Архивные документы

Архивный  фонд (в арх. деле) — совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой. Источником пополнения архивного фонда являются преимущественно служебные документы, образующиеся в деятельности юридических лиц (министерств, ведомств, муниципальных государственных учреждений, организаций, предприятий), утратившие свое первоначальное целевое назначение (ретродокументы), но сохраняющие вторичное историческое, научное, социальное, культурное или иное значение, а также персональные документы (письма, рукописи, фотоснимки и т. д.) какого-либо лица, группы лиц.

Крупнейшие  архивные фонды хранятся а центральных  архивах РФ: ЦГИА, ЦГАОР, РГАЭ (бывш. ЦГАНХ), ЦГАЛИ, ЦГАКФФД и др.

Архивный  фонд (в библ. деле) — составная структурированная часть библиотечного фонда, представляющая собой специальное собрание документов архивного назначения, организованное в виде автономных коллекций и подлежащее изолированному хранению в условиях, обеспечивающих бессрочную сохранность документов в полном объеме, без изменения контента и формы, а также неизменность материального носителя.

К архивному  фонду относятся: оригинальные первичные  документы и коллекции (национальные и местные архивы печати, формируемые  на основе обязательного экземпляра, изопродукции, звукозаписи и др. видов); архивные копии на правах оригинала (факсимиле документов и коллекций  культурного наследия, архивированные копии электронных документов; копии  диссертаций, страховые микрокопии и т. п.); документы и собрания находящихся  в библиотеке документов, имеющие  особый статус объектов Государственного архивного фонда РФ (в частности, фонд рукописей). Хранение архивных документов организуется в соответствии с требованиями, установленными для архивных учреждений, и регламентируются «Основными правилами  работы государственных архивов  РФ» и отраслевыми стандартами. Использование документов архивного  назначения в библиотеках осуществляется путем предоставления пользователям  рабочих экземпляров и копий. Самыми значительными по объему и  ценности архивными фондами располагают  БАН, РГБ и РНБ, за рубежом —  Британская библиотека (архивный фонд 200 тыс. ед. хр.), Библиотека Конгресса  США (архивный фонд 2 млн ед. хр., включая  американский Гостелерадиоархив).

Архивный  фонд РФ (в арх. деле) — исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющая историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ, относящихся к информационным ресурсам, и подлежащих постоянному хранению. Правовой основой формирования обеспечения сохранности, учета, использования и управления архивными ресурсами является законодательство РФ «Об архивном деле и архивах». Основным источником формирования Архивного фонда РФ являются министерства и ведомства, а также государственные и муниципальные учреждения, организации и предприятия, документы которых по истечении сроков внутреннего хранения подлежат передаче в государственные и муниципальные архивы. При комплектовании архивного фонда используется «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий» с указанием сроков хранения.

Заключение 

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных  документов — создание условий для  их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ. 
Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает: 
экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов; 
« оформление дел; 
описание документов постоянного и долговременного хранения; 
обеспечение их сохранности; 
передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение. 
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.

Список использованной литературы

1.http://myunivercity.ru/%D0%94%D0%B5%D0%BB%D0%BE%D0%BF%D1%80%D0%BE%D0%B8%D0%B7%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%BE/%D0%90%D1%80%D1%85%D0%B8%D0%B2%D0%BD%D1%8B%D0%B9_%D1%84%D0%BE%D0%BD%D0%B4_%D0%A0%D0%BE%D1%81%D1%81%D0%B8%D0%B9%D1%81%D0%BA%D0%BE%D0%B9_%D0%A4%D0%B5%D0%B4%D0%B5%D1%80%D0%B0%D1%86%D0%B8%D0%B8/6113.html

2.http://www.rsl.ru/datadocs/doc_7252ca.pdf