Учёт денежных средств

3.4 Инвентаризация денежных средств и отражение её результатов в учёте.

     Инвентаризация  кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. № 40 и сообщенным письмом  Банка России от 4 октября 1993 г. № 18.

     Основными документами, которые необходимо изучить  при инвентаризации кассы, являются: кассовая книга, отчеты кассира, приходные  кассовые ордера, расходные кассовые ордера, журнал (книга) регистрации  приходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации расходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации  доверенностей, журнал (книга) регистрации  депонированных сумм, журнал (книга) регистрации  платежных (расчетноплатежных) ведомостей, оправдательные документы к кассовым документам.

     При проверке кассовой книги необходимо установить соблюдение следующих требований:

– правильность подсчета итогов страниц книги и  переноса сумм остатков наличных денег  с одной страницы на другую;

– кассовая книга должна быть прошнурована, пронумерована  и опечатана сургучной или  мастичной печатью.

     Проверяя  полноту и своевременность оприходования  денежных средств, полученных с расчетных  счетов в банках, членам инвентаризационной комиссии следует применять метод  взаимного контроля. При этом методе сравниваются суммы, отраженные в ведомости  по дебету счета 50 «Касса», с данными  журнала-ордера по кредиту счета 51 «Расчетный счет». Эти суммы должны совпадать. Необходимо также сравнить соответствие записей в Главной книге по счету 50 «Касса» и в оборотной  ведомости (журнале-ордере № 1). В случаях  обнаружения расхождений их сопоставляют по приходным кассовым ордерам, выпискам банка, отчетам кассира, корешкам чеков, а при необходимости проверяют  непосредственно в банке.

     Проверку  оприходования наличных денег, полученных из банка, следует проводить не только по корешкам чеков, но также и по выпискам банка. Если на них имеются  следы подчисток, исправлений, а  также при расхождении сумм остатков следует получить в банке выписку из расчетного счета и сверить записи в бухгалтерии с данными выписки.

     Списание  денежных средств проверяют по документам, приложенным к кассовым отчетам. При этом также следует обращать внимание на четкое оформление документов: имеются ли расписки получателей, погашены ли они штампом «Оплачено» с указанием даты, нет ли на них следов подчисток и исправлений.

     Кроме перечисленного, в ходе инвентаризации кассы необходимо проконтролировать:

– установлен ли лимит остатка наличных денежных средств в кассе;

– есть ли факты несоответствия даты в расходных  кассовых ордерах и даты фактической  выдачи денежных средств;

–правильность корреспонденции счетов по кассовым документам;

–своевременность  депонирования невыплаченных сумм заработной платы.

     Следует также проверить, заключен ли договор  с кассиром о полной материальной ответственности и оснащено ли помещение  кассы необходимыми средствами по обеспечению  сохранности денежных средств (техническое  укрепление и охранно-пожарная сигнализация), где хранятся дубликаты ключей от сейфов. Ключи должны храниться в  опечатанных пакетах у руководителя организации.

     При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе  принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной  пошлины, вексельные марки, путевки  в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).

     Проверка  фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные  и обыкновенные) с учетом начальных  и конечных номеров тех или  иных бланков, а также по каждому  месту хранения и материально  ответственным лицам.

В процессе инвентаризации кассы в ООО «Теплострой» инвентаризационная комиссия пересчитывает деньги в кассе и сверяет полученную сумму с данными кассовой книги.

     Ценные  бумаги и бланки строгой отчетности проверяются по видам бланков (например, акции: привилегированные и обыкновенные, именные и на предъявителя) и с  учетом их начальных и конечных номеров.

     Для акта инвентаризации предусмотрен типовой  бланк по форме № ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств». В акте комиссия указывает, сколько наличных денег, ценностей и других документов (марок, чеков, чековых книжек, ценных бумаг) находилось в кассе ООО «Теплострой» в момент проведения ревизии.

     Главный бухгалтер фирмы указывает в  акте стоимость ценностей в кассе  по данным бухгалтерского учета. Здесь  же указывают номера последнего на дату ревизии приходного и расходного кассовых ордеров. Оборотная сторона  акта будет заполняться, если во время  ревизии комиссия обнаружит недостачу  или излишки ценностей. Строку «Объяснение  причин излишков и недостач» заполняет  работник, ответственный за сохранность  ценностей (кассир).

     В результате инвентаризации была выявлена недостача, в связи с чем руководитель ООО «Теплострой» может принять следующее решение:

– во-первых, удержать сумму недостачи с материально  ответственного лица;

– во-вторых, списать недостачу за счет средств  организации (если в недостаче нет  вины кассира). Решение руководителя фиксируется на оборотной стороне  акта.

     Кассир  ООО «Теплострой» хранил в кассе свои личные сбережения. Излишек денег является нарушением Порядка ведения кассовых операций. Такие излишки, выявленные при инвентаризации, должны быть изъяты комиссией и оприходованы.

     По  результатам инвентаризации составляют акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15). В организации  могут также проводиться внезапные  ревизии кассы. Такая ревизия  возможна:

–по инициативе руководителя организации;

–по требованию налоговой инспекции. Ревизию также  проводит специальная комиссия, назначенная  приказом руководителя. Если ревизию  проводят по требованию налоговой инспекции, в состав комиссии включают ее сотрудника (проверяющего). Результаты ревизии отражают в акте о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ-9). На основании акта инвентаризации или ревизии бухгалтер должен сделать в соответствующих случаях такие проводки:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 91-1

– оприходованы наличные деньги, выявленные в процессе инвентаризации (ревизии);

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 50

– отражена недостача наличных денег в кассе  организации;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94

– сумма  недостачи отнесена на материально  ответственного работника.

     В соответствии со статьей 238 ТК РФ работник обязан возместить работодателю причиненный  ему прямой действительный ущерб. Под  прямым действительным ущербом понимается, в частности, реальное уменьшение наличного  имущества работодателя. За причиненный  ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ), за исключением случаев, предусмотренных  ТК РФ или иными федеральными законами, когда на работника может возлагаться  материальная ответственность в  полном размере причиненного ущерба (ст. 242 ТК РФ). Случаи полной материальной ответственности предусмотрены  статьей 243 ТК РФ.

     Сумма недостач денежных средств, взыскиваемая с виновного работника, отражается по кредиту счета 94 «Недостачи и  потери от порчи ценностей» и дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба». 

4. Совершенствование  учёта денежных средств на  предприятии.

     Любое предприятие должно располагать  финансовыми ресурсами для того, чтобы осуществлять текущую деятельность, инвестировать средства в свое развитие. В настоящее время острейшей  проблемой предприятий является нехватка оборотных средств. Для  многих предприятий дефицит оборотных  средств порожден внешними причинами, такими как инфляция, обесценивающая оборотные средства, замедление оборачиваемости  средств, продолжительность сроков расчетов, и другими, обусловливающими необеспеченность сохранности денежных средств. В результате влияния внешних причин денежные средства не успевают возмещаться.

     Кроме того, имеется ряд внутренних причин, таких как: низкая рентабельность, недостаточно эффективное управление оборотным  капиталом, необоснованная кредитная  политика, принимаемая предприятием.

     Иногда  предприятие вынуждено прибегать  к использованию значительных заемных  средств, что, в свою очередь, в последующем  приводит к «проеданию» оборотных средств кредитом.

     Вышесказанное негативно отражается на платежеспособности и финансовой устойчивости предприятия. Выживание предприятия сегодня  зависит от умения правильно выбрать  экономические ориентиры и достичь  поставленной цели.

     Для этого необходима оценка перспектив развития предприятия, прогноз его  финансового состояния в будущем, которые базируются на анализе фактической  и прогнозной бухгалтерской (финансовой) отчетности.

     Одним из важных направлений такой работы является анализ движения денежных средств. Анализ, планирование и контроль денежных потоков наряду с прогнозом результатов  деятельности предприятия, важен для  поддержания платежеспособности и  финансовой устойчивости предприятия. Наличные денежные средства и прибыль  одинаково важны для предприятия.

     Прибыль должна выступать в качестве источника  формирования оборотных средств  и дальнейшего развития предприятия. С другой стороны, управление денежными  средствами должно обеспечить в любой  момент достаточное их количество для  погашения прошлых обязательств и изменений финансовой структуры  предприятия, т.е. поддерживать платежеспособность предприятия. Следует отметить, что  часто в практической деятельности руководству приходится выбирать, чему отдать предпочтение - прибыли или  наличности.

     Анализ  денежных средств проводят по данным бухгалтерской (финансовой) отчетности по формам 1, 2, 4, 5. Анализ отчета о движении денежных средств должен отражать источники внутреннего, внешнего финансирования и направления использования средств. Получаемая в результате анализа информация важна как для оценки платежеспособности, так и для планирования финансово-хозяйственной деятельности предприятия и оценки его перспектив [31, с.113].

     Денежные  потоки возникают в результате текущей, инвестиционной и финансовой деятельности. Для любой сферы деятельности денежные потоки отражают как поступление  денежных средств (денежные притоки), так  и их расходование (денежные оттоки). Источниками притока денежных средств  являются чистая прибыль и амортизация.

     Денежные  оттоки предприятия от текущей деятельности связаны с оплатой приобретенных  сырья, материалов, услуг производственного  характера; выплатой заработной платы; перечислениями средств во внебюджетные фонды; уплатой налогов и другими.

     Денежные  оттоки по инвестиционной деятельности обусловлены осуществлением строительства, приобретением земельных участков, зданий, сооружений, машин и оборудования, транспортных средств; приобретением  нематериальных активов; приобретением  долгосрочных ценных бумаг и долей  участия в других предприятиях и  другими.

Финансовая  деятельность обеспечивает поступление  денежных средств в результате продажи краткосрочных ценных бумаг, получения краткосрочных кредитов и займов, получения доходов от инвестирования средств в краткосрочные финансовые активы и других.

Денежные  оттоки по финансовой деятельности возникают  при выплате дивидендов и процентов  по ценным бумагам, погашении обязательств по кредитам, займам и облигациям. Таким  образом, чистая прибыль - один из источников денежных средств от текущей деятельности. В то же время предприятие может  заниматься и финансовой (выпуск акций, получение займов), и инвестиционной деятельностью для получения  денежных средств и прибыли.

     Для формирования информации, необходимой  руководству предприятия в процессе финансового планирования, проводится анализ денежных средств. С помощью  такого анализа выявляют источники  и направления использования  денежных средств, изменения оборотного капитала предприятия, причины, вызвавшие  эти изменения, а также изменения  состава средств и капитала, источники  финансирования различных активов  и другую информацию.