Инвентаризация активов и обязательств в бюджетных учреждениях и порядок отражения в бюджетном учете ее результатов

Оценка  выявленных  инвентаризацией  неучтенных  объектов должна  быть  произведена  с  учетом  рыночных  цен,  а  амортизация  определена по действительному техническому состоянию объектов с  оформлением  сведений  об  оценке  и  амортизации  соответствующими актами.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям  в соответствии с прямым назначением  объекта. Если объект подвергся  восстановлению,  реконструкции,  расширению  или  переоборудованию и вследствие  этого изменилось  основное  его назначение,  то  он  вносится  в опись под наименованием,  соответствующим новому назначению.

Если  комиссией  установлено,  что  работы  капитального  характера (надстройка  этажей,  пристройка  новых  помещений  и  др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных  элементов)  не  отражены  в  бюджетном  учете,  необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся  в описи индивидуально с указанием  заводского инвентарного номера по  техническому  паспорту  организации-изготовителя,  года  выпуска, назначения, мощности и т. д.

Однотипные  предметы  хозяйственного  инвентаря,  инструменты, станки и т. п. одинаковой стоимости, поступившие одновременно  в  одно  из  структурных  подразделений  организации  и учитываемые на  типовой инвентарной  карточке  группового  учета, проводятся  в описях  по  наименованиям с указанием количества этих предметов.

Основные  средства,  которые  в момент  инвентаризации могут находиться  вне  места  нахождения  организации (в  дальних  рейсах морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав, автомашины;  отправленные  в  капитальный  ремонт машины  и  оборудование и т. п.), инвентаризуются до момента временного их выбытия.

На  основные  средства,  не  пригодные  к  эксплуатации  и  не подлежащие  восстановлению,  инвентаризационная  комиссия  составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию  и  причин,  приведших  эти  объекты  к  непригодности (порча, полный износ и т. п.).

Одновременно  с  инвентаризацией  собственных  основных средств  проверяются  основные  средства,  находящиеся на  ответственном хранении и арендованные. По указанным объектам составляется  отдельная  опись,  в  которой  дается  ссылка  на  документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

При проведении инвентаризации основных средств в бюджетных  учреждениях  необходимо  обращать  внимание  на  объекты,  не числящиеся в бюджетном учете. Зачастую таковыми могут быть подарки шефов или спонсоров, которые забыли поставить на баланс.

Нередко бывают и такие ситуации, когда сотрудники учреждения  приносят  свое  имущество (телевизоры,  аудиоаппаратуру  и т. п.)  для  выполнения  служебных  обязанностей  либо  для  личного пользования.  Например,  в  силу  недостаточного  финансирования общеобразовательных  школ  учителя  вынуждены  использовать  в учебном процессе свою аппаратуру, наглядные пособия, инвентарь и т. п. Отметим, что если не издан приказ руководителя учреждения либо  другой  документ,  где  указано,  какому  лицу  и  какие  личные материальные ценности разрешено использовать в учреждении, выявленные объекты должны считаться излишками.

 

2.3. Инвентаризация финансовых вложений

 

При  инвентаризации  финансовых  вложений  проверяются фактические  затраты на ценные бумаги и краткосрочные  финансовые  вложения (векселя),  а  также предоставленные  другим  организациям или физическим лицам займы.

Инвентаризация  финансовых  вложений  в  ценные  бумаги оформляется инвентаризационной описью (форма № 401).

При  проверке  фактического  наличия  ценных  бумаг  устанавливаются:

• правильность их оформления;

• реальность стоимости  ценных бумаг, учтенных на балансе;

• сохранность (путем сопоставления  фактического наличия с данными бухгалтерского учета);

•  своевременность  и  полнота  отражения  в  бюджетном  учете полученных по ним доходов.

При хранении ценных бумаг  в организации их инвентаризация  проводится  одновременно  с  инвентаризацией  денежных средств в кассе.

Инвентаризация  ценных  бумаг  проводится  по  отдельным  эмитентам  с  указанием  в  акте названия,  серии, номера, номинальной и фактической стоимости, сроков гашения и общей суммы.

Реквизиты каждой ценной бумаги сопоставляются с данными описей (реестров,  книг),  хранящихся  в  бухгалтерии  бюджетного учреждения.

Инвентаризация  ценных бумаг, сданных на хранение в  специальные  организации (банк-депозитарий,  специализированное  хранилище ценных бумаг и др.), заключается в  сверке остатков сумм, числящихся на соответствующих  счетах бюджетного учета учреждения, с данными выписок этих специальных организаций.

 

2.4. Инвентаризация материальных запасов

 

Инвентаризация  материальных  запасов (МЗ)  производится, как правило, в порядке их расположения в данном помещении.

При  хранении  МЗ  в  разных  изолированных  помещениях  у одного  материально  ответственного  лица  инвентаризация  проводится последовательно по местам  хранения. После проверки  запасов  вход  в  помещение  не  допускается (например,  помещение  опломбировывается), и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Комиссия  в  присутствии  заведующего  складом (кладовой)  и других материально  ответственных лиц проверяет  фактическое наличие МЗ  путем  обязательного  их  пересчета,  перевешивания  или перемеривания.

МЗ,  поступающие  во  время  проведения  инвентаризации, принимаются материально  ответственными  лицами  в  присутствии членов  инвентаризационной  комиссии  и  приходуются  по  реестру или товарному отчету после инвентаризации.

Эти  товарно-материальные  ценности  заносятся  в  отдельную опись под наименованием «Материальные запасы, поступившие во время  инвентаризации».  В  описи  указываются  дата  поступления, наименование  поставщика,  дата  и  номер  приходного  документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за  подписью  председателя  инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается  отметка «После  инвентаризации» со  ссылкой на  дату  описи,  в которую записаны эти ценности.

При  длительном  проведении инвентаризации  в исключительных  случаях и только  с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации МЗ  могут отпускаться материально ответственными лицами  в присутствии членов  инвентаризационной комиссии. Эти  ценности  заносятся  в  отдельную  опись  под  наименованием «Материальные  запасы,  отпущенные  во  время  инвентаризации». Оформляется  опись  по  аналогии  с  документами  на  поступившие МЗ  во  время  инвентаризации.  В  расходных  документах  делается отметка  за  подписью  председателя  инвентаризационной  комиссии или по его поручению члена комиссии.

Инвентаризация  МЗ,  находящихся  в  пути,  отгруженных,  но не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других  организаций,  заключается  в  проверке  обоснованности  числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На  счетах  учета  материальных  запасов,  не  находящихся  в момент инвентаризации под отчетом у материально  ответственных лиц (в  пути,  товары  отгруженные  и  др.), могут  оставаться  только суммы,  подтвержденные  надлежаще  оформленными  документами: по  находящимся  в  пути –  расчетными  документами  поставщиков или  другими  их  заменяющими  документами,  по  отгруженным – копиями  предъявленных  покупателям  документов (платежных  поручений, векселей и т. д.), по просроченным оплатой документам – с  обязательным  подтверждением  учреждением  банка;  по  находящимся на складах сторонних организаций – сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

Описи составляются отдельно на материальные запасы, находящиеся  в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся  на складах других организаций.

Производственный  и  хозяйственный  инвентарь,  находящиеся  в  эксплуатации,  инвентаризируются  по местам  их  нахождения и материально ответственным лицам, на хранении у которых они находятся. Инвентаризация проводится путем осмотра каждого предмета. В описи эти предметы заносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете.

Предметы  спецодежды  и  столового  белья,  отправленные  в стирку  и  ремонт,  должны  записываться  в  инвентаризационную опись на основании ведомостей-накладных  или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги.

Производственный  и  хозяйственный инвентарь, пришедшие  в  негодность  и  не  списанные,  в  инвентаризационную  опись  не включаются, а составляется акт  с указанием времени эксплуатации, причин негодности,  возможности использования  этих предметов  в хозяйственных целях.

Тара  заносится  в  описи  по  видам,  целевому  назначению  и качественному  состоянию (новая,  бывшая  в  употреблении,  требующая ремонта и т. д.). На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

 

2.5. Инвентаризация денежных средств, денежных документов  и бланков документов строгой отчетности

 

Инвентаризация  кассы  производится  в  соответствии  с  Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным Решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40 и Письмом Банка России от 4 октября 1993 г. № 18. Основными  документами,  которые  необходимо  изучить  при инвентаризации  кассы,  являются:  кассовая  книга,  отчеты  кассира, приходные  кассовые  ордера,  расходные  кассовые  ордера,  журнал (книга)  регистрации  приходных  кассовых  ордеров,  журнал (книга) регистрации расходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации  доверенностей,  журнал (книга)  регистрации  депонированных сумм, журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей, оправдательные документы к кассовым документам.

При проверке кассовой книги необходимо установить соблюдение следующих требований:

• правильность  подсчета  итогов  страниц  книги  и  переноса сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую;
• кассовая книга должна быть прошнурована, пронумерована

и опечатана  сургучной или мастичной печатью.

Проверяя полноту  и  своевременность оприходования  денежных средств, полученных с расчетных счетов в банках, членам инвентаризационной  комиссии  следует  применять  метод  взаимного контроля.  Необходимо  сравнить  соответствие  записей  в  Главной книге по счетам 20104510 и 20104610 «Касса» и в журнале операций по счету «Касса». В случаях обнаружения расхождений их сопоставляют по приходным кассовым ордерам, выпискам банка, отчетам кассира, а при необходимости проверяют непосредственно в банке.

Проверку  оприходования  наличных  денег,  полученных  из банка, следует проводить по выпискам банка. 

Списание денежных средств проверяют по документам, приложенным к кассовым отчетам. При  этом  также  следует обращать внимание на четкое оформление документов: имеются ли расписки получателей,  погашены  ли  они штампом «Оплачено»  с  указанием даты, нет ли на них следов подчисток и исправлений.

Кроме  перечисленного,  в  ходе  инвентаризации  кассы  также необходимо проконтролировать:

• установлен ли лимит остатка наличных денежных средств в

кассе;

• есть  ли факты  несоответствия  даты  в  расходных  кассовых

ордерах и даты фактической выдачи денежных средств;

• правильность  корреспонденции  счетов  по  кассовым  документам;
• своевременность депонирования невыплаченных сумм заработной платы.

При инвентаризации кассы необходимо проверить: заключен ли  договор  с  кассиром  о  полной материальной  ответственности  и оснащено ли помещение кассы необходимыми средствами по обеспечению  сохранности  денежных  средств (техническое  укрепление и  охранно-пожарная  сигнализация),  где хранятся  дубликаты ключей от сейфов. Ключи должны храниться в опечатанных пакетах у руководителя организации.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные  бумаги и  денежные  документы (почтовые марки, марки государственной  пошлины,  векселя,  путевки  в  дома  отдыха  и  санатории, авиабилеты и др.).

Проверка  фактического  наличия  бланков  ценных  бумаг  и других  бланков  документов  строгой  отчетности  производится  по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные) с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.