Теоритические аспекты организации работы с обращениями граждан в органах государственной власти

Законченные дела с предложениями, заявлениями и  жалобами граждан хранятся в учреждениях, организациях и предприятиях в справочных и других целях. Ответственность за их сохранность, как и за сохранность всех документов, несут их руководители. Сроки хранения этой категории документов указаны в статьях Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.

Обычные обращения личного и второстепенного характера, составляющие подавляющее большинство этой категории документов, хранятся 5 лет, но предложения, интересные для истории и имеющие практическое значение, будут храниться постоянно. Все дела с обращениями, имеющие постоянный срок хранения, передаются через год после завершения по ним делопроизводства в архив учреждения, а затем в государственный архив.

Подготовка  предложений, заявлений и жалоб  граждан и сдача в архив  включает в себя: оформление дел, проведение экспертизы ценности документа, составление  описей. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Оформление дел входит в функции старшего инспектора, лица ответственного за работу с предложениями, заявлениями и жалобами граждан.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Рекомендации  по совершенствованию организации  работы с обращениями граждан  в министерстве сельского хозяйства,  пищевой и перерабатывающей промышленности  Оренбургской области

 

Необходимо  лучше систематизировать работу по учету, обобщению и результатам  исполнения поручений министра, высших должностных лиц министерства с обращениями граждан; размещать в удобных для посетителей местах графики приема граждан руководящими должностными лицами; анализировать поступающую почту как по хронологическим интервалам, так и по тематическим социальным аспектам. Для этого должен быть создан специальный тематический классификатор, в котором темы должны располагаться по значимости основных функций ведомства. Все темы классификатора должны располагаться как самостоятельные разделы. Работа с «уточненными» классификаторами на практике показала его эффективность, поскольку он дает четкие ориентиры по темам обращений, тем самым освобождая специалистов от дополнительных операций, облегчая им аналитическую работу, способствуя сокращению сроков рассмотрения обращений.

Считаю, что обязательно стоит организовывать работу телефонов доверия («прямых линий»), как наиболее востребованной населением и особенно удобной для пожилых граждан формы справочной службы.

Одной из задач министерства в работе с обращениями граждан должно стать информирование населения о возможностях участия в местном самоуправлении и поддержка граждан.

В развитие информационно - аналитической работы с обращениями  граждан в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области важно:

- анализировать  поступающие письменные и устные  обращения по хронологическим  интервалам, тематическим, социальным  и районным аспектам;

- активнее использовать  аналитические материалы при  подготовке решений, выработке предложений по разрешению проблем района, отраслей и социальных групп;

- регулярно  информировать население через  средства массовой информации  о практике работы с письменными  и устными обращениями граждан  и о результатах их рассмотрения.

Во многом из-за того, что нормы времени, в течение которых работник, отвечающий за работу с обращениями граждан, обязан выполнить определенные действия, не соответствуют существующим реалиям, а также из-за многочисленных телефонных звонков поступающих в общий отдел, гражданам, пришедшим для подачи обращения в министерство, по сути не к кому обратиться за консультацией, задать вопрос по процедуре подачи жалобы или предложения, выяснить другие моменты, поделиться своими соображениями. Для решения данной проблемы предлагаю установить в вестибюле министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области пункт информации. В этот пункт необходимо посадить одного человека - работника общего отдела. В случае возникновения вопросов, у граждан, пришедших подать свое обращение в министерство, они смогут беспрепятственно обратиться к этому сотруднику. Пункт должен быть оборудован компьютером подключенным к локальной сети ведомства, также на этом компьютере должна храниться другая актуальная информация о работе с обращениями. Ответственный работник должен иметь возможность моментально и наиболее подробно объяснить любому обратившемуся к нему, дать ответ на любой вопрос входящий в его компетенцию.

Считаю, что  для внедрения данного пункта информации не следует нанимать отдельного работника, тем самым раздувать штат работников отдела. Достаточно будет организовать дежурство среди работников данного отдела. Таким образом, удастся сэкономить денежные средства. Начальник отдела должен подписать распоряжение обязывающее сотрудников отдела в соответствии с графиком дежурить в пункте информации.

Далее приведем расчет стоимости внедрения такого пункта информации, определим его стоимость.

Для организации  пункта информации потребуется:

• компьютер;
• принтер;
• стол;
• стул;
• прозрачная кабина, в которой будет находится пункт информации;
• сетевой кабель для подключение компьютера к локальной сети и сети «Интернет».
• технические работы по установке прозрачной кабины и настройке компьютера.

 

Таблица 2 - Расчет стоимости пункта информации

 

Наименование		Стоимость (руб.)
Стол		3 570
Стул		2 500
Прозрачная  кабина		12 300
Принтер НР (Hewlett-Packard) Color LaserJet CP2025		15 042
Сетевой кабель		3 560
Технические работы по установке прозрачной кабины		4 600
ИТОГО: 41 662

 

Таблица 3 - Расчет стоимости компьютера

 

Наименование		Стоимость (руб.)
Процессор		1 583, 37
Материнская плата		2 411, 04
DVD-ROM		1 043, 58
Память		3 555, 51
Жесткий диск		5 649, 74
Корпус		1 943, 22
Клавиатура		359, 86
Мышь		618, 50
Монитор		7 670
ИТОГО: 24 834, 82

 

Таким образом, стоимость информационного пункта с установкой и остальными работами составляет, по моим расчетам, 66 406,82 рублей.

Уточнять все  факты и нюансы у обращающегося  гражданина, с целью дополнения и  уточнения информации, во избежание дополнительных запросов в разные инстанции, что заметно сократит сроки рассмотрения заявления.

Внедрение пункта информации позволит гражданам нашего города, пришедшим подать обращение в министерство, доступно получить необходимую им информацию. В пункте информации будут находится компетентные специалисты.

Считаю, что определенная часть жителей города Оренбурга и области пришедших подать письменное обращение смогут устно в данном пункте получить необходимую информацию по наиболее часто встречающимся вопросам и по несложным вопросам. Таким образом, отпадет необходимость обращаться с письменным заявлением в министерство сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области. Следовательно, общий отдел ведомства будет разгружен, уменьшится количество письменных обращений.

Для внедрения  данного пункта информации не нужно  нанимать отдельного работника. Это  предложение позволит сэкономить бюджетные  средства. Если произвести расчет сэкономленных  средств за первый год работы пункта информации, с учетом, что заработная плата специалиста отдела документационного и материального обеспечения составляет 17 000 рублей, мы получим: З/п * 12 = 17 000 * 12 = 204 000 рублей

Таким образом, в случае применения на практике нашего предложения, реальная экономия денежных средств в год будет равняться заработной плате одного сотрудника отдела за этот же период, то есть за один год удастся сэкономить 204 000 рублей.

Срок службы приобретенного компьютера составляет 3 года. Таким образом, 24 834, 82 / 3 = 8 278,27</