Учёт расчётов с поставщиками и подрядчиками (на примере ОАО ЭТЗ «Энергомера» города Ставрополя)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Документами первичного учета, на основании которых принимаются  на склады товароматериальные ценности, являются товарно-транспортные накладные, счета-фактуры и другие сопроводительные документы. Эти документы материально ответственные лица вместе с реестром сдают в бухгалтерию.

В бухгалтерии по каждому  документу, включенному в реестр, составляют бухгалтерские проводки, отражающие поступление товароматериальных ценностей, которые затем фиксируют  в учетных регистрах по счету 41 «Товары», 10 «Материалы»

Учет поступивших товарно-материальных ценностей ведется в карточках (или книгах) складского учета по их количеству, наименованию, сортности и другим качествам. Данные о количественном учете обобщаются бухгалтером в ведомостях движения товаров, которые являются документами их аналитическою учета. Синтетический же учет движения товароматериальных ценностей ведется в сводной ведомости, составляемой на основании данных аналитического учета.

При журнально-ордерной форме учета поступление товаров отражают в ведомости по дебету счета 41"Товары". Оборот по дебету счета 41 «Товары» по каждой строке учетного регистра должен быть равен общей сумме прихода товаров в соответствующем товарном отчете. Остатки товаров на начало и конец отчетного периода в учетном регистре также должны совпадать с показателями в товарном отчете.

По окончании месяца в учетном регистре по счету 41 "Товары" подсчитывают итоги, которые сверяют с соответствующими показателями учетных регистров по другим счетам. Например, сумму товаров, полученных от поставщиков, сверяют с данными учетного регистра по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (по графе дебетования счета 41 «Товары»). Итоги дебетовой ведомости переносят в журналы-ордера по кредиту соответствующих счетов. Контроль за своевременностью и полнотой оприходования товаров и их сохранностью осуществляется также сопоставлением данных по поступившим товарам от поставщиков в учетном регистре по счету 41 «Товары» с данными журнала-ордера по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками удобно вести в  регистре, где совмещены операции по кредиту счета 60 (журнал-ордер) и  по его дебету (ведомость). Данные в  этот учетный регистр вносятся по строкам, так называемым линейно-позиционным способом, то есть записи по каждому платежному документу поставщика, как в журнале-ордере, так и в ведомости производят по одной и той же строке. Такой способ позволяет вести контроль за поступлением товароматериальных ценностей, а также обеспечить синтетический и аналитический учет расчетов с поставщиками. Для этого в журнал-ордер и ведомость введены графы для отражения сальдо на начало месяца, оборотов, а также остатка на конец месяца по счету 60. Если сальдо кредитовое, то товароматериальные ценности получены, но оплата не произведена (имеется задолженность поставщикам); дебетовое сальдо означает наличие оплаты за не поступивший товар,  (товар находится в пути).

Учет поступления товароматериальных ценностей на склады организации может быть организован разными способами в зависимости от способа хранения товаров (партионный или сортовой). Под партией понимается количество товаров, поступивших одновременно по одному транспортному документу. При сортовом способе хранения каждый вновь приобретенный материал определенного сорта присоединяют к ранее поступившим материалам того же наименования и сорта, то есть товароматериальные ценности хранят по сортам.

 Бухгалтерия должна обеспечить тождество аналитического учета оборотам и остаткам синтетического учета на первое число каждого месяца (сумма прихода по аналитическим счетам в денежном выражении должна равняться дебетовому обороту синтетического счета соответствующих товароматериальных ценностей.

При нарушении правил и сроков приемки товарно-материальных ценностей организация не сможет предъявить претензии поставщику при недостаче или понижении качества товаров.

 

 

Предприятия получает товароматериальные ценности от поставщиков по договорам купли-продажи, договорам комиссии, договорам поставки долгосрочного действия, по отдельным заявкам и т. п.

Материально ответственный  работник и члены приемной комиссии знакомятся с условиями договора, которые касаются наименования товароматериальных ценностей, количества, качества, комплектности, сроков приемки, перечня технических и иных документов.

Порядок приемки товароматериальных ценностей и ее документальное оформление зависят от места приемки, характера  приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и т. д.

Приемку товаров можно  вести на территории (складе, базе) поставщика, на территории перевозчика и на территории самой организации-покупателя.

Если приемка товаров  осуществляется на складе поставщика, то материально ответственное лицо покупателя получает товар по доверенности. Доверенность подтверждает право на получение товара от имени покупателя. Материально ответственное лицо вместе с доверенностью предъявляет поставщику свой паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Доверенность оформляется по унифицированным формам № М-2 и М-2а.

В доверенности указываются  следующие сведения:

- номер и дата выдачи;

- срок ее действия;

- должность и фамилия  лица, которому выдана доверенность, его паспортные данные;

- номер и дата документа,  на основании которого отпускается товар;

- наименование, адрес,  банковские реквизиты покупателя;

- наименование товаров,  подлежащих получению материально ответственным лицом, единицы их измерения и количество.

 

 

Доверенность подписывают  материально ответственное лицо, руководитель и главный бухгалтер организации-покупателя.

Если доверенности выписывают по форме № М-2, то их учет ведется  по корешкам, которые хранятся в бухгалтерии торговой организации. На корешке ставится отметка о выдаче доверенности материально ответственному лицу и о том, что по этой доверенности получены материальные ценности (с указанием номера и даты товаросопроводительного документа).

Если доверенности выписываются по форме № М-2а, то они регистрируются в книге доверенностей. В этой книге проставляются:

- дата выдачи доверенности  и ее порядковый номер;

- Ф.И.О. лица, получившего  доверенность;

- срок действия доверенности;

- наименование поставщика, у которого материально ответственное лицо должно получить товар;

- подпись материально  ответственного лица за получение  доверенности.

После доставки полученного  товара в торговую организацию материально ответственное лицо предъявляет в бухгалтерию товаросопроводительные документы. Бухгалтер делает отметку в книге доверенностей о том, что по данной доверенности товар получен по такому-то документу. Эта процедура называется «закрытием доверенности».

Листы в книге доверенностей  должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью главного бухгалтера и печатью организации.

О каждой поставке товаров  на территорию исследуемой организации  администрация сообщает материально ответственному лицу, которое должно подготовить подъездные пути, разгрузочные площадки, складские площади под товар и необходимые документы.

При приемке товаров  по количеству, качеству и комплектности  проверяется соответствие товара его  характеристикам:

1. По количеству - соответствие  количества материала, указанного в договоре, и фактически поставленного. Проверка производится на основании транспортных документов (товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, коносамента). Товаросопроводительных документов (товарной накладной, накладной, счета-фактуры, счета, спецификации к договору). Товарно-транспортную накладную выписывают при доставке товаров автомобильным транспортом. Например, по унифицированной форме № М-15, по ведомственным формам, формам, разработанным самостоятельно. Если организация применяет не унифицированную форму, то она должна:

а)  быть утверждена приказом руководителя организации (В составе  учетной политики);

б) содержать все реквизиты, предусмотренные соответствующей унифицированной формой.

При отсутствии необходимых  документов составляется акт, в котором указывают недостающие документы.

Если количество товара указано в договоре в объемных единицах, то проверка количества производится подсчетом выгруженного количества мест. Затем полученные данные сравнивают с количеством мест отгруженного материала, которое указано в сопроводительном документе.

Если в договоре и  сопроводительных документах указаны как весовые, так и объемные показатели количества материала, то следует проверить оба показателя.

2. По качеству (приемка осуществляется двумя способами):

1-й способ. На основе документа, подтверждающего соответствие качества товароматериальных ценностей.

В зависимости от вида материала, условий договора качества материала  может определяться по сертификатам, техническим условиям, стандартам, образцам и т. д.

 

 

Для большинства продовольственных  и ряда непродовольственных товаров законодательством введена обязательная сертификация, то есть установление соответствия продукции определенным требованиям. Документом, подтверждающим, что товар сертифицирован, является сертификат (декларация) соответствия. Подтверждением того, что товар сертифицирован, является также знак соответствия на упаковке. При приемке ряда продовольственных товаров документами, подтверждающими качество товара, являются ветеринарный сертификат, гигиеническое заключение.

Когда договором предусмотрено  определение качества товара по образцу, в договоре дается его техническое описание или образец передается организации. В таком случае образец становится эталоном. Как правило, по образцу принимают непродовольственные товары.

2-й способ. Путем проверки качества фактически поставленного товара в месте приемки.

При этом способе приемки  проводят качественный анализ, сличение ранее отобранных образцов, осмотр товара, различного рода испытания.

Для продовольственных  товаров обязательной является проверка сроков годности и реализации поставленного  товара. Просроченные товары являются некачественными.

Существует два способа  проверки поступивших товароматериальных ценностей по количеству, качеству и комплектности - сплошной и выборочный.

Сплошным способом проверяют  товароматериальные ценности приобретенные  в таре или упаковке.

Выборочный способ применяют  при поступлении материалов навалом и иногда в упакованном виде.

При выборочной проверке ее результаты распространяются на всю  партию товароматериальных ценностей. Процентное соотношение проверяемой  партии материалов определяется договором  или нормативными документами.

 

 

Возможность или обязательность выборочной проверки должна быть установлена условиями договора, стандартами, техническими условиями, иными обязательными правилами.

Приемку товара могут  производить:

-  стороны или их  представители совместно;

-  стороны или их  представители совместно с третьими  лицами;

- указанная в договоре незаинтересованная контролирующая организация, назначенная по соглашению сторон.

       Если стороны определили в договоре, что приемка будет производиться в их присутствии, и одна из сторон не явилась, то приемка производится в отсутствие этой стороны. При этом должна присутствовать третья назначенная сторона. Расходы по приемке материалов, связанные с участием приглашенного третьего лица, относятся за счет не явившейся стороны.

      Когда по результатам приемки товароматериальных ценностей установлено соответствие их количества и качества условиям поставки, тогда на товаросопроводительные документы (накладную, счет-фактуру, товарно-транспортную накладную, качественное удостоверение и др.) накладывается

 штамп организации. Этим подтверждается соответствие принятых товаров

данным, указанным в  документе. Материально ответственное  лицо,

 принявшее под отчет  поступивший товар, ставит свою  подпись на товарной накладной  (или другом сопроводительном  документе) и заверяет ее круглой  печатью торговой организации.

В случае несоответствия фактического наличия товаров данным документов или отклонения по качеству приемка товаров приостанавливается. Составляется акт о приемке товаров по унифицированной форме, а в сопроводительных документах делается отметка об актировании. В состав комиссии, составляющей акт, должен быть представитель от поставщика или незаинтересованной стороны. В случае отказа какого-либо лица подписать акт об этом делается отметка в самом акте.

При наличии согласия поставщика акт в одностороннем порядке может быть составлен и подписан получателем материалов. Акт утверждает руководитель торговой организации.

Акты о приемке товароматериальных ценностей регистрируются и хранятся в бухгалтерии организации. Если при приемке материалов выявлены излишки по сравнению с количеством, указанным в сопроводительных документах, то получатель может по своему усмотрению либо принять большее количество материалов и оплатить его, либо принять к оплате предусмотренное количество и отказаться от излишков. О выявленных излишках делается отметка в приемном акте.