Архивное дело в Российской Федерации

 Систему архивов Вооруженных  Сил Российской Федерации составляют:

Центральный архив Министерства обороны  Российской Федерации (далее - ЦАМО) с филиалом;

Центральный военно-морской архив (далее - ЦВМА);

архив Ракетных войск стратегического  назначения;

архив военно-медицинских документов Военно-медицинского музея Министерства обороны Российской Федерации;

архивы округов, группы войск, флотов и флотилий (далее – окружные и флотские архивы).

Архивы являются юридическими лицами, имеют гербовую печать с действительным наименованием.

ЦАМО подчиняется начальнику Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации. Непосредственное руководство деятельностью ЦАМО осуществляет по решению начальника Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации один из его заместителей через ИАиВМЦ.

 ЦАМО пользуется правами  управления Генерального штаба  Вооруженных Сил Российской Федерации  и является головным по отношению к архивам округов.

 На архивы Вооруженных Сил  Российской Федерации возлагается:

прием, учет и хранение архивных документов;

фондирование принятых в архив  дел и документов;

научно-техническая обработка принятых на хранение документов;

создание научно-справочного аппарата, обеспечивающего быстрый поиск  документов;

выдача архивных справок, копий  и выписок из документов;

обеспечение работы исследователей;

изготовление копий документов; высылка архивных дел (документов) во временное или постоянное пользование;

проведение экспертизы ценности документов, находящихся на хранении в архиве, и уничтожение в установленном  порядке документов с истекшими  сроками хранения;

контроль за состоянием, сохранностью и экспертизой ценности документов, за подготовкой и сдачей документов в архивы воинскими частями и учреждениями;

консультация лиц, ответственных  за ведение делопроизводства в воинских частях и учреждениях (по вопросам составления  номенклатур, формирования и оформления дел, проведения экспертизы ценности документов, подготовки сдачи документов в архивы);

подготовка и передача документов на дальнейшее хранение в другие архивы.

Таким образом, Центральный архив  Министерства обороны Российской Федерации (ЦАМО РФ) — ведомственный архив  Российской Федерации, в котором хранятся документы различных штабов и управлений, объединений и соединений, частей, учреждений и военно – учебных заведений Министерства обороны с 1941 до конца 1980-х гг.8 Подчинён Архивной службе Вооружённых сил Российской Федерации, относится к числу подразделений истории, культуры и воинского воспитания Министерства обороны.

 

 

 

 

 

 

4.2. Экспертиза  ценности документов в ЦАМО.

Экспертизой ценности документов называется изучение документов на основе принципов  и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для дальнейшего хранения.

 Экспертиза ценности документов  проводится на основе принципов  историзма, комплексности и всесторонности  путем комплексно применяемых  критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

 Центральная экспертная комиссия  Министерства обороны Российской  Федерации создается из представителей  управлений Генерального штаба  Вооруженных Сил Российской Федерации,  главных штабов видов Вооруженных  Сил Российской Федерации, штабов родов войск, главных и центральных управлений Министерства обороны Российской Федерации. В состав комиссии на правах ее членов включаются начальники центральных архивов. Центральная экспертная комиссия Министерства обороны Российской Федерации рассматривает и выносит общие рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов и снятия с них грифа секретности.

Экспертно – проверочные комиссии ЦАМО и ЦВМА создаются для решения  общих для отделов (отделений, архивохранилищ) данного архива методических и практических вопросов экспертизы ценности документов, комплектования архива документами, проверки деятельности экспертных комиссий отделов (отделений, архивохранилищ) и снятия грифа секретности с архивных документов. Экспертно – проверочные и экспертные комиссии создаются в основном из сотрудников архивов.

 К работе экспертно – проверочных  комиссий центральных архивов  привлекаются представители главных  и центральных управлений Министерства  обороны Российской Федерации  для рассмотрения архивных материалов их структурных подразделений.

 Подготовку к экспертизе  ценности документов необходимо  начинать с изучения истории  фондообразователя и фонда, а  также состава и содержания  документов.

Перед экспертизой ценности документов больших, сложных фондов или групп фондов составляется рабочая инструкция, в которой определяется особенности работы применительно к специфике профильных для фонда документов. В инструкции определяются цели, основные задачи, методы и порядок проведения работы, подкрепляемые конкретными примерами.

При экспертизе ценности изучения документов начинается с фондов вышестоящей  воинской части (учреждения), затем  изучаются документы фондов подчиненных  воинских частей и учреждений, определяется наличие дублетных или поглощенных документов. При этом устанавливается, где основные экземпляры таких документов должны быть оставлены на хранение. Каждое дело просматривается сотрудником, производящим экспертизу, полистно. Определение научной и практической ценности документов только по заголовкам в описях и на обложках дел не допускается.

 При проведении экспертизы  ценности документов учитываются  характер повторения их информации  в других документах (внутрифондовое, межфондовое повторение), вид, форма  и полнота повторения. Выделение документов с повторяющейся информацией к уничтожению проводится только после сверки их с документами оставленными на хранение.

 По результатам экспертизы  ценности документов в воинских  частях и учреждениях составляются  описи в соответствии с требованиями ст. 57-72 настоящего Наставления и акты на уничтожение дел (форма N 17) (Приложение 1).9

Акты на уничтожение дел, имеющих  гриф секретности, составляются по действительному  наименованию воинской части (учреждения) с присвоением им грифа «секретно». Акты на уничтожение несекретных дел могут составляться по условному наименованию воинской части (учреждения) без грифа секретности.

 

 Акты в архивах составляются  по каждому фонду отдельно, а  дела однородных групп фондов  от соединения и ниже могут  вносится в один акт. При включении в акт дел нескольких воинских частей и учреждений в начале указывается групповое наименование их (механизированные полки, отдельные полки связи, отдельные артиллерийские дивизионы и т. п.), а номера и наименования воинских частей и учреждений помещаются в возрастающем порядке перед перечислением в акте их дел.

 

4.3. Использование  документов в архивах.

Документы, хранящиеся в архивах  Вооруженных Сил Российской Федерации, используются в военных, научных  и социально-культурных целях, а  также для обеспечения прав и законных интересов граждан.

 Архивы Вооруженных Сил Российской  Федерации информируют заинтересованные  воинские части и учреждения, государственные органы и общественные  организации о документах по  актуальным военным проблемам,  выполняют их запросы в установленном порядке, а гражданам Российской Федерации и государств - участников Содружества Независимых Государств выдают справки социально-правового характера, представляют документы или их копии для изучения в читальных залах архивов, организуют выставки документов, готовят документы для опубликования в печати.

Командиры воинских частей (начальники учреждений), руководители организаций  и предприятий других министерств  и ведомств, а также исследователи, использующие документы архивов Вооруженных Сил Российской Федерации, несут ответственность за правильность использования документов и содержащейся в них информации.

 Центральным архивам наряду  с предоставлением бесплатных  услуг разрешается заключать  соглашения и лицензионные договоры  на использование архивной информации, оказывать юридическим и физическим лицам платные услуги.

 Право заключения соглашений  и лицензионных договоров на  использование архивной информации  и оказание других услуг предоставляются  органами военного управления  при условии обеспечения услугами архивов потребностей Министерства обороны Российской Федерации в полном объеме.

 Договоры на выполнение платных  услуг заключаются в соответствии  с правилами и нормами, определенными  Гражданским кодексом Российской  Федерации.

 

 Бесплатно осуществляются:

социально-правовые запросы граждан  о подтверждении прохождения  военной службы, пребывании в действующей  армии, присвоении званий, награждении, нахождении на излечении, установлении судьбы родственников, подтверждении  трудового стажа и размером заработной платы, получении образования, о снятии судимости и по другим вопросам;

обслуживание в читальном зале архива. Исключение составляет обслуживание по личному заявлению исследователя  или договору, в котором оговорены  особые условия его работы (предоставление в срочном порядке дел и в количестве больше установленного, оказание помощи при поиске документов по научно-справочному аппарату, выявление дел по теме, предоставление документов в часы, не предусмотренные графиком работы читального зала и др.);

предоставление документов во временное  пользование воинским частям и учреждениям (без права копирования и тиражирования);

предоставление информации о документах, копии документов воинским частям (учреждениям), находящимся на сметно-бюджетном финансировании.

Срок хранения документов (дел, книг, журналов и т. п.) исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания  их ведения.

 

 Срок хранения уголовных  дел, а также надзорных, кассационных  и наблюдательных производств  по уголовным делам и жалобам исчисляется:

с момента окончания срока наказания, определенного вступившим в законную силу приговором, или с момента  истечения испытательного срока  для условно осужденных;

с момента вступления в законную силу оправдательного приговора;

с момента вынесения постановления (определения) о прекращении дела или производства по жалобам.

Срок хранения гражданских дел  исчисляется с момента вступления в законную силу решения или определения  суда.

 Срок хранения приостановленных  уголовных дел и наблюдательных производств по ним исчисляется с момента истечения срока давности привлечения к уголовной ответственности. Дела со сроками хранения 10 лет и более хранятся в воинских частях и учреждениях 3 года, после чего передаются на дальнейшее хранение в соответствующие архивы.

В воинских частях и учреждениях, находящихся  за границей, а также на кораблях и в штабах отдельных соединений кораблей, не имеющих береговых и  плавучих баз, дела со сроками хранения до 3 лет включительно хранятся до истечения  сроков хранения, после чего уничтожаются в установленном порядке.

Дела со сроками хранения 5 лет  и более хранятся в этих воинских частях и учреждениях один год, после  чего передаются на дальнейшее хранение в соответствующие архивы.

Архив и военный суд группы войск, а также воинские части (учреждения), находящиеся за границей и не входящие в состав группы войск, все дела со сроками хранения 5 лет и более ежегодно сдают в ЦАМО.

 Дела управлений (отделов) торговли  округов, флотов и флотилий, предприятий  и учреждений, подчиненных непосредственно этим управлениям (отделам), хранятся в окружных и флотских архивах до истечения сроков, установленных соответствующими перечнями, без передачи в центральные архивы.

Документы в архивах Министерства обороны Российской Федерации хранятся в течении 75 лет со времени их образования.

Документы, хранящиеся в архивах  Вооруженных Сил Российской Федерации, предоставляются для использования, кроме тех, использование которых  может нанести ущерб интересам  Российской Федерации или отдельных  граждан.

Характер и объем использования документов устанавливаются должностными лицами, которым предоставлено право допуска к документам, и определяются в зависимости от цели и темы работы.

 В архивах Вооруженных Сил  Российской Федерации хранятся  законченные делопроизводством документы органов военного управления видов Вооруженных Сил Российской Федерации, Тыла Вооруженных Сил Российской Федерации, округов, группы войск, флотов, армий, флотилий, рядов войск, главных и центральных управлений Министерства обороны Российской Федерации, соединений и воинских частей, учреждений, военно-учебных заведений и организаций Вооруженных Сил Российской Федерации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

Архивное строительство в России имеет длительную историю. Архивное дело представляет собой отрасль деятельности человеческого общества, охватывающую все теоретические, правовые и практические аспекты, являющихся частью исторической памяти о прошлом.

Одной из актуальных проблем отечественного архивного дела является разработка вопросов архивного законодательства. При этом главной задачей архивного законодательства является создание законодательной базы, которая позволила бы, решая проблему правового регулирования отношений граждан, общества и государства в сфере архивного дела, обеспечить сохранение, качественное пополнение, государственный учет и всестороннее использование Архивного фонда Российской Федерации, как важнейшей части ее национального и культурного достояния.