Система управления организации

Функциональная  структура является старейшей и наиболее часто используется. Эта структура требует создания подразделений для выполнения определённых функций на всех уровнях управления. Т.е. вид структуры результат департаментализации (разделения) управления на элементы (отделы), каждый из которых имеет свою определённую задачу в управлении, т.е. выполняет определённую функцию. При этом осуществление такой задачи осуществляется с учётом целей организации.

Функциональная специализация аппарата управления значительно повышает его эффективность. Вместо универсальных менеджеров, которые должны разбираться в выполнении всех функций управления, появляется штат специалистов в своей области и отвечающих за определённое направление деятельности.

Недостатки функциональной структуры: Усложняются взаимосвязи, затрудняется координация, отдельные отделы могут быть более заинтересованы в реализации своих целей, чем общих, цепь команд от руководителя до исполнителя увеличивается. Положительные стороны функциональной структуры – стимулирует деловую и профессиональную активность, улучшает координацию в функциональных областях, освобождает линейных менеджеров от решения некоторых специальных вопросов, уменьшает потребность в специалистах широкого профиля.

Функциональная структура  предполагает систему подчинения и  ответственности в зависимости от выполняемой функции. Функциональному руководителю легче работать, чем линейному, поскольку он компетентен и ответственен только в какой-то одной функциональной области.

Одна из разновидностей функциональной структуры – дивизиональная. При ней такая степень централизации управления, что филиалы имеют полные полномочия в принятии оперативных управленческих решений. Центральный офис решает вопросы стратегического управления и контролирует деятельность.

Линейно-функциональная структура позволяет в значительной степени устранить недостатки как линейного, так и функционального управления. При этой структуре назначение функциональных служб – подготовка данных для линейных руководителей в целях принятия компетентных решений или возникающих производственных и управленческих задач. Роль функциональных органов (служб) зависит от масштабов хозяйственной деятельности и структуры управления предприятием в целом. Чем крупнее фирма и сложнее ее управляющая система, тем более разветвленным аппаратом она располагает. В этой связи остро стоит вопрос координации деятельности функциональных служб.

 

1.3 Роль функции  в организации

В каждой организации  могут быть выделены:

(а) Основные функции.  Это функции, которые прямо  связаны с выполнением целей  организации и которые, с точки зрения клиента, в конечном счете обеспечивают конкурентоспособность и без которых не может быть никакой корпорации. Например, для промышленного предприятия это следующие функции:

– исследования и разработки (так как потребителя интересует, какие продукты производятся и как они выглядят);

– производство (которое определяет стоимость продукции);

– маркетинг (сбыт).

(б) Функции обеспечения.  Они прямо связаны с основными  функциями. Если бы их не  было, то все бы остановилось. Эти функции часто переплетены с основными функциями. Но потребители не видят этого. На каком уровне осуществляются функции обеспечения не имеет значения для потребителя, когда он решает делать или не делать заказ. Если функции обеспечения выполняются неэффективно, что отражается на цене, то потребитель этого не осознает. В функции обеспечения входят:

– компьютерное и информационное обеспечение;

– логистика;

– контроль качества и сервисные услуги.

Но это не жесткое  правило. Для определенного потребителя  очень важными могут быть сервисные услуги, а для другого – степень окончательной готовности продукта.

(в) Функции обслуживания. Они позволяют организации функционировать  в целом. В каждой организации эти функции выполняют:

– отдел кадров,

– отдел организации и развития менеджмента,

– финансовый отдел,

– администрация, хозяйственный отдел и внутренние службы.

Если речь идет об организации  с независимыми хозяйственными единицами, то все основные функции, и особенно маркетинг, должны быть делегированы подразделению, потому что теперь стратегическая политика осуществляется в подразделении. Более того, функции обеспечения и административный компонент функций обслуживания также следует передать в подразделение. Наконец, в условиях управления подразделениями руководство в какой-то мере может нести ответственность за функции обеспечения. Подразделения должны сами определить, какие функции следует оставить, а какие передать компании и т.д.

Ситуация в отношении  функций обслуживания совершенно другая. Здесь стратегия разрабатывается или осуществляется руководством. Каждое подразделение должно работать с электронной системой передачи данных, признавать один и тот же административный порядок и определенные условия занятости, потому что одно подразделение не может платить больше, чем другое за одну и ту же работу.

Окончательный выбор  здесь связан с поиском организационного компромисса.

Реализация функции  и принципов управления осуществляется путем применением различных  методов.

В практике управления, как  правило, одновременно применяют различные  методы и их сочетания. Так или иначе, но все методы управления органически дополняют друг друга и находятся в постоянном динамическом равновесии.

Направленность методов  управления всегда одна и та же – они направлены на людей, осуществляющих различные виды трудовой деятельности – на персонал организаций (предприятий, компаний, фирм).

Управление включает в себя целую систему. Система работы с персоналом – это совокупность взаимосвязанных действий по обеспечению управления в труде определенного качества и количества. Такая система предполагает не только формальную организацию работы с персоналом (подбор, расстановка, контроль и пр.), но и совокупность факторов социально – психологического, неформального характера.

Управление на предприятии – это вид деятельности, который позволяет реализовать, обобщить широкий спектр вопросов адаптации индивида к внешним условиям, учёта личного фактора в построении системы управления персоналом предприятия. Укрупнённо можно выделить три фактора, оказывающих воздействие на персонал предприятия.

Первый – иерархическая структура предприятия, где основное средство воздействия – это отношения власти – подчинения, давления на человека сверху, с помощью принуждения, контроля над распределением материальных благ.

Второй – культура, то есть вырабатываемые обществом, предприятием, группой людей совместные ценности, социальные нормы, установки поведения, которые регламентируют действия личности, заставляют индивида вести себя так, а не иначе без видимого принуждения

Третий – рынок – сеть равноправных отношений, основанных на купле-продаже продукции и услуг, отношениях собственности, равновесии интересов продавца и покупателя.

Эти факторы воздействия – понятия достаточно сложные и на практике редко реализуются в отдельности. Какому из них отдаётся приоритет, таков и облик экономической ситуации на предприятии.

При переходе к рынку  происходит медленный отход от иерархического управления, жёсткой системы административного воздействия, практически неограниченной исполнительской власти к рыночным взаимоотношениям, отношениям собственности, базирующимся на экономических методах. Поэтому необходима разработка принципиально новых подходов к приоритету ценностей. Главное внутри предприятия – работники, а за пределами – потребители продукции. Необходимо повернуть сознание работающего к потребителю, а не к начальнику; к прибыли, а не к расточительству; к инициатору, а не к бездумному исполнителю. Перейти к социальным нормам, базирующимся на здравом экономическом смысле, не забывая о нравственности. Иерархия отойдёт на второй план, уступая место культуре и рынку.

1.4 Нормативно – методические  обеспечение организации

Нормативно – методические обеспечение создаёт условия для эффективного процесса управления предприятием. Оно состоит в организации разработки и применения методических документов, а также ведения нормативного хозяйства в системе управления предприятием.

Нормативно-методические материалы группируются по их содержанию. Различают нормативно-справочные документы; документы организационного, организационно-распорядительного и организационно-методического характера; документы технического, технико-экономического и экономического характера.

Ответственность за обеспечение  системы управления персоналом нормативно-методическими  документами несут соответствующие  подразделения аппарата управления организации (отдел организации управления, юридический отдел).

На основе типовых документов с  учётом особенностей организации работники  службы управления персоналом разрабатывают  документы для внутреннего пользования. Важными организационно-распорядительными документами являются Правила внутреннего распорядка, которые могут включать следующие разделы:

– общие положения;

– порядок приёма и увольнения рабочих и служащих;

– основные обязанности рабочих и служащих;

– основные обязанности администрации;

– рабочее время и его использование;

– поощрение за успехи в работе;

– ответственность за нарушение трудовой дисциплины

В распоряжении кадровой службы находятся  все нормативные акты, на основании  которых составляются документы  внутреннего пользования, такие как:

– коллективный договор

– правила внутреннего трудового распорядка;

– положения о подразделениях (отделах, службах, группах);

Важнейшим организационным документом является Коллективный договор, разрабатываемый при непосредственном участии подразделения службы управления персоналом. Коллективный договор – это соглашение, заключаемое трудовым коллективом и администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности на календарный год.

К документам организационно-методического характера относятся те, которые регламентируют выполнение функций по управлению персоналом. Сюда входят:

– положение по формирования кадрового резерва в организации;

– положение по организации адаптации работников;

– рекомендации по организации подбора и отбор персонала;

– положение по урегулирования взаимоотношений в коллективе;

– положение по оплате и стимулированию труда;

– инструкция по соблюдению правил техники безопасности и др.

Основополагающим документом в кадровой службе являются должностная инструкция – документ, регламентирующий деятельность в рамках каждой управленческой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Она может быть составлена на основе типовых требований к должности, содержащихся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов, служащих, но с учётом особенностей организации и социально-экономических условий.

1.5 Правовое обеспечение

Правовое обеспечение  состоит в использовании средств  и форм юридического воздействия на персонал с целью достижения эффективной деятельности организации.

Основные задачи правового  обеспечения:

– правовое регулирование трудовых отношений, складывающихся между работода-телем и наёмным работником;

– защита прав и законных интересов работников, вытекающих из трудовых отношений;

– соблюдение, исполнение и применение норм действующего законодательства в области труда, трудовых отношений;

– разработка и утверждение локальных нормативных актов организационного, организационно – распорядительного и экономического характера;

– подготовка предложений об изменении действующих нормативных актов.

Осуществление правового  обеспечения в организации возлагается  на её руководителей и других должностных лиц (в пределах предоставляемых им прав и полномочий при осуществлении ими организационно-распорядительных, административно-хозяйственных, трудовых и других функций), а также на руководителей системы управления персоналом и её работников по вопросам, входящим в их компетенцию.

Головным подразделением по ведению правовой работы является юридический отдел. Однако специфика кадровых служб включат в себя повседневное осуществление работ, связанных с приёмом, увольнение и переводом работников. Всё это требует определённых юридических знаний, чтобы обеспечить чёткое урегулирование прав и обязанностей всех участников трудовых отношений.

Основные задачи юридического отдела в этой области таковы:

а) разработка проектов нормативных  актов организации;

б) правовая экспертиза нормативных  актов, разработанных в системе управления персоналом, на соответствие требованиям законодательства и их визирование;