Учёт расчётов с подотчётными лицами

− командировочное удостоверение по форме № Т – 10 (см. приложения);

− служебное задание для направления в командировку по форме № Т – 10а (см. приложения).

     Запись в  приказе о цели, в дальнейшем будет одним из оснований для отражения в учёте данной хозяйственной операции организации.

     Оформлению  приказа предшествует определение  служебного задания на командировку, которое формируется до подписания  приказа, а оформляется либо сразу или после оформления приказа. При этом используется форма Т – 10а «Служебное задание для направления в командировку и отчёт о его выполнении» (см. приложения). После подписания приказа руководителем организации решение о направлении в командировку объявляется работнику под расписку. На основании подписанного приказа (распоряжения) о направлении в командировку выписывается командировочное удостоверение по форме № Т – 10 (см. приложения), которое является основным документом, удостоверяющем время пребывания в служебной командировке. По отметкам в удостоверении о дне прибытия и дне выбытия определяется фактическое время пребывания в командировке. В случае, если работник командирован в разные населенные пункты, указанные отметки делаются в каждом пункте, а также заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью организации для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

     Командировочное  удостоверение оформляется в  одном экземпляре кадровой службой  и подписывается представителем нанимателя или уполномоченным им лицом. Командировочное удостоверение вручается работнику и находится у него в течение всего срока служебной командировки.

     Документом, обязательным  к ведению и подтверждающим  время нахождения работника в  командировке, является специальный журнал регистрации (учета) выбывающих и прибывающих командировочных работников. Этот журнал позволяет фиксировать все перемещения.

2).Учёт расходов, связанных с командировкой: наём жилья, расходы по проезду, нормативные суточные.

     При направлении сотрудника в командировку организация выдает аванс на предстоящие расходы. В зависимости от того, куда едет работник по России или за границу, аванс выплачивается в рублях либо в валюте.

     Пунктом 11 Порядка  ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 г. № 40, предусмотрено, что наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, организации выдают в пределах тех сумм, которые установлены именно для этой поездки. Сумма аванса зависит от

продолжительности, от места назначения, от вероятных дополнительных

затрат.

     При выдаче  наличных средств под отчет  передача их одним лицом другому  не допускается. Аванс наличными  может быть выдан при условии  полного отчета работника по ранее выданному ему авансу. Также сотрудник, получивший наличные деньги обязан не позднее трёх рабочих дней со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчёт по ним. Трудовыми договорами и внутренними локальными актами организации, может быть установлен и иной срок отчета по полученному авансу, а так  же порядок и сроки возмещения командировочных расходов.

     Выдача наличных  денег под отчёт на расходы, связанные со служебными командировками, производится, как правило, в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

     Работодатель  обязан возмещать работнику:

− расходы по найму жилого помещения;

− расходы по переезду;

− дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные)

− иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.

     Порядок и  размеры возмещения расходов, связанных  СС служебными командировками, определяется  коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

■ Расходы по найму жилья.

     Бывают случаи, когда командирования работника  в такую местность, откуда он  по условиям транспортного сообщения  и характеру выполняемого

Служебного    задания    имеет   возможность   ежедневно   возвращаться к

постоянному месту жительства.

     В таком  случае если командированный  работник по окончании служебного  дня по согласованию с руководителем  остается в месте командирования, то при предоставлении документов  о найме жилого помещения эти расходы возмещаются ему в размерах, устанавливаемых Правительством РФ.   

     Расходы по  бронированию и найму жилого  помещения возмещаются командированным  работникам по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими  документами по следующим нормам:

− работникам, замещающим высшие должности категории «руководители», - не более стоимости двухкомнатного номера;

− остальным работникам – не более стоимости однокомнатного номера.

     В случае  если в населенном пункте отсутствует  гостиница, работнику предоставляется иное отдельное жилое помещение либо аналогичное жилое помещение в ближайшем населенном пункте с гарантированным транспортным обеспечением от места проживания до места командирования и обратно.

     При отсутствии  подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 30% установленной нормы суточных за каждый день нахождения в служебной командировке.

     В случае  вынужденной остановки в пути  командированному работнику возмещаются  расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в размерах, установленных настоящими порядками и условиями.

     Предоставление  командировочным работникам услуг  по найму жилого помещения  осуществляется в соответствии  с Правилами предоставления гостиничных услуг в РФ, утвержденными Правительством РФ.

■ Расходы по проезду.

Расходы по проезду работников к месту командирования и обратно – к постоянному месту работы, а также по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных  в разных населенных пунктах, воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом, возмещаются по фактическим затратам, подтвержденным проездными документами. Они делятся по следующим нормам:  работникам, занимающим высшие должности; работникам, занимающим высшие должности категории «помощники», «специалисты»; работникам, занимающим главные, ведущие, старшие и младшие должности.

     При отсутствии  проездных документов оплата  не производится.

     ■ Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные.

     Суточные выплачиваются  работнику за каждый день нахождения  в служебной командировке, включая  выходные и праздничные дни, а  также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, в размерах, установленных Правительствам РФ.

     При расчете  суточных следует учитывать, что  днем отъезда считается день  отправления соответствующего транспортного  средства из места постоянной  работы командировочного работника, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

     Порядок и  размеры возмещения расходов, связанных  со служебными командировками, определяются  коллективными договором или  локальным нормативным актом  организации.

    Организациям  нормы суточных устанавливаются  коллективным договором или локальным  нормативным актом и ограничены  минимальным размером.

     Срок командировки  определяет руководитель организации. Однако продолжительность командировки  не должна превышать 40 дней без учета времени нахождения в пути, за исключением случаев предусмотренных Правительством РФ.

     При     превышении    указанного срока, если даже вопрос согласован  с

руководством,    вызванные   этим   дополнительные   расходы   оплате не

подлежат, так как это уже временный перевод в другую местность с выплатой компенсации, а не командировкой.

3). Особенности расчета при командировке  за границу.

     Расходы по  найму жилого помещения при  направлении работников в служебные  командировки на территории иностранных  государств возмещаются по фактическим  затратам, подтвержденным соответствующими  документами, но не превышающим  предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных служебных  командировках на территории иностранных государств, устанавливаемые Министерством финансов РФ по согласованию с Министерством иностранных дел РФ.

     Расходы по  проезду при направлении работника в служебную командировку на территории иностранных государств возмещаются  ему в том же порядке, что и при направлении в служебную командировку в пределах территории РФ.

     При направлении  работника в служебную командировку  за пределы территории РФ суточные выплачиваются в иностранной валюте в размерах, устанавливаемых Правительством РФ.

     За время  нахождения работника, направляемого  в служебную командировку за  пределы территории РФ, в пути  суточные выплачиваются:

− при проезде по территории РФ – в порядке и размерах, установленных для служебных  командировок в пределах территории РФ;

− при проезде по территории иностранного государства – в порядке и размерах, установленных для служебных командировок на территории иностранных государств нормативными правовыми актами РФ.

     При следовании  работника с территории РФ  день пересечения государственной  границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются  в иностранной валюте, а при  следовании на территорию РФ  день пересечения государственной  границы РФ  включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

     Даты   пересечения   государственной  границы  РФ  при  следовании  с

территории РФ и при следовании на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте, служебном паспорте или дипломатическом паспорте работника.

     При направлении работника в служебную командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

     В  случае  вынужденной  задержки в  пути  суточные  за время  задержки

выплачиваются по решению руководителя или уполномоченного им лица при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

4). Признание командировочных расходов, оформление и порядок сдачи авансовых отчетов.

     При направлении  работника в служебную командировку  ему выдается денежный аванс  на оплату расходов по проезду, по найму жилого помещения  и дополнительных расходов, связанных  с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

     По возращении  из служебной командировки работник  организации обязан в течение трех служебных дней:

− представить авансовый отчет об израсходованных в связи со служебной командировкой суммах по установленной форме и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в служебную командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и иных связанных со служебной командировкой расходах, произведенных с разрешения руководителя или уполномоченного им лица;

− представить    отчет    о    выполненной    работе   за   период пребывания в

служебной командировке, согласованный с руководителем самостоятельного

подразделения, в котором он работает.

     В бухгалтерии  проверяются законность и целевое  расходование средств, путем сопоставления  данных авансовых отчетов и  приложенных к ним документов  на оплату услуг, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления.

     При проверки  документов, прилагаемых к авансовому  отчету, устанавливается наличие  обязательных реквизитов документов, предусмотренных ст. 9.2 Закона о бухгалтерском учете. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Как правило, передача отчета на утверждение осуществляется в день получения отчета от подотчетного лица. Ознакомившись с содержанием отчета, руководитель предприятия принимает решение об утверждении величины произведенных расходов.

     Если работник  произвел расходы в валюте  из наличных денежных средств, выданных ему в валюте, стоимость  расходов пересчитывается в рубли  по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителя.