Правовые акты и делопроизводство в деятельности УПФР Верхней Салды

 Я лично удостоверилась, что документирование, представляющее собой регламентированный процесс фиксации на различных материальных носителях и оформления на основании установленных требований и норм всей необходимой для управленческой деятельности УПФР Верхней Салды информации, является важнейшей частью документационного обеспечения управления кадрами Верхнесалдинского УПФР.

Таким образом, организация работы с документами, как мне стало понятно в ходе практики в УПФР города Верхняя Салда, — это составляющая делопроизводства, которая включает организацию документооборота, а также систему хранения документов и использования их в текущей деятельности органа управления.

Несовершенство и постоянное изменение законодательных актов, как я узнала в ходе практики, не мешает специалистам  УПФР Верхней Салды наращивать темпы и качество услуг, оказываемых населению Верхнесалдинского городского округа, о чём свидетельствуют периодические опросы персонала УПФР Верхней Салды, сведённые в единый документ (Приложение Д) и нацеленные на выработку рекомендаций о возможностях повышения профессионального мастерства, модернизации программного обеспечения, решения проблем в пенсионном законодательстве и повышении квалификации сотрудников данного регионального УПФР.

2 Правовое обеспечение пенсионирования

Конституционное право на получение пенсии – это одно из важнейших проявлений заботы государства о своих гражданах, о чём неоднократно говрили мне в ходе практики специалисты Верхнесалдинского УПФР. Как оказалось, – это право обеспечивается не только знанием и соблюдением соответствующих законов, но и творческим их применением, в частности, и специалиствами Верхнесалдинского УПФР.  Сотрудники этого учреждения пенсионного обеспечения граждан легки на подъём, не засиживаются в кабинетах, а выходят на встречу с представителями месной власти, налоговой службы, трудовых коллективов. Активно общаются с региональнми СМИ, что, в частности, удалось сделать и мне, поучаствовав в нескольких радиопередачах по пенсионному обеспечению граждан.

Сотрудники УПФР Верхней Салды также инициируют заседания «круглых столов» и персс-конференций, занимая активную позицию в области просвещения населения в части пенсионного обеспечения. Идут на публичный диалог с населением Верхнесалдинского региона о праве на получение пенсии гражданами РФ и иностранными гражданами, разъясняют тот факт, что отдельным категориям гражджан предоставляется право на одновременное получение двух пенсий и что существует право на пенсию по государственному пенсионному обеспечению.

В ходе просветительской и информационной деятельности специалистов УПФР, как я успела для себя отметить, они также напоминали, что федеральные государственные служащие при наличии стажа государственной службы не менее 15 лет имеют право на пенсию за выслугу лет, а пенсия за выслугу лет, как и пенсия по инвалидности, предоставляется военнослужащим, в то время, как социальная пенсия – нескольким категорям нетрудоспособных граждан.

 На практие я убедилась, что база для подобного рода  работы всегда неизменна – это разработанная самими специалистами УПФР, подсказанная опытом работы иных региональных управлений и законами система упрвления персоналом учреждения, которая вот уже многие годы не даёт сбоев, так как постоянно корркетируется по мере необходимости:

1. Это система храннения  документов, как свокупность документирования по кадровым вопросам, а также – как обработка поступающей и передаваемой документации;  доведение документации до исполнителей; регистрация, учет и хранение документов;  формирование дел в соответствии с их номенклатурой;  копирование и размножение документов;  контроль исполнения документов; передача документов по вертикальным и горизонтальным связям.

2. Это подсистемы ОРД, которые используют в своей работе специалист по кадрам в управлении ПФР Верхней Салды и начальники отделов УПФР: к ним относятся, как я выяснила для себя:

-  организационно-кадровая документация (штатное расписание, структура и штатная численность, положение о кадровой службе, положение о персонале, должностной регламент);

- организационно-распорядительные документы УПФР (приказ о внесении изменений в штатное расписание, распоряжение);

- справочно-информационная документация Верхнесалдинского УПФР (письмо, докладная записка, объяснительная записка, справка, заявление, представление, протокол и др.);

- документация по личному составу УПФР Верхней Салды (приказы по личному составу, трудовой договор (служебный контракт), личный листок, личная карточка, трудовая книжка, анкета, автобиография, рекомендация, пенсионное дело и др.);

- документация Верхнесалдинского УПФР по обращениям граждан и ответам на эти обращения; 

- плановая документация УПФР (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда, планы подготовки и повышения квалификации персонала и др.);

- отчётно-статистическая документация Верхнесалдинского УПФР (статистические отчеты по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда, высвобождению работников и т. д.);

- документация УПФР Верхней Салды по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию) и прочую документацию.

 При этом, как я наблюдала и отметила в процессе подготовки данного отчёта о прохождении практики, что каждое подразделение в УПФР разрабатывает, оформляет и исполняет документацию в соответствии со своим функциональным назначением, не выходя за рамки гарантированного нам Конституцией РФ права на пенсию.

Как будущему юристу, в ходе учебной практики мне было интересно и полезно выяснить, что, в частности, порядок подготовки штатного расписания в УПФР Верхней Салды регламентируется Инструкцией по применению и заполнению форм первичной документации по учету труда и его оплаты. А также, что, к примеру,  здесь штатное расписание разрабатывается начальником управления и специалистом по кадрам самостоятельно. Они и несут, как было мне рассказано в ходе практики, ответственность за его подготовку. Проект документа, далее, визируют руководители структурных подразделений УПФР Верхней Салды, юридическая служба, подписывают руководители структурных подразделений УПФР, главный бухгалтер, утверждает руководитель учреждения. В грифе утверждения указываются общая штатная численность и месячный фонд заработной платы Верхнесалдинского УПФР. Гриф утверждения заверяется гербовой печатью управления ПФР.  

Мне было также интересно узнать, что штатное расписание в УПФР Верхней Салды  устанавливает численность структурных подразделений в его составе, должностной и численный состав работников (руководителей, специалистов и технических исполнителей) по каждому структурному подразделению Верхнесалдинского управления ПФР и по учреждению в целом на календарный год с указанием фонда заработной платы. В частности, специалист кадровой службы УПФР Верхней Салды рассказала мне, что унифицированная форма документа (форма № Т-3) утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 и представляет собой комбинацию трафаретного текста и таблицы. Подобные документы, уточнила она, удобны в работе и востребованы персоналом УПФР.

  Ещё один момент, на котором я заострила своё внимание, это тот факт, что структура и штатная численность в УПФР Верхней Салды закрепляются специальным документом, в котором указываются все структурные подразделения данного учреждения, наименования должностей и количество штатных единиц в нём по каждой должности. Документ, на что также обратили моё внимание в ходе ознакомительной практики, подлежит согласованию с главным бухгалтером, специалистом отдела кадров в УПФР Верхней Салды  и утверждается руководителем Верхнесалдинского управления ПФР.  Я также узнала, что гриф утверждения заверяется печатью, а изменения в структуру и штатную численность УПФР Верхней Салды  вносятся приказом руководителя учреждения.

На  практике в УПФР Верхней Салды  мне пояснили, что, как любое право, пенсионное право задокументировано и запротоколировано в учреждениях, которые его обеспечивают, в частности, – и в Верхнесалдинском УПФР. Это право подкреплено здесь, как показали и рассказали мне специалисты данного учреждения, целым рядом организационно-распорядительных и справочно-информационных документов:

 Так, организационно-кадровая документация УПФР города Верхняя Салда, которая включает комплекс взаимосвязанных документов, закрепляющих численный и должностной состав учреждения, его структуру, задачи и функции, права, обязанности и ответственность персонала управления ПФР в городе Верхняя Салда, структуру и задачи кадровой службы Верхнесалдинского УПФР. При этом мне разъяснили, что к организационно-кадровым документам (ОРД) УПФР Верхней Салды относятся: штатное расписание; структура и штатная численность; положение о кадровой службе; положение о персонале; должностные инструкции должностные регламенты по каждой должности.

 Итак, как показала моя практика,  и что неоднократно указывали мне в ходе её специалисты Верхнесалдинского  УПФР,  Положение о кадровой службе учреждения определяет его статус, его внутреннюю организацию, задачи, функции. На практике я также выяснила, что общий порядок разработки Положения определен Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Методическими рекомендациями по унификации текстов управленческих документов, а также ГОСТом Р 6.30-2003. Так что, в принципе, в будущей своей профессии я смогу помочь руководителю в составлении подобного документа.

Положение о персонале УПФР, с которым также в ходе стажировки познакомили меня специалисты Верхнесалдинского УПФР, определяет в УПФР Верхней Салды, как было мне разъяснено, порядок трудовых и кадровых отношений, закрепленных в данном учреждении, и, в том числе - условия трудовой деятельности всего состава работников Верхнесалдинского УПФР. В нем, как я имела возможность убедиться лично, отражаются:

- вопросы деятельности УПФР Верхней Салды;

- условия оплаты труда его работников;

- порядок предоставления в УПФР Верхней Салды отпусков, командирования, перевода на новое место работы и освобождения от работы, поощрения и дисциплинарного воздействия; права и обязанности работников и руководства УПФР Верхней Салды и ряд других положений, имеющих непосредственное отношение к управлению персоналом в Верхнесалдинском УПФР.

Правовые вопросы пенсионирования, как я убедилась в ходе практики, далеко не однозначны и требуют постоянной сверки, доработки. К примеру, специалисты УПФР Верхней Салды из-за несовершенства законодательства постоянно сталкиваются с исковыми заявлениями медицинских работников в судебные органы  о включении периодов работы в специальный трудовой стаж, дающий право на досрочное назначение трудовой пенсии и о назначении досрочной трудовой пенсии. С одной стороны, закон не даёт права региональным УПФР самим включать такие периоды в специальный трудовой стаж, а с другой – оставляет за пенсионерами право обжалования их действий в суде. Суд признаёт за истцом его законное право на включение означенных периодов в специальный трудовой стаж, после чего специалисты УПФР это право удовлетворяют.

При этом они охотно дают рекомендации будущим пенсионерам, как грамотно и правильно защитить свои права, в том числе, и в суде.

Заключение

На примере УПФР города Верхняя Салда я постаралась провести краткое исследование современного состояния Пенсионного фонда Российской Федерации в части документирования пенсионного права.

Работа под руководством опытных специалистов в управлении Пенсионного фонда по городу Верхняя Салда, в первую очередь, дала мне возможность апробировать полученные за время учёбы теоретические знания и применить их в производственных условиях. Я получила возможность определиться с наиболее интересными для меня направлениями работы  учреждения, где я проходила свою ознакомительную практику, а также – общее представление о специфике деятельности каждого отдела, приобрела углублённые знания по законодательной базе пенсионного обеспечения, как в целом в Российской Федерации, так и в его региональных отделениях.

Я узнала о том, где и как берутся сведения о праве на пенсию, об условиях её назначения и размерах пенсионного обеспечения, об исчислении трудового стажа и среднемесячного заработка. Изучила основы делопроизводства: составление отчётов, оформление входящих и исходящих документов, что позволит мне в будущем чувствовать себя увереннее в работе с обращениями и письмами граждан, с перечнем нормативно-правовых актов.

Я отчётливо понимаю, что законодательная база по пенсионному обеспечению граждан нуждается в дальнейшей доработке, а её несовершенство заставляет специалистов УПФР делать, порой, двойной объем работы, чтобы достичь желаемого результата. Мне удалось при оформлении документов самостоятельно вывить конкретные недоработки  юридической составляющей при назначении пенсии, в частности, по медицинским работникам, и уяснить для себя, что практика – это тот критерий истины, который, в конечном итоге, может повлиять и активно влияет на совершенствование пенсионного законодательства.

В ходе практики я приобрела не только немалые теоретические знания по всем вопросам современного пенсионного законодательтсва, но и ряд практических навыков, освоила функции специалистов нескольких отделов этого управления социальной помощи гражданам, научилась искусству обшения с персоналом УПФР и его клиентами, правилам ведения деловой документации и переписки, попробовала свои силы в информационно - просветительской работе по вопросам пенсионного обеспечения.

В целом учебная практика стала для меня хорошей школой знакомства с трудовым коллективом, умения и особенностей работы в команде, школой корпоративной культуры и юридической ответственности перед клиентами за все свои действия и ту документаци., которая для них формляется и предоставляется им в процессе обеспечения выполнения пенсионного законодательства РФ.