Архивы в 18 веке

Дата документа также включается в состав реквизитов бланка, как  и регистрационный индекс документа занимает свое обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка (практически также, как и в современных документах). Появляется и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита «Ссылка на дату и номер входящего документа»), которая не имеет пока унифицированного вида и может выглядеть по-разному: «Ответ на ?...» или: «От такого-то» и т.п.

Приобретает устойчивый вид и реквизит «Адресат», появившийся еще в XVIII в. в коллежском делопроизводстве, - это указание должности лица в дательном падеже или наименование присутственного места. Получает определенную форму удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись.

На одних документах наименование вида обозначалось, а в других «беззаглавных» оно отсутствовало. Его можно определить, зная соподчиненность автора и адресата. Пример оформления документа второй половины XIX в. приведен в приложении 2.  Вышестоящие учреждения и чины, обращаясь к нижестоящим, писали адресат в дательном падеже: «Калужскому губернскому правлению». Равные друг с другом и нижестоящие, обращаясь в вышестоящие инстанции, использовали предлог «в»: «В Калужское губернское правление».

Если документ адресовался конкретному  лицу и нижестоящий обращался  к вышестоящему, в состав адресата включалось обращение, соответствующее  титулу: «его превосходительству», «его благородию». При общении равных должностных лиц и вышестоящих  с нижестоящими титул опускался.

В формуляре документа XIX в. ясно прослеживается стремление к формализации, определению  четких правил расположения и оформления реквизитов.

В соответствии с Манифестом предписания министров признаются действительными, т.е., выражаясь современным языком, обладающими юридической силой, только в том случае, если они имеют установленную форму. Другие виды документов, такие как указы, протоколы, докладные записки, писались без бланков.

В течение ХIХ в. широкое хождение в практике документирования получили сборники образцов писем и других «деловых бумаг», так называемые «письмовники». Кроме образцов разного назначения и содержания сборники сопровождались рекомендациями по форме, структуре и слогу текста документов.

Цель издания сборников образцов документов - дать полное руководство  о порядке производства дел в  присутственных местах с описанием  «обряда делопроизводства» и  приложением форм документов. Предназначались  такие сборники самому широкому кругу  чиновников и частных лиц, которым  приходится обращаться в государственные  учреждения. Ряд законодательных актов этого периода свидетельствует о постоянных усилиях по борьбе с неоправданным ростом количества документов.

Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского  делопроизводства, особенно в начальный период своего становления, к концу XIX в. жизнь требовала более гибких форм делопроизводства и его ускорения. Для быстро меняющихся общественных отношений система министерского делопроизводства продолжала оставаться громоздкой и неповоротливой, несмотря на то, что в последней четверти XIX в. сначала в делопроизводстве военного ведомства, а затем и в гражданских министерствах и учреждениях начинают использоваться пишущие машинки. Их появление стало поистине революционным шагом в документировании деятельности учреждений. Оно ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объем рукописных работ. Более того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов.

С использованием телефона, телеграфа, различных устройств для размножения документов (гектографы, ротапринты и др.) заметно повысилась культура оформления документов, заняли достойное место в управлении такие новые виды документов, как «телефонограммы» (письменные записи переданного по телефону сообщения) и «телеграммы», которые очень быстро сделались массовыми документами.

Отдельные ведомства пытались самостоятельно упростить делопроизводственный процесс. Например, в канцелярии попечителя Московского учебного округа внедряются элементы механизированной обработки документов: их печатают на пишущей машине, пометки о получении, регистрации, направлении на исполнение, об исполнении наносят с помощью механических нумераторов или штампов. Но основной смысл рационализации делопроизводства в этом учреждении сводился к расширению полномочий рядовых чиновников, к передаче ряда функций руководства (попечителя) рядовым работникам (инспекторам). Эта мера сразу же ускорила движение документов и привела к сокращению их объема.

2.2. Рационализация делопроизводства в XX в.

В конце XIX - начале XX вв. все большее внимание обращается систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Эта идея в корне противоречила идее, заложенной в «Обшем учреждении министерств», в соответствии с которым создавалось множество пунктов регистрации документов в учреждении.

В начале XX в. министерское делопроизводство, базирующееся на положениях Манифеста, вошло в противоречие с формами и методами управления государством и обществом. Повлияли такие факторы, как, с одной стороны, бурный рост промышленного производства, с другой - поражение в войне с Японией (1905 г.) и революция 1905-1907 гг., поколебавшие устои государства.

Практика управления этого периода потребовала изменений, в том числе и в делопроизводстве (устранения медлительной многоступенчатой регистрации документов, сокращения их количества, учета новых средств документирования и т. д.). В условиях военных и социальных потрясений предпринимались попытки отдельных ведомств (Морское министерство, Военное ведомство и др.) реформировать сложившуюся систему делопроизводства. Однако они не были доведены до конца в связи с начавшейся Первой мировой войной. Особенно удачным было «Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве», изданное в 1911 г. Положение представляло собой типовую инструкцию по делопроизводству, разработанную военным ведомством для сети подведомственных военных учреждений разных уровней. Оно содержало рекомендации по составлению и оформлению документов, определяло порядок работы с ними, ввело в делопроизводство ряд прогрессивных технологий по передаче документов, по их копированию и тиражированию.

В 1917 г. произошли две подряд революции - Февральская буржуазно-демократическая и Октябрьская социалистическая, последняя из которых привела к коренным изменениям в государственном устройстве России, потребовавшая многих усилий, чтобы делопроизводство стало неотъемлемой частью управления государством и обществом.

Главная особенность делопроизводства XIX - начала XX в. заключалась в том, что и организация делопроизводственной службы, порядок оформления документов и технология работы с ними прочно опирались на законодательную базу.

События октября 1917 г. в корне изменили систему государственных учреждений в России. Высшим органом государственной  власти стал Всероссийский съезд  Советов. Исполнительным органом между  съездами был Всероссийский центральный  исполнительный комитет (ВЦИК). Высший орган управления был назван Советом  народных комиссаров (Совнарком). Отраслевыми  органами управления являлись народные комиссариаты (наркоматы, в сороковых  годах преобразованные в министерства), органами государственной власти на местах - губернские и уездные Советы, а органами государственного управления - их исполнительные комитеты (исполкомы).

Создание новых органов власти и управления потребовало новых  правил документирования. Были изданы правовые акты, регламентировавшие порядок  внесения законопроектов, их утверждения, подписания, опубликования и вступления законов в силу; оформление официальных  документов; порядок использования  печатей.

Советский период становления и развития делопроизводства можно разделить на два этапа: первый (1917-1973 гг.) - от отдельных правительственных мер по упорядочению документирования и архивного дела до внедрения в стране Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД); второй (1973-1991 гг.) - годы формирования основ современного делопроизводства, ставших после очередной революции в судьбе великой страны (1991 г.) базой становления делопроизводства в Российской Федерации на основе новых информационных технологий.

Охарактеризуем события  первого этапа становления делопроизводства в СССР.

После революции Октября 1917 г. в связи с отстранением старого чиновничьего аппарата от власти и заменой его неквалифицированным персоналом из рабочих и солдат уровень документационного обеспечения управления заметно снизился. В.И. Ленин и Советское правительство, формируя новый государственный аппарат, параллельно уделяли много внимания улучшению «письмоводства», сокращению переписки, устранению канцелярской волокиты. В первые годы был принят ряд законодательных актов, в том числе:

• декрет СНК от 24 декабря 1917 г. «О порядке издания приказов или распоряжений»;
• постановление СНК от 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений», установившее форму официальных документов и перечень реквизитов;
• постановление Совета рабочей и крестьянской обороны (СРКО) от 8 декабря 1918 г. «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты», которым предписывалось заменить переписку переговорами по телефону, деловые бумаги - телефонограммами и установить контроль за всеми распорядительными документами; всем советским учреждениям вменялось в обязанность исполнять постановления и распоряжения центральной власти точно и беспрекословно.

Были и другие попытки  улучшения работы государственных учреждений в области документирования, однако реализация их тормозилась вследствие разрухи и идущей гражданской войны и интервенции государств Антанты (1918-1920 гг.). Не хватало технических средств для оформления документов, бумаги, чернил.

Документы предписывалось составлять четко и кратко, используя общепринятые сокращения, исключив из них фразы  учтивости. Рекомендовалось активно  использовать типовые тексты. Подписывать  официальные документы должны были не более двух должностных лиц. Для  написания документа следовало  пользоваться меньшими форматами бумаг (до 1/8 листа) и посылать документы  без конвертов. Организация работы с документами в данном проекте  почти не затрагивалась, он не был  утвержден.

В связи с необходимостью коренного улучшения системы управления народным хозяйством страны и ведения служебной документации в 20-е годы в рамках научной организации труда (НОТ) и научной организации управленческого труда (НОУТ) в СССР начался период активного поиска оптимальных подходов к совершенствованию управления и его документационного обеспечения.

Так, в 1922 г. при общем управлении НК РКИ СССР создан отдел нормализации, состоящий из пяти секций. В секции делопроизводства занимались совершенствованием структуры делопроизводственных служб  в партийном и государственном  аппарате, рационализацией контроля исполнения, разработкой обоснованных норм выработки для отдельных  категорий управленческих работников. На базе отдела нормализации в июле 1923 г. организована Секция административной техники, продолжавшая и расширявшая  направления исследований своего предшественника (обследование государственного аппарата с использованием хронометража, анкетирования; консультации по улучшению деятельности «низовых»  органов управления, методическая помощь и т. д.).

Для координирования работы по НОТ в масштабах всей страны в декабре 1923 г. образован Совет научной организации труда, производства и управления (СовНОТ). По Положению о Совете, утвержденному 26 декабря 1923 г., он стал постоянно действующим совещательным органом при коллегии НК РКИ СССР и был призван вырабатывать основные принципы техники администрирования и научной организации управления, в частности его документационного обеспечения. Совет занимался также рационализацией техники и технологии производства.

В середине 20-х годов  были образованы две важные научно-исследовательские  организации - Государственное бюро организации строительства «Оргстрой» и Государственный институт техники управления (ИТУ), оказавшие заметное влияние на решение проблем управления и делопроизводства в учреждениях страны.

Обе организации работали в постоянном и тесном контакте. Причем деятельность Оргстроя носила преимущественно прикладной характер (разработка образцов канцелярской мебели, оборудования, средств оргтехники), тогда как ИТУ больше внимания уделял теоретическим исследованиям в области управления. Реализация теоретических положений проходила по линии Оргстроя или силами самого института, имевшего тесные связи с низовыми органами НОТ (опытно-рационализаторскими станциями, оргбюро предприятий, ячейками по НОТ, лабораториями и др.).

 В результате их  совместных исследований были  заложены основы для формирования  терминологии делопроизводства, классификации, стандартизации и унификации документов, технологии работы с

документами в аппарате управления, а также взаимосвязи делопроизводственных служб учреждений и архивных организаций. Были разработаны стандарты оформления служебных писем, протоколов, телеграмм, телефонограмм и других управленческих документов.

По системе и направлениям обследования объектов ИТУ практически не отличался  от зарубежных консультационно-внедренческих  фирм и от организаций, которые работают в этой области на современном  этапе. В результате детального обследования учреждений создавался проект реорганизации  общего делопроизводства, состоящий  из двух основных частей. Первая содержала  краткую характеристику существующего  положения дел в организации; во второй - намечались конкретные пути реорганизации и улучшения деятельности делопроизводства. Описание делопроизводства велось в соответствии со стадиями обработки документов: прием, регистрация, разметка корреспонденции, курьерская связь, порядок исполнения и контроль, отправка документации.

 В проекте «новой системы делопроизводства» ИТУ излагались следующие общие принципы оптимизации деятельности обследуемых объектов: