создание и ведение
централизованной структурированной
базы документной информации
с многопользовательским доступом;
создание и ведение
централизованных хранилищ электронных
документов (оперативный и долговременный
архив) и работа с текстами
электронных документов;
учет делопроизводственных
операций и ведение истории
работы с документом;
автоматизированный поиск
по реквизитам документа и
по тексту документа;
автоматизированная рассылка
документа и контроль исполнения
документов и поручений;
обеспечение разграничения
доступа пользователей к функциональным
правам и правам на документы;
подписание электронных
документов электронной цифровой
подписью;
интеграция с корпоративной
электронной почтой.
Использование системы
предполагает использование технологии
работы с документами в автоматизированной
среде делопроизводства, по этому
используемые в данном руководстве
термины, понятийно могут не всегда
полностью совпадать с понятием
традиционного («бумажного») делопроизводства.
5. Структура программного
обеспечения линии LanDocs
Программное обеспечение
линии LanDocs предназначено для комплексной
автоматизации процессов делопроизводства
и ведение архива электронных
документов в организациях различного
масштаба и отраслевой принадлежности.
Продукты семейства LanDocs позволяют
включить в контур автоматизированного
делопроизводства не только пользователей,
объеденных в локальной вычислительной
сети, но и территориально удаленных
– обеспечивая возможность выполнения
делопроизводственных действий
и доступ к документам с
использованием инфраструктуры Internet/
Intranet и систем электронной почты.
Функциональность и состав модулей
системы направлена на обеспечение
полноценной работы с электронными
документами, функционально аналогичной
работе с бумажными документами.
Система LanDocs представляет
собой совокупность следующих
программных продуктов:
LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Базовая
система автоматизации процессов
делопроизводства и ведения архива
электронных документов. Реализована
в архитектуре «клиент-сервер»
на базе промышленной СУБД, функционирует
в локальной вычислительной сети
персональных компьютеров с ОС
Windows 95/98/NT 2000. Поставляются для работы
с СУБД Oracle и MS SQL Server. Снабжена документированным
OLE-интерфейсом для встраивания
сервисов управления документами
LanDocs в Windows-приложения сторонних
разработчиков.
LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ. Серверное
программное обеспечение для
централизованного управления хранением
содержания документов (файлов документов)
в электронном архиве. Взаимодействует
с системой LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
и осуществляет поддержку операций
чтения, записи, удаления, передачи
файлов документов на долговременное
хранение и протоколирования
всех этих операций на специализированном
сервере под управлением ОС Windows
NT 4.0/2000.
Опция полнотекстового поиска
LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ обеспечивает
возможность поиска по текстам документов
с использованием морфологического анализа.
LAN Image: СКАНИРОВАНИЕ И ВИЗУАЛИЗАЦИЯ
ИЗОБРАЖЕНИЙ. Система сканирования
бумажных документов и работы
с изображением документов (электронных
образов бумажных документов). Позволяет
комфортно работать с электронными
копиями бумажных документов, перемещаться
на нужную страницу, выводить
изображение в разных масштабах,
рассматривать детали в режиме
«увеличительного стекла», панорамировать,
удалять с изображения пятна
и многое другое.
LanDocs: ИНТЕРНЕТ ДОСТУП. Специализированный
WEB-сервер для доступа к данным
системы автоматизации делопроизводства
и корпоративному архиву электронных
документов через сеть internet. Позволяет
выполнить регистрацию, поиск, рассылку
и другие операции с документами, используя
в качестве платформенно – независимого
клиента стандартный internet Browser (Internet Explorer,
Netscape Navigator).
LanDocs: ПОЧТОВЫЙ СЕРВЕР. Специализированное
серверное программное обеспечение,
выполняющее роль шлюза к MAPI-совместимой
системе электронной почты. Обеспечивает
возможность рассылки сообщений,
заданий и документов из системы
LanDocs исполнителям, не имеющим программного
обеспечения системы LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО.
LanDocs ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ. Клиентское
программное обеспечение, работающее
в среде MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes. Обеспечивают
пользователю возможность получать
задание и документы из базы
данных LanDocs и отчитываться об
исполнение заданий, находясь в
почтовом ящике MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes.
LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ.
Подсистема безопасности в системе
LanDocs предназначена для защиты
информации посредством электронной
цифровой подписи и шифрования.
Подсистема безопасности включает
Сервер безопасности и клиентские
части пользовательских приложений
LanDocs. Сервер безопасности реализует
функции Центра сертификации, который
обеспечивает выпуск сертификатов
открытых ключей на основе
запросов пользователей и организацию
оперативного доступа пользователей
к базе данных сертификатов (формат
сертификатов соответствует рекомендациям
ITU-T.509). Клиентская часть подсистемы
позволяет пользователю подписывать
своим личным ключом документы,
сообщения и другие информационные
объекты LanDocs, производить проверку
подписей других пользователей.
События, с использованием электронной
цифровой подписи, шифрованием, генерацией
ключей и выпуском сертификатов
фиксируется в протоколах работы
подсистемы.
LanDocs: МАРШРУТИЗАЦИЯ. Программное
средство, расширяющее возможности
LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО по управлению
процессами обработки документов.
Моделирование процессов движения
документа производится удобным
и наглядным образом – посредством
построения графических карт. Карта
определяет маршрут движения
сообщения и документа определяет
условия перехода от одного
этапа обработки к другому. Созданный
таким образом маршрут используется
для инициирования движения документа
и последующего управления маршрутом
его движения. Функции анализа
позволяют получать статические
данные по фактическим параметрам
процессов.
6. Основные функции системы.
LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Система LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
позволяет выполнять следующие
основные функции:
регистрация документов;
ввод текстов документов
и поддержка функций работы
с файлами ;
обмен документами
и сообщениями, направление заданий
на исполнение;
контроль исполнения
документов и заданий;
работа в режиме
замещения исполнителя;
отслеживание делопроизводственных
связей между документами, формирование
сложноструктурированных папок;
навигация и поиск
документов;
отчетность по документообороту;
сканирование бумажных
документов, работа с изображениями
документов (средствами LAN Image);
интеграция с офисными
приложениями для работы с
электронными документами;
интеграция с внешними
Windows-приложениями;
рассылка заданий и
извещений пользователям электронной
почты;
применение электронной
подписи выполнение и контроль
делопроизводственных операций
над документами;
работа через Интернет;
ведение справочников.
7. Документ в системе LanDocs
LanDocs – это система, ориентированная
на работу с документами. Документ
в системе LanDocs представляет собой
совокупность данных по документу
и информационных объектов, связанных
с документом – регистрационной
карточки, файлы и их версии
с текстом документа, сведений
по истории движения документа,
электронной цифровой подписи
и т.п. Таким образом, под документом,
зарегистрированным в системе LanDocs,
понимают специальный информационный
объект – «Документ LanDocs».
Документ LanDocs – это
совокупность трёх основных составляющих:
регистрационной карточки, текста
документа (файл с текстом документа,
прикрепленный к регистрационной
карточке), сведений об истории
работы с документом (истории
движения и выполнения делопроизводственных
действий и операций системы,
связанных с обращением к документу).
При вводе документа в систему
не просто вносится информация
о документе и вводится текст
документа, а создается новый
информационный объект – документ
LanDocs, который при наличии текста
документа представляет собой
полноценный документ.
Регистрационный карточка
– заводится на каждый документ
(бумажный или электронный), который
требуется ввести в систему. Регистрационная
карточка документа содержит
атрибуты, характеризующие документ
и служащие для поиска документа.
Атрибуты регистрационной карточки,
как правило, совпадают с реквизитами
документа.
Файл документа (текст
документа, содержащий текст, таблицу,
изображение, звук и т.д.) – прикрепляется
к регистрационной карточке и
сохраняется в системе в оригинальном
формате файла (без преобразований).
Система позволяет хранить несколько
файлов по одному документу
и множества версий одного
файла. Перечень форматов файлов,
разрешенных к использованию, определяются
администратором. Файл может быть
импортирован в систему и определен
как первая версия текста документа
непосредственно при создании РК либо
в последующем. Если документ существует
в виде бумажного оригинала, то он может
быть, то он может быть отсканирован программным
модулем LAN Image, вызываемым для выполнения
импорта со сканированием; в дальнейшем
изображение документа будет хранится
в системе как электронный образ документа,
представленный в графическом формате.
Сведения об истории
движения документа и работы
с документом – представляют
собой совокупность информации,
содержащихся в перечне сообщений
по документу и записей в
протоколах работы системы относительно
информация о примененных электронных
подписях.
«Представление» документа
в системе как «документа LanDocs»
позволяет придать документам LanDocs
то же функциональное назначение,
которое имеют и обычные «бумажные»
документы: информационное, управленческое
и правовое.
8. Принципы защиты информации
и разграничение полномочий пользователей
Реализованные в системе
LanDocs механизмы защиты информации
и разграничения полномочий пользователей
позволяют:
защитить от несанкционированного
входа паролем;
определить права доступа
пользователей к документам различного
уровня конфиденциальности;
персонифицировать право
доступа к документу, определив
список лиц, имеющих право работы
с документом;
шифровать (кодировать) конфиденциальные
документы.
Система снабжена парольной
защитой входа в систему. При
входе пользователя в систему
запрашивается его имя и пароль,
после чего система предоставляет
ему возможность выполнять только
функции, которые предоставлены
пользователю в соответствии
с его функциональными правами.
Дополнительное разграничение
полномочий пользователей по
доступу к документам реализуется
на основание на основании
механизма уровней конфиденциальности.
Система обеспечивает
Права на файл – список операций
с файлами документов, которые
регламентированы для каждого
файла. Для файла, уже введенного
в документ, могут быть назначены
следующие права:
возврат к предыдущей
версии;
изменение имени файла;
изменение статуса
файла;
назначение права на
файл;
просмотр;
редактирование;
удаление.
При использовании
программного обеспечения LanDocs: ПОДСИСТЕМА
БЕЗОПАСНОСТИ дополнительно обеспечивается
защита целостности документов LanDocs
(ревизионная безопасность на
программном уровне).
При использовании
для долговременного хранения
неперезаписываемых носителей, обеспечивается
ревизионная безопасность на
физическом уровне по отношению
к файлам документов.
Дополнительные средства
безопасности могут быть включены
в технологический цикл использования
и обслуживания системы.
9. LanDocs: тиражируемый продукт
и основа построения корпоративной
информационной системы
Назначение программной линии
LanDocs
Линия программных
продуктов LanDocs предназначена для
построения автоматизированных
систем ДОУ на предприятиях
различного масштаба и специализации.
Программа LanDocs позволяет реализовать
целый спектр разнообразных проектных
решений, таких как:
система автоматизации
делопроизводства и документооборота,
основанная на отечественных
стандартах и нормах, практики
учета документов и контроля
исполнения поручений. Предоставляет
разные уровни функциональности
для различных категорий сотрудников;
корпоративное хранилище
(архив) электронных документов, обеспечивающий
надежную защиту документов от
несанкционированного доступа, возможность
полнотекстового поиска с учетом
языковой морфологии, протоколирование
и аудит действий пользователей,
связанных с доступом к документам;
система автоматизации
деятельности ведомственных архивов
и архивных подразделений организации,
функционирующая в соответствии
с требованиями Государственной
архивной службы РФ. Она обеспечивает
подготовку специализированной
отчетности ведомственных архивов
и поддерживает специальные технологии
пакетного ввода бумажных документов
в электронный архив;