Формы бухгалтерского учёта

Содержание записей в учетных регистрах определяется их видами, построением и назначением. Непременными составными бухгалтерских записей в учетных регистрах являются:

* дата записи в регистр;

* номер и дата документа, на основании которого произведена запись;

* обоснование содержания записи;

* принятые коды бухгалтерских счетов и позиции аналитического учета;

* сумма.

Указанные составные в том или ином сочетании встречаются во всех видах и формах учетных регистров как отдельные графы, строки и другие предусмотренные реквизиты. Например, в графе «Основание и содержание записи» излагается краткое содержание операции со ссылкой на наименование, номер и дату того документа, на основании которого производится запись. Текст пишет кратко, но так, чтобы точно передать содержание хозяйственного факта.

Бухгалтерские записи должны свидетельствовать о хозяйственных фактах в полном соответствии с содержанием документов и исключать возможность их различного понимания или толкования. При этом как цифры, так и текст необходимо писать четко и разборчиво с тем, чтобы их можно было легко и правильно прочесть. Аккуратное ведение учетных регистров по не менее добросовестно оформленному документу, признанному учетным, в определенной мере характеризует профессиональное отношение работников бухгалтерии к выполнению своих прямых обязанностей.

На определенные даты по синтетическим бухгалтерским счетам, обычно в конце отчетного месяца, в учетных регистрах подсчитываются итоги оборотов за отчетный период и исчисляются сальдо на бухгалтерских счетах.

1.2 Понятие формы бухгалтерского учета

Совокупность учетных регистров, используемых организацией для отражения хозяйственных операций, образует форму бухгалтерского учета. Существующие формы бухгалтерского учета отличаются именно набором учетных регистров и системой их взаимодействия. Объединяет формы бухгалтерского учета то, что все хозяйственные операции подтверждаются первичными учетными документами и отражаются в учетных регистрах методом двойной записи на счетах бухгалтерского учета в соответствии с Планом счетов.

Независимо от способа ведения учета в его основу положена документация, где документы выполняют роль первичных носителей учетной информации (совершенных хозяйственных операций). Группировку, обобщение и накопление ежедневно происходящих операций производят в учетных регистрах, рекомендуемых Министерством финансов Российской Федерации или разработанных министерствами и ведомствами при соблюдении общих методологических принципов. Регистры по внешнему виду подразделяются на карточки, свободные листы и книги, по содержанию -- на регистры аналитического, синтетического учета и комбинированные, т. е. сочетающие эти два вида учета.

Форма бухгалтерского учета - это организация информационной системы, обеспечивающая в определенной последовательности и взаимосвязи совмещение хронологических и систематических записей, синтетического и аналитического учета в целях осуществления текущего контроля фактов хозяйственной жизни и составления отчетности. Различают мемориально-ордерную, журнально-ордерную, упрощенную и автоматизированную формы бухгалтерского учета.

Начнем с того, что бухгалтерский учет выполняет информационную и конт¬рольную функции. Он обеспечивает информацию о наличии и состоянии хозяйственных средств, необходимых для осу¬ществления торговой, заготовительной, производственной деятельности организаций и предприятий потребительской кооперации; о величине издержек обращения и производ¬ства; о выполнении заданий по объекту товарооборота, производству продукции, услуг и работ. Контрольная функ¬ция бухгалтерского учета проявляется в осуществлении предварительного и текущего контроля над эффективным использованием материальных, трудовых и финансовых ре¬сурсов, над сохранностью кооперативной собственности. Таким образом, для ведения учета нужны определенные, закрепленные Законодательством, формы.

Форма учета определяется следующими признаками: количеством, структурой и внешним видов учетных регистров, последовательностью связи между документами и регистрами, а так же между самими регистрами и способом записи в них, т.е. использованием тех или иных технических средств. Следовательно, под формой бухгалтерского учета следует понимать совокупность различных учетных регистров с установленным порядком и способом записи в них.

Форма бухгалтерского учета представляет собой систему его регистров, предназначенных для группировки и обобщения информации, отражаемой на счетах. Грамотно построенная система учетных регистров позволяет:

* аккумулировать всю необходимую информацию;

* группировать информацию в необходимых синтетических и аналитических разрезах;

* обеспечивать удобство пользования учетным регистром;

* обеспечивать рациональное отражение операций в учетных регистрах (простота заполнения, отсутствие излишнего дублирования информации и т. д.). Данное условие особенно важно в условиях ручной обработки информации, что характерно для организаций малого бизнеса.

Признаки отличий форм бухгалтерского учёта:

- количество, назначение, содержание, структура и внешний вид применяемых учетных регистров;

- взаимосвязь хронологических и систематических регистров синтетического и аналитического учета;

- последовательность и способы записей в учетные регистры;

- степень автоматизации (компьютеризации).

Форма бухгалтерского учета выбирается предприятием самостоятельно и в течение отчетного периода принятая форма учета не должна меняться.

Вопрос о форме бухгалтерского учета является одним из важнейших в технике учета, так как от применения наиболее рациональной формы учета зависит возможность его упрощения и удешевления, применения вычислительной техники и особенно компьютеров.

В настоящее время на предприятиях используются различные формы учета. Наиболее распространенные - это:

- мемориально-ордерная и ее разновидности (Журнал-Главная, Книга учета хозяйственных операций (упрощенная форма));

- журнально-ордерная форма;

- автоматизированная.

 

1.3 Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета

Мемориально-ордерная форма учета отличается строгой последовательностью учетного процесса, простотой и доступностью учетной техники, при ней широко используются стандартные формы аналити¬ческих регистров, счетные машины, копировальный способ регистра¬ции. Кроме того, при ней легко осуществлять разделение учетной ра¬боты между квалифицированными и менее квалифицированными ра¬ботниками.

Мемориально-ордерная форма получила свое название от учетного регистра - мемориальный ордер. Мемориальные ордера являются документами бухгалтерского оформления, в которых указываются проводки по хозяйственным операциям. За каждым мемориальным ордером закрепляется постоянный номер, что позволяет составить лишь один ордер в месяц на каждую группу однородных операций. В мемориальном ордере указывается: номер, дата содержание операции, наименование дебетуемых и кредитуемых счетов (корреспонденция), сумма операции.

 

Мемориальный ордер №____

За______________201_год

№ документа, содержание операции Корреспондирующие счета Сумма

Дт Кт

 

Преимуществами мемориально-ордерной формы учёта являются:

- по сравнению с журнал-ордерной, не ограничивает числа учитываемых операций

- расширяет возможности разделения труда между учётными работниками

Недостатками мемориально-ордерной формы учета являются:

- трудоемкость учета, вызываемая, прежде всего многократным дуб¬лированием одних и тех же записей (в мемориальном ордере, регист¬рационном журнале, синтетических и аналитических регистрах);

- отрыв аналитического учета от синтетического, громоздкость ана¬литического учета (он часто отстает от синтетического учета);

- формы регистров аналитического учета зачастую не содержат по¬казателей, необходимых для контроля, анализа хозяйственной деятель¬ности и составления отчетности.

В связи с этим учет имеет сравнительно низкое познавательное значение, а для составления отчетности приходится производить вы¬борку и группировку данных текущего учета. В настоящее время ме¬мориально-ордерная форма учета применяется в сравнительно неболь¬ших организациях.

Документы, на основе которых производится записи в мемориальный ордер, подшиваются к нему. Оформленные ордера регистрируют в хронологическом порядке в журнале регистрации мемориальных ордеров (хронологический регистр синтетического учета). Итоги оборотов по регистрационному журналу должны соответствовать итогам оборотов по дебету и кредиту синтетических счетов, что подтверждает правильность разноски операций по счетам синтетического учета.

Мемориальные ордера фиксируются в регистрационном журнале. Запись в нем производится в хронологическом порядке, при этом на мемориальных ордерах проставляются номера, под которыми они зарегистрированы в нем. По окончании месяца подсчитывают общий итог регистрационного журнала, который является контрольным моментом. Он должен быть равен итогам оборотов по дебету и кредиту в Главной книге и оборотной ведомости по счетам синтетического учета.

 

Регистрационный журнал.

За______________201_год

Порядковый номер мемориального ордера Дата составления Сумма по мемориальному ордеру

Данные регистрационного журнала служат основанием для заполнения Главной книги, которая является регистром синтетического учета.

Проводки из мемориальных ордеров разносят по счетам Главной книги (контрольной ведомости), которая является синтетическим регистром систематического учета.

В Главной книге содержатся только синтетические счета, каждому из которых отводится отдельный лист. В левой стороне листа отражаются дебетовые записи, в правой - кредитовые. Записи производятся по шахматному принципу, т.е. с указанием корреспонденции счетов. В Главной книге приводятся только обороты по синтетическим счетам, сальдо не выводится. Начинают Главную книгу с записи сальдо на 1 января, а затем ведут ежемесячную регистрацию мемориальных ордеров, выводят обороты за месяц и сальдо на конец месяца. В ней каждому счету отводится развернутый лист. Главная книга открывается на год, а каждому месяцу отводится одна строка. Сумма всех дебетовых и сумма всех кредитовых оборотов за месяц по всем синтетическим счетам должна равняться итогу всех сумм по регистрационному журналу.

Главная книга. Счёт №___________

Дебет Кредит

Дата № мемориального ордера С кредита счетов Итого по дебету Дата № мемориального ордера В дебет счетов Итого по кредиту

 

На основании итогов Главной книги составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам или шахматная оборотная ведомость для проверки полноты отражения хозяйственных операций итоги ее оборотов по дебету и кредиту сверяются с итогами журнала регистрации мемориальных ордеров.

На основании оборотной ведомости по синтетическим счетам составляют баланс.

Мемориально-ордерная система в настоящее время имеет ограниченное применение. При использовании этой формы бухгалтерского учета каждый сводный первичный учетный документ (например, ведомость начисления заработной платы) сопровождается выпиской отдельной справки -- мемориального ордера, в котором указывается корреспонденция счетов.

1.4 Форма учета «Журнал-Главная».

Данная форма является разновидностью мемориально-ордерной формы. Используется в бюджетных организациях и в небольших организациях.

При ней мемориальные ордера с приложенными к ним документами являются основанием для записей по счетам синтетического и аналитического учета. Синтетический учет ведут в книге Журнал-Главная. В ней совмещаются хронологическая и систематическая регистрация мемориальных ордеров.

Книга Журнал-Главная.

Число месяца № мемори-ального ордера Документ и содержание операции

Сумма по ордеру Обороты по синтетическим счетам

Счет Счет И т.д.

Дебет Кредит Дебет Кредит

01.01

Итого

 

В Журнал-Главную первоначально вносят остатки по счетам на начало отчетного периода, затем все операции по документам с разбивкой по дебету и кредиту корреспондирующих счетов, после чего определяется оборот и остатки по счетам на конец отчетного периода. При этом производится проверка правильности записи: сумма оборотов за месяц по дебету всех счетов должна быть равна сумме оборотов за месяц по кредиту всех счетов.

Содержание этой формы учета позволяет исключить составление оборотной ведомости по синтетическим счетам. По данным остатков на счетах составляется заключительный баланс.

Аналитический учет ведут в книгах или карточках аналитического учета, открываемых в развитие каждого синтетического счета. По счетам аналитического учета составляют оборотные ведомости, итоги которых сверяют с данными счетов синтетического учета в книге Журнал-Главная.

Эта форма находит применение на предприятиях с небольшой численностью работающих и с небольшим количеством операций, которые не занимаются производством продукции и работ, связанных с большими материальными затратами. Книгу может вести один бухгалтер.

Вариантом этой формы является рекомендованная Министерством финансов для малых предприятий простая форма учета, в которой журнал-главная называется книгой хозяйственных операций и отдельно ведется ведомость заработной платы.

При этой форме на основании сгруппированных первичных, а также сводных документов составляют мемориальные ордера. Мемориальные ордера и приложенные к ним документы являются основанием для записей по счетам синтетического и аналитического учета. Синтетический учет ведут в книге "Журнал-Главная". Форма этой книги позволяет совмещать хронологическую и систематическую регистрацию мемориальных ордеров, то есть заменяет регистрационный журнал и Главную книгу. В конце месяца в этой книге подсчитывают обороты по счетам и итог в колонке "Сумма оборота по статьям". Этот итог должен равняться сумме дебетовых и сумме кредитовых оборотов по всем счетам. В связи с тем, что в книге обеспечивается контрольное равенство оборотов и сальдо, нет необходимости составлять оборотную ведомость по счетам синтетического учета. Аналитический учет ведут в книгах или на карточках. По счетам аналитического учета составляют оборотные ведомости, итоги которых сверяют с данными соответствующих счетов синтетического учета в книге "Журнал-Главная". При форме учета "Журнал-Главная" успешно может применяться сальдовый метод учета товарно-материальных ценностей, накопительные документы, например производственные отчеты, которые одновременно являются регистрами аналитического учета. Основными недостатками этой формы учета являются отставание аналитического учета от синтетического и скапливание к концу месяца большого объема учетной работы.