Архивы в 18 веке

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

ВВЕДЕНИЕ 5

2. ОСНОВНАЯ  ЧАСТЬ 7

2.1. Развитие  делопроизводства в XIX в. 7

2.2. Рационализация  делопроизводства в XX в. 13

3. ЗАКЛЮЧЕНИЕ 20

4. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 22

ПРИЛОЖЕНИЯ 24

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность  в создании различных документов (соглашений, договоров и т.п.) и  повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. Уже в V в. до нашей эры  древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов.

Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным  требованием средневековых восстаний. Когда же появились законы от делопроизводителя требовалось абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу.

С развитием письменности документы  стали способом общения и передачи информации.

Опыт, практика показывают, что правильно организованное делопроизводство предоставляет возможность получения реальной картины деятельности любой организации, способствует более эффективному ее управлению. Данное утверждение в настоящее время характеризуется рядом существенных особенностей. К наиболее важным из них относятся происходящие в последние десятилетия революционные изменения в области средств общения между людьми и внедрение в производство новых информационных технологий. В связи с этим многократно возросший объем информации в целях анализа и сохранения для последующего использования требует своего документирования.

В управленческой деятельности документ выступает и как предмет  труда, и как его результат. Поэтому  эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна функция управления, связанная с источниками информации, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования - процесса разработки и оформления документов. В частности, переписка в объеме деловой документации организаций занимает до 80%.

 

С документированием связана  деятельность всех работников аппарата управления - от исполнителей до руководителей всех уровней. С каждым деловым документом в аппарате управления проводится трудоемкая работа по составлению, перепечатке, считке, учету (регистрации), хранению, поиску, переработке содержащейся информации (различные виды вычислений и т. п.). Кроме того, при необходимости производятся копирование документов, их транспортировка как внутри организации, так и вне ее.

Но таким как сейчас делопроизводство было не всегда, оно  прошло несколько этапов становления  и рационализации. В данной курсовой работе рассмотрен этап развития документационного  обеспечения управления в XIX – начале XX вв.

Целью данной курсовой работы является выявление особенностей рационализации делопроизводства в России на протяжении XIX – начало XX вв. на основе изучения и анализа методической литературы и законодательных актов по теме исследования.

Для достижения цели необходимо рассмотреть  сущность и специфику реорганизации  делопроизводства в учреждениях  России на рубеже конца XIX начало XX вв. На основании теоретического анализа  темы курсовой работы, систематизировать  и обобщить существующие в специальной  литературе научные подходы к  данной проблеме.

Выбранная мною тема актуальна и  по сей день, так как изучение обширного комплекса делопроизводственных материалов имеет крайне важное значение. Оно может дать представление  о том, как управлялась страна, каковы были механизм и эффективность  функционирования государственной  власти. Система и традиции российского  делопроизводства формировались веками. Исторически в учреждениях России сложилась единая и регламентированная организация работы с документами, имеющая присущие только ей особенности. Знание общих закономерностей и  тенденций развития российского  делопроизводства позволяет осмыслить  его работу в наши дни и не забывать о его традициях.

 

 

 

 

 

 

 

2. ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ

2.1. Развитие делопроизводства в XIX в.

 

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - отрасль  деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Часть делопроизводства, непосредственно  связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы  движения и учета документов определяются понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу. Поскольку  управленческая деятельность человека осуществляется с применением различного рода документации, делопроизводство в настоящее время именуют  также документационным обеспечением управления (ДОУ).

Ответственность за организацию  делопроизводства, соблюдение установленных  правил и порядка работы с документами  в структурных подразделениях возлагается  на руководителя организации или  предприятия.

Деятельность организации  или предприятия обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей данной организации с вышестоящими организациями, с органами законодательной  и исполнительной власти, с подчиненными и сторонними организациями, с физическими  лицами.

Непосредственное ведение  делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность  за делопроизводство, учет и сохранность  документов на предприятии.

Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором  управленческой документации (ОКУД).

Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации  работы с документами установлены  ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

 

Требования к оформлению документов».

Подержание вида деятельности, которая традиционно  именуется делопроизводством, может  быть представлено тремя составляющими:

• документирование сведений (сообщений, данных) о фактах, событиях, явлениях частной и общественной жизни людей;
• организация и технология работы с документами в учреждении, на предприятии, фирме, именуемые термином «документооборот»;
• хранение документов после окончания работы с ними как особая сфера деятельности, обозначаемая термином «архивное дело».

Такое понимание  делопроизводства сложилось не сразу, оно формировалось длительное время, без преувеличения на протяжении веков.

Становление российского  делопроизводства от стихийного зарождения деловой переписки до появления  той или системы работы с документами историки, ученые - документоведы тесно увязывают с преобразованиями в области государственного устройства, реформирования аппарата управления страной, отраслями деятельности людей, нуждающихся в документировании результатов своей работы.

Развиваясь, российское делопроизводство в своем становлении прошло три периода, каждый из которых в свою очередь может быть подразделен на отдельные этапы:

1. Делопроизводство в дореволюционной (до 1917 г.) России:

• от появления первых документов до приказного делопроизводства включительно (X-XV вв.);

• коллежское делопроизводство (XVIII в.);
• министерское (исполнительное) делопроизводство (XIX - начало XX в.).

2. Делопроизводство в СССР (1917-1991 гг.):      

• от разрозненных усилий по упорядочению делопроизводства до разработки Единой государственной системы делопроизводства (1917-1973 гг.);
• от традиционного делопроизводства к документационному обеспечению управления.

3. Современное российское делопроизводство.

В начале XIX в. (1801-1811гг.) вследствие ослабления высшего и центрального аппаратов управления государством                          

Александр I проводит реформы, существенным моментом которых была замена коллегий на министерства. Министерское управление как более гибкое и оперативное законодательно было закреплено Манифестом от 25 июня 1811 г.  «Общее учреждение министерств».

С введением министерств  коллегиальная процедура принятия решений была заменена на единоличную, что повлекло за собой изменение организационной структуры центральных органов управления государством и сказалось на делопроизводственном обеспечении их работы. Система делопроизводства этого периода (вплоть до Февральской революции 1917 г.) получила название министерской. Ее также называют «исполнительной», поскольку принцип единоначалия подразумевает личную ответственность каждого должностного лица за неукоснительное исполнение своих непосредственных обязанностей.

Аппарат управления министерства согласно Манифесту состоял из департаментов, которые делились на отделения, а  отделения - на столы. В каждом департаменте действовал совещательный орган, включавший директора и начальников отделений, и называемый общим присутствием. Министры назначались самим императором и были ответственны только перед ним. При министре действовала канцелярия министра, в каждом департаменте  -  канцелярия департамента. Канцелярии департаментов возглавлялись правителем канцелярии и имели штат чиновников - журналиста, экзекутора, казначея, писцов и др., их должностной и количественный состав зависел от объема и содержания дел. Например, если в ведении департаментов находились финансовые средства, в состав канцелярии включались счетные отделения или столы с соответствующим штатом служащих. Представление об организационной структуре министерств дает приложение  1.

Канцелярия министра, в  которой было сосредоточено «письмоводство»  министерства, управлялась директором, делилась подобно департаментам  на отделения и столы.

Министерское делопроизводство характеризуется расширением видового состава документации, увеличением  объемов переписки, унификацией форм документов. Согласно упомянутому Манифесту были определены основные этапы работы с документацией: организация приема и регистрация входящих документов, направление на исполнение и их исполнение, контроль за исполнением, регистрация исходящих документов, отправка документов адресатам.

«Общим учреждением министерств» вводилось единообразие в

систему делопроизводства министерств: от создания документов и до их архивного  хранения. Особое место уделено порядку  «сношений» (переписке) министерств с другими учреждениями.

Следует отметить, что само понятие  делопроизводства (этот термин появился во второй половине XVIII в.) обозначало деятельность, которой занималась не только и не столько канцелярия, сколько весь аппарат учреждения в целом. Термин «делопроизводство» происходит от сочетания  слов «производство дела», а под «делом» в то время понималась не папка с документами, как в современном делопроизводственном значении этого слова, а рассматриваемый и решаемый вопрос: производство дела - это не что иное, как решение дела. Поскольку всякое решение предполагало его письменную фиксацию на всех стадиях, то, естественно, делопроизводство понималось и как «правила, коими канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг».

Манифест был подготовлен  выдающимся государственным деятелем XIX в., советником Александра I, зачинателем многих либеральных преобразований в России того времени - М.М. Сперанским.

При подготовке текстов  документов М.М. Сперанский рекомендовал придерживаться строгих языковых правил. Рекомендации М.М. Сперанского по формированию канцелярского стиля речи внесли большой вклад в то, что в наше время называют унификацией служебной переписки.

В целом организация  работы с документами в рамках министерского делопроизводства представляла собой четкую систему движения документов (на современном языке - документооборот), включая и архивное хранение. Особое внимание в министерском делопроизводстве уделялось контролю исполнения (ревизии) документов. Контроль исполнения проводился по следующим показателям:

«1) В порядке ли дела содержатся.

2)   Верно ли составляются им заглавия.

3)   Нет ли медленности в делопроизводстве.

4)  Не задерживается ли окончание дела требованием таких справок, в которых нет существенной надобности».

Важным событием в развитии делопроизводства, связанным с Манифестом 1811 г., следует считать появление бланков документов. Были предусмотрены четыре формы бланков с угловым расположением постоянных реквизитов (информационных элементов документа, наносимых на бланк при его изготовлении), ставших обязательными при оформлении служебной переписки.

Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения - автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол).