Архивные документы

Введение

Архив (в арх. деле) — организованное собрание вышедших из текущего обращения документов, образовавшихся в процессе деятельности бизнес-сферы, правительственных учреждений, институтов, организаций и других юридических лиц, а также персональные документы одного или более физических лиц, семейные, групповые, хранимые постоянно либо в течение определенного или неопределенного периода времени, установленного создателем документов или его преемником, и сохраняемые в связи с их исторической, информационной, фактографической, правовой, административной или денежной ценностью. Обычно сосредоточены в архивных учреждениях (или репозитариях), которые управляются и поддерживаются обученными архивариусами.

Архивы  можно классифицировать в три  основные категории: правительственные, внутренние, содержащиеся институтами  их происхождения, коллекционные (библиотеки рукописей, архивы фильмодокументов, генеалогические  архивы, архивы звукозаписей, персональные архивы и т. д.). Понятие «архив» относится также к учреждению или организации, ответственным за оценку, отбор, сохранность и обеспечение доступа к архивным материалам. Термин также используется в академической среде применительно к репозитариям электронных препринтов, письменных и тому подобных документов, обозначаемых общим наименованием e-print архив. В этом значении понятие не вписывается в архивные руководства и создает определенную путаницу, например в связи с идеей Open Archives Initiative (OAI). Архивный документ - в РФ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

Глава 1 Принципы формирования архивного фонда

Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой. В архиве хранятся потерявшая первоначальную актуальность служебная документация, фирменная реклама за прошлые годы, фотографии сотрудников, защищенные фирмой патенты. При формировании архива стремятся соблюсти принцип уважения к фонду. Сделать это подчас затруднительно, потому что каждый документ может быть интересен в разных аспектах, а находиться он должен только в одном деле. Принцип преемственности предполагает, что в фонде будут сближены документы предков и современников, родственников одного лица. В соответствии с принципом единства фонда нужно, чтобы в делах по возможности находились все документы, имеющие отношение к его профилю. 
Руководство страны строго следило за ограничением допуска желающих ознакомиться с архивными материалами, а также стремилось ограничить доступность самих этих материалов. Имея в своем подчинении такое могущественное средство, как архивный фонд, можно было ссылкой на те или иные избирательно выделенные документы подкрепить практически любые политические заявления и действия. Сейчас в этом отношении сделаны заметные послабления. Естественным  продолжением всякого учреждения, организации, предприятия, а в ряде случаев – их самостоятельными структурными подразделениями, отделёнными от текущего делопроизводства, являются архивы (от лат. archivum). Согласно стандартизованному определению, архив – это «организация или её структурное подразделение, осуществляющее приём и хранение архивных документов (рукописей, писем, фотографий и т.д.), в том числе какого-либо отдельного лица.  Архивы  учреждений, организаций, предприятий  аккумулируют документированную информацию, входящую, как уже отмечалось, в состав соответствующих документальных фондов. В случае, если документы из таких документальных фондов предаются на постоянное хранение в государственные архивы, они становятся частью архивных информационных ресурсов, состоящих из множества различных архивных фондов. То же самое происходит и с персональными документными ресурсами, попадающими на постоянное хранение в государственные архивы. Различают следующие виды архивных фондов (их определения в архивном деле в большинстве случаев стандартизованы):

• архивный фонд учреждения, организации, предприятия – это комплексы документов, образовавшихся в деятельности одного такого фондообразователя. В случае, если предприятия, учреждения, организации продолжают функционировать, их архивные фонды в государственном архиве постоянно пополняются;
• объединённый архивный фонд – это архивный фонд, сформированный из документов двух и более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи. В числе такого рода связей могут быть: выполнение однородных функций, местонахождение, подчинённость, общность делопроизводства, единство содержания документальных материалов;
• архивный фонд личного происхождения – это архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода;
• архивная коллекция – совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединённых по одному или нескольким признакам. Среди таких признаков могут быть: тематический, хронологический, авторский, номинальный и другие.

     Таким образом, классификация архивных фондов осуществляется в зависимости от фондообразователя и особенностей организации документов.  Архивные  документы постоянного хранения в масштабах страны образуют Архивный фонд Российской Федерации – «исторически сложившуюся и постоянно пополняющуюся  совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению».   В свою очередь, Архивный фонд РФ – это  неотъемлемая часть мирового информационного  богатства.     

Организация документов и дел (единиц хранения) Архивного фонда РФ осуществляется по следующим основным признакам:

• по формам собственности (государственная, муниципальная, негосударственная часть Архивного фонда РФ);
• по видам носителей, способам и технике закрепления информации (письменные и графические документы на бумажных носителях, кинофотофонодокументы, видеофонограммы, документы на машинных носителях (электронные документы);
• по срокам хранения (постоянного и временного, а также депозитарного хранения).

     Кроме того, организация документов Архивного  фонда РФ осуществляется на трёх уровнях:

• в пределах Архивного фонда государства;
• в пределах архива;
• в пределах архивного фонда.

     В соответствии с Федеральным законом  «Об архивном деле в Российской Федерации» Архивный фонд РФ включает документы, относящиеся к государственной  собственности, к собственности  субъекта Федерации, к муниципальной  собственности и к частной собственности. На  январь 2001 г. количество архивных документов, являющихся государственной или  муниципальной собственностью, в  Архивном фонде РФ составляло 59,4 млн. единиц хранения на различных носителях. Полки с документами имели протяжённость свыше 3 тыс. км. Если учесть, что в подавляющем большинстве ед. хр. (дел) содержатся десятки и сотни отдельных документов, то общее их количество будет измеряться миллиардами. Это – один из самых больших по объёму национальных архивных ресурсов в мире. Для сравнения: в архивах США хранится свыше 1,3 трлн. документов. Удельный  вес наиболее ценной и информационно  насыщенной части Архивного фонда  РФ составляет около 20 %. Она сконцентрирована в 14 федеральных архивах и 1 их филиале. Основной объём Архивного фонда РФ (62%) сосредоточен в 240 государственных архивах субъектов Российской Федерации. Остальные 18% Архивного фонда РФ находятся в 2,4 тыс. муниципальных (городских и районных) архивах. Фонды государственных и муниципальных  архивов Российской Федерации ежегодно увеличиваются в среднем на 1,6 млн. ед. хр., в основном за счёт приёма документов от 119 с лишним тыс. учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками их комплектования.  Кроме собственно архивных документов, в  состав государственных информационных ресурсов Архивного фонда РФ входят свыше 4,4 млн. ед. хр. Различных видов печатной продукции, а также более 800 справочных изданий, 1,4 млн. описей и 67 млн. карточек, содержащих информацию о регистрации, государственном учете, составе и содержании документов Архивного фонда РФ.   Российские  и зарубежные  архивы в последние десятилетия активно используют в своей многообразной 

деятельности новые информационные технологии. В  государственных и муниципальных  архивах РФ ведутся свыше 700 баз  данных о составе и содержании документов. Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ) и Лотмановский институт русской и советской культуры (Германия) ещё в 1996 г. подготовили и выпустили путеводитель по РГАЛИ и на диске типа CD-ROM, содержащий описания почти 3 тыс. фондов (свыше 15 млн. документов). Здесь же были помещены фотоснимки писателей, деятелей культуры и искусства. Пользовательский интерфейс создан на трёх языках: русском, английском и немецком. Наряду с полнотекстовым поиском предусмотрен также информационный поиск по фамилиям лиц, фондообразователям, номерами фондов. Архивный  фонд Российской Федерации представляет собой поливидовой документный  комплекс. Его основу составляют документы на бумажных носителях (97%). Среди них наибольший объём занимает управленческая документация (78%) Удельный вес документов по личному составу – 19%, научно-технической документации – 2% и документов личного происхождения – 1%. Кроме того, имеются все виды технотронных документов (фото-, кино-, фонодокументы, видеофонограммы, микроформы и т.п.). Аудиовизуальная документация (около 5 млн. ед. хр.) хранится главным образом в специализированных архивах, в частности, в Российском государственном архиве кинофотодокументов (РГАКФД), созданном в 1926 г. Наибольший удельный вес (87%) в составе аудиовизуальной документации составляют фотодокумент. На долю кинодокументов приходится 7%, фонодокументов – 5% и видеофонограмм – около 1% .  Наиболее ранними фотодокументами РГАКФД являются семейные альбомы императора Александра II, относящиеся к 1855-1856 гг. Кроме государственных архивов (некоторые  из них носят названия Центров  документации новейшей истории), государственная  часть Архивного фонда РФ частично находится на хранении также в  библиотеках, обычно в отделах рукописей. Наиболее  крупные отделы такого рода имеются в составе Библиотеки Академии Наук, Российской национальной библиотеки, Российской государственной библиотеки (476 тыс. ед. хр. в середине 1990-х гг.), в ряде вузовских библиотек. Отделы рукописей содержат документы писателей, художников, деятелей науки и т.д. Подобная практика хранения документов присуща и другим странам. К примеру, в Библиотеке конгресса США имеется около 2 млн. ед. хр. на многих языках мира (свыше 36 млн. рукописей). В Британской библиотеке – 200 тыс. единиц хранения.   Документы государственной части Архивного фонда РФ хранятся также в государственных и муниципальных музеях, учреждениях системы Российской академии наук, имеющих отделы рукописей.  Особая  роль в формировании и хранении документных  ресурсов страны принадлежит архивам силовых ведомств (Министерству обороны, МВД, ФСБ), а также Российской академии наук, Министерству иностранных дел, осуществляющих так называемое депозитарное хранение. В отличие от других учреждений, они хранят не только документальные, но и архивные фонды, в том числе и фонды всех подведомственных структур. Доступ к значительной части этих ресурсов ограничен. В настоящее время в ведомственных архивах, имеющих право депозитарного хранения, сосредоточено свыше 338,7 млн. ед. хр. Из них в архиве МВД – около 4 млн. дел.  Архивные  информационные ресурсы представляют собой огромную ценность, являются частью национального богатства  любой страны прежде всего потому, что в их составе находятся  преимущественно подлинные, уникальные документы.  
В архивах хранится 12-14 процентов управленческих документов, но для них установлены разные сроки содержания в фонде. При этом долгосрочно или бессрочно хранят всего 1-3 процента управленческих документов. 
По срокам хранения различают архивы временного и архивы постоянного хранения. Первые - дела в них хранят от 3 до 75 лет.

Глава 2 Основные направления и цели использования архивных документов.

Направления использования  архивных документов. Использование документов архива - это комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации.

В современном архивоведении  основными направлениями использования  архивных документов являются:

1. Укрепление российской государственности.

2. Удовлетворение информационных потребностей общества.

3. Обеспечение законных  прав и интересов граждан.

В процессе использования  документов архива участвуют две  стороны - архив, хранящий информацию, и пользователь, которому нужна информация. Пользователями информации государственного архива могут быть органы государственной  власти, управления, суда, прокуратуры, министерства, ведомства, предприятия  и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, средства массовой информации, негосударственные  объединения, предприятия и фирмы, в том числе общественные организации, а также граждане. Круг пользователей  ведомственного и негосударственного архива организации, фирмы, субъекты Федерации, как правило, уже.

Использование документов в  России - сложная и ответственная  работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного  архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в государственных  архивах использование документов считают разновидностью научной  работы. Сотрудники всех архивов и  сами архивы несут ответственность  за точность, достоверность и своевременность  предоставления информации, использование  информации во вред интересам общества и личности, отказ в предоставлении информации.

Использование документов основывается на принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ  в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста  одинаково важно обеспечение  информационных потребностей государства  и отдельной личности. С этим связана  проблема доступа к документной  информации, засекречивания и рассекречивания  архивных документов.

Цели использования архивных документов. Цели использования документов могут быть управленческими, политическими, экономическими, научными, культурно-просветительскими, социально-правовыми. Использование документов в управленческих целях предполагает информационное обеспечение работы данного ведомства или организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления. Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в политической борьбе различных партий и группировок, для пропаганды официальной идеологии и политики правительства, для укрепления государственности, для укрепления государственной безопасности, при проведении национально-территориального размежевания и изменения административно-территориального деления, для заключения международных договоров и пр. Использование документов в экономических целях применяется при прогнозировании и планировании экономического развития, при осуществлении проектных и опытно-конструкторских работ, при осуществлении научных и прикладных исследований, для оптимизации производственных и технологических процессов. Использование документов в научных целях предполагает проведение научных исследований по исторических источникам, хранящимися в архивах. Использование архивных документов в культурно-просветительских целях предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование документов с СМИ, публикацию документов и обзоров. Использование документов в социально-правовых целях предполагает исполнение запросов, обеспечивающих права и законные интересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспечения установленных льгот и подтверждения имущественных прав физических и юридических лиц и пр.

Архивирование документов — процесс перевода документов или их коллекций в силу их значимости и ценности для общества в состояние, предназначенное для постоянного срока архивного хранения; включает: отбор (приобретение), экспертизу ценности документов, комплектование и т. д. Для длительного хранения осуществляется также резервное копирование документов или их массивов на основе архивации машиночитаемых данных преимущественно на гибких магнитных, а также оптических дисках на случай их разрушения или порчи.

Архивная  коллекция — совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей (организаций или лиц), объединенных по тематическому, авторскому, хронологическому или какому-либо иному признаку. Признаки группировки документов могут сочетаться между собой. Выбор того или иного признака зависит от специфики документов и целей образования коллекции. В отличие от архивных фондов для архивных коллекций характерно преобладание не исторических, а логических связей. Обычно коллекции поступают в архив в виде уже сложившихся документальных комплексов или создаются из отдельных разрозненных документов, которых слишком мало для того, чтобы организовать из них самостоятельные архивные фонды. Архивные коллекции могут быть собраны каким-либо частным лицом и поступить в таком виде в организацию, в том числе библиотеку (коллекции древних рукописей, автографов, нотных рукописей и т. п.). В названии архивной коллекции указывается признак (признаки), по которому объединяются документы.

Разновидностью  архивной коллекции является персональное собрание — коллекция, состоящая  из автографов и других документов какого-либо выдающегося деятеля, а  также из материалов о нем, независимо от их происхождения.

Объем коллекций  исчисляется количеством единиц хранения. Каждая коллекция учитывается  как отдельный фонд.

Архив печати — учреждение (или хранилище при учреждении), в котором собираются на вечное хранение произведения печати, вышедшие в стране и ее отдельных регионах. Материальной основой Архива печати является обязательный экземпляр произведений печати. В России архивы печати организованы при Российской книжной палате, Российской государственной библиотеке (Москва), Российской национальной библиотеке (С.-Петербург). В зарубежных странах функции Архива печати выполняют национальные библиотеки.

Архивный  библиотечный экземпляр — экземпляр документа архивного назначения, сохраняемый постоянно в фондохранилище библиотеки, не подлежащий выдаче за ее пределы и исключению из фонда.

Архивный  документ (в арх. деле) — документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника.