначительное расстояние от постоянного места работы в приказе указывается, может ли работник ежедневно возвращаться из места командирования к месту своего жительства с учетом расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха. Указанная информация необходима для определения размера возмещаемых расходов при служебных командировках.

Если работник специально командирован для выполнения работы в свой выходной день или обязывается нанимателем в этот день выехать в служебную командировку, в приказе (распоряжении) о командировании целесообразно указать дату дня отдыха, предоставляемого взамен.

Отказ работника без уважительных причин от поездки в служебную командировку является дисциплинарным проступком, за который он может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.

Работнику, направляемому в служебную командировку в пределах Республики Беларусь, наниматель выдает командировочное удостоверение, в котором проставляются отметки о выбытии в служебную командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы. Оно подписывается руководителем.

Как правило, командировочное удостоверение выдается каждому работнику, направляемому в служебную командировку, даже если они едут в составе группы.

Срок фактического пребывания в служебной командировке определяется по отметкам на командировочном удостоверении о дне прибытия и выбытия из места пребывания. Если работник командирован в различные населенные пункты или разные организации, отметки о прибытии и выбытии делаются в каждом из них. Отметки в командировочном удостоверении заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник.

Наниматель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Учет рабочего времени работников, в том числе находящихся в служебных командировках, ведется на основании табелей использования рабочего времени. Соответственно в них должно отражаться отработанное время командированного работника. Учет времени работников, в том числе находящихся в служебных командировках, осуществляется в табеле на основании приказов (распоряжений), командировочных удостоверений, путевых листов (для водителей) и других документов.

Время служебных командировок в составе отработанного времени учитывается отдельно. Форма табеля и используемые в нем обозначения нормативно не закреплены. Наниматель вправе утвердить их для своей организации.

Отметим, что если работник специально командирован для работы в свой выходной день или обязан выехать в служебную командировку в выходной день, то в табеле использования рабочего времени проставляется не обозначение выходного дня, а обозначение времени пребывания в командировке ("К"). Этим же обозначением в табеле использования рабочего времени отмечается день выбытия работника в командировку, если работник выполнял в этот день свою основную работу и выехал в командировку до 24 часов.

Если транспорт, на котором работник выехал в служебную командировку, отправился с 0 часов и позднее, то днем выбытия работника в служебную командировку является последующий день, который обозначается в табеле использования рабочего времени буквой "К".

В случае болезни работника в период служебной командировки на основании представленного листка нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности за период болезни. Дни нетрудоспособности, указанные в листке, не включаются в срок служебной командировки. Соответственно эти дни в табеле будут отмечаться на основании листка нетрудоспособности буквой "Б" [19, с. 45].

Корреспонденция счетов по учету расчетов с  подотчетными лицами по командировочным расходам представлена в таблице 2.2.

 

Таблица 2.2 – Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам

 

№ п/п	Содержание операции	Корреспонденция счетов
		Дебет	Кредит
1	2	3	4
1	С расчетного счета  на карт-счет сотрудника перечислен аванс на командировочные расходы	71	51
2	Отражены суточные	20,23,25,26,44	71