: Оценка материально-производственных запасов в учете. Учет поступления материально-производственных запасов

3. Документальное оформление и инвентаризация материально-производственных запасов

Все операции по движению (поступление, перемещение, расходование) запасов должны оформляться  первичными учетными документами.

Формы первичных  учетных документов утверждаются:

а) Государственным  комитетом Российской Федерации  по статистике по согласованию с Министерством  финансов Российской Федерации - унифицированные  формы первичной учетной документации;

б) соответствующими министерствами и иными органами федеральной исполнительной власти - отраслевые формы;

в) организациями - формы первичных документов для  оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены унифицированные  и отраслевые формы. При разработке и утверждении указанных форм учитывается специфика деятельности этих организаций.

Первичные учетные документы должны включать в себя обязательные реквизиты, установленные  Федеральным законом "О бухгалтерском  учете.

Может составляться отдельный список наименований и  устанавливаться особые правила  оформления первичных учетных документов на выдачу особо дефицитных и (или) дорогостоящих  запасов (запасов особого учета). Перечень таких запасов и особые правила оформления первичных учетных  документов на их выдачу и порядок  контроля за их расходованием (использованием) устанавливаются руководителем  организации по представлению главного бухгалтера.

Первичные учетные документы должны быть заранее  пронумерованы либо номер ставится при оформлении и регистрации  документа. В организации порядок  нумерации должен обеспечивать наличие  не повторяющихся номеров в течение  одного отчетного года.

Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях  информации.

Программы кодирования, идентификации и машинной обработки данных документов на машинных носителях должны обладать системой защиты и храниться в организации  в течение срока, установленного для хранения соответствующих первичных  учетных документов.

В соответствии с Методическими указаниями и  ПБУ 5/01, материалы могут поступать  следующим образом:

• приобретение за плату;
• изготовление силами организации;
• внесение в качестве вклада в уставный капитал;
• безвозмездное получение;
• поступление в результате товарообменной операции.

Нетрудно  убедиться, что формы перечисленных  документов не являются унифицированными формами по учету МПЗ и не утверждены в установленном порядке постановлением Госкомстата РФ. Следовательно, основанием для оприходования материалов такие  документы служить не могут. Это  обстоятельство обуславливает необходимость  установления в конкретной организации  порядка приема, регистрации, проверки, акцептования и прохождения расчетных  документов на поступающие материалы  с учетом условий поставок, транспортировки (доставки до организации), организационной  структуры и функциональных обязанностей подразделений (отделов, складов) и  должностных лиц.

Трудовым  кодексом РФ, вступившим в действие 1 февраля 2002 года, предусмотрена возможность  привлечения к полной материальной ответственности и иных должностных  лиц организации. Однако для того, чтобы это стало правомерным  и осуществимым необходимо, как минимум, пересмотреть условия коллективного  договора между администрацией и  работниками организации (статья 243 ТК РФ); определить фактические размеры  ответственности в случае нарушения  условий договора. Для того, чтобы  определить размеры и предполагаемую степень ответственности отдельных  лиц или организаций, целесообразно  участие, как минимум, трех специалистов – снабженца (отвечающего за организацию договорных отношений с поставщиками и располагающего самой подробной информацией об условиях договора), юриста (который обязан юридически грамотно составить документы, служащие основанием для предъявления претензий или обращения взыскания на работников организации, получающей материалы) и бухгалтера (обеспечивающего точность расчетов) размера ущерба); передать документы в подразделения организации (бухгалтерскую службу, финансовый отдел и т.п.) в сроки, предусмотренные правилами документооборота организации.

Доверенность  от имени юридического лица, основанного  на государственной или муниципальной  собственности, на получение или  выдачу денег и других имущественных  ценностей должна быть подписана  также главбухом этой организации. Доверенность, в которой не указана  дата ее совершения, является недействительной.

Унифицированная форма доверенности утверждена постановлением Госкомстата РФ от 31 октября 1997г. № 71а "Об утверждении унифицированных  форм первичной документации по учету  труда и его оплаты, основных средств  и нематериальных активов, материалов, МБП, работ в капитальном строительстве", с учетом изменений. Причем утверждено две формы доверенности: № М-2 и № М-2а. Обе формы применяются  для оформления права лица выступать  в качестве доверенного лица организации  при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Утвержденные этим документом унифицированные формы  по учету труда и его оплаты, основных средств, утратили силу и в  настоящее время не действуют.

Поступившие в организацию счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, акты и другие сопроводительные документы на поступившие грузы  передаются соответствующему подразделению  организации (отделу материально-технического снабжения, складу и т.п.) как основание  для приемки и оприходования  материалов.

Поступившие материалы должны быть своевременно оприходованы. При приемке материалы  подвергаются тщательной проверке в  отношении соответствия ассортименту, количеству и качеству, указанным  в расчетных и сопроводительных документах.

Порядок и сроки приемки материалов по количеству и качеству устанавливаются  специальными нормативными документами.

Приемка и оприходование поступающих  материалов и тары (под материалы) оформляется соответствующими складами, как правило, путем составления  приходных ордеров (типовая межотраслевая  форма № М-4 утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997г. № 71а), при отсутствии расхождений  между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству). Форма № М-4 применяется для  учета материалов, поступающих от поставщика или из переработки. Приходный  ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей  на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей. Графа «Номер паспорта» заполняется при оформлении хозяйственных операций по материальным ценностям, содержащим драгоценные  металлы и камни.

В приходном  ордере указываются следующие реквизиты: организация; структурное подразделение; дата составления; склад; поставщик; страховая  компания; корреспондирующий счет; номер документа; наименование материала; номенклатурный номер; единица измерения; количество; цена; сумма без НДС; сумма НДС; сумма с учетом НДС; номер паспорта; порядковый номер  в складской картотеке.

Форма акта о приемке материалов (форма №  М-7) также утверждена постановлением Госкомстата РФ № 71а. В указаниях  по заполнению формы № М-7 уточнено, что она составляется также при  приемке материалов, поступивших  без документов. Акт о приемке  материалов является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику или отправителю. Необходимые дополнительные данные, не выделенные в форме отдельными строками, записываются в разделе "Другие данные". Акт в двух экземплярах составляется членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации. После приемки ценностей акты с приложением документов (транспортных накладных и т.д.) передают: один экземпляр – в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, другой – отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. Графа «Номер паспорта» заполняется только в случаях обнаружения расхождений при оформлении хозяйственных операций по поступлению материальных ценностей, содержащих драгоценные металлы и камни.

Приемные  акты и приходные ордера на оприходование  материалов должны, как правило, составляться в день их поступления. Только при  этом условии возможно предъявление претензий поставщику (в том случае, если те или иные условия договора нарушены) без опасения того, что  органы арбитража будут иметь  формальную возможность отказать в  рассмотрении иска.

Все первичные  документы по приходу и расходу  материальных ценностей поступают  в бухгалтерию, где они, прежде всего, подвергаются контролю по существу операций и правильности оформления. Здесь, в  частности, проверяют наличие реквизитов, подписей, арифметические подсчёты, особое внимание обращается на законность операций. Неверно оформленные документы  возвращаются на доработку. После проверки работником бухгалтерии документов, они подтверждаются таксировке. Затем  все приходные и расходные  документы группируются по складам, синтетическим счетам, субсчетам, а  в разрезе отдельных групп  материалов – по учётным ценам. Итоги  подсчётов этих документов заносятся  в накопительные ведомости синтетического учёта, которые ведутся по складам  и отдельно по приходу и расходу в соответствии с указанной классификацией.

Сложенный порядок учёта материально-производственных запасов позволяет осуществлять систематический контроль за складским  учётом, получать информацию об их движении, сократить трудоёмкость учётной  работы, облегчить поиск технических  ошибок.

В случаях, предусмотренных  законодательством, организации обязаны  проводить инвентаризацию материально-производственных запасов, в ходе которой проверяется  и документально подтверждается их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризация  является не только важным общехозяйственным  мероприятием, но и элементом учетной  политики. Согласно пункту 3 статьи 6 Федерального закона №129-ФЗ, при формировании учетной  политики организации должен быть утвержден  порядок проведения инвентаризации имущества организации.

Необходимо  обратить особое внимание на важность этого положения, так как во многих организациях (особенно в сфере малого бизнеса) инвентаризации либо вообще не проводятся, либо проводятся с нарушением установленных правил, что приводит к формальному заполнению инвентаризационных описей и актов по данным регистров  бухгалтерского учета (без проведения натуральной /вещественной проверки).

Основными целями инвентаризации являются:

- выявление  фактического наличия имущества  (как собственного, так и не  принадлежащего организации, но  числящегося в бухгалтерском  учете) в целях обеспечения  его сохранности, а также выявление  неучтенных объектов;

- определение  фактического количества материально-производственных  ресурсов, использованных в процессе  производства;

- сопоставление  фактически полученных данных  о наличии имущества в натуре  с данными аналитического и  синтетического учета (выявление  излишков и недостач);

- проверка  полноты и правильности отражения  в учете оценки имущества и  обязательств, а также возможность  оценки товарно-материальных ресурсов  с учетом их рыночной стоимости  и фактического физического состояния.  В Федеральном законе №129-ФЗ  подчеркивается необходимость подтверждения  правильности и достоверности  оценки имущества и обязательств, а не возможность для руководителя  организации устанавливать по  результатам инвентаризации оценку  учитываемого объекта, которую  он считает правильной и достоверной;

- проверка  соблюдения правил и условий  хранения товарно-материальных ценностей.

Основу инвентаризации материально-производственных запасов  составляет полная или выборочная проверка наличия ценностей специально созданной  комиссией.

Это может  быть постоянно действующая инвентаризационная комиссия, рабочая комиссия, разовая  комиссия.

В тех складах  и кладовых, которые не являются самостоятельными учетными единицами, инвентаризация хранящихся запасов  производится одновременно с инвентаризацией  незавершенного производства в подразделении, где расположены данные склады и  кладовые.

Для документального  оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в  бухгалтерском учете организации  применяются типовые унифицированные  формы первичной учетной документации. Названные формы утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации  от 18 августа 1998 года №88 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (с изменениями на 6 апреля 2001 года).

До проведения инвентаризации важно убедиться, что  в организации четко организовано складское хозяйство и контрольно-пропускная система. Для этого инвентаризационной комиссии рекомендуется проверить  следующие факты:

1) осуществляется  ли охрана территории организации,  оборудованы ли помещения пожарно-охранной  сигнализацией;

2) заключены  ли фактически и правильно  ли оформлены договоры о полной  индивидуальной или бригадной  материальной ответственности с  работниками, которым переданы  ценности для сохранения и  использования;