Архивные реформы 90-х гг в России

В 2004 г. в России была проведена  масштабная административная реформа, в результате которой федеральные  органы исполнительной власти в зависимости  от выполняемых ими функций были разделены на министерства (с правоустанавливающими  функциями), службы (с контрольно-надзорными функциями) и агентства (с правоприменительными функциями по оказанию государственных  услуг и управлению государственным  имуществом). Согласно этим изменениям Федеральная архивная служба России была преобразована в Федеральное архивное агентство, подведомственное Министерству культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации.

В 2004 г. был принят Федеральный  Закон «Об архивном деле в Российской Федерации», который сегодня регулирует отношения в сфере организации, хранения, комплектования, учета и  использования документов Архивного  фонда Российской Федерации, а также  других документов независимо от их форм собственности. Закон регулирует и  отношения управления архивным делом  в Российской Федерации в интересах  граждан, общества и государства [1].

Принципиально важными положениями  Закона, отличающими его от других законодательных актов, в архивной сфере являются: его более широкая  сфера применения; отсутствие деления  на государственную и негосударственную  часть Архивного фонда Российской Федерации; внимание к муниципальному архивному звену; разработка понятийного  аппарата современной архивной сферы; четкое разграничение полномочий Российской Федерации, ее субъектов и муниципальных  образований в области архивного  дела; четкое определение состава  Архивного Фонда Российской Федерации; обозначение особенности правового  положения архивных документов, находящихся  в собственности Российской Федерации; указание особенности гражданского оборота документов Архивного Фонда  Российской Федерации, находящихся  в частной собственности; провозглашение принципов, связанных с комплектованием, хранением, учетом и организацией использования  документов Архивного Фонда Российской Федерации; полная регламентация всего  управления архивным делом. В отдельных  главах Закона прописаны вопросы  доступа к архивным документам и  их использованию, а также вопросы  международного сотрудничества [1].

Федеральный закон «Об  архивном деле в Российской Федерации» явился первым федеральным законом  принятым в архивной сфере, который  несмотря на свой прогрессивный характер все-таки содержит определенные противоречия и изъяны. Принятие закона обострило проблему, заложенную еще в Основах архивного законодательства 1993 года. Тогда, с учетом изменения государственного строя и появления частной собственности в стране, архивные документы были разделены на государственные и негосударственные. Последствия такого решения еще долго будет сказываться в текущей архивной деятельности учреждений и организаций, т.к. в результате колоссальное количество документов (особенно по личному составу ликвидированных коммерческих структур) уже утрачено и продолжает утрачиваться ежегодно. Реальных рычагов, которые бы позволили изменить ситуацию в лучшую сторону, до сих пор не найдено.

С принятием нового закона единый Архивный фонд Российской Федерации был разделен на три части: федеральные архивные документы, региональные архивные документы и муниципальные архивные документы. Разделяя собственность на документы, не предусмотрели изменение системы комплектования и хранения документов, существовавшей еще с советского времени. Напротив, в статье 21 закона было введено положение, которое сохраняло существующий порядок: «Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов, федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории субъекта Российской Федерации, могут передаваться в государственные архивы субъекта Российской Федерации на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела» [3].

В результате остро встал вопрос о судьбе документов территориальных подразделений федеральных органов власти, таких, как суды, прокуратуры, налоговые органы, органы службы безопасности, таможенные органы, комиссариаты, органы статистики, управления федерального казначейства, контрольные и надзорные службы, службы занятости населения, отделения Пенсионного фонда, федеральные государственные учреждения и унитарные предприятия, учреждения культуры и образования и т.д. Согласно нового закона вся их документация является федеральной собственностью и должна быть принята на хранение в федеральные архивы, возможности которых ограничены. И подобных проблем немало [3].

На IV Всероссийском съезде российского общества историков-архивистов руководитель Федерального архивного  агентства, член-корреспондент РАН  В.П. Козлов отмечал, что за последние 15 лет при чрезмерной централизации  организационного, нормативного и методического  обеспечения архивного дела, по нему были нанесены ощутимые удары. Федеральные  архивы были отделены от региональных, региональные - друг от друга. Получила законодательное оформление отгороженность от государственной архивной службы архивных служб ряда ведомств, возникли проблемы во взаимодействии государственных  архивных служб субъектов РФ и  муниципальных архивных служб этих субъектов. На федеральном уровне произошло  дробление функций, когда-то сконцентрированных в едином федеральном органе исполнительной власти архивного дела, на функции  политические и законотворческие. В  результате административной реформы 2004 г. осталась «ничьей» функция контроля за организацией ведомственных, архивных и делопроизводственных служб, особенно на федеральном уровне [3].

На сегодняшний день создана  и правовая основа государственного учета. В соответствии со ст. 19 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» документы Архивного  фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. В последнее время все острее ощущается необходимость привлечения новых информационных технологий на службу документационного обеспечения управления. Особенно это актуально для тех организаций, которые вынуждены работать с огромными массивами документов. Перед ними неизбежно встает задача тщательной систематизации, хранения и контроля внушительного по размеру объема данных, что невозможно как без знания основных норм и правил, регламентирующих работу с документами и учитывающих специфику документооборота в рамках определенной сферы деятельности, так и без использования современных электронных технологий. В настоящее время существует обширный перечень различных электронных программ, применяемых теми или иными архивными учреждениями. Среди них присутствует программа "Архивное дело".

"Архивное дело" - это  многопользовательская подсистема  системы "ДЕЛО", предназначенная  для автоматизации процессов  формирования и оформления дел  для последующей передачи их  в архив организации; ведения  и учёта архивных дел и документов; составления номенклатуры дел  (с указанием сроков хранения). Автоматизация правил делопроизводства  и архивного дела выполнена  в полном соответствии с российскими стандартами [2].

Кроме того, в разных регионах нашей страны архивными учреждениями применяются с той или иной степенью распространенности следующие  программы - "Архивный фонд" "Именной  каталог метрических книг" "Внутренние описи метрических книг и ревизских  сказок" "Распределение жилой  площади" "Обмен жилой площади" "Переименование улиц" "Справочные сведения по истории города" "Фотокаталог" "Сведения о госприемке объектов, законченных строительством" "Землеотвод в черте города" "Систематический  каталог" "Библиотека архива" "Статьи по краеведению" "Картотека лицевых счетов" [2].

Если затронуть вопрос о состоянии и перспективах развития системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда  Российской Федерации, коллегия (состоявшаяся 24 января 2005 г .№2) отмечает его особую значимость в решении проблемы обеспечения  сохранности и использования  документов Архивного фонда Российской Федерации, организации управления этим важным информационным ресурсом.

Создана правовая основа государственного учета. В соответствии со ст. 19 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету.

Улучшению организации работы способствовала подготовка Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда  Российской Федерации, хранящихся в  государственных и муниципальных  архивах, создание Центра информационных технологий с функциями ведения  централизованного автоматизированного  государственного учета, в том числе -Центрального фондового каталога (ЦФК) Росархива - главного элемента системы, аккумулирующего сведения о составе  и содержании архивных фондов в общероссийском масштабе [1].

В результате указанных и  других мероприятий обеспечено внедрение  отраслевого ПК "Архивный фонд" в работу практически всех федеральных  архивов, 67% государственных архивов  субъектов Российской Федерации  и 24% муниципальных архивов. БД "Фондовый каталог" ведут 33 органа управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

В БД «ЦФК Росархива» уже  включены сведения о более чем 380,0 тыс. фондах или 45,3% от числа хранящихся в государственных и муниципальных архивах России [2].

Однако работа по созданию системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда  Российской Федерации еще далека от завершения. Ее развитие связано  с расширением охвата автоматизированным учетом всех хранилищ документов Архивного  фонда Российской Федерации, укреплением  нормативной, технической, технологической  и кадровой базы функционирования системы.

В решении этих проблем  особое значение имеет укрепление взаимодействия структур разной ведомственной подчиненности, хранящих документы Архивного фонда  Российской Федерации.

Перспективы при этом достаточно обширны в их числе: совместно  с Федеральным агентством по культуре и кинематографии (М.Е.Швыдкой) наметить и осуществить в 2005-2010 гг. комплекс мер по внедрению в федеральных  музеях и библиотеках, хранящих документы  Архивного фонда Российской Федерации, системы автоматизированного государственного учета.

Департаменту государственной  политики (Ю.И. Бундин) и Финансово-экономическому департаменту (К.В. Карнович) Минкультуры  России при разработке федеральной  целевой программы "Культура России (2006-2010 годы)" учесть необходимость  финансового обеспечения работ  по развитию системы автоматизированного  государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. А так же ряд других задач, чья  разработка ведется в данный момент [2].

Проблема электронных  документов - это в первую очередь  проблема понятия электронных документов и признания их юридической силы, достоверности или подлинности, возможности отказа от бумажного  носителя в процессе документирования управленческой деятельности.

Проблема электронных  технологий в делопроизводстве - это  проблема использования в традиционных условиях новейших технологий, ускоряющих процессы на всех стадиях делопроизводства, от документирования до архивного хранения. Характерно, что большинство автоматизированных систем делопроизводства являются именно технологиями в традиционной среде [2].

Период конца XX – начала XXI вв. характеризуется созданием  новых источников информации, таких  как документы на электронных  носителях и аудиовизуальная  документация и продвижение интернет-систем и услуг. В наше время в связи  с ростом проявления огромного интереса к использованию, хранению и собиранию архивных документов растет и актуальность этого вопроса. Понятие «архивный фонд» употребляется в том значении, как оно понимается в архивоведении. А именно совокупность всех зафиксированных и переданных на хранение на территории страны документов. Все эти документы являются востребованными в той или иной степени. В нашу эпоху, которую называют информационной, имеется огромное число потребителей информационных услуг в различных сферах. Архивные учреждения также ищут свое место в этой культуре масс-медиа. И в настоящее время широко развито массовое использование архивных документов [2].

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Архивные документы являются важнейшим источником достоверной  информации практически обо всех возможных аспектах развития общества. К архивным источникам постоянно  обращаются как отечественные, так  и зарубежные исследователи. Вопросами  комплектования архивов, а также  хранения и использования архивных документов занимается наука архивоведение. Основное отличие архивоведения  от документоведения состоит в том, что архивоведение занимается информацией, не актуальной в настоящий момент времени. Весь комплекс архивных документов именуется архивным фондом. Архивный фонд Российской Федерации представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации. Современными признаками организации документов Архивного фонда Российской Федерации  являются: организация архивных фондов и архивных документов по формам собственности; организация архивных фондов и архивных документов по видам носителей, способам и технике закрепления информации; организация архивных фондов и архивных документов по срокам хранения. Архивный фонд Российской Федерации делится  на две большие части - государственную  и негосударственную. Хранение государственной  части архивного фонда РФ осуществляется государственными и ведомственными архивами. Негосударственную часть  Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся  в собственности негосударственных  объединений и физических лиц. В 2004 году был принят Федеральный закон  «Об архивном деле в Российской Федерации». В законе детально проработаны вопросы  организации архивной работы по всем направлениям. О хранении, комплектовании, учете и использовании архивных документов в Закон входят три самостоятельных раздела: «Хранение и учет архивных документов», «Комплектование архивов архивными документами», «Доступ к архивным документам и их использование». Новый закон более чем в два раза расширяет содержание, определения, термины и характеристики различных вопросов работы с архивными документами по сравнению с Основами законодательства. Одним из факторов, определяющих способность архивов полно и точно удовлетворять все возрастающую потребность в ретроспективной информации, является степень автоматизации архивных технологий, охватывающих процессы комплектования архивных фондов, учета и обеспечения их сохранности, работы с научно-справочным аппаратом, выполнения информационных запросов и учета использования фондов. Разработкой и внедрением автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых систем занимаются специалисты отдела автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых систем, которой входит в структуру Росархива.