Архивный фонд Российской Федерации

1) хранящиеся в государственных  архивах субъекта Российской  Федерации, музеях и библиотеках  субъекта Российской Федерации (за  исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи  и библиотеки на основании  договора хранения без передачи  их в собственность);

2) государственных органов  и организаций субъекта Российской  Федерации.

К муниципальной собственности относятся архивные документы:

1) органов местного самоуправления  и муниципальных организаций;

2) хранящиеся в муниципальных  архивах, музеях и библиотеках (за  исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи  и библиотеки на основании  договора хранения без передачи  их в собственность).

К частной собственности относятся архивные документы:

1) организаций, действующих  на территории Российской Федерации  и не являющихся государственными  или муниципальными, в том числе  общественных объединений со  дня их регистрации в соответствии  с законодательством Российской  Федерации об общественных объединениях  и религиозных объединений после  отделения церкви от государства;

2) документы созданные гражданами или законно приобретенные ими. Эти документы могут отражать производственную, общественную, творческую деятельность лица. Научный интерес представляют документы крупных партийных и государственных деятелей, ученых, организаторов производства, писателей, художников, новаторов и т.д. Архивные учреждения ведут также собирание документов журналистов, краеведов и других лиц, чьи документы могут помочь изучению истории родного края. Большой интерес представляют также дневники, воспоминания и переписка участников Великой Отечественной войны и тех, кто восстанавливал города и села.

Архивные документы, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, не подлежат приватизации, не могут быть объектом продажи, мены, дарения, а также иных сделок, могущих привести к их отчуждению, если иное не предусмотрено международным договором Российской Федерации или федеральными законами.

В случае приватизации государственных или муниципальных предприятий образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу, остаются соответственно в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации и муниципальной собственности[1].

Документы архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут отчуждаться или переходить от одного лица к другому в порядке правопреемства или иным способом. Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа), музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук.

Ведение архивного дела возлагается на центральный орган исполнительной власти РФ в области архивного дела – Федеральное архивное агентство России, ее органы и учреждения.

Федеральное архивное агентство является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела[2].

В систему Федерального архивного агентства России входят:

- государственные органы  управления архивным делом республик  в составе РФ, краев, областей, автономных  областей и округов, городов, районов;

- архивные учреждения: федеральные  государственные архивы и центры  хранения документации, центральные  государственные архивы и центры  хранения документации республик  в составе РФ, государственные  архивы и центры хранения документации  краев, областей, автономных областей  и округов, городов, районов. 

- научно-исследовательские  учреждения и другие организации  и предприятия, обеспечивающие ее деятельность.

Из выше сказанного следует что, состав и структура документов Архивного фонда РФ предполагает их научную группировку с целью правильного распределения по государственным архивам, определяет состав документов относящихся к федеральной, муниципальной, частной собственности и собственности субъекта Российской Федерации.

 

 

 

ГЛАВА 2. Общие критерии формирования Архивного фонда РФ.

 

1. Принципы формирования Архивного фонда РФ.

Формирование Архивного фонда осуществляется за счет процесса экспертизы ценности документов.

В процессе экспертизы ценности документов решаются такие задачи, как отбор на постоянное хранение ценных документов и охрана архивов от потока документов, имеющих временный, оперативный или справочный характер.

Экспертиза ценности документов проходит в три этапа.

Первый этап экспертизы проводится на стадии текущей работы с документами:

• при разработке номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документа и опыта работы;
• при регистрации поступающих в учреждение документов (при проставлении на документе индекса определяется принадлежность его к конкретному делу с обозначенным на обложке дела сроком, хранения);
• при направлении документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассматриваемый в документе, более квалифицированно может судить о принадлежности документа к тому или иному делу, чем работник, регистрировавший документ).

Второй этап экспертизы осуществляется на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения работы с ними (проводится персоналом структурных подразделений и контролируется экспертной комиссией учреждения, организации, предприятия).

Третий этап экспертизы проводится на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение (проводится работниками ведомственного архива, членами экспертной комиссии учреждения и работниками государственного архива).

До недавнего времени, на всех этапах экспертизы ценности документов исполнители руководствовались марксистско-ленинской методологией, которая требовала рассматривать события и явления в конкретной исторической обстановке во взаимосвязи с другими событиями и явлениями. На этой основе были разработаны принципы подхода к оценке документов:

• принцип коммунистической партийности;
• принцип историзма;
• принцип всесторонности и комплексности изучения документов.

Принцип коммунистической партийности требовал умения оценивать содержание документов, освещение фактов и событий, изложенных в документе, с точки зрения трудящихся классов, умения видеть идеологическую направленность документа. Этот принцип был характерен для Советского периода.

Принцип историзма требовал подходить к изучению документов с учетом конкретной исторической обстановки, т. е. с учетом особенностей времени и места создания документа. Этот принцип является важнейшей стороной диалектического и исторического материализма, так как предполагает рассматривать явления в их развитии и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений, отношений, отраслей, учреждений, документов и т. п.

Конкретно-исторический анализ документа и документных систем, условий и побудительных мотивов формирования тех или иных документов позволяет отделить закономерно возникшие потребности от случайных, субъективных, кроме того, историзм позволяет прогнозировать развитие документов, определить эффективные направления их изменения и конкретные пути их достижения.

Принцип всесторонности и комплексности изучения документов также является диалектическим. Документы должны изучаться и оцениваться в комплексе, где одни документы дополняют другие (планы, отчеты, переписка, докладные записки). Для правильной оценки значения документов ни один из них не может рассматриваться изолированно от других, так как результат изучения не будет полноценным.

Всесторонность и комплексность изучения документов является непременным условием при экспертизе любых категорий документов, но особенно важно применять этот принцип при экспертизе документов с повторяющимся содержанием.

Теория экспертизы ценности документов всегда строилась в целом на научной базе. Принцип - это основа, основные исходные положения любой теории, находящие свою конкретизацию в критериях (или признаках) и методах. В настоящее время применительно к экспертизе ценности документов они ориентируются на социально-политическую нейтральность при оценке социальных ценностей, то есть явлений действительности с точки зрения их соответствия или несоответствия потребностям общества.

Таким образом, можно сделать вывод что, принципы коммунистической партийности, историзма, всесторонности и комплексности позволяют нам:

видеть идеологическую направленность документа, прогнозировать развитие документов, изучать и оценивать документы в комплексе. А так же принципы экспертизы ценности документов взаимосвязаны и образуют целостную систему, т.е. методологическую основу экспертизы.

 

 

1. Критерии, методы оценки документов Архивного фонда РФ.

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критерии экспертизы ценности — это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Возможность и длительность использования документов предопределяется значением заключенной в них информации. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

• отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

• отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

• выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

• установление или изменение сроков хранения документов.

Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Критериями оценки происхождения являются: роль и место организации в системе государственного управления, значимость выполняемых функций, время и место образования документов. Критерий происхождения позволяет разделить все организации, учреждения и предприятия примерно на три группы.

К первой группе относятся организации, документы которых имеют большую научную, историческую и экономическую ценность. Это центральные и местные органы власти и управления, их отраслевые структурные подразделения, органы суда и прокуратуры, научные и промышленные объединения, крупные заводы и фабрики и др.

Вторую группу составляют организации местного значения. Это большое количество организаций, однородных по функциям и целевому назначению. Документы этой группы имеют практическое и определенное научное значение, но принимаются в государственные архивы, как правило, выборочно, так как деятельность таких учреждений отражается в документах вышестоящих организаций. Важные документы организаций этой группы, которые не поступают в вышестоящие организации, должны быть выявлены и присоединены к документам вышестоящей организации.

Третью группу составляют преимущественно организации вспомогательного и обслуживающего характера. Документы этой группы организаций имеют значение только для практической работы.

Критерии оценки содержания — значимость события, отраженного в документах, значение содержащейся в документах информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа. К критериям содержания относятся:

• значимость отраженных в документах событий;

• значение информации, содержащейся в документе;

• повторение и поглощаемость информации, содержащейся в других документах организации;

• вид документа;

• подлинность документа.

Наиболее полно основную деятельность организации отражают:

• организационно-учредительные и распорядительные документы (уставы, положения, приказы, постановления, протоколы и др.), а также годовые планы и отчеты. Это документы постоянного хранения;

• справочно-информационные документы, играющие вспомогательную роль, содержат, как правило, оперативную или справочную информацию, служащую основанием для принятия управленческих решений, которые фиксируются в распорядительных, а иногда и в организационных документах. Эта группа документов наиболее многочисленная. Некоторые из них имеют длительное справочное значение, например значительная часть документов по личному составу. Подавляющая часть этих документов теряет свое оперативное и справочное значение через определенный период — от одного до пяти лет. Это документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, переписка по текущему ремонту, по снабжению и многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность организации.