Учет труда и его оплата

Для расчета среднего заработка  не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (дивиденды, материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и др.).

Учет премий при  расчете отпускных

Если компания выплачивает  премии, существует особый порядок расчета отпускных сумм. Все зависит от того, какие премии выплачивает организация: ежемесячные, квартальные, годовые.

Ежемесячные премии, которые  начисляются вместе с заработной платой, учитываются полностью. При этом если, к примеру, премии установлены за достижение каких-либо показателей, то в расчетном периоде они принимаются к учету в однократном размере при достижении такого показателя.

Что касается квартальных  премий, определено: если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает расчетного периода, то учитывать их нужно в фактически начисленных суммах. Если же премии начислены за период, превышающий расчетный, то их нужно учесть только в месячной части за каждый месяц расчетного периода.

Вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, - независимо от времени начисления вознаграждения.

Если период отработан  не полностью, премию нужно включить в расчет пропорционально отработанному времени. Исключение составляют вознаграждения, которые выплачены с учетом фактически отработанного времени.

Определяем  расчетный период

При любом режиме работы расчет средней зарплаты работника производится исходя из фактически начисленной ему  заработной платы и фактически отработанного  времени за 12 последних календарных  месяцев. При этом календарным месяцем  считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно).

Однако в действительности редко когда сотрудник полностью  отработал расчетный период. Скорее всего, он отправлялся в командировку, брал отпуск за свой счет - такие суммы учитывать при расчете отпускных не нужно.

При исчислении среднего заработка  из расчетного периода исключается  время, а также начисленные за это время суммы, если:

а) за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме перерывов для кормления ребенка;

б) работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

в) работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

г) работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;

д) работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

е) работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.

В формуле приведен порядок  расчета отпускных, если сотрудник отработал полностью расчетный период. Она выглядит следующим образом:

Количество месяцев расчетного периода, которые отработаны полностью  х 29,4

Если один из месяцев расчетного периода отработан не полностью, то количество календарных дней расчетного периода определяют по-другому:

29,4 : Количество дней в месяцах, которые не полностью отработаны х Количество календарных дней в этом месяце, приходящееся на отработанное время

Общее количество календарных дней в расчетном периоде = Количество дней в месяцах, которые отработаны не полностью + Количество дней в месяцах, которые отработаны полностью

Далее в обычном порядке  определяется среднедневной заработок. Напомним, это сумма заработка  сотрудника, разделенная на общее  количество календарных дней в расчетном  периоде.

Пример 2

Начальник отдела продаж О.Л. Скобелев организации «Астра» в  июне 2012 года оправился в отпуск на 14 дней. Расчет отпускных будет  выглядеть следующим образом.

Расчетный период в организации - 12 месяцев. Значит, в расчет принимается время работы с мая 2012 года по июнь 2011 года. Оклад Скобелева составляет 60 000 руб. в месяц. В течение года он не получал премий. Заработная плата не повышалась и не индексировалась.

В апреле 2012 года сотрудник  был в трехдневной командировке. В январе 2012 года находился на больничном 6 дней. В августе 2011 года Скобелев был в оплачиваемом отпуске 10 дней.

Для наглядности построим таблицу:

Месяц расчетного периода	Количество календарных  дней в расчетном периоде	Количество фактических  календарных дней, которые отработал  сотрудник
Май 2012 года	31	21
Апрель 2012 года	30	18
Март 2012 года	31	21
Февраль 2012 года	29	20
Январь 2012 года	31	10
Декабрь 2011 года	31	22
Ноябрь 2011 года	30	21
Октябрь 2011 года	31	21
Сентябрь 2011 года	30	22
Август 2011 года	31	13
Июль 2011 года	31	21
Июнь 2011 года	30	21

 

Общая сумма выплат за расчетный  период составила

662 842 руб.

Поскольку Скобелев отработал 9 месяцев полностью, то количество календарных дней, учитываемых при исчислении отпускных, составит:

9 мес. х 29,4 = 264,6 дн.

Далее определим количество дней, которые учитываются при расчете отпускных, при условии, что месяц отработан не полностью:

в апреле: 29,4 : 30 х 18 = 17,64;

в январе: 29,4 : 31 х 10 = 9,48;

в августе: 29,4 : 31 х 13 = 12,33.

Общее количество дней в расчетном  периоде составит:

264,6 + 17,64 + 9,48 + 12,33 = 304,05. Определим  средний дневной заработок: 662 842 руб. : 304,05 = 2180,04 руб. Отпускные полагаются в следующей сумме: 2180,04 руб. х 14 = 30 520,6 руб.

Период, включаемый в отпуск

Статьей 121 Трудового кодекса  определен стаж работы, который включается в ежегодный оплачиваемый отпуск. В указанной норме определено также время, не подлежащее включению. Так, подлежат включению в ежегодный оплачиваемый отпуск:

• нерабочие праздничные дни, выходные и другие предоставляемые работнику дни отдыха;
• время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
• период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;
• время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

В стаж работы, дающий право  на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:

• время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом (ст. 76);
• время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

Начисление  отпуска «особым» категориям сотрудников

Напомним, что сотрудникам, с которыми трудовой договор заключен на срок не более двух месяцев (ст. 291 ТК РФ) и занятым на сезонных работах (ст. 295 ТК РФ), отпуск оплачивается из расчета  два рабочих дня за месяц работы.

Особые правила

В табеле дни ежегодного основного  оплачиваемого отпуска отмечаются буквенным кодом «ОТ» или цифровым «09».

Статьей 139 Трудового кодекса  установлено, что для таких категорий средний дневной заработок определяется иным от установленного порядка образом. А именно: путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.

Среднедневной заработок = Заработок, включаемый в расчет : Количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели

Пример 3

ООО «Астра» заключило  срочный трудовой договор с Л.Д. Потапенко сроком на три месяца - с 1 марта по 31 мая 2012 года.

Потапенко имеет право на отпуск в размере шести дней (3 мес. х 2). Сумма, принимаемая в расчет отпускных, составляет 140 000 руб.

Количество рабочих дней по календарю в расчетном периоде  составило:

март - 21 день;

апрель - 21 день;

май - 21 день.

Общее количество рабочих  дней равно:

21 + 21 + 21 = 63 раб. дн.

Определяем средний дневной  заработок: 140 000 руб. : 63 = 2222 руб. Сумма отпускных составит: 2222 руб. х 6 дн. = 13 333 руб.

Бухгалтерский учет отпускных

С 2011 года все организации, за исключением малых - эмитентов публично размещаемых ценных бумаг, обязали формировать резерв на выплату отпускных. Теперь он признается оценочным обязательством, так как, создавая его, необходимо учитывать требования ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы» (утв. приказом Минфина России от 13 декабря 2010 г. № 167н, далее - ПБУ 8/2010). Данную позицию подтверждает также письмо Минфина России от 14 июня 2011 г. № 07-0206/107. Однако для того, чтобы признать его в качестве такового, одновременно должны быть соблюдены следующие условия:

• у организации существует обязанность, явившаяся следствием прошлых событий ее хозяйственной жизни, исполнения которой организация не может избежать;
• в результате ее исполнения вероятно уменьшение экономических выгод;
• можно обоснованно оценить величину оценочного обязательства.

Оценочное обязательство  по отпускам определяется на основании утвержденного на начало года графика отпусков. По нему можно оценить, какие затраты будут произведены на выплату отпускных сумм сотрудникам, порядок их предоставления, а также размер среднего заработка работников.

Нужно знать

В стаж работы, дающий право  на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только время, фактически отработанное в соответствующих условиях.

К сожалению, в ПБУ 8/2010 не содержится конкретного порядка расчета ежемесячных отчислений в резерв. Поэтому вам предстоит разработать его самим, а выбранный способ закрепить в учетной политике компании.

В бухгалтерском учете  оценочные обязательства отражаются на счете 96 «Резервы предстоящих расходов» (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н).

Величина оценочного обязательства  относится на расходы по обычным видам деятельности или на прочие расходы либо включается в стоимость актива и отражается по дебету счета 20 (23, 25, 26 и др.).

Для начисления страховых  взносов используются счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

Если величина накопленного резерва меньше суммы начисленных  отпускных, разница отражается по дебету счетов для учета затрат (счета 20, 25, 26, 44 и др.).

Проводки в бухгалтерском  учете будут выглядеть следующим  образом:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44...) КРЕДИТ 96

- начислен резерв на  оплату отпусков работникам.

При начислении отпускных  за счет созданного резерва сделайте записи:

ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 70

- начислены отпускные  работникам организации;

ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 69-1, 69-2, 69-3

- начислены страховые  взносы во внебюджетные фонды и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Если по окончании текущего года в резерве остались неизрасходованные суммы, то их необходимо сторнировать. Для этого сделайте в учете запись:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 44... ) КРЕДИТ 96

- сторнирована сумма неиспользованного резерва.

Налоговый учет

Расходы на оплату труда, сохраняемую  работникам на время отпуска (отпускные выплаты):

• учитываются при определении базы по налогу на прибыль в составе расходов на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ). Причем учитываются они на дату начисления (п. 4 ст. 272 НК РФ);
• облагаются НДФЛ (подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ). Поскольку отпускные признаются доходом работника и включаются в налоговую базу по НДФЛ;
• облагаются страховыми взносами на обязательное социальное страхование;
• облагаются взносами на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (п. 1 ст. 20-1 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Удержания из заработной платы

К основным удержаниям из заработной платы относятся:

1. НДФЛ (сумма начисленного в установленном порядке налога)
2. Cуммы алиментов по исполнительным листам
3. Удержание невозвращенных во время подотчетных сумм
4. Возмещение причиненного материального ущерба
5. Удержания по суммам предоставленных сотруднику займов и процентов
6. Удержание аванса, начисленного за первую половину месяца
7. Прочие удержания по заявлению сотрудника (в пользу профсоюзов, страховых компаний)