Анализ инструкции по делопроизводству (ДОУ) (на примере инструкции конкретного учреждения)

Коми Республикасайöзöсвелöдан министерство

шöртшупöдауджсикасöвелöдан Коми Республикасагосударственнöйасшöрлуна учреждение

«Сыктывкарса сервис  да  связь колледж»

Министерство образования Республики Коми

государственное автономное образовательное учреждение среднего профессионального образования Республики Коми

«Сыктывкарский колледж  сервиса и связи»

(ГАОУ СПО  РК «СКСиС»)

 

Специальность 034702 Документационное обеспечение управления и архивоведение

 

	Дисциплина -
	Документационное обеспечение управления

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

Студента группы Д-2-11

Кудряшовой Валерии

 

 

 

на тему: Анализ инструкции по делопроизводству (ДОУ) (на примере инструкции конкретного учреждения).

 

 

 

 

 

 

 

Руководитель – Л.П. Силкина

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

г. Сыктывкар, 2013

Коми Республикасайöзöсвелöдан министерство

шöртшупöдауджсикасöвелöдан Коми Республикасагосударственнöйасшöрлуна учреждение

«Сыктывкарса сервис  да  связь колледж»

Министерство образования Республики Коми

государственное автономное образовательное учреждение среднего профессионального образования Республики Коми

«Сыктывкарский колледж  сервиса и связи»

(ГАОУ СПО  РК «СКСиС»)

 

 

 

Специальность 034702 Документационное обеспечение управления и архивоведение

 

ЗАДАНИЕ

 

Для курсовой работы

Студенту группы Д-2-11 

Кудряшовой Валерии Валерьевны

 

Тема задания: Анализ инструкции по делопроизводству (ДОУ) (на примере инструкции конкретного учреждения).

При выполнении курсовой работы на указанную тему должны быть представлены:

Введение.

Основная часть.

Заключение.

Список использованных источников и литературы.

Приложение:

 

Дата выдачи задания      Срок окончания работы

 

«____»___________2013 г.     ________мая 2013 г.

 

 

Руководитель курсовой работы      Л.П. Силкина

 

Оглавление

 

 Введение…………………………………………………………………………….4

1 Теоретические  аспекты анализа инструкции по делопроизводству ………..6

1.1 Сущность  и назначение инструкции по делопроизводству ………….…...7

1.2 Этапы  подготовки инструкции и её структура ……………………………11

1.3 Содержание инструкции по делопроизводству

2 Анализ  инструкции по делопроизводству  «Удорский район»……………..24

2.1 Организация документооборота на «Удорский район»…………………...26

2.2 Основные положения инструкции

 по делопроизводству  «Удорский район»………………………………………29

 

 Заключение  ……………………………………………………………………..…32

 Список  использованных источников    и литературы………………………....33

 Приложения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Документ рассматривается сегодня как один из важнейших инструментов управления. От качества содержащейся в документе информации, рационального расположения информационных элементов (реквизитов), грамотной организации документопотоков как внутри организации, так и за ее пределами, а также других факторов в значительной степени зависит эффективность управления. Не случайно в последние десятилетия вместо традиционного термина «делопроизводство», обозначающего деятельность, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами, все чаще используется термин «документационное обеспечение управления», акцентирующий внимание, прежде всего, на управленческой составляющей документационных работ.

 Вопросы  документационного обеспечения  деятельности отражаются в различных  локальных нормативных правовых  актах организации — уставе, регламенте (в коллегиальных органах), положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и др. В организациях могут разрабатываться специальные правовые акты для таких участков работы, которые играют ведущую или достаточно самостоятельную роль в деятельности учреждения. Например, в исполкоме может быть инструкция о подготовке, оформлении и хранении решений, в министерстве — положение о коллегии министерства, в котором отражается документирование ее деятельности, в организациях — положения (инструкции) о порядке работы с обращениями граждан.

 Однако  основным нормативным правовым  актом, комплексно регламентирующим вопросы организации работы с документами, которым руководствуются все структурные подразделения (в том числе кадровая служба) и работники организации, является инструкция по делопроизводству. Этим обуславливается актуальность выбранной темы.

 Целью  курсовой работы является проведение анализа инструкции по делопроизводству. Для достижения этой цели ставятся следующие задачи:

1) определить  сущность и назначение инструкции;

2) изучить  этапы подготовки инструкции  по делопроизводству;

3) рассмотреть организацию документооборота администрации муниципального образования «Удорский район»

4) проанализировать  основные положения инструкции  по делопроизводству администрации муниципального образования «Удорский район»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Теоретические аспекты анализа инструкции

по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) является основным нормативным актом, регламентирующим технологию работы с документами в учреждении: правила, приемы, этапы создания документов, порядок работы с ними, основополагающие организационные моменты.

Делопроизводство представляет собой одну из типовых управленческих функций свойственных каждой управленческой структуре. Перед любой организацией независимо от ее организационно-правовой формы и масштабов деятельности стоит задача управления ресурсами, финансовыми потоками, персоналом и др. Сегодня делопроизводство рассматривается в основном как деятельность по управлению документами.

Требования к системе управления документами в Российской Федерации установлены национальным стандартом1, с введением которого в нашей стране система управления документами рассматривается как элемент системы управления качеством. В соответствии с данным стандартом любая организация должна сформулировать и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Инструкция по делопроизводству может способствовать созданию рациональной системы управления документами. Для ведения делопроизводства в крупных организациях создается специализированное структурное подразделение (канцелярия, управление делами, секретариат  и др.). В небольших организациях создание службы нерентабельно, поэтому обычно вся работа с документами как административными, так и по личному составу поручается секретарю. Нередко секретарь совмещает функции канцелярии и отдела кадров.

 

1ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.»

 

 

 

 

1. Сущность и назначение инструкции по делопроизводству

Организации (особенно государственные) в соответствии с законодательством и решениями вышестоящих органов обязаны иметь инструкцию по делопроизводству (далее Инструкция).

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) — основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы).

Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации. Инструкции составляются с учетом специфики работы организации. Основой для их составления являются Примерные и Типовые инструкции, а также действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия по делопроизводству.

В соответствии с нормативными правовыми актами РФ инструкция по делопроизводству является обязательным документом, регламентирующим делопроизводство. В федеральных органах исполнительной власти в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Правилами делопроизводства разрабатываются инструкции по делопроизводству, которые согласовываются федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. ГОСТ 1установил, что любая организация должна определить и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Целью этой политики должны быть создание и поддержание системы управления документами аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение необходимого периода времени. Реализовать эту задачу любая организация может с помощью инструкции по делопроизводству.

____________________________________________________________________

1ГОСТ Р 51 141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -М: Изд-во стандартов, 1998.

 

Для организаций, самостоятельно определяющих порядок работы с документами (особенно небольших коммерческих структур), от этого зависит правильность построения системы делопроизводства. Следует отметить, что в последние годы некоторые крупные организации отказались от Инструкции, включив положения по работе с документами в регламенты. На наш взгляд, при всей близости освещаемых вопросов Инструкция и Регламент имеют разное назначение и их объединение в конечном итоге представляется нецелесообразным.

Инструкцию разрабатывает и утверждает тот, кто отвечает за делопроизводство в организации. Хотя и здесь есть определенные нюансы. Действительно, обычно разработкой Инструкции занимается служба делопроизводства или специалист, ответственный за делопроизводство. Однако бывают случаи, когда Инструкцию разрабатывает юридическая служба или подразделение, занятое созданием автоматизированной системы делопроизводства. В любой ситуации специалисты по делопроизводству должны принимать активное участие в подготовке важнейшего для их работы нормативного акта. При этом совсем не обязательно, чтобы Инструкция разрабатывалась силами сотрудников самой организации. Для этой работы можно привлечь по договору специализированные научно-внедренческие центры.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Структура подготовки инструкции

Инструкция утверждается нормативным правовым актом (приказом, распоряжением и др.), издаваемым руководителем организации или лицом, исполняющим его обязанности. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу титульного листа Инструкции и состоит из слова УТВЕРЖДЕНА, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

 Работа  над Инструкцией не ограничивается  ее составлением и утверждением. В данном случае можно говорить  о трех основных этапах этой  работы.

 Первый  из них является подготовительным: определяется круг разработчиков, формулируются цели, определяются сроки и порядок работы, проводится сбор необходимых исходных данных.

 Второй  этап связан с созданием проекта  Инструкции, его редактированием, согласованием и утверждением.

Третьим этапом можно считать работу по ознакомлению сотрудников с положениями Инструкции, внесением в Инструкцию необходимых изменений. Кроме того, обязанностью специалистов в области делопроизводства является постоянный контроль за соблюдением в организации требований Инструкции, методическая работа по разъяснению ее положений. Важно, чтобы в организации были изданы соответствующие распорядительные документы, регламентирующие проведение указанных работ.

На практике традиционно различают три вида инструкций по делопроизводству: примерная, типовая и индивидуальная (конкретная).

Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает требования к порядку работы с документами для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, штатам и другим параметрам, в связи с чем носит рекомендательный (методический) характер. На основе примерных инструкций по делопроизводству в организациях разрабатываются индивидуальные инструкции, имеющие статус локального нормативного правового акта.